社会保险业务电子档案管理应用思考

赵露露

摘 要：现阶段，在社会保险业务电子档案管理过程中，相关单位需明确档案资料的管理形式，深化档案服务管理意识。社会保险业务经办单位在电子档案管理过程中也需要依据相关法律法规，结合档案管理工作的开展标准，进行精细化、体系化的管理。本文简要阐述了档案的定义和概念，对社会保险业务档案执行管理规定以及保险业务材料归档范围、保管期限进行简要探讨，提出社会保险业务电子档案管理的关键举措，在信息化、数字化管理模式下提出具备实践意义、实践价值的课题案例，旨在提高社会保险业务电子档案管理水平。

关键词：社会保险业务；电子档案管理；策略

在当前新经济发展态势下，在社会保险业务电子档案管理应用的过程中，相关部门需要深化服务意识以及服务思想，对电子档案的涉密安全等级进行合理设定，并在档案管理工作中强化系统控制、结构控制、安全防控，从人、机、料、法、环等5个环节对档案信息进行综合管控，以提高社会保险业务电子档案管理效率。

一、档案的定义

首先，档案资料是由国家、社会、组织、个人从事经济、技术、文化、宗教及科学等各项活动期间所产生的各类文字、图表信息，含不同的记载形式。档案资料将人类的社会实践进行了有效写实记录，也是新时期国家在经济文化建设过程中不可缺失的关键要素，对于发展政治文明、物质文明以及精神文明具备较大的现实意义。档案资料管理工作涉及较多的项目，其作为工作考察的依据，可为工作服务创新提供相应的指导；其次，利用档案资料在工农业生产管理的各个环节也能够提供科学可靠的依据；最后，档案资料也可以用作历史研究，可为科学技术的发展提供第一手资料，可以用作服务宣传教育，可为社会文化的发展打下坚实的宣传基础。

二、社会保险业务档案执行管理规定

社会保险业务档案包含较多的信息内容，在档案管理过程中相关单位需明确保险业务档案管理工作的核心指标，力求做到档案资料的真实、完整、可靠、有效，最大限度地发挥社会保险业务档案资料的实际价值和作用，维护各方的合法权益。在此过程中，相关管理人员需要严格参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国劳动法》以及《社会保险费征缴的暂行管理条例》，结合地方工作的实际需求以及社会保险业务的实际开展形式，完善档案管理，明确其中的档案管理范围和管控指标，对其中养老、医疗、失业、工伤以及生育等各项活动内容有效记录、传载。社会保险业务档案主要是通过相应的保险经办机构完成归档整理，新时期，随着科学技术的发展，相关档案资料也在面向无纸化以及信息化方向得到进一步优化和革新，衍生出电子文档载体，可实现对数据信息全时段、全方位的记录、传载。在实施社会保险业务电子档案管理的过程中，相关经办机构应当秉承完整、安全的管理原则，不得伪造、私自篡改相关档案信息内容。一般情况下，开展社会保险业务档案管理工作须落实成熟、完善的分类控制，相关管理人员以及经办机构需参照工作开展规律和特征，结合年度业务、年度险种的特征，对材料分类整理，按照定期保管10年、30年、50年、100年以及永久管理等多种形式执行档案管理。另外，社保档案部门在对档案信息进行整理以及归档的过程中，需要明确“为谁办理、为谁整理以及为谁归档”等基本核心问题，对其中的预立卷以及归档工作进行体系化管控。

三、社会保险业务材料归档范围以及保管期限

社会保险业务材料归档范围宽泛，涉及社会保险管理类、保险费征缴类以及保险待遇类，其中又涉及医疗、失业和工伤等保险待遇，还包含生育保险、社会保险和业务统计表和社会保险稽核监察。信息业务科室必须参照以上的分类标准以及管控项目，合理设置、编制归档文件目录，对其中的卷内目录以及总卷目录进行合理设定，以此为依据完成编号以及入库保管。社会保险业务档案定期保管也包含最低的管控期限，如自档案形成之日到次年的1月1日开始重新计算、归类和整理。在檔案管理过程中也涉及档案移交，可通过年度、季度和月度移交的形式，及时向本单位档案管理部门移交各年度的业务信息以及业务档案资料，在移交时需做好对清单的核查，并签订各项手续。移交清单分为两种，由业务部门以及档案管理部门各自备份管理。此外，各级经办机构联同税务机关，按照国家规定，对其中所包含的永久保存的社会保险业务档案资料向国家级综合档案馆移交，以此来进一步完善其中的数据资料储存结构，并在移交档案资料的过程中保证信息真实、准确与完整，参照档案质量管控需求来开展分类、组合和管控。

四、社会保险业务电子档案管理的策略

1.提高重视，加大资金投入力度

新时期，在社会保险业务电子档案管理的过程中，相关单位应当提高重视力度，加大资金资源的投入整合使用，以此提高社会保险电子档案管理水平。领导层和相关管理部门需要通过开展定期的会议活动，对其中的各项信息有效审视、分析、评估与评判，对其中的电子档案信息资料进行收集、整理和归档，由档案管理部门统筹管控，相关单位还需要投入充足的资金和资源，对基础的电子档案信息设备设施进行有效构建、引进、升级和换代。此外，也需要通过定期的会议总结明确当前电子档案管理工作存在的各种疑难问题，分析产生问题的根本原因，提出有建设性的改进意见，及时处理其中所包含的各类疑难杂症，从而提高社会保险业务电子档案管理工作的综合品质和效率。比如，在电子档案室中需要配置常态化的传感器监测设备，包含温湿度监测设备，保证机房储存设备能够正常高效地运行，并对其中的空气调节、开关、灭火、吸尘和消毒灭菌等设备设施进行合理采购和使用。而库房的门窗和墙壁也需要坚固牢靠，防止相关机房设施遭受到外界不良因素的破坏和影响。

2.构建完善的电子档案管理制度

构建科学和完善的电子档案管理制度是当前实施社会保险业务档案管理工作以及电子化管理、数据化控制过程中不可缺失的关键举措。相关制度的修订、制定需具备合理性及合法性，在此过程中相关单位应明确电子档案收集与整理的程序和管理方法，有效确立其中的档案利用、储存、备份、移交和销毁等各个工作管控环节的数字化和信息化开展方向，确保电子档案管理过程具备规范性与标准性。在社会保险电子档案收集以及整理制度构建打造的过程中，应确保能够高效收集、控制文件以及各类数据单元，如设立完善的电子档案归档制度。由于社会保险业务随时会产生大量零散的数据资料，及时收集和整理相关零散数据资料是保障电子档案信息真实与完整的关键举措。在此期间，还涉及较为复杂的工作项目，应对文本类、照片类、录音类、录像类电子档案资料的不同写入程序以及归档管理程序进行合理管控，做到档案管理的完整性。

另外，在制定社会保险业务电子档案的利用制度过程中，需要合理设定其中的权限范围，明确权限管理制度，以供相关人员对档案资料检索、下载和使用，通过设立各类服务管理权限来提高社会保险电子档案资料的安全管理水平。此外，在档案管理过程中也需要加强对电子元数据的监管和控制，对其中数据信息的备份、移交和销毁的环节进行全时段和全方位的监管控制，对在线储存设备以及元数据信息安全储存进行分级、逐层监控，保障信息数据安全。因此，在电子档案管理过程中，相关社会保险业务经办机构应当制定科学及有效的管理制度和方案，严格执行档案保密制度以及电子档案的销毁制度，保障档案信息的安全。

3.提高档案管理人员的综合素养，引进先进的信息化安全管理技术

社会保险业务电子档案资料安全管理水平的高低关乎广大人民群众的合法权益，对电子档案资料科学和有效的管理能够发挥较大的社会价值，为了保证社会保险业务电子档案工作能够顺利进行，相关单位需要提高档案管理人员的综合素养，使其能够自主、高效地学习保险的核心业务知识，能够在工作中对档案信息进行有效归纳、整理和控制。相关专业档案管理人员应具备基础的档案管理理论知识，以及具备扎实的实践能力，如相关档案管理人员应当具备主动学习的基本能力，且具备持续学习与终身学习的意识，能够学习日新月异的档案技术，结合当前社会保险业务档案管理的新形势与新需求，提高自身的信息素养，对其中的安全技术、信息化防火墙技术和密匙技术合理使用，最终提高档案信息资源的安全管理水平。另外，相关单位也应当进一步加快对电子档案数据库系统化构建，对其中的“智慧社保”档案资料库进行合理建设，从而进一步提高电子档案管理工作的系统化、数据化开展水平，提高档案管控效率。比如，相关管理人员需要合理利用条形码技术，结合物联网系统，在保险业务以及档案管理过程中加强涉密安全控制，实施全领域和全域监管，在每一份社会保险业务资料上设置用于身份识别的条形码，以此来做好批量化的信息控制，提高档案管理水平。在此过程中，相关单位也应当对社会保险业务档案管理人员进行严格和细致的考核，使相关管理人员能够明确自身的工作岗位职责，在业务管理活动中具备明确的工作考核目标、考核指标，从而更加高效地投入电子档案管理过程中。

4.增强服务意识

除此之外，相关档案管理人员还需要具备基本的服务意识，能够将社会保险业务档案资料的实用价值有效发挥出来。对档案资料的管理不仅需要做到常态化的收集整理、归档控制以及保密防控，还需要充分挖掘档案资料中蕴含的实际价值和作用。因此，相关档案管理人员应具备基本的服务理念和服务思想，能够在档案管理过程中将档案资料向社会开放，在业务管理环节能够采取有效的分级管理，以便于个人用户以及各机构信息查询，相关档案管理部门可开放信息化管理窗口，对档案资料以及电子化档案文本的涉密等级合理设定，将其划分为不涉密、一般涉密和机密文档，对于其中不涉密的信息内容，可将其分享、传递，而对于涉密、一般涉密等相关内容，则需要分配特定的权限，在管理过程中严格参照安全防控程序来开展信息管理，为社会各层级提供专业化的信息服务。因此，在信息化管理过程中，相关档案管理人员应当具备分级管理和分层控制的基本能力。同时，也需要具备较强的服务意识，提高档案资料的管理水平。

五、实践应用案例

在社会保险业务电子档案管理过程中，相关单位以及工作人员需要参照实践案例开展规范化、标准化的管理活动，通过上述分析可以看出，在社会保险业务电子档案管理工作期间，相关单位需要利用各类信息化资源来开展业务管理，而为了提高电子档案管理水平，本文提出以下实践案例，旨在为相关单位开展档案管理工作提供明确的指导。

例如，在某市的电子档案管理活动中，结合线条码和条码技术作为信息身份认证的基础单元，实现了对信息资料的批量化控制，在管理过程中结合相应的光电识别装置，实现对其中关键字母和数字的有效提取，利用光学检验仪器及时将其中的字母、数字进行生成和录入控制，对每一份资料进行物联网管理，从而在后续档案管理过程中做到精确、快速及高效的查询，使得档案资料的保存年限以及信息化服务管理水平能够得到有效提升。

再如，在某市的社会保险活动中，结合计算机系统将保险业务进行了无纸化管理，在此基础上，结合条形码技术完成对信息资料的完全检索，在此期间，包含条形码生成、条形码粘贴、条形码读取、转换控制一系列工作程序，都是通过计算机系统完成批量化管控，在无须人工干预的情况下可做到提质增效，大幅度缩减人工管理时间。在计算机管理系统的加持下，社会保险业务档案入库只需要通过计算机进行单次查询便可完成，再结合扫描枪，借助一次性扫描便可完成信息录入。新时期条形码技术的发展较为成熟且具备较高的使用安全性和运行可靠性，也具备较为低廉的使用成本，利用条形码技术再配合光学扫描仪，使得社会保险业务档案资料的管理成本大幅度降低。另外，在信息安全保管方面，结合条形码技术也提高了某市档案资料的信息安全管理水平。通过实践调研，在引入条形码技术之后，涉密信息泄露的风险降低了80%，使得电子档案工作管理效率和品质以及社会保险业务经办机构的服务开展水平也得到有效提升，从而有效扭转了传统档案管理过程中无序、杂乱、混乱的管理局面，使得档案管理水平、管控效率上升到一个全新的高度。另外，随着数字化系统、大数据技术、物联网以及网络安全控制系统得到体系化构建和打造，在数字档案管理、信息控制的过程中，结合先进的搜索引擎检索文本以及多元化的对内对外审计窗口，使得社会保险业务档案管理部门的工作开展更加具备全员参与性，可扭转在社会保险业务档案管理过程中单打独斗的局面。

六、结束语

总体来说，开展社会保险业务电子档案管理工作需相关部门提高重视度，加大对资金的投入力度。另外，在档案管理过程中，相关部门也需要完善定向化的电子档案管理制度，规范各项制度、管理体系和管理方法。在信息管理过程中也需要提高相关管理人员的综合素养，引进先进的安全管理办法和管理技术，如条形码技术、防火墙技术以及大数据技术等，提高信息资料的安全管理水平。并且，相关的管理人员也需要具备较强的服务意识以及服务管理理念，能够在档案管理活动中强化实践控制以及实践服务引领，从而提高社会保险业务电子档案管理水平和管控效率。

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（作者单位：四平市社会保险档案管理中心 档案科）