转变工作思路 提高管理效率

林俊

【摘要】本文从档案管理对街道办职能发挥的影响作用出发，以笔者本人所在的单位为例，探讨了此项工作中需要注意的问题及影响因素，并提出了转变思路、提高效率的可行路径。

【关键词】街道办；档案管理；问题；对策

作为街道办开展相关工作的重要支撑，档案管理发挥着十分关键的作用，其不仅可以实现街道面貌的如实反映，还能够为党工委及相关部门的决策提供参考，而保证此项工作的有效进行，是推动基层建设、维持社会稳定的必然要求。所以，当前阶段的管理工作中，必须要结合时代变化，对传统管理模式加以创新，以达到提升效率、改善质量的目的。

一、街道办档案管理概述

（一）作用及意义。结合街道办的功能来讲，档案管理的作用及意义主要体现在：第一，此项工作关系到国家《档案法》的执行，对于街道办正常开展工作具有显著影响。街道办的职能决定了其对社会秩序的影响力，也只有做好此项工作，才能保证街道秩序和稳定。比如，档案中记录的关于下岗职工的信息，可以作为街道办为民解难工作的指导，使相关工作的开展更有针对性。所以，做好档案管理工作固然是执行《档案法》的基本要求，但其作用却不局限于此，其还是街道建设的保障。第二，此项工作属于街道办管理工作的一部分，是维护社会稳定的重要保障。结合档案管理的内容来讲，其对街道办的影响作用主要体现在其可以为街道办开展工作提供依据。

（二）街道档案管理成效。结合当前我国街道办档案管理工作的开展方式及本单位实际，笔者单位在设施、人员、收集、管理等工作中取得了突出成绩。在设施方面：领导比较重视档案管理工作，增加了基础设施方面的投入，设立了专门的档案室，有效避免了档案混放造成的损失。同时在工作中，单位也提出了要保证环境整洁等要求，环境对档案保存的负面作用大为减轻。由此可见，设施条件给档案管理工作带来积极的推动作用，取得的效果十分明显。在人员方面：采取了加强培训的措施，定期开展专业技能培训活动，一定程度上提高了工作人员的能力与素质，为档案管理工作的开展提供有力的人才支撑。在收集工作中：由于单位领导多次强调档案收集工作的重要性并对相关员工进行了教育，负责管理的人员对于档案收集工作的认识发生了巨大变化，员工对于档案收集的重视程度明显提高，各个科室之间也开始就此项问题进行沟通，重复归档的现象不复存在，资料收集效率因此显著提高。在管理方面：管理人员充分意识到做好档案管理工作的现实意义，街道办对相关人员的档案管理行为加以严格要求，尤其严格监督相关制度的执行情况，使得档案管理工作更加规范。同时，在街道办档案管理领导高度重视下，不断完善工作制度，使其更好地满足当前档案管理工作要求，尤其还确定了严格的检查机制，有效防止了“有制度不执行”的情况，档案管理一直处于井然有序的状态。

二、提高街道办档案管理效率的对策建议

（一）通过可行渠道，获得领导支持。根据上文的分析可知，领导对于档案管理成效的影响作用是十分显著的。所以，要想改变档案管理工作当前的局面，就必须要想办法获取领导支持，借助其影响力使相关人员自觉重视档案管理。考虑到领导事务繁忙、精力有限，档案管理者有必要积极发挥自身的能动性，通过各种可行渠道，将领导的注意力吸引到档案管理上来，进而使其支持此项工作。为此，相关人员应抓住汇报工作等机会，改观领导对档案管理的认识，使其意识到档案管理在街道办工作中的基础地位。只有领导意识到此项工作的重要性和当前局面可能导致的后果，其才会提高对档案管理工作质量及相关人员的要求，督促其尽快改善。而领导的权威性则可以放大其对管理的积极影响，使档案管理目前的问题和缺陷在尽量短的时间内得到改善。

（二）健全档案管理制度。为了保证档案管理工作有据可依，现阶段必须要加紧制度建设。为此，街道办有必要在正视档案管理基础作用的前提下，注重以下几项工作：第一，统筹全局、精心安排，将健全档案管理制度作为重点工作推进。第二，实行统一领导，并建立专门小组。这个小组的组员应包括来自行政办以及党政办等部门的工作人员，组长应经过认真挑选，最好由分管此项工作的领导担任。第三，结合档案管理岗位的要求，确定清晰的任职条件，以保证上岗者具有相应的专业基础与强烈的责任意识。第四，在工作中应推行责任制，强化制度的约束作用，避免出现管理松散或者互相推诿等现象。第五，加强对业务规范落实状况的监督，并辅以有效的执行保障措施，确保相关工作规范进行。第六，结合时代变化与工作要求，推动管理体制的革新与完善，并在实践中注重经验总结，以优化管理方式、提高工作效率。第七，对档案管理者实施专业培训，并逐步完善考核机制，提升相关人员的管理能力，使其在工作中发挥出更大的积极作用。

（三）注重设备更新和硬件设施的完善，为管理成效的改善提供物质条件。尽管当前的档案管理工作已经取得了良好成效，但依旧存在进一步提升的空间，其中，设备更新以及硬件设施完善属于极为关键的两点。为此，现实中有必要在现有基础上进一步增加投入，给予管理工作更可靠的物质保障。这方面的主要工作包括：第一，街道办必须正确看待增加经费的必要性，并在年度预算中对此进行考虑。第二，要确保档案管理中的必要支出有充足的经费作为保障。 （下转第139页）（上接第130页）第三，要根据档案保管需要，添置更多的档案柜，以确保档案资料能够得到妥善保存。同时，也要视需要对相关设备进行更新，以不断提高管理水平。第四，完善防火设施，并在日常管理中认真贯彻管理要求，做好“防虫”等工作，以免档案资料损坏。第五，对于档案管理中的各个流程，比如收集环节和利用环节，都要制定相应的管理条款，以约束相关人员的行为。第六，清晰界定管理范围，并进一步明确要求与工作原则，以保证档案安全。第七，在管理实践中要注重不断改进，以促使此项工作逐渐趋于规范化和高效化。

（四）街道办档案管理工作未来发展。一般来说，影响街道办档案管理成效的因素主要有领导因素、管理人员、考核因素三方面，因此，街道办档案管理工作未来发展过程中应积极采取措施，不断提高这三方面的管理水平。首先，领导因素方面。领导对于档案管理持何种态度，直接影响着相关人员对档案管理的重视度。在领导格外重视此项工作的时候，相关人员就会自觉地做好工作；在领导认为此项工作无关紧要的时候，相关人员就会认为“好不好无所谓”，工作态度则是得过且过。因此，街道办档案管理未来发展中，应结合管理工作实际，不断调整与完善相关工作制度，避免借还随意、制度松散等问题的发生。其次，在管理人员方面。街道办事处应继续加强档案管理人员思想教育，提高管理人员思想认识，使其进一步了解档案资料的重要性。众所周知，在工作态度不端正的情况下，管理人员无论是在收集档案的过程中，还是在管理档案时，对于自身工作的要求都不够严格，很容易导致资料遗失问题。因此，为促进未来档案管理工作更好地发展，应切实扭转相关人员的思想，从内心意识到自身工作的重要性，进而加强自我约束，实现管理工作质量的进一步提高。最后，考核因素方面：考核可以增强档案管理人员的责任意识，将管理工作转变为管理责任，对于管理要求的落实能够起到保障与约束作用。因此，街道办事处应注重考核方面，结合档案管理工作实际，构建合理的考核机制，不断鞭策管理人员勇于突破自己，促进档案管理工作迈向一个新的台阶。

总而言之，档案管理在街道办发挥功能的过程中起着重要的基础作用，可以为相关工作的开展提供依据和帮助，因此，街道办事处针对当前档案管理工作取得的成绩不能骄傲，应充分认识到档案管理工作的艰巨性，尤其应认真分析当前管理工作状况，寻找优化档案管理工作的有效方法与途径，尤其注重从领导、管理人员以及考核方面入手，做好档案管理工作未来发展规划，为档案管理工作的未来发展奠定基础。

【参考文献】

[1]许向文.浅析街道办事处档案管理信息化建设[J].办公室业务，2013（10）：198.

[2]张俊.从传统方式到信息化管理过渡期的街道办事处档案管理工作思路[J].中外企业家，2013（4Z）：227.

[3]姜艳芹.浅析如何做好档案管理升级后的巩固提高工作[J].民营科技，2016（06）：110.