浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

摘 要：现如今，在事业单位中全面开展档案管理工作是必要的，随着新时期先进技术的不断发展，事业单位电子档案管理水平不断提高，电子档案管理工作开展过程，应根据事业单位档案管理内容，针对性地加强电子档案管理研究能力，制定更加完善的电子档案管理体系，为事业单位档案管理工作开展提供有效保证。文章通过具体分析，总结电子档案管理的特点，分析有效提高电子档案管理水平的途径。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案

电子档案管理水平的不断提高，利于推进事业单位档案工作开展，作为档案工作人员要不断学习先进的档案管理理念，提高电子档案管理能力，为事业单位档案管理工作开展奠定良好基础。为提高研究水平，档案管理过程要根据事业单位实际，针对事业单位电子档案管理模式，优化管理方法，创新管理体系，不断为事业单位稳定发展提供保证。

一、电子档案概述

目前，大多事业单位已经进入自动化办公状态，直接在计算机系统中就能将档案信息录入，形成电子文件后再利用程序运行批量化处理电子文件内容。电子档案是当前形势下档案管理的主要形式，能够为用户提供较为完整的档案管理功能以及网络查询功能。同时，也可以利用办公自动化管理和网络技术形成较为完善的现代信息管理网络。

二、电子档案特点

1.信息内容丰富

电子档案与传统纸质档案相比较，其资源类型多元化，包含图片、数据、文字、语音以及视频等信息，内容具有数据化、可视化以及直观化等特点，是纸质档案所不具备的优势。纸质档案一旦形成，想要添加内容较为麻烦，而电子档案可以根据需要，不断添加外部信息，促使档案信息更加准确、详尽和客观，保证档案信息处于动态收集中，能够显著提升档案的应用价值和参考价值。

2.节约管理成本

以往的纸质档案在信息收集、整理归类和资源保存中都需要消耗大量的人力、物力以及财力资源，如事业单位需要设置单独的档案室用于保管纸质档案，并对档案室的硬件设备设施、环境以及空间具有较高的要求。电子档案以信息技术为载体，在信息收集中能够通过互联网实现信息数据共享，便于管理人员收集和甄别信息。同时，档案储存的主要设备为计算机和云端，不需要浪费物理空间，不需要管理人员定期维护，可以节约档案管理成本。

3.提升利用效率

档案是一种珍稀的资源，具有较强的功能性、参考性和借鉴性，尤其对于事业单位而言，在长期发展中会产生大量的档案资源，记录单位各项重大政治活动、经济活动和人事变动，可以为单位发展和决策制定提供参考。档案的价值在于利用，纸质档案在应用中需要到档案室调取，并且，在长期翻阅中容易导致页面损坏，而电子档案突破了以往空间和时间的制约，使用者不需要来到档案室，通过互联网即可完成异地调取，显著提升档案的利用效率。

4.保证档案安全

事业单位产生的档案资源很多都有保密性，需要进行妥善而严谨的保管，在以往的档案管理中，纸质档案受到环境因素、人为因素等影响，容易发生损坏或者丢失等问题，严重影响档案的安全。例如，纸质档案在长期保存中页面容易被虫蛀、霉变等，纸面信息模糊不清，档案失去应用价值。而电子档案属于一种数据资源，其可以保存在计算机或者云端，对于重要的档案资源能够采取备份处理，保证档案资源的安全性。

5.管理便捷高效

电子档案在收集、整理、立卷以及归档中主要通过信息技术完成相关工作，与以往的纸质档案相比较，可以减少管理人员的工作量，大大缩短档案收集的时间，避免管理人员由于过度疲劳而诱发人为失误。同时，随着事业单位信息化建设的持续加速，网络共享程度不断提升，在收集档案信息中，管理人员能够借助网络快速完成资料收集，促使档案管理工作更加便捷高效。

6.提升共享程度

利用是档案资源的价值体现，在以往的纸质档案中，借阅存在一定难度，还无法满足多人的同时查阅，而通过电子档案管理，以网络为载体能够加速档案资源的共享速度和共享程度，档案资源能够重复利用，支持多人同时查阅。同时，在档案利用形式方面也更加多元化，包括在线查阅、复印件以及邮件等，使用者可根据个人需求灵活选择借阅方式。

三、事业单位电子档案管理存在的問题

1.电子档案管理安全性不强

不同于以往传统意义上的档案管理形式，电子档案在管理上具有很强的安全性，但是，在科学发展的今天，信息技术也在进步，网络病毒和黑客攻击对电子档案管理设备的安全产生严重的威胁。有的单位还在使用陈旧落后的档案管理设备，杀毒软件也没有及时更新，档案管理人员没有认识到安全的重要意义，不利于电子档案的安全性。另外，发送、传输、接收电子档案的过程也容易有病毒干扰和入侵，在各个时期都会有威胁，所以，电子档案的使用是在重视安全的基础上完成的。

2.相关人员对电子档案的重要性认识不足

档案管理人员没有认识到电子档案的重要性。虽然事业单位的电子档案管理已经引入先进的设备，但是，有的档案管理人员仍然喜欢使用以往熟悉的档案管理形式，没有认识到电子档案管理的好处，在新事物接受方面有所限制，所以，电子档案管理工作在事业单位的发展受到了影响。在事业单位档案管理中，因传统档案管理过程缺乏针对性，并且，定位不准确，导致档案管理工作无法深入开展，档案部门的实际作用也无法得到发挥。针对传统管理模式进行深入改革，提高档案系统化、规范化管理水平，必然能够助力事业单位的良好发展。

3.缺乏健全的电子档案管理制度

有的事业单位采用了电子档案管理的形式却没有建立健全的管理制度，致使电子档案管理工作缺乏可以遵循的相关标准。目前，事业单位对于档案管理人员的工作要求在不断提高，除了要有职业道德素养，还要具有扎实的业务能力，但很多单位在考核制度与审核机制上还没有完善起来，致使档案管理人员专业能力无法提高。同时，管理部门缺乏合理的工作安排，每个工作人员的工作量都很大，工作内容较为烦琐，不利于其专业能力的提高。

四、事业单位电子档案管理优化措施

1.夯实软硬件基础

电子档案以信息技术为支撑，管理工作对事业单位的信息化程度要求较高，而想要确保管理效率和质量，单位需要夯实软硬件基础，应用互联网、计算机、多媒体、数据库以及大数据等技术，为档案管理工作开展提供支撑。首先，单位要根据自身实际，构建以及完善信息化管理系统，定期进行升级、改造和维护，配备专业的维护人员，实现自动化和数字化的信息调用、信息鉴别、信息处理、信息收集、信息分类和信息保存，符合档案管理的实际需求和技术特点；其次，建设电子档案信息库，对所有电子档案开展集中化和统一化管理，促使管理更加高效、快捷，单位可以与当地科技公司合作，根据管理需求构建档案信息库，做好系统开发工作；最后，电子档案离不开硬件设备设施的支撑，事业单位要加大资金投入，采购管理所需的各项硬件设备设施，包括打印机、复印机、计算机等，提升设备利用效率，做好设备仪器的更新换代工作。

2.完善管理制度

电子档案与纸质档案存在一定区别，以往的纸质档案管理制度不适用于电子档案管理，因此，事业单位要加强制度体系建设，制定科学的制度为各项工作提供制度支撑。首先，加强制度体系顶层建设，单位领导、部门主管以及管理人员要共同参与制度建设，从操作、保密和应用层面不断完善制度。基于事业单位档案的保密性、政治性以及严肃性特点，制度也要具有较强的适用性，不能生搬硬套其他单位的制度；其次，制度要涵盖电子档案管理的整个流程，为管理人员提供工作指导，同时，要具有灵活性，根据工作需求动态调整制度；最后，要将其落实到实际工作中，要求所有人员按照既定的制度操作管理，确保电子档案内容真实、数据可靠、保管安全、应用方便。

3.保证档案资源安全

电子档案目前已经成为档案管理的主要内容，而在网络技术和信息技术的支撑下，其价值性和作用性也更加明显，与纸质档案相比较，电子档案虽然具有快捷、高效等优势，但基于网络的开放性特点，其自身也存在一定的安全隐患。例如，黑客利用技术优势入侵事业单位信息系统中，会盗取和破坏档案资源，给单位造成巨大损失。因此，事业单位要提升对电子档案安全的重视程度，采取科学的措施优化安全管理。第一，做好硬件设备设施维护工作，专业人员要定期检查服务器、计算机的运行状态，机房要保持环境干燥整洁，键盘、鼠标以及显示器等周边设备要操作灵敏、性能好、质量好，如果出现损坏需立即更换；第二，做好系统维护工作，确保电子档案信息系统流畅、运行稳定，如果存在系统卡顿，需要对原因进行分析；第三，对档案室电路进行定期检查，及时维修和更换陈旧线路，确保档案室供电稳定，避免由于线路老化而导致突然停电，造成数据信息丢失，给档案信息的准确性和全面性带来负面影响；第四，建立访客管理中心，记录所有进入信息系统的访客，如果出现非法访客或者陌生访客，则要立即上报，管理人员要具备较强的自觉性和责任意识；第五，做好网络安全防护工作，如应用防火墙技术、生物识别技术、软件杀毒技术等，规范管理者的权限，避免出现档案信息被删除、篡改以及泄漏等恶性事件；第六，为确保档案信息的安全性，管理人员还要定期进行资源备份，利用云技术将重要的档案资源上传到云端备份，实行三级备份制度，避免重要的信息丢失，给事业单位造成严重损失。

4.加强管理队伍建设

管理人员是开展电子档案管理的主体，在时代发展新形势下，档案管理内容、手段和形式出现一定的转变，电子档案逐渐取代纸质档案，管理人员也要摒弃以往的固化思维，根据电子档案的特点创新管理方法，提升自身的综合素质。同时，事业单位还要注重加强档案管理队伍建设，通过各种措施打造一支能力强、素质高、专业化的现代管理队伍。第一，单位要基于档案管理需求，加强研究型、操作型以及管理型人才队伍建设，积极从高校和社会吸纳具有一定专业背景、管理经验和操作能力的现代化人才，适当提升入职门槛和工薪待遇，吸引更多有能力的人才加入；第二，无论是纸质档案还是电子档案，内容都具有较高的机密性，尤其对于一些政策性较强的文件而言，其涉及单位发展和国家机密，需要管理人员做好保密工作，事业单位要加强岗位教育，提升管理人员的保密意识和责任意识，不能随意泄漏档案内容；第三，电子档案管理对人员的信息技术操作能力具有较高要求，但是，部分管理人员年龄较大，接受新鲜事物的能力较差，在工作中失误频繁，影响档案信息的安全性和真实性。针对这一情况，事业单位要注重加强人员培训，对培训内容进行科学规划，将信息技术作为重点，通过有效的培训提升人员岗位能力，同时，制定培训考核制度，将考核结果与工薪待遇挂钩，端正人员对待培训的态度；第四，电子档案管理具有较强的专业性，要求管理人员拥有丰富的专业知识储备，事业单位要鼓励管理人员加强自主学习，不断完善自身的专业知识体系，树立终身学习的意识。

5.提升电子档案利用效率

档案的价值在于利用，事业单位的档案资源具有较强的功能性、参考性、社会性和服务性，不仅可以为单位制定决策提供依据，还能够为广大社会公众提供服务。在以往的纸质档案管理中，受到客观因素的影响，档案利用率较低，存在重保管、轻利用的弊端，不利于发挥档案资源的价值。电子档案在利用方面更具优势，事业单位要注重提升其利用效率，更好地为单位和社会服务。首先，所有生成的电子档案不能随意外借，根据档案机密程度不同，将档案资源分为绝密、机密、秘密以及公开四个级别，不同级别的档案资源借阅方式和流程不同；其次，明确科学的查阅权限，管理人员要对重要的档案资源内容进行深度挖掘，提炼出有价值的信息，以供单位领导参考；最后，档案可通过在线阅览、电子件、复印件以及原件的方式利用，为广大使用者提供便捷服务。

6.建立统一的数据标准

电子档案管理具有较强的专业性，与纸质档案不同，想要确保信息收集及时、完整，需要建立统一的数据标准，便于资料整合、数据处理、信息利用，信息系统要与数据库相统一、兼容。首先，档案管理涉及事业单位内部所有部门，单位领导要树立档案意识，给予档案工作高度重视，加强各个部门之间的交流沟通，通过合作提升档案收集效率，为管理扫清障碍，奠定基础；其次，管理人员在收集档案资源中，需要将标准交代清楚，并且，与一线人员及时沟通，利用专业知识对所有信息资源进行审核筛选，过滤无用信息、保留有价值的信息和数据；最后，制定单位内部的通用软件，做好数据信息的标准化以及规范化工作，避免出现分工重叠的情况，浪费管理成本和人力资源。

五、结论

总之，事业单位在发展过程中，需要全面开展档案管理工作，档案管理是保证事业单位相关工作有效开展的关键。因此，通过以上分析，结合事业单位电子档案管理工作内容，全面总结电子档案管理的方法，希望能全面加强电子档案管理质量，从而进一步提高实践研究水平，为事业单位电子档案管理工作开展提供良好建议。

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作者简介：高艳梅（1977—），女，汉族，山西吕梁人，本科，档案馆员，研究方向：事业单位档案管理。