基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用

路文燕

摘要：随着电子信息技术的快速发展，档案管理的形式从传统的纸质档案管理逐渐过渡到电子档案管理。从传统档案管理模式到电子档案管理模式的过渡中，侧重点不够明确，而且缺少有现实指导意义的理论，当前的一些理论大部分都处在探索概念性的阶段。本文首先阐述了传统档案和电子档案的基本含义，然后阐述了传统档案管理与电子档案管理的差异，最后论述了传统档案管理和电子档案管理的优缺点。

关键词：信息化 传统档案管理 电子档案管理 差异 利弊分析

一、传统档案管理与电子档案管理含义

（一）传统档案管理含义

传统档案管理主要是以纸质的文档和材料为主要的操作对象，这些纸质的文档和材料主要是由个人、团体和组织形成的各种表现形式的历史记载，其对社会和国家有一定的保存价值。

（二）电子档案管理含义

电子档案管理主要是以电子形式保存的文字材料为主要操作对象，这些文字材料能够被计算机系统直接辨别、操作和保存，主要的传递途径是网络，其对组织、社会和国家有一定的保存价值。

二、传统档案管理与电子档案管理差异分析

（一）归档的时间不同

在计算机技术盛行的时代，各个高校也已经学会充分利用先进技术进行档案管理。在高校的档案管理工作中，电子档案可以根据高校运行状况，随时进行归档，或者按照某一规定的日期进行统一归档。由生成电子文档的学校其他部门通过计算机网络发送给档案整理部门，所生成的文件档案先要通过生成文件档案人员的电子数码签名封签认证之后，交由档案管理人员进行接收和登记，然后档案管理人员按事先规定的档案归档原则给出其相应的档案分类号，最后设定电子档案的访问限制或密码，以保证电子文档的安全性。

（二）归档的方式不同

如果在高校的档案管理工作中采用电子档案管理，由于电子文件采用的是程序编码技术，所以其内容被编写改变之后并不能被发现，而且可能还会存在关键信息被修改而不被察觉，从而导致了一系列问题的存在，导致高校内部人员对电子文档真实性和原始性的辨别变得复杂又不准确。因此，要特别注意电子文档形成过程中的数据加密、信息认证和身份验证，避免电子文档因传输或处理不当而导致数据失真，从而确保电子文档的准确、原始及真实。

（三）管理方法的不同

随着计算机在办公中的逐渐普及，电子档案的数目也随之上升。由于电子档案与传统档案在形成、存贮等方面的不同，所以各自需要相对应的管理机制。电子档案按保管载体的不同可以分为光盘、磁盘、硬盘档案等，按电子档案类型可分为应用系统程序设计成果档案、应用系统数据档案、计算机设备管理程序档案、通用系统程序档案等。电子档案保存载体和种类的不同决定了其不同于传统档案的管理方式，收集电子档案主要通过硬盘或磁盘拷贝，根据电子档案的特点决定归档整理工作。

（四）保管方式不同

电子档案与传统档案在保管方法上也存在着差异。电子档案存在着不能长期可读的问题，造成这一问题的主要原因是由于电子档案载体易老化变质。为了解决这一问题，档案管理部门可以定期对接收的电子档案打印出相应的纸质版作为备份，但这一办法的完成还要电子档案形成部门和计算机技术的发展来共同合作，档案管理部门对电子档案进行统一、通用的格式存储，这样做的目的是防止在计算机技术发展后，无法准确的读取之前存储的电子档案。

三、传统档案管理与电子档案管理利弊分析

（一）从操作环节分析传统档案管理与电子档案管理的利弊

1.收集归档

传统档案收集归档是将有保存和查阅价值的纸质文件材料全部收齐，之后再将这些文档按照档案归档的相应规定进行操作。电子档案归档比传统档案归档要复杂，档案管理人员在接收到电子文件要对电子文件进行分类、标注关键词等，在电子档案整理完成后及时存贮。与传统档案管理相比，电子档案归档的工作量要大一些，归档时间短、信息时效性更高。

2.鉴别整理

传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。

3.存贮

存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳量大、所需空间小、操作速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。

（二）从操作内容分析传统档案管理与电子档案管理的利弊

1.真实性

与电子档案相比，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是由于其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。

2.操作性

传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具有档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。

参考文献：

[1]娜嘉.高校档案管理存在的问题与对策分析[J].兰台世界，2008，（19）.

[2]马萍.略论新形势下高校档案管理人员素质[J].科技創业月刊，2009，（02）.

[3]张煜明.2004年档案学刊档案学基础理论研究[J].档案学研究，2005，（02）.

（作者单位：河南省南阳师范学院）