机关事业单位档案信息资源开发分析

邵华

［摘 要］在国家机关事业单位的发展中，档案信息资源的重要性不断提高。在新时代背景下，有效整合信息资源可以促进机关事业单位高质量发展。档案管理是事业单位工作的重要组成部分，其工作任务繁重，涉及面广。因此，需要相关管理部门对档案进行有效的收集、整理与储存，同时需要对档案信息资源的利用及开发予以重视。档案管理工作人员需要重点解决相关问题，确保档案信息管理工作更加具备安全性与完整性，确保机关事业单位在对工作决策、部署以及落实中获得有效的依据，充分体现档案信息在机关事业单位发展中的重要作用。

［关键词］机关事业单位；档案信息；资源开发

［中图分类号］G27文献标志码：A

在现代社会的发展过程中，信息技术已经逐渐渗透社会的方方面面，为许多行业的工作提供了足够的便利，这也使得信息技术的应用成为许多行业甚至政府行政机构发展的重要手段之一。只有正确认识信息技术在现代社会中的地位，并在机关事业单位的工作中不断推进信息技术的运用，才能使我国机关事业单位更好地跟上社会发展的节奏。

1 机关事业单位档案信息资源开发应用的重要性

国家机关和事业单位是国家机构的重要组成部分，主要履行社会职能。档案管理是机关事业单位的一项重要工作，可以促进机关事业单位更有效地发挥作用，为社会提供更优质的服务。事业单位档案在长期发展过程中收集了各类音频、视频、文字、图片等资料。在机关事业单位的发展中，要保证档案管理的效率和质量得到提高，更加积极地开发和应用各类档案信息资源。互联网时代背景下，现代人的生产生活更为便利，办公效率得到了有效提升，档案工作在落实中也产生了一定的变化。档案信息资源主要通过电子档案的方式进行储存，只需少量的空间就能够对大量档案信息进行储存，使档案资源储存效率得到有效提升，与传统纸质档案管理方法相比，储存密度得到了进一步增大，档案管理成本得到有效节约。在机关事业单位档案信息资源应用及开发的过程中，应用网络技术能够使档案信息资源的利用及开发获得诸多便利。互联网时代，档案信息应用与开发具备更加丰富的技术支撑，需要有关管理部门使用更加多样的档案管理方法，对于档案资料内的各类价值信息进行深入挖掘，确保当前信息使用者的多样需求能够得到满足。另外，档案部门需要将更为丰富且具有应用价值的信息发布到网络平台，用户通过计算机网络能够对所需的档案信息进行查询与阅览，使档案信息资源应用效率进一步提升，使信息应用与使用者的需求相符［1］。

2 机关事业单位档案信息资源开发存在的问题

2.1 档案管理制度规范性不够

虽然我国出台了一系列档案管理规章制度，但机关事业单位在应用这些制度时，并非一帆风顺。一方面，一些规章制度不符合机关事业单位的实际情况，机关事业单位需要在一定程度上进行调整，不能直接转让适用规章制度。这类问题解决起来还是较为简单的，只要管理人员结合机关事业单位自身实际进行简单的调整即可。而另一方面就较为困难。由于档案管理工作较为烦琐，管理者无法做到面面俱到地检查和审核，这就使得管理人员在开展管理工作时出现懈怠的情况。而管理人员的懈怠就会导致档案管理工作进展延缓，当机关事业单位在发展过程中需要用到相关档案资料时，无法快速有效地调取出来，进而影响机关事业单位的发展。

2.2 档案管理人员专业性有待提升

在档案信息资源的管理和开发中，档案管理人员需要具备更加优秀的工作能力，具备更扎实的专业知识，不断提高自身的综合信息素养。在当前机关事业单位部分档案管理人员的专业素质有待提高，工作能力相对薄弱，无法满足新时代背景下档案信息资源开发应用的新要求。部分机关事业单位对于档案管理人员的招聘条件相对较低，甚至由其他部门职工兼职开展档案管理工作。在此背景下，机关事业单位档案管理的专业度受到影响，档案管理质量相对较低，无法满足机关事业单位档案信息资源开发应用的要求。

3 机关事业单位档案信息资源开发策略

3.1 提高对档案信息资源开发应用的重视度

档案管理工作负责为用户提供优质的档案信息服务，是机关事业单位发展中的一项重要工作内容。目前，国家高度重视机关事业单位档案管理工作。机关事业单位要尽快转变传统观念，提高对档案信息资源开发利用重要性的认识。在实际工作中，机关事业单位会出现忽视档案信息资源开发应用的情况，没有引起内部职工的关注，其原因主要在于未做好宣传工作，且思想观念有待转变。因此，机关事业单位需要对档案管理工作宣传范围进行扩展，应用新媒体等进行广泛宣传。例如，可设置各类宣传栏，举办视频、图片展览等活动，确保广大职工能够了解档案信息管理的作用，档案信息管理的开发、应用方法以及相关管理制度。在档案信息资源应用及开发过程中，机关事业单位需要逐步增加人力资源及资金的投入，确保档案资源在单位发展中能够有效发挥其价值［2］。

3.2 从档案管理入手，建立档案管理体系

档案管理工作是档案开发利用工作的基础和前提，一旦档案管理工作得不到很好的开展，那么档案开发利用工作也会遇到重重障碍。因此，为了促进档案管理工作的开展，为档案信息资源的开发利用奠定基础，档案管理制度的建立就成为不可或缺的工作。档案管理工作的重点主要分为两部分：一部分是整理归纳和留存，这一部分工作大多数机关事业单位都能够很好地完成；还有一部分则是深度加工，这一部分工作很多机关事业单位难以有效完成。机关事业单位档案深度加工主要包括建立电子信息数据库，以及硬件设备的更新和管理人员素质的提升。机关事业单位要购进较为先进的硬件设备，如扫描仪、彩色激光打印机，甚至部分有条件的机关事业单位可以购置3D打印机。此外，还要建立电子档案信息数据，将纸質档案数字化，使得机关事业单位员工可以通过网络平台对档案信息进行借阅浏览，促进档案信息资源的利用。在对纸质档案进行数字化的过程中，要制定详细步骤，以确保纸质档案数字化的准确性。首先，要对纸质档案进行全面的整理，对于机关事业单位所有的纸质档案进行归档，按照时间顺序、保管期限进行科学、规范、准确的整理。其次，将所有的纸质档案资料按照时间顺序依次输入信息库中，形成档案信息数据，并经过综合研判以后，对档案信息的重要程度进行划分，确定哪些档案资料是可以公开的，哪些是不可以公开的，确定保密程度，并将所有的档案资料进行备份储存，对于重要信息要进行多次备份。最后，对于纸质档案也要进行妥善的保管，以保证电子档案遗失后还有挽救的机会。同时，还要在平台中搭建反馈功能，让员工对于借阅过程中所遇到的问题进行反馈，或者是提出自己的一些建议，以促进平台的构建和使用。除了线上的反馈以外，还可以开通线下反馈渠道，定期向机关事业单位员工发放问卷，借助问卷的形式，了解员工的使用情况，为档案管理体系的构建添砖加瓦。

3.3 对档案信息进行优化管理，提高服务的针对性

档案信息资源是社会主义现代化建设的信息支撑，有利于提升事业服务部门的工作有效性和及时性。为公众服务是档案部门的宗旨。在信息资源的使用过程中，需要加强相关服务人员的意识，满足公众对信息利用的需求，使信息查询过程更加方便、高效。为了保障公众对信息资源的知情权，落实信息传递过程中的真实性和有效性，需要档案工作者根据服务特点，按照档案来源的属性特征和专业化内容，建立多种多样的检索方式，既能为信息利用者提供方便，也能够使服务范围拓宽，广开服务门路，增强信息的覆盖面。档案信息重要的资源开发价值在于使社会运转呈现出良好的秩序，发挥信息的导向作用，将舆情和利益引入正确方向，扩大档案信息的社会知名度，发挥档案信息的社会服务功能，实现档案的服务价值。在档案信息资源开发过程中，比较重要的一个开发内容是建立信息高速传输信息网络。信息传输网络的建立是这部分公开信息资源开发的重要保障，它能够实现横向的区域性和纵向的专业性。通过输入、存储、输出等环节的信息网络建设，形成覆盖全面、传输高效的信息网络综合系统，在全国都能达到信息网络的互通。地区性的档案部门在有条件的情况下，可以正确划定保密级别，有选择地进入信息网，这样既保证了信息资源的丰富性和建立信息交流渠道的通畅性，又保障了资源地区之间的针对性和精准性，方便发挥信息网的辐射作用，同时能够吸收更多的档案信息进入地区性网络系统，使档案信息资源得到针对性开发、精准性覆盖［3］。

3.4 提升协作开发能力

档案信息资源的开发利用通常被视为档案管理部门的内部工作，档案部门相对封闭，工作模式保守。因此，需要不断提升机关事业单位档案信息资源的协同开发能力。借助数字档案管理系统中的开发利用模块，可以建立专题档案、经验成果共享库、问题案例库等，实现各单位信息资源共享和互联互通，打破地域空间的限制；通过与其他部门之间的协作与交流，合理有效利用资源，实现跨部门、跨专业融合，将其他部门的新思路、新方法运用到档案信息资源的开发利用中，多元发掘档案信息资源的内在价值，实现部门协作“１＋１＞２”的效果，提升档案信息资源开发利用的能力与水平［4］。

3.5 形成全面互通互联的档案开发利用格局

随着区域经济开放程度的不断提高，城市人才的频繁流动已不再局限于地方层面。人才引进是促进人才合理流动、加强创新人才竞争、提高地方自主创新能力、实现人才发展战略的一项重要政策。目前，我国人才中心的实践工作还局限在区域层面，人才流动的资源孤岛现象仍然十分严重。很多优秀的档案资源没有被充分挖掘，跨区域的人才供需矛盾依然十分突出。为了解决以上问题可以从两个方面入手。

一方面，应该从宏观层面上建立全国互通、互联的档案开发利用格局，建立全国人才市场档案库，构建统一的档案管理组织架构，明确各个相关单位的档案管理职能和流程，形成全国档案资源开发利用服务目录化、标准化，促进各省市区之间人才流动和人才需求的有效对接。尤其是在跨区域的人才信息采集方面，应坚持按照统一标准、统一要求、统一格式进行人才数据采集，按照“实施归档、定期采集、异地备份”等原则，对全国档案数据进行规范化收集和管理，形成档案数据的全国大平台管理格局。

另一方面，在建立全国统一档案管理平台的目标下，我国应该大力建设数字化、信息化和系统化的地方档案网络系统和平台，以便实现与全国平台的有效对接。专用的地方电子档案管理系统，必须具备地方档案的收集、分类、立卷、检索、管理及销毁功能，设置后台管理、人员权限管理、系统参数维护等管理模块。加强技术安全保障设置，通过增设密码保护机制、信息防盗系统、系统登录验证模块，维护系统安全管理。电子档案系统还需实现与其他部门办公系统的对接，基于全国人才数据资源的共享互通标准，促进地方档案信息资源的最大化收集、利用和开发。例如，机关事业单位在统一互联政务网络平台建设基础上，开发出一套内部办公系统和外部一站式服务平台相互衔接的“档案管理模块”，利用该模块系统，教育机关系统部门实现了电子档案的自动归档管理。而档案服务中心进一步将归档系统迁移至服务中心的政务云平台，利用大数据、云计算等先进的计算机管理技术，為社会提供非涉密的、可靠的人才资源信息，实现了档案资源的整合、共享和开发［5］。

4 结束语

在新时代，随着社会的快速发展和各种信息技术的逐步普及，有效实施机关事业单位档案信息的开发和应用，对机关事业单位的发展至关重要。机关事业单位需要根据自身发展现状，分析本单位档案资源开发利用中存在的问题，并结合问题产生的原因进行深入分析，在对本单位档案资源开发应用进行优化的过程中，需要创新开发意识，进一步对信息资源建设进行强化。在拓宽信息资源服务领域，应用先进的信息技术对档案信息进行处理，充分体现档案资料的价值，同时强化档案管理人员的综合能力，从多角度满足新时代背景下机关事业单位档案信息资源开发应用的创新需求。

参考文献

［1］叶芳. 机关事业单位档案信息资源开发与利用研究［J］. 东西南北，2019（23）：207.

［2］张帆，吴建华. 基于档案治理的档案信息资源开发模式转型研究［J］. 档案学通讯，2019（6）：18-26.

［3］胡双明. 如何做好事业单位档案信息资源开发利用工作［J］. 黑龙江档案，2018（3）：101.

［4］吴静. 档案信息资源开发的影响因素及对策分析［J］. 长江丛刊，2017（35）：112.

［5］付艳杰. 机关事业单位档案管理工作现状及对策研究［J］. 档案天地，2017（4）：33-35，41.