做好人事档案管理，为选拔培训人才提供可靠依据

摘 要：随着知识经济时代的到来，人才对于企业来说非常关键，人才是推动企业健康稳定发展的核心因素，而人事档案又是企业管理中一项重要内容，企业应做好人事档案管理，为企业发展物色和培养更多的人才，为企业发展创造有利条件。当前，企业人事档案管理存在许多问题，需要采取相应措施加以改进与完善，充分发挥出人事档案管理的价值，为选拔与培训人才奠定基础，从而促进企业进步发展。

关键词：人事档案管理；选拔培训人才；依据

人事档案管理可以为企业选拔培训更多人才，是企业储备人才的重要渠道。作为人力资源管理中一项重要内容，人事档案管理对企业发展有着很大影响，所以，做好人事档案管理工作，将其作为人力资源管理中一项重要内容，是现阶段企业需要重点考虑的问题。

一、新時期人事档案管理特点

1.人事档案管理部门、管理对象和服务社会性较强

随着市场经济体制的不断完善，衍生出许多经济组织形式，人才流动性大，随之出现许多新型管理理念与方式。人力资源管理在企业发展过程中起着重要作用，人事档案作为人力资源中重要一部分，也具有社会特征。从管理角度进行分析，与计划经济时代一样，每个企业不仅要有健全的人事档案管理部门，还要有健全的人事档案管理体系，人事档案管理不仅要面向企业内部员工，还要面向社会，其主要服务对象是社会务工人员，为员工提供优质的服务。

2.人事档案来源较为广泛，内容十分复杂

人事档案管理对象以及服务对象具有社会性，这充分表明了人事档案管理范围较大，档案内容十分复杂。在传统人事档案管理过程中，资料的收集、整理及处理通常由人事部门开展，人事档案管理包括各类群体，人员身份不同，难以集中管理，其内容也有自己的特点。

二、人事档案管理的必要性

人事档案管理作为企业管理中的重要内容，其中包含多种信息，对企业发展与员工成长影响较大，包括员工基本信息、薪酬体系、工作岗位、技术路径和培训情况等。开展人事档案管理工作，可以对员工有一个深入了解，了解员工能力、成长路径、心理特征，分析员工日常表现、员工工作状况以及员工工作与生活中的难处，对于员工出现的问题采取相应的解决措施，消除员工负面情绪。因此，企业在开展人事档案管理工作时，要加大信息化建设力度，从而推动人事档案管理工作的开展。随着社会的不断发展，企业间人才流动越来越频繁，要想保证人事档案管理的完整性，必须健全人事档案管理体制，使人事档案管理工作更加规范化。此外，创新人事档案管理模式能够加大人才选拔与创新力度，减少人才流动。在新时期，社会对人才的需求增大，人事档案优势更加明显，需要合理运用资源，加大人事档案管理力度。

三、人事档案管理存在的问题

1.档案丢失、遗弃现象严重

现阶段，社会快速发展，现代化进程加快，逐渐打破了传统的雇佣制度，随着经济全球化进程的加快，企业间的人才频繁流动，许多员工在离职之后，受各种因素影响，人事档案丢失，并且由于企业人事档案管理部门不重视档案管理，很难在短时间内解决档案丢失现象。总体来说，企业人事档案管理丢失问题非常严重，有相关调查数据表明，多数企业人事档案中遗弃档案较多，这些档案无法正常使用，也不能将这些档案销毁，只能进行保存，这是大部分企业人事档案部门所面临的问题，导致企业出现人力、物力资源上的浪费，在一定程度上增加了档案管理成本，出现资源浪费的情况。

2.人事档案管理工作不专业，缺乏对管理工作的认识

人事档案管理包含企业全体员工，档案管理人员工作量大，需要档案管理人员具有一定的技术水平与经验，对档案管理人员有着较高要求，需要管理人员具备人力资源、档案管理等相关理论知识。分析企业人才招聘与档案管理情况，档案管理人员自身素养低，很难与人事档案管理工作相符合，如果管理人员业务能力不强，工作效率差，很难全面收集资料，影响了人事档案管理工作的实施，人事档案管理内容缺失，管理效率低，在一定程度上不利于企业的发展。另外，人事档案管理无法给企业带来直接效益，这使得企业管理人员不重视人事档案管理，导致人事档案管理混乱，人员配置不科学，分工不明确，出现待遇分配不均的现象，难以提高人事档案管理质量。

3.制度不完善，档案内容不牢靠

人事档案管理制度不完善，这是人事档案管理现阶段面临的主要问题，由于企业不了解员工工作情况与个人实力，忽略了档案管理，同时也就忽略了相关制度与体系。另外，由于人事档案管理分工不明确，档案管理人员专业素质不高，执行力差，导致许多管理人员对自身工作产生疑问，一旦出现问题，就相互推卸责任，影响到企业的正常生产，不利于企业发展。同时，档案管理内容不可靠也是导致人事档案管理出现问题的原因之一，企业规模较大，也就需要更多的人才来保证企业正常运行，这使得人才流动量加大，在一定程度上增加了档案管理难度，导致档案管理工作频繁出现问题，档案内容不牢靠。由于档案管理人员缺乏先进的管理手段与理念，很难收集员工信息，信息收集渠道十分单一，收集到的信息很难为企业决策提供参考依据，企业难以选拔优秀人员，使得企业人才选拔与招聘过程中出现失误，不利于企业长久发展。

4.信息化管理标准不规范

人才流失对企业来说并不是一件小事情，充分反映出了企业现阶段存在的问题，如果企业不采取相应措施控制人才流失，将会影响到企业的发展。企业管理者要加大人才重视力度，开展人事档案管理信息化建设，与时代同步发展，通过人才来推动企业稳定发展。在信息化时代，企业在进行人事档案管理工作时，要注重先进技术的应用，提升人事档案管理信息化水平。同时，加强信息化档案管理系统建设，为人事档案管理奠定基础，转变传统管理方式，从而推动人事档案管理工作的开展。但从企业现阶段人事档案管理程度来看，管理人员信息化水平不高，忽略了人事档案管理信息化建设，信息化管理标准不规范，导致人事档案管理质量不高。企业要健全信息化管理体系，在明确具体要求的基础上，加强信息化建设，保证人事档案管理满足相关要求，达到企业制定的目标，解决人事档案管理中的问题，以此推动企业发展。但从现阶段企业人事档案管理信息化水平来看，最为关键的是，缺乏统一的信息化管理标准，人事档案信息化管理体系不完善，信息技术应用不到位，在人事档案信息化管理体系建设过程中，没有规范管理流程，所采用的管理方法与相关要求不符，导致人事档案管理难以取得理想的效果。相关基础设施不健全，部分功能难以正常运行，系统在运行过程中频繁出现失误。一些企业在建设人事档案信息化管理系统时，没有深入了解管理标准与系统特征，在建设过程中没有从企业实际情况出发，导致企业人事档案管理信息化效果不理想，影响了后续工作的开展。

四、规范人事档案管理的措施

1.提高相关管理人员的专业素质

应做好档案管理人员培训工作，增强管理人员综合素质，健全人事档案管理方式，在保证人事档案管理效率的基础上，提高管理人员专业素质与技术水平，严格把控管理人员素质，组建一支高素质、高水平的人事档案管理团队。要想做好人事档案管理人员培训工作，档案管理人员要注意自身修养，便于人事档案管理满足企业发展要求。同时，制定相应的考核制度，考核档案管理人员管理能力与理论知识，激励管理人员学习更多知识，了解更多先进理念与管理手段，提高其自身修养，保证人事档案管理工作质量与效率。首先，让管理人员意识到人事档案管理的意义，转变管理者的管理理念。要实现这一目标，必须做好培训工作，端正管理人员的态度。其次，加强管理人员的职业培训，必须强调管理业务中经常出现的问题，以便管理人员能够迅速有效采取相应方式解决这些问题，从而提高管理人员的管理能力。企业需要为管理人员提供学习平台，便于管理人员掌握先进管理技术与方法，将其应用到具體工作中，提高人事档案管理质量与效率。此外，人事档案管理和人力资源联系十分密切，需要企业加大两者的融合力度，这不仅能够降低劳动成本，减轻档案管理人员工作量， 还能保证人事档案管理的科学性，分析企业人才分布情况，及时调整和改善不足，提高人才利用率。因此，要想保证人事档案管理质量，就需要管理人员提高自身管理水平，创新管理体制与模式，充分发挥出人事档案的优势，科学选拔人才。

2.重视人事档案管理工作，对人事档案实施信息化管理

一些大型企业的人事档案管理部门比较独立，管理效率高于中小企业人事档案管理，人事档案管理通常与内部运转档案相分离，在分离的同时又互相配合。人事档案包含员工档案与干部档案两部分，能够真实反映出员工实际情况，便于企业了解员工，是企业了解员工的一个重要方式。对此，这就需要企业加大人事档案管理力度，健全人事档案管理体系，将其作为企业发展中的重要部分，根据企业实际发展情况与战略目标，与企业人事档案管理工作相协调，充分发挥出人事档案管理的优势，提高企业经济效益，推动企业发展。信息时代，企业人事档案管理要进行改革创新，加大信息技术应用力度，充分发挥信息技术优势，对人事档案进行信息化管理。加强信息化建设，充分将两者结合起来，改变传统管理模式所产生的弊端，保证人事档案管理工作的安全性与准确性。人事档案不仅有纸质档案，还有电子档案，电子档案需要备份，以此防止档案丢失，将其储存到计算机中。要注重信息化建设，提升人事档案管理效率，以此保证企业持续发展。要加强对人事档案管理信息化系统的监督，保证信息安全，避免信息泄露情况的发生，保证人事档案管理信息化水平，充分挖掘信息资源，加强平台的维护和管理。人事档案信息化管理的发展和网络平台的运行带来了信息安全问题，对此，应从网络系统的建设和管理等方面入手，提高信息管理水平，加强人事档案安全管理。

3.建立人事档案管理制度

首先，企业要想保证人事档案管理质量就需要完善档案管理制度，通过制度来规范管理，明确管理人员的职责与工作范围。企业要根据实际发展情况，合理优化人事档案管理工作，明确分配员工职责，健全人事档案管理制度，将责任细化到每个管理人员身上。一旦档案管理存在问题，可以及时找到相关负责人，分析问题，找到解决对策，并在很大程度上激发管理人员工作积极性。其次，将人事档案管理制度落实下去，制度是保证管理质量，规范管理工作的基础，一旦制度没有落到实处，就会导致制度失去权威性，管理混乱，出现不依法办事的情况。因此，要加大人事档案管理制度执行力度，避免在执行过程中出现贿赂等情况，保证人事档案管理质量。定期对管理系统升级，及时更换管理硬件，保证档案安全。统一录入与整理档案，保证电子档案存档更加有效，方便共享，将人事档案管理放在重要位置，合理应用档案信息，保证档案管理符合企业发展。

4.加强人事档案信息化建设

在大数据的影响下，要想保证企业持续稳定发展，在保证人事档案管理信息化的同时，还要构建网络平台，提高人事档案信息共享程度，合理利用档案资料与档案资源，保证档案利用率。首先，要建立一个网络平台，以确保在以下方面发展信息化档案管理：树立责任意识，在应用大数据技术时，管理者必须积极转变档案管理观念，便于人事档案管理创新与信息管理的全面性。根据档案管理的实际需要，为档案管理的实施提供资金支持。其次，运用云计算技术，便于管理人员在大量的信息中获得自己需要的信息，充分挖掘信息资源，加强平台的维护和管理。人事档案信息化管理的发展和网络平台的运行带来了信息安全问题，应从网络系统的建设和管理等方面入手，提升人事档案管理信息化水平，保证人事档案管理质量。信息时代的到来，企业人事档案管理要加强创新，合理运用信息技术，进行信息化管理，加强人事档案信息化建设，两者之间结合，打破传统管理方式造成的不足，使人事档案管理更加科学、可靠。最后，派遣专业人员对计算机设备进行维护，不定期检查计算机设备，主要包含计算机硬件的维护、建设计算机防火墙等，防止企业重要信息丢失，避免病毒侵蚀人事档案管理信息化系统，防止系统受到黑客的攻击，导致员工个人信息泄露。在人事档案管理中要加强电子信息技术的应用，在此基础上减轻工作人员的负担，为工作人员提供学习机会，借助计算机来进行人事档案管理。另外，电子计算机设备所具备的检索功能有利于管理人员迅速找到相关信息，是一种非常简便的提取方法。

五、结语

随着社会的快速发展，企业之间的竞争日益激烈，企业人才流失问题变得越来越严重，企业要想在社会中站稳脚跟，就需要注重人事档案管理。企业间开始进行人才竞争，人才的选拔与培训是企业当前主要关注的一项内容。现阶段，人才流失现象越来越严重，虽然人才流失看起来是一件小事情，但更多反映的是企业内部问题，如果不加以管理，就会给企业发展带来影响，因此，需要注重人事档案管理，保证企业不断发展，使人才成为推动企业发展的重要基石。

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[6]李瑞龙.做好人事档案管理 为选拔培训人才提供可靠依据[J].内蒙古水利，2004

（作者单位：济南市人事考试中心）

基金项目：教育部“十四五”教育科研规划全国重点课题：事业单位档案管理中的电子档案管理途径研究（项目编号：JYKY222973）。

作者简介：段卫（1970—），女，汉族，山东济南人，本科，副研究馆员，研究方向：财务档案的管理。