时间四象限法在高校行政管理工作中的应用研究

蒋美英 商云龙

摘要 随着信息化时代的到来以及高校的不断创新发展，高校行政管理中的新变化、新问题层出不穷，行政人员面对的服务对象、工作量不断增多，对工作质量的要求也不断提高，行政人员工作压力也日益凸显。为更好地推动高校行政管理工作建设、提升高校行政服务质量，提升基层行政人员的工作效率非常有必要。将时间管理四象限法则应用于高行政管理工作，可有效提高基层行政人员的工作效率。

关键词 时间四象限法；行政管理；应用研究

中图分类号：G647文献标识码：ADOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2023.8.010

1高校基层行政人员工作现状

行政管理工作是高校发展不可或缺的动力支撑，基层行政管理人员是行政管理工作的主要执行人和组织者，其工作效率直接影响行政管理工作的效果，进而影响高校教育教学的效果，高校教育高质量发展需要高校和行政人员的共同努力[1]。当前，高校管理进入新的发展阶段，对高校行政工作提出了更高的要求，高校行政人员普遍面临工作负荷不断加重，工作压力不断增大，职业倦怠感不断增加的困难和问题。

1.1行政人员工作负荷加重，导致情绪问题

随着高校规模的扩大和教育高质量发展的要求，高校行政工作较以前有了很大改变，其不再是稳定、轻松的代名词。当前，高校行政管理人员工作相对琐碎繁杂，既要保证重点工作保质保量按时完成，还要保证工作面面俱到，行政人员不仅需要花费大量的时间和精力，还需要具备多方面的知识能力。在日常行政管理工作中，经常是多项工作同时进行、齐头并进，极易造成行政人员头绪混乱，无从下手。行政人员疲于应付各种事务性工作，效率低下，导致重要工作难以按时保质保量完成。长期持续的压力会导致消极情绪，无限期地推迟本该提前完成的工作，直至预留的时间和空间无限缩小，造成工作堆积，影响工作质量，产生不良影响。

1.2行政人员工作地位与薪酬待遇普遍较低，导致心理不平衡

高校行政人员相对于一线教师、科研人员，其社会地位、被认可度都处于相对较低的位置，从情感上不被社会、不被学生认可。在学生心中，行政人员与一线教师是不可比拟的，他们虽被叫作老师，但却不是学生心中真正的老师。在社会中，行政人员的社会地位也一样不高。基层行政人员待遇普遍较低，其收入基本为固定工资，通常需要达到正科级，待遇方可达到平均水平。奖金与绩效往往要与工作年限、职称职务挂钩，平时工作量并不能得到完全体现，其结果会造成基层管理人员心理不平衡。工作地位不被认同、较低的薪酬待遇以及较重的生活压力带来的各种不平衡，导致行政人员成就感不强、积极性不高。

1.3行政人员职业倦怠感不断增加，導致对自我的不认同

行政人员职业倦怠直接影响着行政工作的效率，工作效率的降低又直接产生更严重的职业倦怠。高校行政人员职业倦怠主要表现在态度、情感和行为三方面[2]。一是由于高校基层行政工作重复性强，长期重复单一的工作会慢慢磨掉工作的热情与活力，从而产生厌倦心理，难以以饱满的态度投入到工作中去。二是有些行政人员自身从情感上存在对行政工作的不认同，认为发展无望，存在“混日子、拿工资”的消极思想，长此以往，会造成自身对工作的抵触心理，从而产生职业倦怠。三是高校行政人员从行为上不认真对待行政工作，存在“差不多就好”的糊弄思想，遇到问题不正面对待，不愿意面对任何挑战和难题。

2时间四象限法的特点及处理原则

2.1四象限划分法则

根据四象限法则，按照重要和紧急两个不同维度对事项进行衡量，将事项分别划分到四个象限。

第一象限：重要且紧急。该象限的事务要立刻马上做，包括危机急迫的问题、客户投诉、即将到期的任务等。

第二象限：重要但不紧急。该象限的事务是最需要做的事，也是最易被忽略的，经常出现一拖再拖的现象。需要制订计划，按时完成，进入良性循环。

第三象限：紧急但不重要。该象限事务因为紧急，具有较大的欺骗性，会产生“这事很重要”的错觉，实际上对自己并不重要，只是满足别人的期望与标准。

第四象限：不紧急也不重要。该象限的事情大多是琐碎的杂事，没有任何重要性，基本属于浪费时间。

2.2四象限法则时间分配原则

四象限法则基于两个维度：事项和时间。随着时间维度的推移，事项性质会随之发生变化。四象限事务的时间分配需要充分考虑时间分配的合理性，保证事务分配在合理的象限，做好事项和时间两个维度的动态调整，确保在有限的时间内达到工作效率最大化。四个象限的时间分配，一般可以按照下列比例：20∶50∶25∶5。根据“二八定律”，20%的事项起到决定性作用，其余80%的事项起到的是辅助性作用。即第一象限重要且紧急的事务所占时间比例为20%，即确保有“20%”的关键性事务稳定在第一象限，保证有足够的时间和精力去完成重要且紧急的事务。第二象限为重要但不紧急的事务，是需要投入精力并长期坚持的事项，关乎人生、事业的长期规划与发展，第二象限分配的时间比例为50%，持之以恒地把时间和信念投入第二象限的事情中，确保重要事务长期推进良性发展。第三象限分担的更多是日常性事务，是必须完成但并不十分重要，可以分配相对琐碎或状态欠佳的时间去处理该象限的事务，分配时间比例为25%。第四象限为不紧急也不重要的事务，但也是客观存在的事务，分配时间比例为5%。

目前，大多数行政人员是通过列清单的方式对工作事项进行目标管理，四象限法则较少被应用于高校行政管理工作中。因高校行政管理工作琐碎繁杂，列清单方法的缺点是清单太长，表述太宽泛，且不能完全体现工作细节和优先级别。时间四象限法能够将事项的重要性和紧急程度进行完美展现，可以帮助行政人员做好时间管理与规划，提高工作效率。

3四象限法则在高校行政管理工作中的作用

高校行政工作日益纷繁复杂，工作量大、程序繁杂琐碎，缺乏谋划性、创新性，多项工作同时进行，若不能对工作进行合理的分类，分不清工作的轻重缓急，会让行政人员手足无措、顾此失彼，严重影响工作效率，造成行政人员面临工作超负荷的局面。四象限法则可帮助行政人员制订合理的工作计划，做好时间管理，有效缓解行政人员的工作压力，最终改变工作超负荷的现状。高校行政工作的四象限划分法则图如图2。

3.1四象限法则有利于行政人员第一时间找到工作的最佳着手点

凡事预则立不预则废，科学合理的工作计划可有效节约时间，提高工作效率。四象限法则能够协助行政人员高效管理时间，并对各项工作进行有序且高效的分配。首先将正在进行的工作进行整理，然后根据各项工作的时间和重要程度即工作的轻重缓急划分到四个象限中。实际运用中，需将工作细化，按照四象限法则将每一项工作划分到其所在象限中，根据时间进度将每一项工作标注准确的时间节点，按照紧急程度做到动态更新调整，及时将已完成的阶段性工作销账，并将新的工作及时增加到象限中，做到所有工作一目了然，第一时间找到工作的最佳着手点。

3.2四象限法则可有效缓解行政人员的工作负荷，提升工作效率

做好时间管理与工作规划是行政人员提高工作效率所必须掌握的技能，时间管理可以有效提高时间的利用率，工作规划可以提前对自己的工作做好部署。根据四象限法则，做好时间管理与工作规划，厘清各项工作的轻重缓急，同时要养成良好的工作习惯，做到随时记录工作中的新思路新观点新想法，并将其及时记录到所在象限的所属事项下。同时，行政工作烦琐复杂，行政人员工作负荷大，经常面临多项工作同时进行以及因不确定因素增加工作难度的情况，导致行政人员出现不分主次、不分轻重缓急的情况。根据象限指引，烦琐复杂的工作将会变得条理清晰。可见，行政人员熟练使用四象限法则，有利于帮助行政人员厘清所有工作事项，把握住工作规律，提高工作效率，有效缓解和减轻行政人员的工作压力。

3.3四象限法则可有效降低行政人员的不平衡感，提升自我认同感

第二象限的事务是最重要也是最容易被无限推迟的事项，能力培养与个人长远规划等重要事项都属于该象限。由于行政工作琐碎且重复性强，很多行政人员在工作一段时间后往往会失去动力，工作态度消极被动，缺乏活力和激情，导致出现工作效果较差，工作中越来越不被重视，职称晋升、岗位提升更是与己无关，薪酬待遇停滞不前，从而产生混日子的想法。与此同时，由此导致行政人员出现的心理不平衡感、职业倦怠感以及自我不认同感等矛盾心理都会日益加重。所以，行政人员要高度重视第二象限的事务，重视能力提升与个人长远发展，主动学习，增强自身应对烦琐复杂工作的能力，着力提高自身能力和素质。行政管理人员只有不断更新管理理念与管理知识，提高自身综合素质与业务能力，才能增强自我认同感，适应发展的需求。

4结语

将“时间四象限法”应用于行政管理工作，是提升高校行政管理人员工作效率的有效途径，旨在通过时间四象限法则对高校行政管理工作按照重要和紧急程度两个维度进行评估，以期通过运用时间四象限法则实现工作条理化，帮助行政人员提升工作效率，提升其綜合素质，有效缓解行政人员繁重的工作负荷带来的巨大压力，增强行政人员的自我认同感。

*通讯作者：商云龙

参考文献

[1]晏道剑.高校行政管理人员创新素质的提升探究[J].黑龙江人力资源和社会保障，2022（5）：112-114.

[2]胡欣欣，叶玮.高校基层行政人员职业倦怠问题初探[J].经贸实践， 2017（10）：299.

[3]史蒂芬·柯维，罗杰·梅里尔，丽贝卡·梅里尔.要事第一[M].刘宗亚，译.北京：中国青年出版社，2010.

[4]冯敬龙.综合服务站应用四象限时间管理法初探[J].中外企业家， 2013（3）：100.