通远街道办档案管理信息化探究

文/西安市高陵区通远街道办事处 董静

街道办事处在基层政府事务管理中担任着重要角色，同时承担着服务居民的职责。在城市化建设进程不断演进的现代社会，各街道社区的规模不断扩大，这对基层街道办事处的档案管理工作提出了更高的效率要求，为进一步规范街道办的档案管理工作质量，基层街道办要顺应时代发展，深化落实基层档案管理的信息化转型需求，从而带动基层街道办事处档案管理机制高效、有序、现代化发展。

一、信息化档案管理的概念和定位

档案信息化是档案管理工作与现代化管理需求对接的必然选择。从概念上来看，档案信息化管理是以大数据、物联网、互联网、5G信息技术等结合的信息资源管理平台，通过对辖区居民档案的高度集中汇聚、管理及应用，最终实现智能、立体的精准化信息管理。可通过以下几个视角认知档案信息化：

（一）全新战略。档案信息化管理不仅仅是档案管理工作的一项基本任务，更是基层档案管理工作向智能化工作转型，与现代化、信息化、数字化社会对接的策略性安排。

（二）全新模式。档案信息化管理不仅是通过新技术对基层档案管理工作的简单复刻，也是基于网络技术的数据化、智慧化特征对档案管理工作重新组织改造，最终形成适合新时期档案管理需求的新模式。

（三）全新阶段。前文所述，档案信息化工作本身除了工作模式转型外，还有其更深层的内在价值，如新理念、新技术、新内容的融合带动信息化工作模式与基层传统工作的升级，带动传统工作领域的现代化发展，这也是继“档案目录电子化和档案数字化1.0版”“数字档案馆室建设信息化2.0版”之后“信息化工作的3.0版”。

（四）全新架构。档案信息化建设是数字政府的智慧政务转型落地，通过线上信息化业务拓展实现街道办档案管理电子信息化发展的智慧实践，同时也是践行中国特色社会主义现代化档案管理工作架构的重要举措。

二、通远街道办档案信息化建设认识误区

近年来，西安市高陵区高度重视基层管理信息化建设工作，通远街道是高陵区十万亩设施农业的核心区，应重视信息化档案管理业务的升级，践行新的发展工作理念，以“创新”带“转型”。但结合通远街道办的档案管理工作实际，发现其依旧存在三个“一”问题，即“一扫了之”“一包了之”“一评了之”，在此过程中不可避免地出现了一些工作失误。

（一）档案资源一扫了之。通远街道办档案室工作人员普遍认为档案信息化即数字化，将档案室资料以数字化形式转存至信息化终端平台，便完成了档案管理工作的信息化转型。这种思想意识便是典型的对档案信息化管理工作理解不到位，错误地将信息化转型理解为“数字化档案室（馆）”建设。实际上，西安市的相关文件中并没有“数字化档案室（馆）”的概念。所以在此过程中要明确“信息化并非数字化，而数字化仅是信息化建设的基础工作环节”。档案信息化管理是一项复杂的系统性工作，其中包括了基础设施、应用系统、信息资源、规范制度、保障机制等一系列工作，通远街道办要结合自身辖区的档案管理工作实际，按计划、循步骤、有重点地开展档案管理信息化转型。

（二）档案信息化工作一包了之。目前，通远街道办的档案信息化建设工作属第三方单位外包形式。在此过程中，若是缺乏严格的档案信息保障管控措施，就会存在较大的信息风险，外包单位尽管擅长技术设备，但并不懂档案管理业务，若是没有建立从档案管理工作出发的工作认知，最终的需求、方案、监管、预期成效都会大打折扣。档案信息化管理若是缺乏基于管理单位业务实际的技术规范，可能会在后续出现问题后面临第三方无法及时响应，甚至维护企业倒闭致线上业务瘫痪的风险。与此同时，在档案管理工作过程中，需要意识到档案信息化是由多方面内容整合而成，特别是档案资源的信息化整合工作是重中之重，这也是档案信息化管理工作是否到位的重要标志。

（三）数字档案馆（室）一评了之。2016年，我国正式推行数字档案馆建设工作，这为我国档案管理的信息化发展指明了方向，使我国档案管理工作向着更为科学、有序、安全的方向发展。但通远街道办在档案管理信息化建设工作过程中，出现了政策理解不到位、各类信息化工作与顶层建设工作指标相违背的现象，如档案信息的数字化建设开展多是为完成上级信息化指标，这便不可避免地出现了一些应付的现象。例如，临时借鉴其他市县档案管理制度，实际工作中并未针对自身管理实际设计相关管理条例，信息化建设依赖第三方技术单位；日志、评价工作等多是临时组织突击完成等。完成评价检查后又放缓建设步伐或止步不前，久而久之，就会导致建设目标不明确，信息化工作成效大打折扣，很难有效带动档案管理工作彻底转型。

三、强基·赋能·助力：档案管理信息化实现路径

（一）强基：推动数据与业务深度融合。1.推进档案数据安全保障体系建设。（1）完善档案数据安全保护工作。首先，在档案数据信息化整合的过程中，应重视档案数据的来源甄别、数据质量保障工作等。数据目录要随着辖区流动人口的变化进行动态更新，并根据档案信息的类别不同进行分层、分级管理，确保档案数据的“可见可证”，从而做到“一案一源一标准”，坚决杜绝虚假劣质档案数据入库。其次，通远街道办的数据存储环节要重视档案数据存储载体的安全性、是否支持备份与恢复等。通过信息化技术对档案数据进行加密，从而实现档案数据的多层保护；通过构建动态的实时备份机制，对档案室各类档案进行“异地”“异质”备份，最大限度确保档案信息的安全性。最后，在档案信息的日常调取、筛查过程中，应注重档案信息的脱敏、数据泄露以及正当使用等。通过信息化技术屏蔽不适合业务需求的敏感信息，仅显示反映实际业务要求的筛选数据，从而确保不必要的信息泄露。（2）打造数据安全合规管控平台。首先，档案信息化管理建设除了实现档案信息的线上管理外，还需要完善安全管控平台，保障档案管理工作的持续有效开展。即以数据安全为核心，通过服务化、组件化的平台机制完成敏感档案信息甄别、数据分类、数据脱敏、分布式信息加密、集中式管控等工作，进而实现静态数据可知、可控、可溯。其次，搭建由通远街道办档案室独立管理的监控管理平台，下属单位的档案工作实现“一室监管”。最后，需针对档案室工作人员进行监督与管控，避免因个人原因随意在设备上导入导出档案数据，甚至篡改档案数据等非法行为发生，引进访问监控、访问人员身份甄别、数字水印溯源等技术对档案室管理人员进行限制，保障档案信息的安全可控。2.实现业务数字化。首先，带动档案管理的数字化转型，前文已知数字化建设是档案信息化管理工作的一项重要工作环节。根据“加快档案资源数字转型”的实际工作要求，通远街道办档案室应重视档案信息的“存量数字化”和“增量电子化”，逐步建立起以数字资源为主导的档案管理机制。其次，积极开展档案室数据归档工作。重点带动档案管理业务的全程电子化。核心特征是“非信息化档案资源实现数字化译转，数字化文件及时纳入业务管理的全流程。”同时，把归档工作过程中产生的高价值数据同步备份。最后，制订相关管理流程。通过系统数据对档案信息进行分类管理，根据档案室业务的特征确定现有档案数据的归档流程、范围、编码、层级等细项工作，从而实现档案数据的摄入、分类、封装、生成档号、确定保管期限、入库等一系列归档行为。

（二）赋能：聚焦科技创新。1.加快通远街道办数据档案室建设。在建成数字档案室的基础上，进一步带动档案信息化管理转型。（1）落实数字技术赋能。通远街道办档案室本身积存着大量的档案数据，为此，档案室管理人员可在数字化技术加持的基础上建立知识图谱、进而实现档案信息的条理化，人工智能以及机器学习技术的加持也能优化用户体验。（2）通远街道办档案室要树立智慧档案室建设目标，以全程智慧化运行为导向，开展一系列工作建设。如扩大档案大数据、物联网、人工智能、云技术、区块链等技术的业务支撑占比，从而使业务开展更趋智慧化。2.积极开展电子档案管理信息平台建设。平台作为支撑档案管理事务信息化发展的重要“推手”，电子平台是否合理建设落实，是决定档案信息化最终落地成效的关键。一方面，搭建支持档案信息化管理的系统平台。电子档案管理平台所涵盖业务应覆盖档案室所有工作流程，实现档案管理相关工作、业务信息与电子档案管理相衔接，并支持离线数据转化功能，支持旧系统数据向新档案系统转存。另一方面，建设档案一体化管理系统，档案室可通过线上方式指导下属单位的电子档案使用业务，实现辖区档案工作的数字化、集成化。

（三）助力：发展平台生态。1.智慧感知：精准感知用户需求。档案管理信息化转型的最终目标是为大众提供更为便捷的档案业务服务，因此精准感知大众需求是通远街道办档案室信息化建设的重要指标。首先，为工作人员提供精准的管理服务。档案管理信息化本身便是新技术，需要依据地方语言、地域信息、系统平台、业务频率对相关工作与用户进行细分和智慧建档管理。其次，实时把控档案管理工作的热点业务。通过对平台业务关键词检索记录、业务动态变化等资源整理，感知未来可能存在的档案服务热点，提醒工作人员提前做好相关档案管理业务培训与准备工作。最后，主动满足档案需求。通过对档案室业务群众的细分，将公众的个性化业务需求热点实时记录，整理业务办理信息、归纳、发现、预测业务规律，提前制订应急处置办法，提高决策水平和治理能力。2.智慧服务：优化平台响应能力。结合线上平台本身的传播特性，通远街道办档案室定位公众档案业务需求后针对性推送服务信息，保障公众能够更为直观地获取档案办理资源，通过这类智能化推送功能，能够有效提升档案室的业务响应能力。（1）优化平台搜索引擎的可见性。现阶段，搜索引擎已成为档案业务信息与服务信息识别推送的主要工具。用户能够通过搜索引擎精准查找自身所需办理的业务模块，从而及时满足用户可能存在的线上服务需求。通过以平台搜索引擎为基础优化对用户的业务指导、办理业务体验，在满足用户快捷办理档案业务需求的同时，也能强化政务网站、平台的影响力。（2）强化不同用户业务终端的可见性。档案线上业务办理应当支持多终端平台，不同的网络终端设备，其业务界面呈现的方式也会存在差异。因此，要针对不同终端用户群集中开展可见性差异设计，以最大范围满足群众的业务办理需求。通远街道办曾在2020年做过一次业务调查，辖区公众在使用移动终端访问档案业务平台时，手机、iPad等移动终端设备访问量巨大。根据服务器的用户访问信息监控数据，如此大量的信息在访问过程中会出现一定的信息不兼容问题。所以，若要完善用户的业务体验，就要适配不同的业务终端系统。（3）互联网优势资源的充分利用。通远街道办档案室本身除了业务办理及档案资源管理工作外，附属的资讯、门户网站经营能力较差。因此档案室需要与各大主流资讯平台合作，利用外部资源扩大对公众的辐射范围，强化档案资源的管理及应用效率。3.智慧体验：可视化场景化服务。现阶段，通远街道办档案室线上门户建设未形成集中管理效应，网站的运行以及业务数据管理缺乏实时数据规划。通过建立可视化云平台，则能有效解决上述问题，通过数据整理，实现用户体验以及服务改进。配合大屏幕、智能机器人增强群众的业务办理体验。与此同时，立足多方面需求，分析用户的业务访问诉求，掌握业务行为，强化服务能力，通过建立档案管理云平台，从而把控用户访问数据，为档案管理业务的开展提供决策咨询依据，从而使档案室管理者对业务的发展实现更深更广的认知，促进行业和地区整体网站群的智慧转型。

四、结语

综上所述，通远街道办档案管理信息化建设的重要性、迫切性不言而喻。档案管理信息化发展必然是未来的主流趋势，在实际工作开展过程中，档案室工作者不仅要延续传统，遵循客观规律办事，也要适应信息化转型带来的工作环境、氛围的转变，档案室管理者要针对新业务趋势发掘每个人的业务特点与主观能动性。通远街道办档案管理信息化工作不仅是街道办自身的发展职责，更是向辖区群众展现政府服务能力、质量的一面镜子。