社保经办机构加强档案管理工作的相关探讨

姜永光

摘 要：档案管理作为社保经办机构服务工作的重点内容，贯穿整个社会保险工作要点，对保证职工利益和维护社会稳定具有重要作用。基于此，文章介绍了社保经办机构加强档案管理的重要性，分析了现阶段档案管理中的问题，并重点从管理理念、方式、制度和人员队伍四个方面提出一些有效措施，以供参考。

关键词：社保经办机构；档案管理；加强措施

社保档案作为记录个人以及单位各类参保情况的专业档案，具有极强的考察性和社会性意义。社保经办机构中的档案数量多、变化快，如何提高档案管理水平，成为现阶段工作人员应该重点考虑的问题。而在具体实践的过程中，要求社保经办机构跟上时代发展步伐，创新档案管理理念、方式和制度等，确保档案管理工作的连续性和系统性。

一、社保经办机构加强档案管理的重要性

1.保障参保人员的基本利益

社保档案管理工作的目的是确保参保人员的基本权益，以参保人自身利益为出发点，保障其到退休离职后仍享有合适的待遇。通过完整的档案管理，能详细记录参保人的基本情况以及社保费用的缴纳标准、最终养老金额的发放情况。这一系列的档案信息与参保人最终享受的社会待遇紧密联系。因此，社保经办机构必须严格落实档案管理工作，做好各环节的细化工作，从根本上确保参保人员最终所获得的利益。

2.推动社保改革工作

社保经办机构作为档案管理工作的重要渠道，对社保改革发展也具有重要影响。例如，相关部门完成社保工作的时候，承担起为离职人员提供社会服务的职能。随着我国社保改革工作全面推进，工作量也随之增加，需要完整的档案管理系统，为工作者后期工作提供详细的参考依据，这是推动整个社会保险工作全面发展的关键所在。

3.提升社保工作效率和质量

社保档案管理工作的开展，不仅是为参保人利益而设计，还需要提高社保经办机构的工作效率和质量。档案管理中包含了资料的搜集、整理和归纳等内容，要求按照社保业务进行档案管理，如以险种分类别管理，分卷面组织。社保业务档案中包含了待遇、征缴和统计等多个环节，必须确保整个过程顺利及完整，才能为下一阶段相关工作的顺利开展奠定坚实的基础。因此，要求档案管理人员归纳和总结，做好社保资料的规范化管理工作，为社保工作顺利进行提供有效的参考依据，从而进一步提高社保部门的工作效率。

二、社保经办机构档案管理中存在的问题

1.档案管理理念落后

社保经办机构档案管理工作是重点，但现阶段仍存在档案管理理念落后等情况。部分工作人员认为档案管理工作只是对各种信息资源进行简单归纳和整理，仍将工作内容停留在简单的归档层面，加上管理人员思想上的认知错误，存在消极怠工的情况，缺乏主动服务的良好意识。

2.档案信息化管理水平低

随着网络技术的发展，社保档案管理要与时俱进，提高信息化管理的水平。由于档案建设有着迫切性和必要性的特点，如若管理人员的认知不足，没有将档案管理技术和信息技术有效结合，将会制约档案管理水平的提升，无法体现社保档案管理自身的服务性能。

3.管理工作的局限性

由于我国并未设立固定的社保档案管理场所，对基层社保档案管理工作的开展带来诸多不便。加上参保对象有个体户、企业单位以及居民，对象众多，投保人的身份背景也存在着诸多不同。社保档案管理没有统一标准，大多在银行、邮政和财政税务单位，采用分散管理的模式，受到诸多因素影响，实际工作的时候也存在一些错误，会形成资源浪费的情况。即便是在信息技术不断发展的当下，部分社保经办机构的档案管理工作仍比较落后，缺乏系统规划。

4.档案管理人员综合能力不强

部分社保档案管理人员是经验比较丰富的员工，但是对于新知识的接受能力较差，仍是选择比较传统且落后的管理模式，导致整体的档案管理效率难以得到提升。还有部分工作人员没有参与系统的管理培训，对社保档案管理流程认知不够，难以适应新时期社保档案管理工作的开展。

5.安全防范技术落后

部分社保经办机构并未重视档案的安全管理工作，尤其是随着网络技术的发展，网络安全成为当下社会大众比较关注的问题。对于电子档案而言，利用计算机输入信息，但是在储存和输入的时候容易由于操作上的失誤导致信息丢失。另外，计算机技术高速发展，还存在计算机病毒、黑客入侵等情况，给社会档案安全管理带来严重威胁。

三、社保经办机构加强档案管理的有效策略

1.构建以人为本的管理理念

社保档案管理的最终目的是服务人民，起到资政惠民的效果。因此，从“以人为本”的理念为出发点，提高社保档案管理的服务水平，主动分析，走进基层事业单位调研，对单位中养老、失业和医疗等档案管理工作合理分析，认识社保服务的相关特点，做好职能分工，优化工作流程，形成特定的工作规律，寻找档案管理中存在的普遍性问题。如果单位由于经费不足，没有寻找专门的档案管理机构，导致档案管理工作开展不力，就应该积极寻求有效的解决方案，培养专职人员，提高档案管理的整体水平。在此基础上，要求各部门开展专业座谈，就档案管理中的相关问题合理分析，主动和事业单位、企业建立长期合作关系，共享社保档案管理平台，增强档案服务的意识，做到理清思路，明确方向，为参保人员提供优质及完善的服务。

例如，某社保经办机构为提高灵活就业人员的社保权益，始终坚持以人为本的理念，细心、尽心、精心做好灵活就业人员养老保险档案服务工作。一方面，主动学习新业务，随着缴费基数调整工作的推进，各区经办机构立即组织相关人员学习新政策，利用社保平台做好档案信息梳理和整合工作，通过讨论、梳理和交流的形式解决工作中遇到的各种新问题，及时做好知识巩固和延伸工作，争取在最短时间内了解关键政策，主动解决新问题。另一方面，精心做好服务宣传工作，社保经办机构可以通过传统媒体与新媒体相融合的方式开展基数调整宣传工作，如在各个办理窗口张贴政策文件，安排工作人员解答相关参保问题，回答缴费档次情况。

2.利用信息技术完善档案管理方式

社保经办机构充分利用网络化的办公模式，加强对档案的信息化管理工作，实现对社保数据的电子化管理。具体而言，是将所有的档案资料合理统计，逐一纳入计算机系统，实现电子档案和纸质档案一致，打造系统且规范化的档案管理模式，主动和财政、公安部门等对接，实现数据资源共享，加强社保档案电子化的综合性管理。由于社保档案的社会价值高，需求大，为实现档案管理效率的提升，利用服务平台，开发对应的App系统，借助大数据、物联网技术将App和社保档案系统相联系，实现软件和社保档案的同步发展，参保人能随时在社保档案上查询、利用和调取资料。此外，安排专业人员做好数据搜集和整理工作，加强对网络平台的维护和管理，确保掌上App的稳定性，获得广大档案需求对象的支持和认可。

为加强对电子类档案管理工作的优化，实现对业务系统的数字化管理，提升电子档案管理的升级效能。社保经办机构主动梳理电子文件数据资料，编写档案管理系统，将其纳入标准化的服务系统，通过电子反馈和电子归档等形式，实现社会保险业务多渠道、跨地域办理。由此可见，基于信息化管理模式下，实现社保档案的信息储存、管理一体化发展，购置先进的信息化设备设施，尽量在设备设施型号上做到标准统一，为共享社保档案奠定坚实的基础。此外，着力做好档案管理软件的开发工作，让社保部门统一组织，其中包含档案的分类统计和数据分析等，及时对档案的借用工作进行自动化分析，对借用者的信息及归还时间等全面掌握。

3.健全制度，完善档案管理体系

加强社保经办机构档案管理水平的重要手段是完善的法律法规以及科学、合理的社保档案管理体系。面对现阶段比较分散的管理模式，相关部门应该加强组织和监督的作用，利用网络技术进行科学化管理，实现资源共享，做好明确的分工细化工作，避免各部门在工作时产生意见分歧，造成资源浪费的情况。为了提高档案管理的效率，减少不必要的环节，相关政府部门可打造统一的社保档案管理机构，避免出现职权相互脱节的情况。一方面，做好社保经办机构的档案调研工作，主动搜集关键信息，从长远角度分析社保档案管理中的相关问题，做好科学规划和管理，成立专门的档案管理部门，避免出现职权脱节的情况。另一方面，对于现阶段档案管理中的问题，向社会征集有效的解决方案，做好信息沟通，认真分析征集的意见，听取专家建议，进行分析、论证和取证，通过试点的方式总结经验，而后在整个社会推广和优化，改善现阶段档案管理中的不足之处。

为充分体现社保经办机构的优势，还需要为其提供法律方面的支持，国家相关部门建立有效的法律体系，基于“人本”理念，将“为人民服务”的宗旨贯穿始终。首先，出台对应的法律规定，要求国家职能部门将社保体系提上日程，借鉴西方发达国家的经验，出台一些政策性强的措施，弥补现阶段制度上的缺陷，为档案管理工作的开展提供法律上的支持。其次，加强执法，完善法律法规，要求社保档案管理人员学习相关法律知识，避免在档案管理中出现违法行为。职能部门加大执法力度，做好违法的彻查工作，促使档案管理人员履行职责。最后，做好总结和分析工作，总结社保档案管理的工作情况，听取档案管理人员的汇报，分析原因，调取资源，为社保工作的顺利开展奠定坚实的基础。

4.加强队伍建设，提高档案管理水平

第一，社保经办机构的档案管理是一项政策性和业务性极强的工作，要求档案管理人员积极学习相关的法律知识、业务知识，提高自身的信息化水平，积极参与相应的培训活动，促进自我档案管理水平的提升。对此，社保经办单位则是结合当下人才发展情况，做好档案人员的培训工作，针对档案管理相关规定、社保业务档案整理标准和电子档案管理有关内容深入讲解，组织档案管理人员进行工作上的交流，并对经办过程中遇到的疑难问题进行业务指导，切实提高档案管理人员的综合水平。

第二，在社保档案管理人才的引进上，坚持科学发展的原则，做到与时俱进，將人才发展作为重点。转变以往单一的人才选拔方式，从个人能力、职业素养及专业特长等方面进行人才选拔，实现对人才资源的合理配置。对于一些档案管理工作中的典型案例，进行广泛宣传，形成良好的行业发展氛围，将爱岗敬业的理念渗透各方面。为打造专业的人才引进机制，必须重视对人才的挖掘和选拔，从岗位内挖掘一批能力强、综合素质突出的人员，担任重要的管理工作。

第三，社保经办机构应建立完善的薪酬制度，结合部门工作内容合理分配，将职工的工作效率、工作态度和最终的工资有效结合，完善人才晋升渠道，对表现优异的职工给予奖励，激发部门职工工作积极性。用绩效完善的考核体系来提高管理部门的工作效率，更好地为我国社保事业服务。

5.利用大数据技术，确保档案管理的安全性

在社保经办机构的档案数据化管理中，利用网络搜集关键词就能寻找对应的数据，应对其分类管理，以实现高效管理。同时，必须重视电子档案的安全性。社保经办机构可以建立共享化的数据资源库，日常工作的时候对数据编辑，定期整理和校订，实现查漏补缺，借助系统的网络安全日记，对信息检索技术优化，体现在线化和智能化的发展特点。

首先，利用大数据技术提升档案管理水平。物联网和大数据的发展，提升了社保档案管理的水平，但也面临着安全性挑战。因此，利用身份验证和杀毒软件等方式，做好档案备份工作，从网络、数据资源库和数据信息等方面合理分析，避免业务档案被篡改，体现社保档案的真实性特点。

其次，做好异地备份工作。社保经办机构严格落实备份制度，降低各种突发事件带来的负面影响。结合相关要求，将归档工作和电子文件集中管理，一套保存，一套查阅使用，一套异地备份。

最后，加大资金投入，完善基础性的安全管理工作。严格按照《档案馆建设标准》为社保经办机构档案管理提供良好的存放场所，并在重要部位安装自动报警设备，提升档案管理的自动化和信息化水平。此外，随着各项工作的逐一落实，还要签订对应的业务档案安全保护协议，将安全管理工作落实到各个层面。

四、结束语

社保经办机构要认识档案管理的重要性，组织相关人员认真分析现阶段档案管理中存在的问题，寻找有效的解决措施，实现档案建设和社保工作的同步发展。在具体实践的过程中，社保经办机构应将“以人为本”的理念贯穿其中，利用信息技术创新档案管理方式，完善管理制度，打造专业的人才管理队伍，以此提高社保工作质量，促进我国社会保障工作顺利进行。

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（作者单位：昌邑市社会保险事业中心）