加强文化馆艺术档案管理初探

摘 要：近些年来，我国绝大部分的文化馆都开始重视并加强艺术档案管理工作，但是艺术档案管理工作还没有达到理想的效果，整理工作缺乏完整性。因此，文化馆要加强艺术档案管理工作，制定相应的管理制度，提高管理水平，促进艺术档案的利用和开发。对此，文章首先说明艺术档案的特点，然后概述艺术档案管理工作的重要性，并提出艺术档案管理工作存在的问题，最终详细阐述提高文化馆艺术档案的管理水平的措施。

关键词：文化馆；艺术档案管理工作；反思与探索

2001年，当时的文化部和国家档案局颁发《艺术档案管理办法》，明确要加强对艺术档案的科学管理，充分发挥艺术档案在文化事业和社会主义现代化建设中的作用。同时明确艺术档案的定义和基本内容：“艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，是宝贵的文化遗产。艺术档案工作是文化工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。”

艺术档案工作是文化馆一项重要的基础工作。由于一部分人没有正确认识艺术档案工作，还错误地认为艺术档案管理工作可有可无，不会影响单位未来的发展。事实上，充分利用艺术档案，一方面可以推动文化馆各项工作的全面发展，另一方面还可以合理调配、使用资源，降低工作成本。因此，文化馆要根据实际情况，结合先进的管理经验和管理模式，不断提高艺术档案管理水平，促进我国文化事业的发展和进步。

1 艺术档案管理的特点

1.1 艺术档案管理工作具有广泛性的特点

艺术活动种类的多样性决定艺术档案的范围，由此可以看出艺术档案的范围十分广泛。人人都知道，社会文化的领头机构就是文化馆，县域文化馆更多的是面向人民群众和社会各界人士。从文化种类来说，它包括企业文化、社会文化等； 从文化性质来说，它包括专业艺术、业余艺术等。我国社会近几年在快速发展和进步，人民群众精神和物质生活中所形成的艺术资料都具有保存和利用的价值，而这些艺术资料会作为丰富的原始资料在艺术档案中发挥其自身的作用。

1.2 艺术档案管理工作具有多样性的特点

通常情况下，将艺术档案划分成四种不同的类型，第一种是文字类型，其中包括报纸等；第二种是形象类型，其中包括摄影等；第三种是音响类型，其中包括唱片等；第四种是实物类型，其中包括奖杯等。因为各种艺术档案的类型不同，载体种类多样，规格不同，来源不同，从而使收集、整理和保存工作更加特殊。

1.3 艺术档案管理工作具有特殊性的特点

因为艺术档案的特点和内容都比较特殊，导致艺术档案管理工作也形成了特殊型的特点。艺术档案管理工作中包含四个方面：收集、整理、储存、利用。首先是收集，收集过程中一方面要合理运用收集其他档案的方法，另一方面要格外重视不要重复收集现場资料，保证收集资料的真实性，提高收集资料的价值。其次是整理，将收集好杂乱的资料进行整理、分类、排列等，使这些资料可以更加整齐有序，整理工作的主要目的就是提高资料的利用率，如何选择整理方式取决于资料的利用要求。然后是储存，艺术资料形式的多样性，要求储存时要有特殊的储存设备和条件，满足艺术资料的不同要求，例如安全、防湿等。最后是利用，在使用时一方面要发挥出艺术资料的价值，另一方面也要在使用过程中做好保护工作，防止损坏艺术资料，尤其是对那些孤本资料的使用要更加小心和注意[1]。

2 艺术档案管理工作的重要性

2.1 艺术档案管理工作有利于促进社会文明的发展

近些年来，艺术档案管理工作在文化馆各项工作中很容易被忽视，文化馆中包括工作交流，排练、演出节目等各种与文化活动的相关资料。既有个人的艺术作品，又有各种文化馆活动的图片、视频等，各种文化活动丰富多彩，发挥出文化馆的社会功能，但是也有一少部分的文化馆没有全面记录文化活动，有关的艺术资料和信息很少，经过调查看出这种文化馆不是没有开展文化活动，而是没有做好艺术档案管理工作。艺术档案主要是以文字、图形、视频等形式保存的文化资料，有收藏价值和应用价值。像是徐州和扬州的剪纸，不仅在传统民族文化展示上存在较大的差距，在历史记载上也存在较大的差距，艺术档案是文化的积淀，同时也是判断文明程度的标准。在社会文明发展的过程中，如果缺少艺术档案，那么也就失去了记录历史的载体，所以，在一定程度上可以将艺术档案当作展现历史文化的载体。提高艺术档案的保存质量，可以更好地将艺术档案进行延续、传播等，那么也将会促进社会文明的发展。

2.2 艺术档案管理工作有利于促进文化馆的建设

对于文化馆来说，文化艺术档案管理工作是一项十分重要的基础工作，同时也是基本建设项目之一。加强文化馆艺术档案管理工作，使文化艺术档案向着系统化和完整化的 方向发展，进而促进文化馆的建设。首先，要将各种文化资料进行整理，然后归档，反映出人民群众的文化生活，探索和寻找文化发展和进步的过程，进而找到一套符合文化发展的规律。其次，艺术档案是人们研究、推广、探索艺术的关键证据。一方面艺术档案管理可以给人民群众开拓全新的艺术形式，提升艺术活动的水平和质量，另一方面还可以使人民群众更好地和艺术进行沟通，建立相应的艺术文化网络。最后，艺术档案中包含每一名工作人员的努力和心血，并且也表现工作人员在艺术上达到的水平，做好艺术档案管理工作，不仅可以更好地培养各种人才，还能在评定艺术人才职称时，提供相应的参考资料。与此同时，还可以强化人民群众的集体荣誉感和个人荣誉感，以及团结协作精神。总之，艺术档案中真实记录了社会的文化活动和生活，其中包含社 会文化活动和实践，通过这些记录的历史，可以帮助后人养成正确的审美观、思想道德、价值观等，并且还有很好的宣传效果，促进建设文明的社会[2]。

3 文化馆艺术档案管理工作存在的问题

3.1 忽视文化馆艺术档案管理工作

艺术档案是各种文化活动的记录，也是各种文化活动的载体。艺术档案可以表现出各种艺术文化的特点，艺术档案管理工作具有很强的业务性。所以，负责艺术档案管理的工作人员要具备乐于奉献、爱岗敬业的精神，认真、负责的工作态度，另外还需要掌握艺术档案管理的相关知识和能力，如果需要管理与音乐、舞蹈等艺术材料，就需要按照各种艺术的不同特点，完成收集工作，做好整理工作和鉴定工作，保证艺术资料的有序性和质量，方便后续的使用和管理，以及利用的需要，一些文化馆没有重视艺术档案管理工作，认为艺术档案管理工作只需要装订资料很简单，不需要任何技术含量，这种忽视态度使档案管理工作人员的积极性不断降低，进而阻碍艺术档案管理工作的整理和利用[3]。

3.2 收集艺术资料时难度较大

艺术档案管理工作中，难度最大的一项内容就是收集艺术材料。一些文化馆的领导干部忽视艺术档案管理工作，大部分工作人员没有认识到艺术档案管理工作的重要性，导致他们不支持艺术档案管理工作，在他们的想法中认为档案管理工作属于个人的劳动成果，自己保管自己成果，方便后续使用。还有一些人认为有些艺术材料是需要保密的，如果将自己的劳动成果交给档案管理工作人员会泄露自己的成果，以至于大部人都不舍得交出自己的劳动成果。在这种思想环境下，无法很好地完成艺术档案收集工作，如果没有领导干部和制度的约束，仅仅依靠档案管理工作人员的努力，无法完成档案收集工作，也使大部分的艺术材料都保存在个人或者各个部门手里，导致艺术材料不齐全，从而影响艺术档案管理工作的开展。

4 提高文化馆艺术档案管理水平的措施

4.1 培养正确的艺术档案管理观念

在管理艺术档案的过程中，最重要的一点就是要具备现代化的管理观念，树立正确的管理理论，使档案管理工作向集中化的方向发展，提高艺术档案的使用率和开发率。档案管理工作人员要强化自身的责任意识，合理使用先进的管理方式，提高艺术档案管理工作的水平，使档案管理工作可以满足时代的发展，也提高档案管理工作标准化和规范化的水平[4]。

4.2 提高档案管理工作人员的管理能力和素质水平

档案管理工作人员是影响档案管理工作水平的关键因素，管理工作人员的整体水平和素质可以直接影响艺术档案的使用水平。因此，文化馆要提升档案管理工作人员的管理能力和素质水平，档案管理工作人员日常工作比较烦琐，复杂，导致管理人员缺乏工作的积极性。所以文化馆要帮助工作人员树立积极向上的工作态度，强化艺术资料的收集和整理工作，并且，档案管理工作人员也要学习先进的档案管理知识，积极学习先进的信息技术，掌握计算机知识，熟练使用计算机。除此之外，文化馆要为档案管理工作人员创建一个学习的平台，定期对工作人员进行培训，提高档案管理人员的管理能力和素质水平。

4.3 建立健全艺术档案管理制度

如果想提高艺术档案管理水平，就要制定相应的制度，约束工作人员的行为，使档案管理更加标准化。为了顺利开展艺术档案管理工作，就要落实依法治档。随着我国社会不断发展和进步，艺术档案管理工作也表现出了一些不同，尤其是档案管理设施水平快速提高等，因此，各种档案管理手段也要不断创新和进步，使其可以满足社会发展的需求。档案管理工作人员要树立正确的管理意识，提高自身的管理能力，不断学习先进的业务知识，创造一套科学先进的艺术档案管理体系，通过制定完善的艺术档案管理制度，促进档案管理工作的进步。

4.4 建立档案管理部门，提高艺术档案的保密性

文化馆可以单独划分出一个档案管理部门，使档案管理部门和其他部门的地位一致，提高档案管理部门的自主性，合理控制文化馆中的各种艺术档案，使档案管理部门充分发挥出自己的职能，提高管理部门的管理能力，不断提高文化館艺术档案管理工作的水平。档案管理库房对于档案管理工作来说十分重要，它可以有效地储存各种艺术资料。档案管理库房要满足储存的标准，为了提高档案管理库房的保性，不要将库房放在最底层，并且要重视库房的门窗，避免出现偷盗艺术资料的问题。在档案管理库房中安放档案管理柜，使各项基础设施不断完善。除此之外，要拉开档案管理库房和办公场所的距离，提高档案管理库房的独立性。档案管理库房是非常重要的艺术管理场所，要严格控制进出的人员，制定相应的库房管理规定，避免其他机构的工作人员进入。负责看管库房的工作人员要提高自身的责任意识，遵守保密条例，禁止泄露艺术档案。在下班之前及时进入库房，检查各种艺术资料和基础设备的情况。

4.5 积极引进与应用信息化技术

文化馆档案数字化信息化建设的稳步推进需要信息技术的支持，积极运用现代信息技术以促进文化馆档案管理信息化建设程度更高，数字化建设实效更明 显。从数字化总体规划设计的制定到数字化设备的选型再到软件开发、查询管理、安全保护等各项工作，都需要结合文化馆的实际运营情况，结合档案管理的既定要求，结合档案信息化数字化建设的大趋势稳步推进，构建更为完善的档案管理信息系统。以档案管理信息系统强大的扩展性与可在线扩容性，满足事业单位职能变化需求。要确保档案管理信息系统具备较高的可靠性，比如以磁盘阵列产品在结构上的完全冗余设计，减少单点故障发生率；又如采用光纤磁盘阵列产品，实现档案软件系统的定期在线升级优化；再如基于Web Browser 图形管理界面，带来友好的人机交互体验。在文化馆档案数字化信息化建设中可基于档案管理的相关条款和其业务特点要求，开发适合其自身的数据库管理系统，满足文化馆各项展览展演、文化培训、日常会议等资料的档案化加工与处理。配合专业的数据存储服务器，邀请专业人员教授档案管理人员如何使用系统，使得其能游刃有余地借助信息管理系统做好文化馆的档案管理工作，以及进行简单故障的处理。此外，要重视档案信息的安全性建设，使用多个服务器管理，部署好查询权限等，将高价值或带有保密性质的档案资料重点关注与保护，配合严格的检查与安全的防护，使得档案的安全性更有保障。

对于文化馆建设发展来说，档案的科学运用是其服务价值突显和内部运营优化的关键，而档案的科学运用需要积极推进档案的数字化与信息化建设。应多管齐下、多措并举地实现档案管理领域改革的创新，推动文化馆档案管理的现代化建设。文化馆档案数字化、信息化建设不是一蹴而就的，需要深入的研究与持续的努力，改变传统的档案管理思路和模式，提升档案管理与利用的价值，提升文化馆的时代影响力，推动文化的大发展和大繁荣。

结语

总而言之，文化馆各项工作中最重要的就是艺术档案管理工作，艺术档案中真实记录了人民群众的文化活动，在县域文化馆管理工作中占据十分重要的地位，只有不断提高艺术档案的完整度，才能充分发挥出艺术档案的作用。因此，要加强艺术档案管理工作，充分开发和利用各种艺术档案，促进我国文化事业的发展和进步

参考文献

[1]曾诗敏.基于本科专业评估工作对日常教学档案管理工作的思考与探索[J]. 现代交际，2018（13）：95-97.

[2]毛军华.“文化浙江”视野下艺术档案工作大有可为[J].中国档案，2019（8）：60-61.

[3]高斯娜.艺术类院校档案管理工作对教学活动的价值[J].兰台内外，2019 （11）：20-21.

[4]寇晓燕.关于文化艺术档案管理的新思考[J].美术文献， 2018（4）：P.14-15.

[5]孔旸.大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题研究 [J].兰台内外，2020（20）：1-3.

作者简介：王珊，大学学历，吉林省伊通满族自治县文化馆助理馆员，工作及学研方向：档案管理