学籍档案管理信息化建设及发展分析

摘 要：信息化改革建设是学校实现创新高效管理的重要途径，在学生学籍档案管理期间，应引入各类信息技术，加快学籍档案管理信息化建设进程。基于此，本文以初级中学为研究对象，分析初中学籍档案特点，总结归纳初级中学在信息化时代存在的学籍档案管理问题，为切实保障学籍档案管理信息化建设实效，针对现有问题提出学籍档案管理信息化建设策略。

关键词：信息化时代；学籍档案管理；信息化建设

引言

学籍档案是学生成长轨迹、学习状况的原始记录文件。学校应顺应时代潮流，加快学籍档案信息化建设进程，在日常管理期间，做好学生学籍档案的管理工作。对于大部分初级中学而言，由于缺乏档案信息化建设经验，在信息化管理学籍档案过程中出现了一定问题，此时需具体情况具体分析，制定针对性学籍档案管理信息化的建设方案。

1 初中学籍档案特点分析

1.1 来源广泛

初中学生学籍档案涉及多个方面，需在团委、政教处、教务处等不同科室共同努下，对学生入学到毕业的重要成长轨迹进行记录，导致学生学籍档案信息内容来源于不同部门，且档案周期较长，给学籍档案的归档整理造成一定难度。

1.2 内容丰富

初中学籍档案内容丰富，涉及学生登记表、新生注册材料、入学成绩、成绩登记册、升休复转学报批材料、学生奖惩、思想品德评定、入团材料等信息，是学生在校期间行为表现的直观反映，具有内容丰富的显著特征。

1.3 变动性大

学籍档案的形成贯穿学生入学到毕业的全过程，形成周期较长。学生学籍状态在形成周期内可能出现变动，如学生因病而休学、因家庭而转学、受处分后取消等，学生状态变化情况必须准确记录，以此方可确保学籍档案可真实反映学生具体情况，但同样导致学生学籍档案出现了变动性大的特征。

1.4 利用率高

区别于其他学段的学籍档案，学生初中学籍档案具有较高利用率，学生在报告高中、高校时均需查阅初中档案，此外，档案审定、出国手续办理、毕业证遗失等均需初中档案作为证明材料。由此可见，初中学籍档案利用率高，重要性显著，必须加强对学籍档案管理的重视。

2 学籍档案信息化管理必须解决的问题

2.1 重视程度不足

部分初级中学存在“重教育、轻档案”的情况，并未足够重视学籍档案管理工作，部分学校管理者认为学籍档案仅为学生资料的简单收集与整理，对学校日常管理工作并无重大影响，导致初级中学的学籍档案管理信息化建设进程难以推进，出现了信息化建设经费不足、人员缺乏、学籍档案信息漏填、误填等问题[1]。

2.2 信息水平滞后

现阶段大部分初级中学均已逐步推进信息化建设工作，但未将学籍档案管理纳入信息化工作，导致学校学籍档案信息化水平滞后，尚未构成完整的学籍档案信息化体系。对学籍档案管理信息水平滞后的主要原因：一为尚未合理运用现有资源，如全国中小学生学籍管理系统等；二为并未做好学籍档案管理信息化建设准备工作，管理流程不严谨，缺乏对学生学籍档案的提前预处理工作；三为尚未结合学籍档案管理信息化工作而构建相应的数据库，相关信息数据缺乏及时共享，继而影响了学籍档案管理信息化建设进程。

2.3 人员技能薄弱

学籍档案管理不是简单的学生资料采集与整理工作，具有一定专业性、复杂性。部分初级中学学籍档案管理人员因学籍档案管理工作不受重视，缺乏相应培训活动，无法提升自身专业素质，继而影响了学籍档案管理信息化建设工作。在部分初级中学中存在兼任问题，导致学籍档案管理信息化建设工作无专人负责，阻碍了电子化学籍档案建设进程。

3 学籍档案管理信息化建设策略分析

3.1 深化档案意识

学籍档案信息化建设是学校管理发展的必经之路。传统的档案管理办法在信息社会，因纸质档案管理手段滞后等因素的影响，出现学籍档案文件丢失、损坏等问题，影响学籍档案完整性和管理有效性。因此，为加快学校学籍档案管理信息化建设进程，学校领导应重视学籍档案管理，结合信息化建设要求，将学籍电子档案纳入初级中学发展规划，在完善学校建设蓝图的同时，彰显学校对学籍档案管理工作的重视。进一步完善学籍档案管理制度，基于学校实际情况，从学籍档案办理、归档、查阅、核验等方面制定一系列管理制度，同时为学籍档案管理信息化建设工作提供足够资源支持，为初级中学学籍档案管理信息化建设工作奠定良好基础。还要做好学生学籍档案意识的引导工作，使学生认识到学籍档案对自身学业及个人今后发展的重要性，确保学生能够精准填写学籍档案信息[2]。

3.2 完善信息化体系

3.2.1合理应用现有资源。在互联网及信息技术的快速普及下，我国教育事业早已进入信息化改革阶段。在此期间，为优化义务教育，指导中学档案管理数字化发展，“全国中小学生学籍管理系统”现已投入应用。该系统功能完善，内部记录有学生所有学籍信息，如学籍变动轨迹、奖惩信息、学习简历、基本情况等。“全国中小学生学籍管理系统”的应用，学生学籍信息实現实时存储与高效传递。初级中学在学籍档案信息化建设时，可通过“全国中小学生学籍管理系统”内“全国学籍查询”功能了解学生完整的学籍信息，以该系统学籍信息为依据对学校内部学籍情况进行审查。若发现身份证号码重复等重大问题，及时将该学籍档案视为“问题档案”，并第一时间与当地公安机关进行对接，落实审查工作，以此防止出现学籍重复等问题。除此之外，还可借助“全国中小学生学籍管理系统”动态管理与跟踪学生转学、升学情况，为初级中学学籍档案管理信息化建设工作奠定基础。“全国中小学生学籍管理系统”展开信息化建设期间，应注意该系统无学生评语系统、综合素质评价、学生成绩管理等功能模块，故建设电子化、信息化学籍档案期间，需校方根据学生具体情况完善与补充相关信息——借助“全国中小学生学籍管理系统”提高信息化建设效率的同时，不可对其过于依赖。

3.2.2完善档案准备工作。随着九年义务教育的逐渐普及，初中学生数量逐步增长，相应地，产生的学生档案也越来越多，传统的纸质学籍管理方式已经难以适应大量的档案准备工作，而在信息化建设中，需要以更加适应现代化的信息管理的方式来满足学籍档案管理的需求，针对信息化管理建设的需要，应当在中学内完善一定的前期准备工作。一方面，应当改革并优化初中学籍的管理制度，采用中学生学籍管理系统来对在校生进行详细的学籍信息登记、归档；班主任教师在教学过程中可以根据教学需要调取学生自身的学籍档案信息，并按照学生的学习状况进行成绩与表现的登记活动，以此来增加学籍档案内容的完善程度；家长也可以通过线上查询的方式来了解学生日常在学校的表现状况，通过这种学籍档案的优化方式，可以进一步地推广整个学籍档案信息系统的实际操作认可度。另一方面，教师在带领学生填写学籍信息时，应当严格监督，认真督导每一名学生在填写学籍信息时的操作方式，保证学生在进行信息填写时能够保持统一格式，正确地填写每一项学籍信息内容，学籍管理人员在这一流程中应当严格按照中学的学籍管理制度来进行学籍的分类管理，按照每个学生的年级、班级、学号做好详细的分类，便于后续的查询更新操作。同时在档案准备工作中，档案管理人员应当及时对学生的学籍信息进行更新，避免学籍信息出现误差对学生后续的升学造成影响，此外还应当针对学生学籍档案的安全性进行重点防护，在对学籍信息进行归档以后，应当完成对学籍档案的备份工作[3]。

在前期档案的准备工作中，学籍档案工作人员应当积极使用专业的档案处理方法，对学籍档案进行分类处理，便于后续在进行对档案进行信息化建设时能够更加便捷化地应用学籍信息。第一，学籍档案管理人员可以使用二次文献卡片法，将学生学籍信息中心具有二次检索意义的信息内容进行统一提取，并将其组装为二次检索文献卡片，这样在学籍信息检索中，档案管理人员只需要根据二次检索关键来进行查找就能够实现精准化搜索。第二，则是档案信息分析法。在储存学籍档案信息时，学籍管理人员需要将学籍信息中关键的内容信息进行提取，以此来构建整个档案信息结构的主题，之后将所有档案中带有相关主题的部分都标识出来，以此来制成档案检索路径，从而在后续对学籍档案进行检索时只需要对检索问题进行分析，就能够进行主题检索，从而确定检索的目标内容。通过以上两种方式对档案进行预先处理，能够提升学籍档案管理信息化建设的便捷度，只需要按照思路构建相关的算法路径，就能够在计算机中完成搜索方式的构建。

3.2.3全面构建数据库。在对电子学籍进行管理期间，可以应用Excel等软件完成相应数据库的搭建，即基于Excel的学生基本信息以及成绩评语数据库，同时，利用工作表链接这两个数据库，确保一个数据库内的数据发生变化后，另一个数据库中的数据也能够随之发生改变。

实践中，需要全面获取在校学生的成绩，并在此基础上落实对成绩评语数据库的构建。对于学生成绩以及评语而言，其属于学生实际在校学习期间所获取到的重要成果，在组织展开对中学生的学籍档案信息化管理实践中，组织展开成绩评语数据库的构建与应用极为必要。在成绩评语数据库中，保存着所有在校学生在6个学期的在校学习过程中所取得的不同学科的成绩、教师评语、综合素质评定等级信息，等等。依托对Excel本身所具备着的强大数据分析与计算功能的利用，能够更好、更快地实现对学生成绩数据以及评语信息的整合与保存，为学生学籍档案管理工作的高质量展开提供支持[4]。

同时，可以在全国学籍系统中导出所有在校学生的基本信息，并在此基础上落实对学生基本信息数据库的构建。在学生基本信息数据库中，依托对Excel软件功能的应用，能够提升学生学籍档案管理的便捷程度，帮助教师更便捷地对在校学生基本信息进行排序、筛选、查找、分类与统计等操作。此时，教师可以切实参考实际的工作需要，在学生基本信息数据库内完成对学生信息的多样性操作。例如，当教师想要查找班级内某名学生的身份证号码信息时，可以在学生基本信息数据库中，依托对Vlookup等查找函数的应用，结合学生姓名在学生信息库内落实批量性的精准查找，整个操作过程更为简单，其查询结果发生错误的概率极低。另外，由于学生基本信息数据库中，实际所保存着的数据项目较多，所以需要切实应用工作表所具备着的“冻结窗口功能”——隐藏一些暂时并不需要使用的数据信息，以此达到进一步提升操作界面整洁与清晰程度的效果。

需要注意的是，在实际应用学生基本信息以及成绩评语数据库展开对中学学生学籍档案的信息化管理期间，还应当保证整合调用数据库，实现资源的共享。在此过程中，需要在学籍卡内录入学生的基本信息和成绩批语等信息数据。具体而言，在Word软件的支持下完成对学生学籍卡的设计，结合Excel数据库的利用，将学生基本信息以及照片合并至Word表格内，在此基础上批量汇总、打印，最终完成对学生学籍卡片的制作。同时，还应当使用与上述相同的方式完成对多种表格和证书的制作，具体包括学生综合素质登记表、学生胸卡、准考证、毕业证等，促使学籍档案管理信息化与共享成为现实[5]。

3.3 必须重视和强化人员培养

档案管理人员关乎学籍档案信息化建设质量，学校应基于现有组织架构建设专业管理队伍，在原有档案管理部门内下设专项管理队伍，用于专门负责学生学籍档案的电子化、信息化建设工作，并配备专业信息化人才，以此确保电子化学籍档案建设质量。但在具体管理期间，要求学籍档案信息化建设专项小组接受监督与检查，以此督促学籍档案管理工作有序推进，并防止学籍档案信息化建设期间出现突发问题。此外，在日常管理过程中定期组织培训活动，借助信息化专项培训而提升学籍管理人员综合素质，并借助线上渠道的拓展培训形式，使档案管理人员可结合自身情况进行学习与提升。在条件允许情况下，还可聘请行业专家开展讲座或座谈会，通过面对面交流解决学籍档案信息化建设难题，或前往学籍档案信息化建设优异学校进行学习，全方位提升相关人员的学籍档案存储、采集、归档、整理水平，为初级中学学籍档案管理建设工作夯实人才基础。

4 结语

综上所述，信息化建设是初级中学学籍档案管理建设的必经之路，因此，学校必须加强对该项工作的重视。为切实推进学籍档案管理信息化建设进程，需深化学籍档案意识，采取不同方式突出学籍档案的重要性。在此基础上，合理运用“全国中小学生学籍管理系统”等现有资源，做好學籍档案管理的前期准备工作，搭建学籍档案数据库，实现信息共享，同时应加强人员管理做好培训工作。

参考文献

[1]黄梅珍.中学档案信息化管理新思路[J].黑龙江档案，2021（06）：106-107.

[2]张丹丹.对中学档案信息化管理的分析与研究[J].黑龙江档案，2021（06）：250-251.

[3]陈晓节.加强初中学籍档案管理的探讨[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2021（00）：268-271.

[4]李涵照.互联网视角下中学生档案管理信息化建设的措施探究[J].黑龙江档案，2021（04）：266-267.

[5]王冬冬，窦梅莲.信息技术在校园学籍管理中的应用研究[J].新课程研究，2021（09）：100-101.

作者简介：董萍发，本科学历，山东省垦利第一中学馆员，档案研究方向：学籍管理、学校档案管理、信息化在档案管理的作用等。