浅论加强工程建设资料管理的措施

史隆芳

摘 要：工程建设资料的管理贯穿工程的整个过程。它涉及工程前期的立项、批复、勘察设计、初设，工程建设过程中的施工进度，施工专项方案，材料设备检验，工程后期的竣工验收，竣工结算。它是整个工程内在和外在的形象记录，它是工程的说明书，非常重要。

关键词：工程资料管理；存在问题及成因；加强措施

中图分类号： TV523 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）31-47-2

1 工程建设资料管理现状存在的问题

1.1 工程资料不全，资料丢失，造成资料不能及时归档，无从了解工程施工的具体情况

建设一个工程往往需要多个部门的配合，诸如发改委的审批，勘察设计单位的前期准备，但是涉及资料的保管，主要是说项目的建设方，施工方和监理方，这三方都涉及资料管理，三方互相独立又互相配合保管自己的资料。在工程验收的时候，这些资料都要保存在建设方，统一交由城建档案馆。但是在实际工作中建设方存在的问题是：施工开工手续不全就开始施工，比如，审图合格证、规划许可证、施工许可证没有办理齐备。监理方存在的问题是：对资料审查不严，胡乱签字。施工内容发生在监理签字日期以前。施工方存在的问题是：资料和施工进度严重不符，工程现场进度已经完成80%，资料却一点没做。资料丢失，施工人员对资料不重视，随处乱放，时间一长就忘记了存放地点。施工材料未及时送检报验。施工材料设备没有按规定保存产品的合格证，使用说明书，没有办理入库出库手续等。

1.2 工序资料粗制滥造，弄虚作假

施工方将过去的施工资料放入新的工程资料中，没有做任何修改，导致工序内容不符。施工方没有按规定做试验，却在资料中显示已经做了试验。工序资料不完整，因为施工资料没有和施工同步，导致一些工序忘记写入资料中。

2 造成工程资料管理混乱的原因

2.1 建设方方面

之所以工程手续不全就开工建设，主要的原因就是工期紧，任务重。没有足够的时间去把手续办齐，只能采用边施工边办手续的办法。

2.2 施工方方面

工程施工人员向来重实体建设轻工程资料。他们认为资料简单不重要，所以没有配备专业的现场资料员，没有意识要跟随工程进度同步做资料，很多时候都是工程完工时后补资料。一般来说工程施工工期长，施工人员变动频繁，往往工期还没有结束，已经换了几拨施工人员，有的项目虽然同步做了施工资料，但施工人员没有及时移交，保管的资料丢失严重，而是等施工结束以后，才开始想起来找过去的资料，找不着只能补做资料，所以造成资料粗制滥造，许多工序没有做入资料中。

2.3 监理方方面

有的监理对工作不太了解，不知道该怎么监督管理。有的监理不怎么去施工现场，施工方自己施工，没有监理进行监督管理。有的是工程现场施工点多，监理工作人员少，顾此失彼，所以导致监理没有了解清楚就在工程资料上签字确认。有的工程施工方施工之前不通知监理，导致监理不了解施工进展情况，无从签字。监理不签字，资料就不完整，所以不能进行竣工验收。

3 加强工程资料管理的措施

3.1 从思想上重视工程资料的管理

各方领导都需要扭转重施工实体建设轻资料管理的观念，需要把工程资料管理和工程实体的建设放在同等地位，同等重要。只有领导重视，时时监督管理才能将意思传达给企业工作人员，大家上行下效才会重视，否者，就算配备专业的资料员也不能有效工作并得到其他工作人员的配合。而资料管理的工作需要和各部门的人员打交道，从各部门人员中搜集保管整理资料。只有各部门人员统一思想，共同重视施工资料，才能保证施工进度和资料进度同步，随时整理资料，工程结束的时候也是资料完工的时候。这样资料就会很完整，不会有缺项漏项，保证后续工作的顺利进行。

3.2 从行动上体现对工程建设资料的管理

企业需要配备专业的资料管理人员进行资料收集整理编写，不能一人身兼数职，哪里需要到哪里，没有时间做资料。资料的编写既需要有工程资料专业的知识，又和工程质量监督部门积极沟通，使用规定的制式表格，按规定格式填写资料。施工过程中有的工序没有制式表格还需进行沟通最后决定是要使用行标，国标，还是自己编写表格，以便将资料完整详实做好。对工作的重视很多时候也体现在对人的重视，领导对资料工作的重视体现在配备专业的资料员，而对于资料员来说，对工作的重视就体现在要尽可能地多了解工程，要对工程整体情况都了解，尽量保持人员不要频繁变动，保证工作的延续性。同时还要随时深入施工现场充分了解工程情况，才能保证资料真实有效。

3.3 从制度上加强对工程建设资料的管理

首先工程资料的管理应实行技术负责人负责制，施工现场必须指定专人负责资料管理，并对资料的真实性、完整性和有效性负责。制定相应的资料管理制度，了解各阶段施工资料编写的内容及重点。其次要加强对工程资料编制情况的检查，施工方应认真核对和编制资料，建设方和监理方还要定期不定期的检查工程资料的情况，及时发现问题，解决问题。例如施工资料中是否有技术交底记录，设计院签字盖章了吗？是否有开工报告，开工报告中技术负责人签字了吗？工程的材料和设备的合格证、检验报告、产品说明书都齐全了吗？从工程资料的细节开始检查，随时帮助施工方做好资料。还要检查工程资料编制的同步性，施工资料应随工程的进度同步收集、整理，编制，从而加强工程资料的质量管理。

3.4 从经济上加强工程建设资料的管理

按照工程建设合同规定，工程建设方应随工程进度支付进度款，具体支付比例细节由专用条款具体规定。但是有些施工单位却迟迟拿不上工程进度款，导致工程停工。除去建设方资金不到位，究其原因就在于对施工方对资料不重视，不做进度造价资料，没有形象描述，导致建设方没有付款凭据，无法支付进度款。施工方按照合同规定应该在工程开工以后每月25日以前向建设方报送监理和建设方认可的本月进度资料。如果是国有投资或政府投资还要报送当地财政审核。以财政评审结果支付进度款。工程竣工结算也是一样，没有完整的工程资料，怎么审核最终造价，结算工程款。

3.5 从技术上加强工程资料的管理

工程资料需要与时俱进，利用先进技术制作资料，管理资料。当今社会信息技术发展迅速，各种办公软件层出不穷，极大地提高工作效率。工程资料种类繁多，将收集到的各种资料分门别类归档管理，对资料员来说是一项繁重的劳动，需要配备各种办公设备及软件，确保资料管理高效快捷，方便大家查阅。工程的资料管理人员应全过程参与管理，需要定期接受培训，学习国家现行法律法规及技术规范，了解最新的资料管理办法，明白工程资料的归档要求，按时将资料移交到当地的城建档案馆。

3.6 发扬团队精神管理工程资料

工程资料管理不是一个施工方做好资料交给建设方就行，而是需要各方的参与，付出辛劳。每一份资料都需要建设方，监理方，施工方签字，随着工程现场的变化，经常需要开专家会议，需要各方面的专家帮助施工方把工程建设好。工程的每一个参与方都要齐心协力，每一个参与方自己本身也是一个团体，比如设计有项目负责人，也有工艺，结构，电气等各方面的工程设计师共同设计项目，所以每一页资料都凝结众多参与者的辛苦。发扬团队合作精神，使各方面的工作都能责任到人，保证工程资料整体的工作效率。工程资料的管理需要相关人员提高服务意识，加强保密原则。虽然工程资料是为工程服务的，应当随时方便查阅，但是也应该根据资料的密级确定借阅权限。

4 结语

总之，工程建设资料的管理是一项复杂的工作，它体现工程的方方面面，资料人员应随时和各方人员沟通协调，收集整理管理资料。加强工程资料管理工作势在必行，只有将工程建设资料管理好，才能保证工程顺利竣工验收，对后期工程的改建、扩建、修缮提供完整的施工依据。

参 考 文 献

[1] 张龙飞，李腾飞，袁嘉.浅谈水利工程质量监督行业存在的问题[J].科技创新与应用，2014（19）.