人力资源管理视域下人事档案管理工作优化方法

摘 要：人事档案与人力资源管理工作密切相关，尤其是在数字化背景下，人事档案资源的利用率显著提高，能够为人力资源管理提供更多助益。从当前人事档案的管理与利用情况来看，人事档案数据建设，档案查找与服务尚不能满足人力资源管理的发展需求。为此，要从优化人事档案管理工作方法着手，形成全面、真实、规范的人事档案数据，同时完善管理制度和技术手段，使得人事档案与人力资源管理的关系更为紧密。

关键词：人事档案；人力资源；档案服务；管理制度

人事档案管理工作与人力资源管理工作息息相关。一方面，在人力资源管理工作中能够为人事档案工作提供丰富的人事档案信息。另一方面人事档案管理工作质量的不断提升，也能够为人力资源管理工作提供详尽的人事档案数据支持。因此二者属于相辅相成关系，人力资源管理是把人事档案管理工作应围绕人力资源管理的具体需求对管理方式方法进行优化，进一步提升人事档案管理工作质量。

1 人事档案在人力资源管理中的应用价值

从人事档案的来源看，很多都是在人力资源管理过程中相关部门在考察和使用人才过程中所产生的信息，例如，人事档案中的考核、考察、审计等材料都是在人力资源管理部门针对相关人员考核过程中产生的详细材料。这些材料经过人力资源管理部门认定，因此能够保证其真实性[1]。

1.1 有助于缩减人力资源管理成本

一直以来合理控制成本是人力资源管理工作的重要方面。新形势下，随着网络信息技术不断发展，人事档案管理工作与现代信息技术结合也越来越紧密，电子化、信息化成为人事档案管理工作未来发展的重要趋向。在信息技术支持之下，传统的纸质人事档案管理模式逐渐向信息化人事档案管理模式转型，在转型过程中通过大数据、云计算、人工智能等技術的广泛应用，能够对人事档案管理流程进行优化和完善，快速调取不同类型的人事档案信息，提升人事档案服务效率，有利于减少人力资源投入，为人力资源管理工作节省大量时间，缩减人力资源管理成本投入。

1.2 有助于提高人力资源管理效率

新时期，单位发展对人力资源管理工作提出了更高要求，需要人力资源管理部门对各个流程进行优化和完善。随着人事档案信息化的不断推进，能够更好满足新形势下人力资源管理工作的效率要求。信息化背景下，人事档案管理流程变得更为科学合理、规范，在人力资源管理过程中所涉及的人事档案管理工作不仅能够保证高质量，而且能够缩短时间，提升效率，相应也就为人力资源管理效率提升创造了有利条件。在实际人力资源管理过程中，要想实现人力资源的合理安排，就需要根据不同岗位、不同人员的特性进行有机匹配，从而为单位创造更大价值，在这背后，需要人事档案管理工作的大力支持[2]。既要对岗位特性进行分析，也要找到匹配的人事档案资料，全面分析不同岗位对于人才的具体要求，实现员工特长与岗位的精准匹配，使优秀人才能够在岗位上创造更多价值，更好促进单位可持续发展。

1.3 有助于科学预测人才需求

人事档案本身就具有辅助决策和管理作用，可以实现岗位与人才的精准匹配，对人力资源管理工作进行科学预测，通过人事档案资源的合理开发和利用，能够降低人力资源管理成本，提升人才与岗位的匹配精准度。新时期，单位对人力资源的需求随着外部的工作环境以及内部的岗位调整随时发生变化，这也就需要人力资源管理部门与时俱进，根据内外部环境变化对人力资源管理工作进行调整和完善，更好帮助单位发现人才，既要做好现有人才管理工作，也要有针对性地进行人才引进。在这一过程中，通过人事档案的精准分析，能够为人力资源规划提供全方位的档案信息支持，提升人才需求预测的精准性，有效避免人力资源管理成本浪费，实现单位人力资源与岗位的供需平衡。

2 人事档案在人力资源管理中的应用现状

当前部分单位对人事档案工作重视程度不足，没有实现人事档案管理工作与人力资源管理工作的同步协调，也就无法发现人事档案管理的价值和作用，这就客观上影响了单位人力资源管理对人事档案利用效果。

2.1 档案查找与服务尚未能满足人力资源管理的实际需求

当前部分单位在人力资源管理过程中对人事档案工作重视程度不足，在人事档案管理过程中依靠人工方式对人事档案进行处理、存储和使用。相应地，在人力资源管理过程中需要涉及人事档案方面的查询和借阅工作，还需要走烦琐的流程才能够获得需要的人事档案信息[3]。一旦人事档案管理部门人员不足，相应的人事档案信息查阅借阅工作还将推迟，不利于提升人事档案管理效率，也不利于单位人力资源管理工作开展。落后的，陈旧式的是档案管理模式，不仅阻碍了人事档案信息作用发挥，也浪费了大量的时间和宝贵的人力，难以真正提升人力资源管理质量，长此以往，人事档案管理工作必然无法为人力资源管理工作提供高效便捷服务。也无法跟上新时期人力资源管理工作快速变化的人事档案信息诉求，最终导致企业人力资源管理工作与人事档案管理工作落后于时代发展。

2.2 人事档案数据标准不一致和动态更新不及时

当前部分单位在人力资源管理过程中，由于对人事档案管理工作重视程度不足，导致人力资源管理部门与人事档案管理部门缺少沟通和互动。数字时代背景下，人事档案逐渐向数字化、信息化方向发展，随着数字档案资源数量的不断增加，要想对其进行合理开发和利用，就需要人力资源管理部门与人事档案管理部门沟通，形成一致的人事档案数据标准和相应制度规范。但由于目前部分单位在人力资源管理部门和人事档案管理部门沟通方面还存在很多制度机制障碍，人力资源管理部门生成的信息与人事档案管理相关制度要求并不相符，这也就造成了人事档案数据在采集、管理、利用过程中出现了不一致的问题[4]。相应地，人事档案管理部门也就无法对人事档案信息进行及时更新和共享，也就难以对海量人事档案数据进行整合分析。也就无法满足人力资源管理工作对于人事档案数据的现实诉求，在一定程度上影响了人力资源管理质量。

2.3 人事档案管理整体效率偏低，共享水平不高

人事档案管理工作对于单位发展非常重要，如果在单位发展过程中人力资源管理部门与人事档案管理部门没有密切配合，在数据共享方面没有形成对接机制，也就无法对重要的人事档案信息进行共享。降低人事档案管理整体质量和效率。目前部分单位在人事档案管理过程中硬件设施建设落后。给予人事档案管理部门的资金难以完成人事的信息系统的更新换代，在硬件设施支持力度不足，软件系统落后的现实背景下，制约了人事档案信息的系统采集、高效处理、及时更新和高度共享，导致人事档案信息只在人事档案管理部门发挥作用，难以与其他部门进行人事档案信息共享，也难以为人事调动、人事管理提供快速人事档案信息支持。一方面，影响了人事档案管理人员的积极性和主动性，看不到人事档案管理工作未来发展趋势。另一方面，影响了人事档案自身管理质量，降低了人事档案管理效率，无法发挥人事档案信息的特殊价值。

3 强化人事档案在人力资源管理中应用的建议

新时期，随着网络信息技术不断发展，单位人力资源管理工作面临的内外部环境也在发生着深刻变化。要想实现人力资源与单位发展的有机匹配，充分发挥人力资源的特殊优势，就需要发挥人事档案优势。因此，新形势下，应充分认识到人事档案管理与人力资源管理的特殊联系。在人力资源管理中应充分发挥人事档案的特殊价值和作用，在具体运用过程中，一方面，要以信息化建设为背景，加速推进电子人事档案建设，切实保证人事档案信息的真实性、完整性。另一方面，结合人力资源管理实际需要，对人事档案管理制度进行优化和完善，密切人事档案与人力资源管理的关联性。此外，要充分认识人事档案信息的特殊价值，重视人事档案信息安全工作，发挥人事档案信息的特殊作用，维护人事档案当事人的合法权益。

3.1 加速推进电子人事档案建设，保障人事档案数据真实、完整

3.1.1积极推进电子人事档案建设。很长一段时间，很多单位人事档案管理以传统的人工档案管理模式为主，在档案工作开展过程中无法发挥人事档案的全面价值，也无法为人力资源管理工作提供快捷便利的档案信息支持。因此，新形势下，有必要将推进电子人事档案建设作为人事档案管理工作转型的突破口，主动地运用现代信息技术，围绕人事档案管理实际对人事檔案管理模式、管理手段和方式进行优化和创新，进一步提升人事档案管理质量。在具体实施过程中，一方面，要夯实人事档案软硬件建设基础，主动地引进先进的计算机设备以及人事档案管理系统，为电子人事档案建设提供扎实的硬件保障。另一方面，重视电子人事档案技术创新，围绕人事档案信息化建设关键技术，给予必要的人才和资金支持，进一步提升人事档案管理质量。

3.1.2要确保人事档案信息的真实性、完整性。要想实现人事档案与人力资源管理工作的有机结合，为人力资源管理工作提供全方位的档案信息支持，就需要保证人事档案信息的真实性和完整性，这既是人事档案管理工作开展的重要前提，也是提升人事档案管理质量的现实依据。因此，一方面，要重视人事档案信息收集工作，在人事档案信息收集过程中，要与人事档案当事人进行仔细核对，特别是涉及人事档案当事人切身利益的关键信息，一定要有佐证材料[5]。另一方面，要定期对人事档案资料进行核对和审查，在干部提拔重用、薪资待遇调整等关键环节，一定要对干部人事档案信息进行重新核对和审查，确保档案内容的真实度和完整性，对缺少的关键信息要及时进行核对和补充，对虚假材料要及时剔除，并追究相关责任人责任，确保人事档案信息能够真实反映当事人的真实情况。

3.2 优化人事档案管理制度，密切人事档案与人力资源管理的关联

3.2.1要完善人事档案管理制度。人事档案管理制度是人事档案工作开展的重要依据，只有明确部门和岗位分工，才能够确保在人事档案工作开展过程中不会出现推诿扯皮现象，才能够保证人事档案管理工作能够真正的落实到位。在人事档案制度建设过程中，一方面，充分考虑到人事档案管理工作的特殊性，制度制定既要征询专家意见，也要了解人事档案管理的实际情况，确保所制定的制度机制能够真正发挥作用。另一方面，要完善人事档案管理规范标准。新时期，无论是对人事档案信息资源开发，还是服务人民群众，人力资源管理工作都需要一定的标准作为约束。因此，要参考人事档案管理工作与人力资源管理工作实际，对相关技术标准进行优化，确保人事档案信息能够快速传递、高效共享。

3.2.2重视人事档案与人力资源关系。人力资源管理是人事档案形成的重要来源，而人事档案信息整理、加工、开发能够为人力资源管理工作提供人事档案数据支持，因此二者关系紧密，相互依存。在人事档案管理工作中，要充分考虑人力资源管理的实际需要，不断地对人事档案制度机制技术标准进行优化和完善，实现人事档案管理工作与人力资源管理工作的有效契合，确保人事档案信息在人力资源管理部门和人事档案管理部门顺畅流动。

3.3 保障人事档案信息安全，以保密为前提推进人事档案互通共享

3.3.1重视人事档案信息安全。人事档案信息对人事档案当事人和单位发展都产生着至关重要影响。因此，要将人事档案信息作为重要信息加以保护。一方面，在人事档案信息生成阶段，应由专人负责人事档案信息收集，确保收集上来的人事档案信息真实性和完整性，尽量减少中间环节，避免无关人员查看人事档案信息。尽量减少人事档案信息接触面，切实保护人事档案信息当事人的信息安全。另一方面，要从制度机制入手，建立人事档案信息访问授权控制制度，只有具备相应权限和相关工作人员才有权访问人事档案信息，避免因人为原因造成重要人事档案信息泄密。此外，还要重视人事档案信息系统安全升级，定期对人事档案信息系统安全硬件和软件进行更新，确保人事档案信息安全。

3.3.2重视人事的信息互通共享。对不敏感、不涉密的人事档案信息应以单位发展作为前提，以人事档案信息保密作为保障，实现人事档案信息在一定范围内的互通共享。当前大数据、云计算以及各类信息技术为人事档案信息互通共享提供了技术支撑。因此，新形势下，单位为更好地利用人事档案信息，有必要在人事档案管理部门和人力资源管理部门之间建立起人事档案信息互通共享机制，进一步提升人事档案信息的共享效果，更好地发挥人事档案信息在人力资源管理工作中的特殊作用。

总之，新形势下，单位应充分认识到人力资源管理工作背景下人事档案管理工作创新的重要性和必要性，要结合新时期人力资源管理工作的现实诉求，对人事档案管理工作制度、机制、手段、方式、流程进行优化和完善，主动地引进现代信息技术。搭建人事档案管理平台，实现人事档案信息的合理流动，更好地发挥人事档案信息的特殊功能和作用，为单位发展做出更大贡献。

参考文献

[1]郑尚元，王昭.我国人事档案管理法制化过程中的权利确证与功能转向[J].深圳大学学报（人文社会科学版），2022（05）：82-92.

[2]王华.大数据时代人事档案数据的保全与保密问题研究[J].档案与建设，2022（08）：70-71.

[3]万淑君，王毓欣.改革开放以来我国人事档案领域研究热点及其演进分析[J].档案管理，2021（06）：86+89.

[4]殷铖.人才高度流动背景下企业人事档案管理面临的挑战与应对[J].档案管理，2021（05）：92-93.

[5]钱德凤，燕慧.基于文件连续体理论的人事档案管理模式探析[J].档案与建设，2021（07）：69-72.

作者简介：闫玲玲，临沂市园林环卫保障服务中心副研究馆员，研究方向：档案管理。