如何提升城市建设档案管理的“有效性”和“有用性”

郭虹

摘 要：随着社会经济的快速发展和城市建设水平的提高，城市建设档案逐渐在城市建设中发挥着越来越重要的作用。但同时，城市建设档案管理在新时代也面临着各种难题和挑战，想要使城市建设档案在新时期的建设中发挥应有的作用，就要充分提升城市建设档案管理的实效性，保证城市建设档案和相应的管理都能够得到新的发展。

关键词：城市建设档案管理；实效性；优化策略

城市建设档案是在城市规划、建设和管理等活动中形成并归档的科学技术文件，其有效记录了城市建设的全部过程，在城市建设和城市规划中有着不可或缺的作用。做好城市建设档案相应的管理工作，可以使城市建设档案的作用得到有效增强。

一、城市建设档案管理的重要性

城市建设档案是城市建设规划中的重要部分，依托于城市建设档案专业且详细的内容，城市建设工作才能够得到有效开展。而做好城市建设档案的管理工作，可以使城市建设档案的实效性逐渐提升，发挥出更加关键的城建规划作用。

1.提升城市建设档案的准确性

城市建设档案是对城市建设过程的有效记录，能够真实展现城市建设的全过程，城市建设档案不仅能够对城市的长期建设工作做出有效的指导，还能够进行建设数据的有效记录，保证城市在翻新、管理和运营的过程中能够得到准确的数据支持。一旦城市建设档案失去了应有的准确性，也就失去了对城市建设进行有效规划的作用，无法使城市管理得到有效参考的核心作用。因此，一定要充分做好城市建设档案管理，让城市建设档案的准确性得到有效保证。首先，在进行城市建设档案管理的过程中，管理工作的有效落实能够充分保证城市建设档案数据的有效性和严谨性，能够对城市建设工作进行充分的规划和指导，保证城市的建设工作能够顺利和有效完成。同时，在持续的城市建设档案管理过程中，城市建设档案能够得到积极筛选，城市建设档案中的问题能够得到及时的解决，可以使城市建设档案的严谨性得到保障，使城市档案的准确性能够得到持续提升。其次，通过城市建设档案的有效管理，可以让城市建设档案得到更加细致、明确的划分，让城市建设档案的内容更加丰富，使城市建设档案的准确性和严谨性得到充分提升，让城市档案的应用具有更加重要的价值。同时，城市建设档案在接受持续的管理过程中，能够逐渐产生更加有效的形式，能够充分有效地对城市建设情况记录和表达，使城市建设档案随着时代的发展得到有效的进步。

2.提升城市建设档案的有效性

城市建设档案一般在城市建设规划和实际建设过程中有着十分重要的作用。借助城市建设档案，城市建设规划能够通过准确的数据参考和总体的建设走向，决定当前的建设内容和形式，保证城市建设规划前后一致，防止城市建设规划的混乱。在城市的翻新、重建、管理过程中，建设人员也能够通过对城市建设档案的有效查阅，了解到城市建设过程中的详细数据，保证翻新和重建工作能够得到落实，提高城市建设管理的有效性。一旦城市建设档案管理不完善，就可能导致城市建设工作缺少有效的指导，增加城市建设工作的难度，影响正常的城市建设工作。首先，在进行城市建设档案管理的过程中，城市建设档案的完善性可以得到有效提升，依靠完善的城市建设档案，城市建设相关的事项能够得到有效完成，城市建设的效果可以得到充分提升。同时，城市建设档案管理工作能够使重要的城市建设数据得到有效搜集，且能够长时间进行保存，在进行城市建设档案的使用时，基于日常的有效管理，可以充分提升城市建设档案管理的有效性，保证城市建设工作的效果。其次，完善的城市建设档案管理工作能够充分保证在城市建设的关键时期，城市建设档案能够得到完整有效的调用，使城市建设工作得到稳定的数据支持，充分发挥城市建设档案的作用，保证城市建设档案应用的有效性。

3.增强城市建设档案的全面性

城市建设档案作为城市建设过程中持续产生和归档的档案类型，包含规划、土地和建设等各方面的内容，且在时间上能够提供连续的城市建设数据。通常来说，城市建设档案能够对城市的绝大部分建设内容完整记录，具有全面、丰富和严谨的特点。通过城市建设档案的相关管理，可以使城市建设档案的覆盖范围更加广泛、档案内容更加详细，有效展现相关建设的内容，将建设工作中的特殊部分及建设工作的详细数据进行积极整理和分类。首先，在进行城市建设档案的管理过程中，能够对档案内容积极整理，保证档案内容能够对城市建设过程中各个方面的详细情况进行收集，有效地开展城市建设工作，让城市建设档案的内容更加丰富。其次，通过城市建设档案的有效管理，可以让城市建设档案的归类更加细致，使城市建设过程中档案的收集越来越全面，保证城市建设工作的稳定实施，充分拓展城市建设档案的内容，使城市建设档案发挥更加重要的作用。

二、城市建设档案管理的主要问题

在进行城市建设档案管理的过程中，由于城市建设档案的專业性强，涉及范围广泛，且档案的归档过程较为复杂，一旦管理不当，就很可能出现问题，造成一定的风险。面对城市建设档案管理中的问题，应当充分认识管理工作，深度剖析问题出现的原因，找到解决问题的实际办法。一旦对城市建设档案管理中的问题产生疏忽，就容易导致城市建设档案管理工作失效，使城市建设档案的应用出现一定的阻碍。首先，由于城市建设档案归档十分复杂，档案内容的收集和管理都存在着一定的困难，加上各档案管理部门的管理方式并不相同，在管理的过程中很可能出现档案收集和整理不一致的现象，导致档案内容的完整性出现问题，影响档案的长期保存。同时，由于城市建设档案在不同的部门进行收集和管理，加大了档案移交和整理的难度，使档案管理工作开展得十分困难，管理工作的步骤也十分复杂。其次，城市建设过程中的新旧档案持续积累，给城市建设档案的更新和整理带来了一定的难度，城市建设档案管理工作的复杂性持续提升。同时，想要对越来越复杂的城市建设档案进行有效的保存，需要消耗大量的人力和物力成本，容易导致档案管理过程中大量的资源消耗，使城市建设档案管理工作逐渐复杂和困难。另外，城市建设档案涉及城市建设的多个方面，档案内容十分繁复，在进行查阅的过程中，想要对特定的内容进行有效查阅十分困难，非常影响档案查阅的效率。同时，由于档案内容十分复杂，对重要档案的修复和备份也十分艰难，一旦档案管理出现疏忽，就容易导致档案内容的缺失，导致档案内容出现不完整的现象，影响后期档案的使用。

三、城市建设档案管理的优化策略

城市建设档案管理工作是保证城市建设档案实效性的重要工作，一定要在新的时代做好管理工作，有效保证城市建设档案管理办法的优化，明确优化路径，保证优化效果，使城市建设档案管理工作能够随着时代的发展得到相应的进步。

1.落实管理责任

城市建设档案的整理和管理涉及多个部门，在进行档案管理的过程中，很可能出现一定的问题，导致档案管理能力下降，使城市建设档案出现不严谨、不准确以及不全面的现象。因此，应有效落实管理责任，使城市建设档案的数据能够得到充分管理，让城市建设项目在进行归档的过程中得到各个部门的有效支持，保证后期的城市管理工作能够得到优化。首先，在城市建设档案管理的过程中，应落实管理责任，明确各部门的工作职责和工作范围，保证城市建设档案数据严谨和完整，使建设部门的档案内容能够相互联系，相互补充，充分提高档案管理工作的有效性。同时，在进行档案管理的过程中，应有效建立责任分区，使档案管理中的不同工作能够由不同的人员负责，保证档案管理工作的严谨性，减轻档案管理人员的负担，使档案管理工作得到优化，保证档案管理工作稳定落实。其次，应建立档案管理监督岗位，使档案管理人员能够互相监督及互相指导，保证档案管理工作的有效性和严谨性，使重要的城市建设档案具备完善的数据管理和内容管理，使城市建设档案的管理工作得到有效开展和提升。同时，通过建立监督岗位的方式，也可以使城市建设档案数据得到严谨的收集和整理，充分保证城市建设档案的严谨性和有效性。另外，通过落实管理责任，能够使档案管理工作更加清晰和明确，使管理工作的有效性得到加强，为新时期的档案管理工作奠定坚实的基础。

2.加强制度建设

制度建设是档案管理工作实行过程中的关键部分，基于科学及合理的制度建设，管理工作能够得到有效的制约和指导，充分保障档案管理工作的有效性和有序性，使档案管理工作产生积极的作用。在城市建设档案管理工作中，通过加强制度建设，能够积极有效地开展档案管理工作，但同时，也要注意加强制度建设的方式，使制度建设能够对档案管理工作产生积极的启发和引导。首先，应当制定城市建设档案管理工作标准，使档案管理人员能够按照相应的标准，有效完成城市建设档案相关的管理，确保城市建设档案管理工作能够落在实处，真正使城市建设档案得到积极有效的管理。同时，根据相应的管理标准，档案管理工作也能够通过更加有效的方式开展，使城市建设档案得到更加严谨、全面的管理，使城市建设档案管理工作能够顺利开展。其次，应当建立档案管理工作的相关规划，使档案管理工作能够按照规划不断调整，让档案管理人员真正认识新时代城建档案管理工作的开展路径，确保城建档案管理工作能够随着时间的推移得到有效开展。同时，档案管理工作的相关规划还应当随着时代的变化不断调整，保证城市建设档案管理工作能够符合时代的发展的相关要求，持续稳定地开展档案管理工作。另外，通过加强制度建设的方式，能够进一步增强城市建设档案管理的作用，更加有效地应用城市建设档案，使其工作质量和效率能够得到快速提升。

3.建立城市建设档案管理信息化系统

随着时代的变化和信息技术的发展，我国对城市建设档案管理工作的要求也在不断提升。在我国住房和城乡建设部发布的《城市建设档案管理规定》中，第四条明确指出，城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。因此，城市建设档案管理工作应当根据时代发展的趋势，充分利用新时代的先进技术，优化城市建设管理工作，提升城市建设档案管理的工作质量和效率。首先，随着科学技术的发展和信息技术的不断完善，通过建立信息化系统的方式使城市建设档案管理工作适应时代发展的要求。在进行城市建设档案管理过程中，基于档案管理信息化系统的有效建设，可以使城市建设档案以电子信息的方式保存，有效降低档案管理的负担。同时，应确保城市建设档案管理信息化系统的安全性，严格落实保密管理工作，根据档案的重要程度设置不同的加密等级。其次，通过建设城市档案管理信息化系统，能够提高城市建设档案的查询和使用效率，城市建设档案能够有效完成跨区域和时间的共享，充分提高城市建设档案的利用率。同时，城市建设档案的整理、上传和归档也可以在信息化平台中进行，使档案信息的收集能够顺利跨越各部门、单位之间的限制，有效提高档案管理和城市建设管理工作的效率。另外，档案信息化平台也可以对有需要的部门开放，档案管理部门可以按照档案的查询需求开放不同的查询权限，充分保证档案信息查询的有序性和安全性。

4.加强人才培养

随着城市建设档案管理工作的持续发展，在实际管理的过程中，也应当让相关人员提高对管理工作的认识，在实际进行管理的过程中加强对专业人才的培养，以有效保证管理工作的实际效果，解决管理工作中存在的实际问题。同时，通过人才培养的方式，能够不断促进管理工作的创新发展，使相关人员持续加深对档案管理工作的认识，解决管理工作中存在的问题。因此，应当充分做好专业人才的培养工作。首先，在人才培养的过程中，应当加深档案管理相关人员对建设档案管理模式现代化发展的认识，让相关人员充分明确档案管理的实际方法，让相关人员在档案管理的过程中持续完成管理模式的创新工作，优化档案管理水平。其次，随着档案管理工作的不断发展，管理工作中对信息技术和相关设备的应用已经越来越广泛，想要加强档案管理工作，就要提高管理人员产生对信息技术应用的全面认识，在管理的过程中不断进行信息技术的更新。另外，应当定期进行专业人才的培训工作，不断更新档案管理方法，加强信息技术的应用，以人才培养的方式持续支撑档案管理工作的创新，为档案管理工作的开展提供动力。

四、结论

总而言之，城市建设档案管理是城市建设中的重要工作之一，一定要充分做好城市建设档案管理工作，使其能够得到有效的管理和应用。随着时代的发展和科技的进步，城市建设档案管理工作应该不断掌握新方法，应用新技术，使城市建设档案管理工作得到进一步优化和提升，不断发挥城建档案的作用。

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（作者单位：山东省济宁市城市建设档案馆）