档案数字化建设存在问题分析及解决路径

茅洁婷

（中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽合肥 230088）

0.引言

伴随着数字化技术的推广和应用，档案数字化建设是现代企业档案工作的发展趋势，为档案管理工作带来了新机遇和挑战。同时档案数字化建设面临的一系列问题，我们应采取积极的应对措施加以解决，为档案数字化建设创造良好的条件，提升企业档案综合管理水平，助力企业的长久发展。

档案数字化包含两个方面：（1）指通过现代信息技术将纸质的文件材料、图片、表格等档案资源通过数化加工转化为数字档案格式，然后与档案应用系统相挂接，从而为信息需求者提供档案信息服务的过程；（2）指档案应用系统与企业的其他信息化系统相对接并从中获取相关数据，实现应用系统数据归档和提供利用的过程。

我国加速了档案信息化建设的脚步，而其中最重要的内容就是档案数字化，它能够保护档案原件，让数字化原件副本代替原件[1]。相较于传统的档案管理模式，数字化建设能够让档案工作者从繁琐而重复的日常工作中解放出来，提升档案信息的服务质量，显著降低传统手工管理所带来的失误，有效地提高档案归档、存储、管理、利用的效率。当前，档案数字化管理在推进过程中还面临着一系列问题，需要认真加以解决，不断提高档案数字化管理水平。

1.档案数字化建设的重要意义

档案数字化建设工作具有重要意义，一方面档案数字化是档案工作的发展方向。电子文件取代纸质文件成为企业档案的主体是不可逆的发展趋势。企业必须做好对于档案工作向数字化发展的各项工作和准备；另一方面企业的发展离不开档案数字化建设的支持。现代企业随着信息技术的加持和各种应用系统的不断上线，走上了高速发展的道路。如果没有数字信息、档案知识的支持与服务，将很难在数字经济时代立足。档案数字化对于企业发展的意义主要体现在以下几个方面。

（1）变串行管理为并行管理，有效提升档案信息服务效率。档案的数字化建设改变了原有的串行服务模式：通过数字化共享把档案服务由串行变成并行。档案信息系统可以面向本企业授权的所有用户，同时且随时向需求者提供档案信息的借阅服务，提高了档案的服务面和服务效率。

（2）保护原件，降低管理成本。档案从某种意义上来说是唯一的、不可以再生的资源。一般来说，档案在提供利用时只提供原件的复印件。但是在制作档案复印件时，也会对原件造成损害。而进行档案数字化时，把所有的档案原件扫描成电子格式，不但可以及时地为需求者提供利用服务，而且不会由于多次复制对原件造成损伤。

在原件管理过程中，可以将原件扫描成电子文件，运用档案数字化管理电子文件，这样对于原件本身也具有一定的保护作用。档案信息以多种不同的形式存在，可以强化对档案信息的保存：万一“原件”损坏，电子文件可以起到补充的作用，从而达到分散风险的效果。

2.现代企业在档案数字化建设中的痛点

2.1 领导重视不够

在数字经济时代，现在企业依靠现代科技的发展，都走上了高速发展的道路。然而很多企业对档案工作仍然没有重视起来，甚至很多企业没有设置独立的档案管理部门，更不用说上线档案管理系统和开展档案数字化建设。然而随着数字经济的发展，企业的发展对于信息技术和信息服务的依赖越来越重。企业的管理者并没有意识到档案信息对于企业发展的重要性，或是管理理念仍然停留在传统的纸质档案方面，无法适应现代企业在信息高速公路上快速发展的实际需求。

2.2 缺少长远的规划

现代企业在搞档案数字化建设中，大多是从档案部门的实际需求出发，而没有通盘考虑企业发展的整体需要。企业的档案部门在搞数字化建设时，受到经费的限制和部门管理理念的局限，着重于当下的实际应用，不会从长远发展的角度去通盘考虑档案系统与其他应用系统的对接，以及企业未来发展对于数字化档案的需求。这样造成的后果是档案管理系统虽然建立了，但很难满足企业业务部门对实际档案信息服务的需求。从长远来看，企业当下的档案数字化建设也不能满足企业在数字经济时代对于信息服务的高端需求。

2.3 数字化建设经费投入少

企业的档案数字化建设是一个持续改进的工作，是需要分阶段不断地进行投入、建设和推进的。便现在大多数企业对于档案管理方面的投入相对较少，即使开展了档案数字化建设，在这方面的投入相对于其他应用系统还是无法相提并论，无法满足现代企业在数字经济时代对于信息服务及时、准确和高效的需求。

2.4 做好保密工作是企业档案数字化建设的重点

虽然现在处于和平时代，但是境外敌对势力对我国的刺探和策反行动始终没有停止。在进行档案数字化建设中，许多企业是把这项业务外包给第三方或者档案事务所开展。在进行档案业务外包时，保密工作是重中之重。虽然很多企业的档案并不涉及国家秘密，但是作为档案信息一旦泄露给境外敌对势力，同样会给国家和企业利益造成多方面的损害。所以在开展档案数字化建设时，如果把业务外包给第三方，一定要从各方面做好保密工作，确保档案信息与实体的绝对安全。

3.针对档案数字化建设中存在问题的应对措施

企业档案的数字化建设要围绕服务企业整体发展这个中心来开展。企业档案数字化建设不是企业档案部门一个部门的事，也不是信息化一个部门的事，而是关系到企业所有部门的一个系统建设工程。因为档案数字化建设管理的是数据，所有的数据都产生于企业的各个部门，企业的档案数字化建设就是要把这些数据管理好、利用好，并提供好的服务，为企业各个部门的发展和企业整体的发展提供最真实、有效和及时的数据。而这一切都要通过企业档案数字化建设的不断推进来实现。所以说企业的档案数字化建设，不能为了数字化建设而建设，而应站在企业整体发展的高度，站在企业各个业务部门、数据产生部门的角度来规划、来建设，构建符合企业各个部门和企业整体发展的档案数字化建设模式，从而真正发挥数字化档案的作用，推动企业整体持续、高速发展。

3.1 自上而下地推进企业档案数字化建设

怎么推进建设企业的档案数字化？这不仅仅是企业档案部门的事，也是企业最高管理者从企业战略发展的角度来规划企业发展的重要使命。

首先，企业的档案数字化不是一个孤立的信息化模块，而是与企业其他应用系统互联互通，通过接口可以实现数据的相互传递、转换的模块，是企业所有信息的归集处。所以企业的档案数字化建设要从企业战略发展的高度来设计规划，要与其他应用系统相协调，预留接口，为今后的升级和对接充分做好准备。

其次，一个企业的档案数字化建设要与本企业的发展实际相协同。也就是说这个企业发展在某个阶段或者这个企业的信息化开展到什么程度，就应该有什么样的档案数字化规模与之相匹配。对一个企业来说，并不是说这个企业的档案数字化建设推进得越快越好，深度越深越好，而是一定要与这个企业的发展相协调，脱离了这个企业的发展实际，搞档案数字化建设将会适得其反，成为企业的负担。

最后，一定要有具体的企业档案数字化建设实施方案。要把建设的目标、内容，资金、人员等做好统筹规划，责任到人，落到实处，并按部就班地开展。因为企业的档案数字化建设必须是自上而下地推动，所以需要企业的管理者为档案数字化建设提供必要的资金和人员配备，从而可以按照既定的实施方案开展档案数字化建设的相关工作，把数字化建设落到实处，并发挥作用。

3.2 转变观念，从管理理念上适应档案数字化变革

传统的档案工作者所积累的经验大多是以纸质档案管理为基础的，面对企业信息化的不断深入，各类应用系统的不断推陈出新，电子文件海量递增，如果还用传统的对待纸质档案的管理手段和理念必然会造成管理上的滞后和混乱。从某种程度上来说，开展企业档案数字化转型就是对档案管理者管理理念和手段的转型：要从管理纸质档案串行的思路转变为面对海量电子文件并行管理的思路上来。

企业的档案数字化建设不仅是把纸质档案扫描成电子文件提供信息利用服务的一项工作。它是信息时代档案工作的一次飞跃，是通过信息系统和流程完成以前纸质档案时代人工完成的各项工作和功能，是通过系统自动实现而非人为干预。随着企业各应用系统的不断上线，现代企业的档案大部分都是电子文件，所以企业的档案数字化建设主要面对的是将各应用系统中的电子文件收集、归档，然后提供信息利用服务，而非仅仅是对传统的纸质档案进行扫描、挂接。也就是说企业的档案数字化建设重点在于对各应用系统中的电子文件的管理，而非存量文件数字化工作。

3.3 重视档案数字化建设中的信息安全保密问题

保密问题是档案数字化建设过程中需要特别关注的问题，这是因为相较于传统的纸质档案信息传输模式而言，信息化处理模式更容易出现信息泄露问题。管控这些风险必须结合单位的实际情况，运用现代信息技术保证档案数字化进程在安全保密的控制下进行。档案数字化建设的保密措施要从以下4 个方面开展。

（1）制定针对性的保密制度。档案数字化建设相对于传统的档案管理来说是一个新生事物，必须有与之相匹配的保密制度来保证档案信息的绝对安全。企业档案数字化建设牵涉到网络技术、信息技术、数字化加工、档案管理等方方面面。针对档案数字化建设的制度必须涉及数字化进程中的各个方面，确保每一步操作都在保密措施的控制下开展，以确保档案实体与信息的绝对安全。

（2）规划合理的保密流程。企业的档案数字化建设有两个阶段，第一阶段是数字化建设的构建阶段，第二阶段是档案数字化持续实施阶段。在档案数字化建设的构建阶段主要包含网络的架构和软件的上线。这就需要根据信息安全的规则，购买符合保密要求的软、硬件，从而从软、硬件上确保档案数字化建设的绝对安全。在档案数字化实施阶段，主要工作包括对原有传统纸质档案的数字化加工、扫描、挂接、上线和下载利用等，其各环节都要制定符合企业保密措施的流程，通过信息技术的手段和流程审批 来确保档案信息服务的合规性。保密流程的设置既要符合保密要求，也要方便企业档案利用者的实际需求，要做到既保密安全又方便可行。

（3）加强管控数字化加工的第三方机构。业务外包是源于工业企业的一种创新经营管理方式。它是将一些传统上由组织内部人员负责的非核心业务以外加工方式包给专业、高效的服务提供商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本、提高效率、增强自身竞争力的一种管理策略[2]。这种“外包”行为正是企业档案数字化建设中容易出现保密漏洞的症结所在。所以在进行档案数字化加工过程中，一定要按照国家的法律、法规与外包机构签订保密协议，并在数字化加工现场安排专人值守，做好档案实物提取、交接、扫描和归还等各个环节的管控工作，严格确保档案实体的绝对安全，同时确保所加工的档案的信息不外泄。

（4）采取统一档案数字化标准建设模式。统一档案数字化标准建设模式也是档案数字化建设过程中重要环节。企业要充分理解国家颁布的相关技术标准与规范要求，切实结合本单位档案管理的实际需要对流程与内容进行优化、升级，做好技术规范的构建，切实满足档案管理体系与其他应系统协同工作的需求，这样才能够更好满足整体建设的目标，推动档案数字化建设工作的顺利开展。

档案数字化建设的标准模式建设包含两个方面：（1）档案数字化应用系统的标准建设。档案数字化应用系统的接口应与ERP、PDM、门户系统等统一，可以从其他应用系统获取应归档的数据，并预留标准接口，以便和其他应用系统进行数据间的交互；（2）应该统一档案数据著录的规范，通过系统设置和相应档案制度来规范档案工作人员的工作，不同人在不同时间著录的信息格式统一，方便信息的需求者检索与利用，同时也方便其他应用系统从中获取数据。

4.结语

每一个企业的发展不同、企业的规模、生产领域不同，在档案数字化建设方面，企业一定要从本企业运营与发展的实际出发，规划好、实施好本企业的档案数字化建设工作。同时，档案数字化建设是循序渐进、不断完善的一项系统工程，它是与企业各业务环节紧密相关的，不能脱离企业的业务工作开展档案数字化建设，要把档案数字化建设根植于企业的业务数据之上，为企业的发展提供及时、有效、准确、全面的数据，保障并助力企业的持续发展。