智能财务机器人在通信企业财务管理的应用

王明慧?滕永湃

随着大数据、云计算、区块链等信息技术的不断更迭，人工智能快速崛起和发展，仍停留在会计信息系统第一维度的智能财务体系或面临重大变革，传统财务领域逐渐走向智能化和云端化，传统财务管理逐渐朝着智能化财务方向转型，快速普及的财务共享中心则是智能财务的主要表现形式，在会计信息系统的支撑下可有效整合会计信息。智能财务并不会单单在财务共享中心阶段停留，未来还会朝着机器人流程自动化和区块链智能财务共享方向发展。本文在智能财务机器人概述及其在企业财务管理应用方面特点的基础上，根据通信企业实际，重点研究了智能财务机器人在通信企业财务管理中的具体应用方向，仅供同行进行参考借鉴。

我国财务管理经历了从电算化到信息化的发展历程，随着网络传输数据和处理数据能力不断增强，在信息技术的作用下，财务管理流程进一步优化，财务管理实现了会计工作的自动化。新时期下，在企业财务管理工作中，也开始对全新的财务管理模式进行应用，以替代传统人工操作模式。通过智能财务机器人的应用，可对自动化管理系统进行构建，不断增强企业财务管理工作的准确性，以降低财务人员的工作强度，不断提高企业财务管理工作效率，为企业未来发展提供强有力的财务管理支撑。

一、财务机器人概述

财务机器人属于人工智能技术，现代化特点突出，在财务数字化建设领域中得到了广泛应用。对于财务机器人来说，主要是在机器人流程自动化（即RPA）的技术基础上进行构建，技术人员通过对RPA自动化软件进行充分利用，根据事先设定好的程序和现有系统实现交互，之后确保预期的工作任务顺利完成。现阶段，市场上推出的财务机器人主要应用在企业财务日常管理中，以对财务管理涉及的工作流程进行模拟，可在一定程度上替代人工开展标准化、重复性的工作或数据分析，释放人力、提高工作效率和准确性。

二、财务机器人的作用

（一）可替代标准化、交易量大且重复性高的手工操作，有效提高工作效率

在财务日常管理中，往往会有大量标准化且重复性高的基础操作流程和工作存在，该过程的实现需要财务人员投入大量的时间和精力，还会占用大量的财务人员。在RPA技术的基础上开发出的财务机器人可对网站登陆、数据录入、审核、发票开具等交易量大和重复性高的工作进行处理，还可以通过应用程序来读取、传输、合并、汇总及统计数据信息，编制报表并对报表实现简单分析等。这些环节均有效提升了业务流程的自动化特征，不仅减少了财务人员的劳动强度，提高了员工的工作满意度，还有效提高了工作效率。财务人员可以从重复性、低价值的财务工作中解放出来，转而从事数据分析、财务规划、企业日常经营管理等高价值的工作，有效增强了自身素质，并将人才从简单的核算型逐渐转为管理型人才。

（二）可有效避免人工操作差错，提高工作精准度

在实际的财务工作中，因业务内容和类型的复杂性特点突出，在记录每项业务的过程中均要遵循对应原则，一旦任何一个环节出现错误，均会对会计信息的准确性产生影响。通过手工操作的方式难免会在不同环节出现失误，会降低会计信息准确性，使得财务信息使用者的判断和决策失误。相对来说，财务机器人很少出现人工操作方式上的错误，可对每项业务节点的交易数据信息进行审核；还能对各种财务数据进行精准的自动化处理，有效增强了数据处理效率和准确度，使得手工操作失误风险进一步下降；还能预防非法操纵和人为篡改会计信息的情况，进一步提升了会计信息的可靠性和准确性水平。

（三）可全天候工作，保持高效稳定的工作能力

在企业财务工作量强度较大的情况下，若是单纯依靠财务人员法定工作日时间很难将这些任务完成，需要财务人员耗费更多的精力或加班的方式来完成，长久下去，财务人员很容易滋生抱怨，使得员工工作积极性和工作效率大打折扣。作为虚拟劳动力，财务机器人根本不存在工作日限制，可以24小时连续不间断工作，只需要提前將对应程序设置好，就能将预期任务圆满完成，且工作内容和时间可随意改变，可第一时间响应业务需求。因此，财务人员可对财务机器人进行有效利用，以有效弥补人工操作的缺陷，确保财务工作业务流程的自动化。

三、智能财务机器人成功运行条件

（一）工作流程是否标准化

对于财务机器人来说，主要是对人的行为进行模仿，并借助于现存的用户接口来将重复性流程工作做好，实际就是根据事先制定的规则来实现自动化，主要在标准化程度高且有明确规则的流程中进行应用。如财务相关票据数据录入、审核；对指定区域的工作开展移动、上传、筛选等，这些均是需要在标准化规则基础上完成的。针对财务实操工作来说，不管是管理资金、税务、固定资产、档案，或者是采购到付款、存货到成本等，常见的财务流程均与智能财务机器人的匹配度较高，同财务机器人应用标准相符。

（二）操作运行是否具备技术可行性

由于财务机器人是非侵入性的，所以使其以插件的形式部署在业务系统中，无需开发与相关业务系统的接口，即可实现多个业务系统的集成。如，通信企业在评估财务机器人技术可行性时，需要关注财务机器人是否支持相应模拟的业务操作，是否涉及跨系统之前的安全登录，是否涉及复杂的图形验证码及短信验证码，是否需要人值守的业务操作等等。只有相关的技术环境能够支持同时跨越多个系统软件，同时实现系统、软件方面的兼容，并将人为操作过程中的局限性问题克服，进而实现不同界面的自由转换，财务机器人的操作运行才能真正具备可行性。

（三）操作内容是否属于大量重复性范畴

在利用智能财务机器人对常见业务进行处理的过程中，需要投入人力和财力，应保证机器人的应用是具备效益性的，能够为企业实现降本增效。首先，财务机器人应在录入、核对、验证、审核判断大容量数据时进行应用，若是该部分流程以人工操作为主，将会使人力和出错率成本大幅度提升。其次，应确保流程的重复性特点突出，也就是要有明确的且能被数字化的触发指令，如，每日审核大量的交易核对单和费用单据，禁止出现流程不能提前定义的情况。以财务共享服务中心为例，常见的业务处理环节标准化和重复性特点突出，同财务机器人服务标准相符，由此看出在财务共享服务中心，财务机器人的应用空间极为广阔。

（四）流程和IT设备是否具备稳定性

若是流程和IT系统的稳定性特点突出，财务机器人可对相关任务要求实现快速响应，并根据提前设定的格式实现信息输出。若是部署的流程经常变化，对流程进行频繁升级或变更，会增加智能财务机器人项目维护难度，容易造成频繁出错，降低了用户信任度，相关维护费用也会随之增长。因此，频繁变化的业务流程并不适宜应用财务机器人。

四、智能财务机器人在通信企业财务管理的应用方向研究

（一）费用报销方面

由于通信企业中涉及到的费用报销业务较多，业务类型稳定，业务量大且重复性明显，需频繁使用财务机器人，应用流程主要包括以下几点：①接收报销单据。发票是报销的关键，在企业中的地位突出，传统发票主要是纸质材料，在对发票进行一系列邮寄、录入和报销中会出现表面破损或丢失的状况。财务人员在选择财务机器人的发票运行模式后，在避免以上问题出现的同时，还能对通信企业各部门的单据和发票进行统一采集，并通过OCR扫描技术进行自动识别，在分类汇总后可将前期发票处理时间大幅度缩短。智能财务机器人以发票信息为依托，可自动生成报销单据。②智能化审核报销费用。在报销工作未开始前，需保证报销单据的真实性水平，通过收支数据库可自动汇总报销单据，之后将其对比财务系统中的数据，两者一致后方能将报销信息发送给财务部门，形成记账凭证后开展自动审核。该项工作开展之前，需要技术人员在费用报销系统中嵌入预先制定的审核规则，机器人根据相关规则开展审查，并对发票真伪进行验证，审核成功能直接记录。③自动付款。在以上环节完成后，会有付款单生成，并以支付指令的方式出现在资金结算处，机器人以指令为依托对付款信息进行填写，核对正确后会提交到网银页面进行付款。④账务处理。在未付款前，申请人需选择合适的收款方式，付款凭证也会出现在资金核算处，机器人会向上层管理人员发送财务报告信息，整个费用报销业务就此结束。

（二）财务核算方面

实际上，往来对账是实现通信企业财务管理的日常性工作内容，财务人员需将账务勾稽做好，该项工作从开始到结束需要财务人员花费大量的时间和精力，一旦不能及时核对，将会造成工作积压，很容易影响企业财务报表的生成。通过智能财务机器人，可在月底自动勾稽每月通知单，以自动化核对通信企业关联交易。针对企业财务付款业务来说，智能财务机器人自动关联管理单据，如将审批后的付款申请单关联成付款单，并将其批量生成凭证，之后对凭证进行审核。在财务单据审核中，通过智能财务机器人可自动模拟人工方式审核单据，进而提升财务核算效率。

（三）从采购到付款方面

在通信企业采购到付款流程中引入智能财务机器人，涉及到了较多环节：①请款单的处理。对常规性的采购流程进行制定，采购人员需认真填写申请单，在业务和采购部门审核确认后方能预算采购对应金额。制定评估方案选择供应商，签订合同填写采购订单，根据合同时间催货，收货确认无误后做好请款。对于通信企业采购部门来说，在接收到请款单后，财务部门审核成功后，通过智能财务机器人来整合OCR和对应图像，以自动识别扫描请款单上的相关信息。与此同时，智能财务机器人会将请款方面的信息自动录入到ERP系统，并认真核对入库单及发票信息，核对无误后直接在系统中录入付款信息，记账之后就是付款业务环节。②采购付款。智能财务机器人在提交付款申请时会按照时间顺序，全面核对付款单相关信息，核对无误后自动提交到付款系统。③供应商对账。根据财务模块中的对账操作时间选项，智能财务机器人会自动管理供应商，同时自动模拟人工方式录入数据，以爬虫程序为基础对招标中涉及到的供应商信息进行自动采集，成功登陆财务模块后，机器人会将提醒信息发送给供应商，以将网上对账工作做好。供应商成功接收请求信息后，会将采购信息提供给通讯企业，智能财务机器人则会借助于对账外挂程序对相关信息全面核对，核对正确后会开具发票信息。

（四）税务管理方面

在智能财务机器人的帮助下，可实现通信企业内部系统与税务系统之间的数据互通互联，主要涉及有以下操作流程：①准备纳税申报。由于智能财务机器人中包含有自动化工具，结合事先设定好的脚本，财务人员会登陆到对应系统，同时提取固定资产账目、试算平衡表等数据，在对其认真分析后，批量化的增值税认证数据和财务数据可直接从该系统中导出。②税务数据获取。通信企业对纳税申报底稿进行编制的过程中需结合税务数据信息，该过程应保证相关数据的有效性和真实性。③核对涉税数据信息。认真调整税务、进项税或预缴税金等信息，之后根据提前预设的校验公式，借助于智能预算机器人校验财务和税务科目，校验完成后，需要机器人在文件内统一存放数据，财务人员只需审查数据信息即可。④纳税申报。审核数据无误后，在自动化工具的基础上可进行纳税申报，登陆系统后可自动导入底稿数据，并在此基础上形成申报表，之后需要智能机器人填报对应信息。⑤账务处理。将需要缴税项目的账务工作处理好，编制税务分录，并将通信企业缴税和纳税情况进行结合，准确计算企业资产负债情况，以确保入账工作的顺利完成。

目前，在通信企业财务管理部分领域已采用了机器人数字化员工，进行费用报销、存货管理等工作，有效提高了相关工作效率和准确性。未来，随着人工智能的深入发展，财务智能机器人将会应用在更多业务场景，进一步消除财务人工作业流程，同时基于强大的计算和反应能力，自主的信息搜集、信息分析为人类作出经营决策提供更大的帮助，提升企业的竞争优势。

（作者单位：中国移动通信集团广西有限公司来宾分公司）

作者简介：王明慧，1986年9月出生，女，壮族，广西象州县人，大学本科学历，会计师，从事财务管理和分析工作。

通讯作者：滕永湃，1984年4月出生，男，壯族，高级会计师，从事财务管理工作。