“互联网+档案”时代医院文书档案管理新模式探析

摘 要：文书档案是医院档案体系中最核心的一部分内容，是医院发展过程中产生的图表、文件、会议记录等不同类型的文书，详细、真实、客观地记录医院的发展历程。如果能够合理利用，就能提升医疗服务质量，为医院的精准发展提供参考，所以，做好文书档案管理工作是非常有必要的。在“互联网+档案”时代，医院要紧随时代发展潮流引入新技术、打造新平台，探索最适合本院的文书档案管理方式，将互联网技术与医院的文书档案管理工作深度融合，提高医院文书档案管理效率。基于此，本文将探讨“互联网+档案”时代医院文书档案管理和利用的趋势及其特征，详细分析文书档案管理新模式，希望能够推动医院文书档案管理工作向前发展。

关键词：“互联网+档案”；医院；文书档案管理

在“互联网+档案”时代，很多医院都积极将文书档案管理工作和互联网技术联系在一起，文书档案管理工作也朝着信息化、规范化的方向发展。这不仅减少医院在文书档案管理過程中产生的“人财物”的资源消耗，还提高医院的文书档案管理效率，保护文书档案信息的安全。这表明医院探究“互联网+档案”时代的文书档案管理新模式是非常有必要的。

一、“互联网+档案”时代医院文书档案管理和利用趋势

1.管理效率更高

传统的文书档案管理模式下，档案管理人员需要花费大量的时间收集、整理实体文书档案，每个周期都只能集中收集一段时间的档案材料。而“互联网+档案”则能够延伸文书档案的收集和管理触角，如档案工作人员会定期收集整理行政类档案，按照文件名和档案的时间分类。但在“互联网+”背景下，档案管理人员可以利用可视化软件、智能内容检索等功能，分类整理、编研这些文书档案，利用者也能够根据自己的需求调取档案，推动了档案管理工作朝着纵深的方向发展。

2.管理趋于扁平化

传统的文书档案管理工作带有中心化的特征，收集、整理以及利用工作都是由档案管理部门统一负责，这种管理模式只适用于实体档案的管理环境，能够节省资源，高效保管纸质档案。但是，在新时期医院的文书档案种类和内容越来越丰富，中心化的管理模式已经落后，有限的档案管理人员已经无法管理好海量的文书档案资源，管理效率低下。“互联网+档案”就能够解决这个问题，医院可以建立数字化文书档案数据库、档案共享平台等智能化管理系统，管理模式能够从自上而下转变为自下而上。无论是管理者还是利用者，都在“互联网+”环境下有更强的平等性和自主性。医院内部的个体既可以是档案资源的提供者、管理者，也可以是档案资源的利用者。同时，医院还可以发挥“互联网+”传播便利性的优势，创造更多文书档案的利用场景。档案管理人员可以通过微博、微信等一些新媒体平台进行双向信息交互，加强档案管理人员和利用者之间的联系，帮助档案利用者及时获取文书档案资源。

3.档案利用形式更丰富

医院的文书档案在人事晋升、财务审计等多个方面发挥着重要的利用价值。传统的管理模式下，档案管理人员会将电子版的文书档案传输给各科室，或是以通知的形式发布在相关的网站，这是一种单向的文书档案传达利用方式。但近些年文书档案种类越发丰富，利用者的需求也各不相同，呈现出个性化、资源集约化等特征，这就要求医院要在“互联网+档案”背景下，更新相关的软硬件、建立共享平台等，满足利用者复杂的档案利用需求，包括将文书档案转化为可视化图表、定制个性化文书档案等。

二、“互联网+档案”时代医院文书档案管理的特征

1.载体多样化

在“互联网+”背景下，医院的文书档案载体形式更多样化，在纸质资料、照片的基础上又出现数据文件、视频、音频等不同形式，能够更加直观、准确地展示文书档案中的信息，能够满足利用者的不同需求。现阶段，部分医院也开始尝试着使用硬盘、云盘等数据储存载体。

2.信息检索便利

传统的管理模式下，医院需要采取人工检索的方式找到某个文书档案，这种方式的工作量大、检索效率低，难以满足利用者的档案查询需求。在“互联网+档案”时代，医院能够利用大数据、云计算等技术整合零散的文书档案信息，提取这些档案的关键信息、标记关键词，建立与之对应的搜索引擎。这样在信息检索时会更加便利精准，也能够提高文书档案的利用效率。

3.档案归档更及时

传统管理模式下文书档案的上架、移交和归档等环节的工作耗时耗力，这些文书档案需要占用较大的空间，日常的维护管理工作也需要花费大量的资金，随着文书档案资料的不断增加，管理工作变得越发困难。但在“互联网+档案”时代，出现了先进的信息技术和计算机技术，能够高效收集处理医院的文书档案，并自动归档。档案管理工作由被动变得更加主动。例如，一些医院引入OA系统，能够及时总结归档文书档案，避免因无法及时归档导致资料丢失的情况。

4.管理服务多元化

在以往的管理模式下，档案管理人员需要花费大量的精力在收集、整理、归档等环节的工作上，难以为利用者提供多元化的服务。但在“互联网+档案”时代，医院将大数据、智能化、云计算等多项技术引入档案管理工作中后，就能优化掉部分烦琐的档案服务环节，提高档案信息的时空共享效率，这有利于提升医院的决策效率、行政管理能力等，也充分发挥文书档案管理的作用。

三、“互联网+档案”时代医院文书管理新模式

在“互联网+档案”时代，一些医院在积极进行文书档案管理转型，这个过程探索出以“互联网+”为基础的管理模式。

1.提高管理的先进性，完善管理制度

完善先进的档案管理制度是医院文书档案管理工作高效开展的前提。“互联网+档案”时代，虽然医院文书档案管理新模式的重点是数字化建设，但如果缺少完善管理制度的支持，管理工作依然无法高效开展。医院要遵循已有的法律法规以及本院的实际发展需求调整档案管理制度，确保管理制度切合实际，能够落实到位。例如，制定档案管理平台信息录入和管理相关的制度、权限制度、绩效考核机制等，总结当前档案管理机制存在的不足，弥补已有的漏洞。权限制度是指将档案管理工作从简到难划分为不同的级别，为每一名档案工作人员划分明确的职责范围、确定工作内容，也可以按照技术、行政、人事等分类方式划定文书档案管理范围，将具体的管理责任划分给相对应的档案管理人员。根据档案管理人员所负责工作内容的难度级别、管理范围划分权限，档案管理人员只能在自己的权限范围内操作管理平台。

同时，要细化档案管理平台的使用流程，要求档案管理人员按照标准开展相关的操作，就不会出现人为失误。对工作过程中频繁出错的管理人员应采取惩罚措施，对工作过程中认真负责的工作人员给予精神和物质方面的奖励，使档案管理工作能够有序开展。

2.整合文书资源，建立数字档案库

在“互联网+档案”时代，医院要转变档案管理理念，以长远发展为目标进行长期规划。一方面，要将老旧档案数字化；另一方面，在收集整理新文书档案的过程中，要逐步朝着双轨制的方向发展，建立数字档案库。这个过程要重视识别技术的应用，将原有的图像、文字等文书档案转化为数字档案。在此基础上统筹规划，按照统一的标准完成转档、存档等多项工作，包括统一不同类型图片、影像的格式等。

为了发挥数字档案库的最大化价值，医院要组织专业的档案管理人员建立专题数字库，如以医院历代领导为主题的数据库、与人才建设相关的数据库等，为利用者提供个性化的文书档案服务。此外，医院还可以利用钉钉、微信公众号等，开发掌上数字档案库，增设移动借阅审批、手机查询档案编号等功能，使檔案管理人员能够远程管理文书档案，利用者也可以实时查询自己所需的文书档案。必要的时候医院可以开发专属的App，并通过各新媒体平台开展有效宣传工作，扩大医院文书档案的服务范围，推动医院文书档案管理快速转型。

3.加大资金投入，建设管理平台

在“互联网+”时代，无论医院是想引进先进的技术还是培养人才，都需要资金的支持。医院应当结合实际需求，投入充足的资金，引进先进的光盘刻录机、高速扫描机等设备，必要时也可以购买杀毒软件、加密软件等，确保文书档案的安全性。

医院要灵活应用云计算、数据库、物联网等技术，采集医院内部的文书档案信息，建立数字化档案管理平台。该平台与医院的各科室相互连接，能够高效共享文书档案并及时收集各科室的文书档案。在此基础上，医院需要将不同形态、不同类型的文书档案信息上传到管理平台。管理平台会自动分类整理这些文书档案，为利用者提供档案信息检索、处理等相关的服务。利用者只需要通过管理平台发起请求，后台就会自动检索，将不同形式的文书档案信息传送给利用者，满足利用者的个性化需求。

此外，基于互联网大数据技术，利用者只要登录管理平台就能够享受到个性化推送服务。管理平台会根据利用者已有的检索信息、个人需求，为其匹配可能需要的文书档案信息，在推送环节就可以解决一部分利用者的问题，提高文书档案资源的利用效率。

4.优化管理队伍，做好培训工作

档案管理人员应当坚守医疗服务红线，在法律允许范围之内合理开发利用文书档案资源。这要求档案管理人员在操作相关管理平台开展管理工作的过程中，主动学习相关的法律知识，在档案信息化建设过程中坚守法律底线。医院也要主动组织档案管理人员参与培训，学习法律知识。首先，医院可以邀请外部专家、优秀的档案管理人员分享工作经验，不断提升档案管理人员的互联网档案管理意识，让其了解“互联网+档案”管理的价值和作用，在管理过程中主动利用互联网技术，积极挖掘文书档案中的有效信息；其次，通过开展各种形式的培训活动，提高档案管理人员的互联网思维，让他们掌握大数据分析、新媒体等技术的具体应用方法，这样才能够在工作开展过程中产出优质编研产品；再次，医院还应当做好职业道德培训，让档案工作人员形成严谨、求真以及务实的工作态度，能够积极迎接“互联网+档案”时代带来的挑战，确保档案管理人员能够按照既定的工作程序做好档案调取、归档等多项工作，避免出现文书档案信息泄露、丢失的情况；最后，医院要招收更多年轻的档案管理人员，可以适当提高聘用门槛，提高管理人员的福利待遇，吸引更多高学历、高素质的档案管理人员进入医院的档案管理队伍。新入职人员必须接受岗前培训，学习档案管理涉及的档案保护、档案文献编辑、档案管理学等各种理论知识。因为档案学科的专业性比较强，无论是资料的收集、整理，还是检索、鉴定等多个方面都有特定的方法和理论，所以，只有提高档案管理工作者的专业知识水平，才能够提高他们的整体素质。此外，还可以组织他们与老员工一起接受“互联网+”相关的技术培训。

5.评估档案安全风险，做好档案安全管理

在“互联网+档案”时代，医院既要提高文书档案资源的利用效率，也应当保护文书档案资源的安全性。医院需要统一文书档案安全标准，包括文书档案管理、文书档案备份、文书档案数字化加工等内容。在决定文书档案资源是否开放利用、公布、解密之前要进行安全风险评估，维持保密和利用之间的平衡。

在此基础上，医院还需要应用多种技术做好文书档案安全管理工作。第一，追踪技术。要将追踪技术应用到文书档案管理平台或系统中，管理人员和利用人员的任何操作都会被实时记录，生成操作日志。只有被授予权限的档案管理人员才能够查看操作日志，任何人都无法更改文书档案信息，直到文书档案超出保存年限没有保存价值时，系统才会自动销毁处理这些文书档案。如果文书档案管理平台或系统遭受非法攻击或出现一些可疑人员，追踪技术也会快速追踪定位访问者的IP地址，这样，档案管理人员就能够知道其具体信息；第二，动态备份技术。医院的很多文书档案资源具有较高的可利用价值，一旦丢失、损毁就会给医院造成极大的损失，面对这种情况，档案管理人员可以将动态备份技术应用到档案管理工作中，对本地文书档案和异地文书档案进行备份处理，保护其安全性和真实性。当然，档案管理人员也要合理选择文书档案的备份载体，现阶段，百度网盘、360安全云盘等云备份软件受到档案管理人员的欢迎，云备份可以节省储存空间、节约储存成本、承担海量文书档案的储存压力，有极高的利用价值。

四、结语

“互联网+档案”时代，云计算、储存技术越发成熟，开始被人们广泛应用在档案管理工作中，创新了档案管理模式，提高了档案管理效率。在此背景下，医院也要革新观念，重视文书档案管理工作的开展，主动探索文书档案管理新模式的发展路径，要投入更多资金引进先进的设备，建设先进的文书档案管理平台、做好档案安全风险评估工作，采取有效的档案安全管理措施，加强人才培养工作的开展等，高效率开展文书档案管理工作，发挥文书档案的最大化价值，从而为医院的发展提供助力。

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作者简介：王桂香（1972—），女，汉族，山东广饶人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。