医院档案管理信息化建设路径分析

摘 要：在医院的管理工作中，通过科学、合理的档案管理，可以为提升医疗技术水平以及推进医院科研工作提供数据基础。现阶段，计算机系统以及信息技术，可以为我国医疗事业的发展及内部管理工作的自动化办公提供有力辅助。加强对医院档案的信息化建设，借助专业化的计算机管理系统，形成更为完善的信息化档案管理制度，可以保障档案管理的标准化和规范化。尤其是利用大数据技术，对档案数据信息进行深入挖掘，发挥档案信息的最大价值，为医疗事业改革提供有力保障。基于此，文章针对医院档案管理信息化建设展开研究，并进行路径分析，以供参考。

关键词：医院档案；档案信息化；信息化建设；信息技术

随着我国计算机网络技术的高速发展以及在各行各业的广泛运用，信息化建设已经成为各行业发展的必然趋势。尤其是对于医院的档案管理工作来说，通过信息化建设，可以改善档案管理效率，进一步降低档案管理的成本投入，同时，传统档案管理工作中无法实现的远程查询功能也成为现实，对于改善医院的综合诊疗、内部管理水平具有重要意义。国内外研究学者一致认为，医院档案管理工作的信息化建设，其重要价值越发突出，由此，也会对新时期我国医院档案管理信息化建设提出更高的要求。目前，我国医院的档案信息化管理系统多是由其他行业的企业平台改进而来，还缺少针对性的系统功能模块自主开发，与医院的实际情况结合不够紧密，在使用过程中存在一定的不兼容问题。我国有关前沿理论研究也都集中于概念、问题解决办法和技术模型研发，针对其系统建设过程和建设方法研究成果较少，因此，加强对其信息化建设的探讨和研究，对于改善医院档案管理水平具有重要意义。

一、医院档案管理信息化建设意义

1.档案存储安全

在医院的档案管理工作中，档案信息的存储方式是否科学、合理，是影响档案存储效果的主要因素之一。在传统的医院档案管理工作中，多是运用纸质材料来对有关信息进行记录和保存，但是，纸质材料很容易受到温度的影响，如温度太高或者环境潮湿，容易导致纸质材料变化，如文字变淡、模糊不清，严重时会导致纸质材料损坏，导致有关工作人员在调取资料时，难以辨认其中信息。而对于运用硬盘存储的影像类资料，也有可能会因为温度和湿度的影响，导致其画面质量下降、掉帧，影响后续档案资料的使用。因此，在进行档案管理时，若是可以加强信息化系统的建设，结合我国高新技术中的电子芯片，对档案资料进行备份和存储，则可以优化其综合管理质量。例如，借助现代化计算机管理平台来开展资料存储工作，整体的系统存储容量将会得到全面扩大，可以解决传统纸质档案管理所带来的物理环境占地问题，也可以节省纸质资源，对于档案管理的绿色化建设也有一定的促进意义，有效规避资源浪费。同时，也可以降低在购置纸质材料时所需要花费的成本支出，管理过程更为高效、安全，管理效率得到改善，管理过程也十分便捷，只需操作电脑进行数据信息的调用、存储即可。

2.档案管理高效

运用信息化系统来进行档案管理，可以使得档案管理过程更为高效，进而保障医疗科研和诊疗工作有序推进，医疗系统稳定运转，带动医院的医疗改革事业更加顺利。一般情况下，传统的医院档案管理工作多是运用人工来进行管理，以纸质材料为载体，对医院发展过程中的各类数据信息进行收集、整理和归类，最终存储在档案室中。这种管理模式有着较为明显的不足之处，如医院每日将会产生大量的科研和诊疗资料，档案管理工作人员劳动强度较高，管理效率始终无法获得创新性突破，很容易由于工作量较大，导致管理过程存在失误，对后续有关档案资料的调用带来负面影响。此外，近些年，在我国医疗体制的改革发展过程中，产生的数据资料越来越多，若是只依靠手工管理，资料存储分类工作不够完善，很容易导致各科室资料混为一体。但是，通过计算机系统进行信息化管理，可以解决这些问题，改善了档案管理的综合质量，同时，运用系统来进行分类存储，可使得管理过程更为精准有效，管理效率将得到全方位提高。

3.医疗资源可共享

利用计算机系统来进行档案资料的管理，可以保证档案资料在不同部门进行全面共享，提高了资源的综合利用水平，可发挥出档案资料的最大价值。举例来说，通过信息化系统，实现各科室系统接口的全面衔接，可以实现档案资料在医院内部的跨部门传输、共享。在科室科研以及诊疗工作时，若是有档案资料的紧急调用需求，可以直接在系统中发出申请，调用资料，实现了档案资料的跨部门共享。

二、医院档案管理信息化系统搭建

1.系统技术结构

在系统搭建上，可以运用B/S结构系统。这一系统结构的最大特征是可以不限时间及地点，为用户提供基础的档案查询、调阅、打印及记录等功能，更加适合医院内部的档案管理工作。同时，对管理人員的专业能力要求较低，即便是非计算机专业人员，也可以操作得较为熟练。B/S结构目前越发成熟，作为一类web浏览器技术，其技术原理是综合浏览器中的ActiveX 技术以及丰富的脚本语言，利用浏览器来实现原本需要安装大量专用软件才可以实现的功能。利用该系统，可以减少医院在信息化建设上所需要的软件开发成本投入。

除此之外，B/S结构其最大的特征之一就是可以基于任何地区进行操作，无须设置专门软件。在B/S结构之下，只需要拥有PC终端便可以操作，系统拓展过程较为便捷，具有系统免安装以及免维护等多种优势。近些年，B/S结构的使用越来越广泛，并带动了Ajax技术的进步。在医院的档案管理系统开发过程中，由于使用的客户端为web浏览器，界面较为简洁友好，使用过程较为简单，无需对档案管理工作人员进行专业培训，只需要结合系统功能制作出简单的操作手册即可。若是软件、硬件系统需要进行更换及更新，医院管理工作人员可以直接和厂商服务器沟通，系统升级过程较为简单灵活。

在技术结构上，可以综合目前医院已有的门户网站，利用B/S结构来开发平台。伴随着新时期互联网时代的全面来临，信息更新速度日益加快，系统软件的改进以及升级也变得越发频繁，利用B/S结构来进行产品研发，可以符合这一发展趋势。在系统层级设置上包括三层，分别是门户层、应用层和数据层。门户层是以当前医院的档案管理官方网站、客户端登录、信息查询、信息录入和用户留言等界面为主；在应用层上，主要是对各个功能模块进行分析，其中包括学术资源、档案管理、获奖情况、医疗技术、财务状况等。同时，其中还涵盖一些用户和管理员的操作功能模块，比较常见的有档案查询、录入和借阅模块；在数据层上，是以上不同功能模块的数据集合库以及辅助功能管理数据库。

2.功能模块

一是用户权限。在医院档案管理系统的信息化建设过程中，可以综合不同部门及岗位，为其赋予一定的系统操作权限。综合医院的实际情况，可以将医院的档案信息化管理系统权限分为四层，分别为档案管理人员、系统管理人员、高级用户、内部普通用户。其中，档案管理人员的主要工作内容是对该信息化系统进行常规管理和维护，保障系统运转的稳定性；系统管理人员需要针对系统进行常规化检查及维护，但不同于档案管理人员，其工作内容侧重于技术层面；高级用户具有的权限较大，可对系统权限进行修改，但需要通过医院领导部门审批，在系统中进行备案，才可以设置权限展开操作；普通用户可在网页上查询有关档案，不具有数据信息修改的权限。

二是档案查询功能。为便于医院有关工作人员查询档案，该模块的设置需要支持不同的模糊查询需求。也就是在输入关键词之后，系统可以针对关键词进行自动化匹配，提供最优化结果，用户点击链接之后，便可以获取信息资料。

三是档案管理功能模块。普通用户在使用这一功能模块时，主要是针对个人及部门的档案进行日常维护。因此，在用户登录系统之后，系统会为用户提供操作步骤，并为其进行指引。在这一模块中，又包括多个子模块，包括数据录入、修改、存储和提交。

四是个人中心。这一模块主要是面对用户，但系统管理员也具有一定权限，可对其模块内容进行修改。该模块的功能在于，可对用户信息及登录情况进行修改和确认。例如，可以修正用户的个人资料，调整系统密码或提供一定的系统辅助功能。另外，为保障系统使用的有效性，还需在其中预留好用户留言功能模块。

五是权限审核。这一功能模块主要是为了方便档案管理工作部门的日常管理，其中包括审核待完成事项、已通过审核事项以及驳回事项等。其他部门申请人若是有档案查阅、调用需求，可以直接在系统中填写表单，表单内容包括申请部门、原因、内容以及档案信息使用有效期，直接提交到上级主管部门，主管部门线上审核之后，申请部门可以获得系统操作权限。

三、医院档案管理信息化建设路径

1.建立统一的档案管理信息技术标准

对于医院的各类档案资料来说，需要获得充分利用才可以展现出其最大价值。因此，在进行档案信息化系统建设时，需要加强与其他公立医院、卫生院、社区卫生服务中心、本地疾控中心和有关科研院校的沟通及交流，实现上下级单位在档案信息上的高度共享。首先，需要在遵守档案保密制度的前提条件下，寻找可以彼此开放档案资源的系统建设路径，为当地的医疗系统提供一定的档案互访权限。需注意的是，医院在其发展过程中存在大量的私密性档案信息，对于这类私密性档案，需要加强对共享访问权限的管理。若是无特殊需要，要求这类私密档案无须共享。其次，需要形成云端档案数据管理库，医院可以将其可共享的档案资料直接传输到云端档案数据库中，任由医院各科室及有关合作单位访问。需要形成合作单位、医院各科室的档案信息技术统一标准，对档案的系统存储格式、传输模式以及加密技术进行统一，有效规避系统接口不一致所带来的档案共享障碍问题。如此一来，可以实现医院档案在各部门之间的有效共享、合理利用，实现档案资料的最大限度开发，体现出档案资料的最大价值。

2.加强对大数据的合理应用

目前，在医院档案信息化系统的建设过程中，信息技术水平仍有很大的进步空间，对于先进技术的运用还不够完善。举例来说，大数据技术对于挖掘档案价值有着非常重要的促进作用，因此，在系统建设时，需要有目标、有意识地运用大数据技术，改善医院档案资料的挖掘深度。目前，大数据技术的存储技术主要包括New SQL、No SQL以及分布式文件系统，档案信息化系统建设需要加强对这些技术的合理运用，以基本满足医院在大数据挖掘上的基本要求。另外，医院需要加强对大数据分析技术的使用，这也是发挥出大数据技术最大价值的主要途径。大数据分析技术主要包括情报检索、机器学习、深化分析、专家系统、梳理统计分析。医院可以综合在档案管理工作上的基本特征以及在信息分析上的具体要求，运用不同的大数据分析技术，为后续临床诊疗以及科研工作奠定有利基础，保障医疗卫生决策服务的准确性，为各部门提供更为丰富翔实的数据资料。

3.强化医院档案管理信息安全建设

医院存储着大量的科研信息和病人就诊资料，档案信息较为私密，因此，有着较高的保密性要求。其中以患者临床和过往病历资料为主，不可遗失，否则会导致患者的个人隐私权被侵犯，患者日后的病情诊治缺少針对性的治疗依据。因此，医院需要在信息化系统的建设过程中，加强信息安全防护工作，从根源上消解信息安全隐患。首先，需要注意对服务器进行定期维护，运用专业的数据存储设备，有效规避系统受到水、空气、湿度等相关因素的负面影响。其次，是需要加强对档案的加密防护，如在进行档案传输时，应该运用虚拟专用网络，形成更为私密的信息传输通道。最后，需要加强对访问控制、防火墙、身份认证、人脸识别技术的运用，以改善整个系统的安全管理水平。通过安全防护技术，可以尽最大的可能防御来自外部的信息安全攻击和黑客入侵。此外，对于医院的重要信息需要定期进行备份，可运用异地备份办法，避免由于档案的物理性损坏，导致医院档案信息资料丢失，提高医院在信息化系统建设上的容灾能力，一旦出现数据信息的破坏和损毁，也可以第一时间恢复数据，降低损失。

四、结论

综上所述，新时期，数字化信息化时代全面来临，医院的诊疗及科研工作也逐步走向了信息化的发展之路，档案管理工作也需要与时俱进，跟上医院的改革发展步伐，明确档案管理信息化建设的重要价值，掌握系统的正确搭建策略。须结合医院的实际发展情况，确定信息化建设的具体路径。可围绕制定统一的信息技术标准、强化对大数据技术的合理运用、加强系统的安全防护建设，以发挥出信息技术的最大优势，改善医院在档案管理工作上的综合效率，为医院的医疗事业改革打下基础。

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（作者单位：临沂市中心医院）

作者简介：刘文斌（1986—），男，汉族，山东沂水人，党校研究生，副研究馆员，研究方向：档案管理。