探析直管公房档案管理存在的问题及对策

摘 要：随着我国住房改革的不断深入，直管公房的发展得到了社会各界的广泛关注。直管公房的档案管理工作需要不断完善和加强，通过有效的档案管理，才能保证其在直管公房管理工作中的合理运用。本文针对直管公房檔案管理存在的问题及对策进行了详细论述，希望能为直管公房的档案管理工作提供参考。

关键词：直管公房；档案管理；问题及对策

随着住房改革的不断深入，直管公房的档案管理工作受到时代的挑战，同时也加快了直管公房档案管理工作电子化进程，直管公房管理部门应从上到下对档案管理工作加强重视，为档案信息化管理提供坚实的基础和保障。经过工作实践，以下对目前直管公房的档案管理工作存在的问题进行了分析，并找出相应的解决途径和办法。

一、直管公房档案管理的重要性

直管公房是我国计划经济时代的产物，产权属于国家，分为住宅和非住宅，由各地区房产管理部门管理，曾是我国解决职工福利分房的重要手段，一直发挥着住房保障的作用，符合条件的承租人只需要支付一定的租金，即可享有房屋的使用权。自“十八大”以来，住房保障工作已经纳入了国家战略，而直管公房的住房保障作用更为明显，为我国低收入群体提供住房保障起到非常关键的作用。

20世纪90年代，随着住房制度改革，大量的直管公房被房改出售给个人，或是被无偿划拨，或是因城市更新改造而被灭籍拆除，直管公房数量急剧下降，在此期间，直管公房档案发挥着至关重要的作用。直管公房产权多样化的特征，也给直管公房档案管理带来一定的管理难题。因此，加强直管公房的档案管理工作，以此促进其在管理过程中的业务运转、参数的调用等基础工作，保障我国直管公房在社会主义经济建设体系下的正常运转，也是实现我国住房保障战略的重点要求。

尤其在2019年新冠疫情发生之后，为了减少在直管公房承租、转让等业务过程中的接触，更需要在档案管理工作中进行有效创新，更好地为高效化、信息化、现代化的管理提供服务。具体具有以下两点：

（1）档案是执行直管住房行政工作的重要基础。直管公房的档案是指直管公房在社会、公务、租赁活动中所产生的公文资料，它是直管公房工作的全部资料，也是一切业务活动的依据。要搞好公房的管理，以及规划决策和处理相关事务，就需要对公房的存档进行研究和使用。如果不这样做，会造成直管公房的经营管理难度。

（2）档案是推进直管公房经营管理方式的一个历史性基础。档案是对过去发展的最基本的记录，它的真实性是其他材料无法取代的。随着我国经济体制的改革和发展速度的加快，政府要改变现有的行政管理方式，提高经济效益，需要对其进行科学分析和探讨。直管公房的各种原始资料，可以作为研究工作的原始资料，以供直接参照，也可作为间接参照。

二、直管公房档案管理存在的问题分析

1.档案管理内容较为简单

直管公房基本建于20世纪七八十年代，年代久远，房屋档案基本都是原始的纸质档案，为档案管理工作带来很大难度，尤其是难以满足档案信息化的要求。因其产权跨越时间较长，在不同的历史阶段，档案管理形式也有所不同。档案管理模式的不同会造成其管理过程中的内容出现不一致的状况。随着信息科学技术的发展，房产档案管理已经从过去的纸质化管理变为现在的信息化、电子化的存储。档案载体的巨大变化，使其在利用方面得到了便捷。但是，很多数字化档案在管理过程中，其对于产权描述相对较为简单，有的只有平面结构图，而对其周围相关的描述较少，也造成了其内容过于简单、表达不清的问题。

2.档案管理形式较为单一

在目前完整的档案管理过程中，除了文字、图表等必备的物品之外，还需要结合电子档案的形式进行管理。相关的图像、录音、重要的影像资料等，都可以作为其管理的内容，但是目前直管公房档案中主要还是以文字和图表的形式为主，其他相关可存储的电子档案形式应用还较为单一。随着信息时代的到来，很多档案已经无法完全满足直管公房管理工作的要求，需要及时解决。由于房产档案的特殊性，其保存也需要有特殊的载体。应具备载体的完整性，避免受到破坏而出现追溯的问题，以及可能出现管理成本增高等方面的问题。

3.专业管理人才匮乏

目前，从事直管公房管理工作的管理人员专业技术能力相对较为单一，有些工作人员不能及时发现问题，也就不能对档案管理工作进行规范化、精细化的管理，很多特殊档案需要有一定专业能力的档案管理人才。相关档案管理人才在社会培养和个人后期进修等方面都缺乏相应的机制，不能符合目前信息化档案管理提升的基本要求。

三、直管公房档案管理对策分析

通过以上的问题分析，我们应有针对性地进行措施保障，以提升直管公房管理的工作，具体可以采取以下几方面的措施：

1.充分认识档案管理的重要性

直管公房是重要的国有资产，因此，必须加强直管公房管理部门的档案管理工作，将其纳入管理优化体系，制订相应的规划和计划，在管理部门内部充分树立对档案管理的重视程度，不断更新档案管理理念，通过合理的技术管理手段，保证直管公房档案能够发挥有效的作用。一是加强对档案管理的宣传教育，加强直管公房档案管理，增强员工对其工作的重视；二是要强化档案的标准化，在档案收集、整理、保管等方面，要做到科学化、规范化；三是要强化资料搜集，健全各种档案资料，充实资料，提升资料使用的价值；四是要加强移交手续。对现有直管公房管理进行一次彻底的整顿，确保档案文件的内容与目录一致。对散落在外的档案资料进行分类，分类后要立即进行归档，按照档案文件移交的有关要求，由专人负责移交，并注明交接时间、地点、监交人、移交人、接收人员的名字、职位和移交清单、页数等，还要在移交的档案上签名和加盖公章，对清理和移交工作负责任。

2.制定规范的档案管理制度

规章管理制度是各项事业成功的重要基础，直管公房的档案管理也应建立科学、合理的管理制度。对档案收集、整理、归档、查阅、安全和管理人员职责等方面进行建章立制，保证各项工作能够有法有规可依，为直管公房档案管理工作提供基本保障。

3.加强前期资料的收集

根据我国目前房产档案的基本收集规律，必须保证其相应的准确性，实事求是是保证直管公房档案管理的基本原则。直管公房的档案很多原始记录存在偏差，会使其法律效力大大降低，在发挥凭证作用时可能会出现证据不足的情况，导致一系列问题的产生。为了避免这样的问题，需要对前期资料的收集进行精细化把控，在归档前严格把关。一是要加强资料的审核工作。搜集资料时，保证资料的整体完整和合法有效性。相关的审查工作可以为后期的档案利用打下良好的基础。二是重点关注资料移交的工作。资料移交是档案管理的重要环节。在交接过程中，管理人员必须进行第二次检查，发现不足的材料需要退回，重新进行完善，方能归档。

4.加强直管公房档案管理人才的培养

档案管理人员应具备相应的基本素质，保证直管公房档案的规范可靠性。从目前的档案管理工作来看，并不只是计算机档案管理操作工作。社会实践对于直管公房档案的管理提出了更高的要求，必须建设一支专业型、复合型人才队伍，实现档案管理的全面进步。应通过与相关院校的重点合作，加强业务培训、进修，充实档案管理队伍的专业力量，实施档案管理工作的数字化，以此减少档案部门的工作量，为服务对象提供便捷服务，提高工作效率和档案安全性。同时，还可以建立相应的表彰奖励制度，使直管公房档案管理人员能够发挥其主观能动性。

四、直管公房数字化建设的要点分析

就目前的发展而言，直管公房与普通档案有着很多共性的特点。传统档案需要纸质媒介进行相关记录，为了保证数字化建设的逐渐推进，必须通过改变传统认知，实现档案数字化的特点，进一步优化工作方式。第一，需要针对每一项直管公房档案进行相应转化，通过信息确认和格式转化的方式保证其转换效率，确保计算机识别系统和图像识别等先进技术的应用，增强档案录入的工作效率。同时，也应加大审查的力度，避免归档不清造成的后续隐患。第二，对于一些时间较长的纸质材料，由于纸质材料已经变得较为脆弱，通过扫描等方式上传，可以有效减轻工作人员的负担，降低人工操作可能产生的错误。第三，在进行数字化转化的过程中，需要搭建相关数据库，通过完善数据库，保证直管公房档案调取的便捷性，避免后期出现数据错误。

就数字化档案工作的建设过程而言，并不是单纯地将传统纸质档案进行数字化输入和存储这么简单，其档案管理的价值应在分析和利用当中，通过互联网技术合理创建内部房产档案的管理模式，将有价值的信息进行共享，同时能够保证档案的保密性。大量远距离传输等交互方式实现档案的价值，需要加强直管公房档案的远程传输系统，打造信息交流平台，以此满足各项不同类别的调取需求，保证其能够为房产的“买售租”等过程创造良好的条件。

数字化建设需要搭建数字化和智能化平台。随着目前智能化系统逐渐进步，合理的智能化运转，融合先进的数字化技术，能够发挥直管公房档案的最大效率，通过信息平台的技术融合，保证在智能一体化建设过程中实现远距离监控、智能化分析和大数据技术嵌入等方面的进步。

五、直管公房档案数字化建设路径分析

1.加强基础建设

为了实现直管公房档案管理数字化建设的要求，应加强其基础建设。一是加强房产登记，进一步完善直管公房的登记制度。通过数字记录，保证其相应的记载，完善房屋登记簿的各项内容，可以实现各项业务的表达。通过自动化运转的管理模式实现档案存储，通过人工登记与电子登记相结合，保证其在业务运转过程中的一体化建设，使其在房产管理运行过程的各个阶段都能够提供信息化的服务。针对直管公房的不同属性进行数据应用分析，通过不同属性内容的查询，有效加强一体化建设，数字化房产登记不断建设，能够实现查询、调用等多样化的功能。在信息查询时，既可以实现简单的操作，又能提高其业务办理过程中的效率。二是加强数字化建设，保证各项业务工作的合理运行。在基础技术上需要贴合直管公房的实际特点进行数据库的建立。通过整合行业资源，进而保证在运行过程中的完整性。首先，需要在系统上针对直管公房的特点，对多元化的工作涉及不同的模块进行打造，加强其运转效率。其次，需要对其信息、数据采取修正和补录的工作，完善历史遗留数据相应的输入问题。最后，在数据系统的运行过程中，需要有专业的人员进行操作，避免因为人为操作而造成的损失。三是在基础数字化建设过程中，需要对直管公房档案有所区分。直管公房档案的发展决定了我国国有资产的增值保值作用，必须实现对不同人群档案的有效建立，进一步加强其内部的运转。通过大数据库的建立，与街道、民政部门产生相应联系，加强对每一承租户的实际情况的录入，确保发挥直管公房对低收入家庭的保障作用。

2.加强直管公房档案管理人员的法律意识

对于目前很多档案管理工作来说，工作人员欠缺相应的法律意识，将导致其在档案管理数字化建设过程中可能会达不到实际使用的目的。例如，在直管公房房改业务中，只有对承租户情况进行充分分析，才能确认其是否符合房改条件，否则极易造成国有资产流失，甚至引起上访等隐患。因此，只有真正理解直管公房档案管理数字化建设的法律意义，才能有效提高其管理工作，因此，需加大对档案管理人员法律意识的宣传力度。

3.加强档案管理信息化建设

目前，房产档案在管理工作中还可以结合GIS 信息系统，通过三维虚拟库应用，提高档案管理信息化效率。GIS 系统主要实现了以图管档，以图查房的档案管理新模式，将现有的直管公房档案与实际的房产数据进行关联，真正实现了平面图业务数据应用的一体化建设。而三维虚拟数据库主要是能够虚拟管理体系，实现实物、纸质档案和数字档案的统一，提高了整体效率，降低了使用成本。同时，也要对各业务数据的关联性进行准确比对，通过GIS地理信息系统实现多样化的查询方式。例如，在GIS地图上的某一栋房屋，可以准确标识其使用年限、结构、形式、面积等基本的参数信息，同时也可以查询其房产证等相应的准确数据。在大数据和云计算的支持下，在档案管理系统的运转下，也可以对GIS系统进行相应的升级，保证在系统中可以有效调取和统计房产的抵押、继承、查封等基本信息，减少工作环节，为后续的住房保障、拆迁等工作提供强大的基础。同时，GIS与房产档案信息的基本结合，对于实现查询、调取一体化创造了良好的条件。

六、结束语

通过以上的论述，直管公房在我国时代发展的背景下，仍具有很强住房保证的基本特征。因此，在加强档案管理工作时，应进行数字化档案的管理升级。针对目前产生的问题，实现纸质档案与数字档案的有效统一，加强不同模块的划分，使其能够在直管公房信息的查询、调用、产权明晰、法律途径等各方面都起到应有的作用，扎实做好我国直管公房档案管理工作。

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（作者单位：烟台市市属直管公房管理服务中心）

作者简介：刘艳华（1983—），女，汉族，山东德州人，本科，副研究馆员，研究方向：人事档案管理。