浅析供电档案的信息化管理

李飞

[摘  要]当前随着社会的发展，我国电网规模迅猛发展，供电企业需要处理的各项事务越来越多，从而也就使得供电企业档案管理工作也愈来愈繁琐。现在社会已经步入信息化时代，虽然我国供电企业也积极应用了信息技术，但是在实际上由于供电企业档案管理的方式已经逐渐无法跟得上档案管理工作的实际需求导致企业档案的信息化管理效果并不明显。有鉴于此，本文阐明了供电档案信息化管理的基本内涵，分析了当前我国供电企业档案管理存在问题，并提出了针对性的解决策略。

[关键词]供电企业;档案管理;问题及对策

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）22-0071-01

0 引言

供电企业是我国国家行政机构的重要构成部分，他能否持续健康发展，对于保障我国管理机构的平稳运行至关重要。供电企业的档案管理工作关系着各项重要信息资料的保存与管理，直接与供电企业的每一位工作人员和每一项工作都息息相关，因此档案管理工作是非常重要的。

1 供电档案信息化管理的内涵

所谓供电企业档案信息化管理即是指将信息技术运用到档案的实际管理工作中，将之前的纸媒形式的档案资料改变为电子信息资料来记录、存档并实施管理，这样可以极大地提升档案资料的管理效率。通常情况下，档案管理的信息化包括下面3个方面。

1.1 形式数字化

传统的档案资料管理方式基本上都采用的是纸张作为记录媒介，这些资料在运用计算机技术对其处理后则会变成数字化的信息资料。在实际工作中，数字化主要有两层含义：（1）将之前的纸质档案资料经过计算机技术处理后变成数字资料进行存档;（2）积极践行无纸化环境，尽可能的运用电子文档来记录各种信息。

1.2 传输网络化

传统的档案管理工作基本上采用的都是面对面的交流或者服务，工作人员想要调用或者借阅档案必须要亲自到档案室，效率非常低下。而采用信息技术管理档案资料后，档案资料就能够以数据的形式通过互联网来进行传递，使用档案的工作人员能够直接通过互联网来申请，经过管理工作人员审核后就可以通过互联网将资料传递过去，这直接省去了管理人员亲自到档案室的过程，节约了大量的时间和精力，提升了档案资料的管理效率。

1.3 检索自动化

之前对档案资料进行检索都是人工在检索卡上来逐级查找的，随着档案资料的增加其工作效率越来越低。而现在应用信息技术对档案资料进行管理之后，可以直接在在数据库中搜索到想要寻找的资料，节省了大量的时间。

2  供电企业档案管理工作中出现的问题

2.1 档案管理工作制度不健全

伴随着我国的发展，供电企业在我国国家治理过程中的作用也愈来愈重要。但是供电企业的档案管理工作制度并没有随着其他各项工作的开展而进行推进，这就导致我国供电企业的档案管理制度严重滞后，在某种程度上阻碍了该工作的有效开展。另外，有的工作人员无法抵抗金钱和名利的诱惑，他们会为了某种利益而私自对档案信息进行篡改，对行政供电企业造成重大损失。

2.2 供电企业管理人员对档案信息化管理工作的重要性认识不充分

供电企业的领导人员一般年龄都比较大，他们并没有充分认识到档案信息管理工作的重要性，他们只是简单地一位档案信息只是一些日常信息的记录，并没有认识到档案信息对于供电企业将来发展的重要性，因此导致档案管理工作的效果并不理想。长此以往，档案管理工作基本流于表面和形式，几乎没有实质性的进展，造成了大量供电企业档案信息的损坏和丢失，影响严重。

2.3 供电企业档案管理工作人员信息化专业素养不足

当前供电企业的信息管理工作已经不仅仅局限于政策的性质，而是一项关系着其能否正常发展的技术性工作了，所以，档案工作管理人员的专业素养至关重要。但是，现在由于我国供电企业中档案管理制度以及领导的不重视，导致档案管理工作人员的受重视程度很低，有些供电企业根本没有专职的档案管理工作人员，而是由其他岗位的工作人员在兼任着，这就使得他们的专业素养水平较差，无法有效的完成档案管理工作。

2.4 事业单位档案管理的软硬件跟不上时代的发展

由于领导重视程度的不够，导致供电企业对档案管理工作的投入不足，因此随着社会的发展供电企业档案管理工作中的软硬件设备已经无法跟得上实际需求，信息化和电子化程度较差。这就导致很多现代化档案信息资料收到了无法弥补的损伤，这对于供电企业的未来发展是非常不利的。

3  供电企业档案管理工作的创新发展思路

3.1 构建完善的档案管理制度

只有拥有了完善的制度才能够确保供电企业档案管理工作平稳有序开展，因此，必须要构建完善的档案管理制度。（1）在充分了解供电企业档案管理工作的实际情况下，构建出科学的档案管理制度;（2）档案管理制度不但要对普通的工作人员进行约束，而且还必须有对领导进行约束的条例，这样才可以确保供电企业档案管理工作的独立性，从而有效确保档案管理工作不会因某位领导的意志而发生改变;（3）管理制度中要分别设立明确的奖励和惩罚制度，并在执行过程中做到奖惩分明。

3.2 提升领导对档案管理工作重要性的认识

在供电企业中领导的决策对于各项工作有着决定性的影响，档案管理工作也不例外。所以，要想提升档案管理工作的有效性就必须增强领导对档案管理工作的重视程度。在日常工作中，供电企业领导要不断加强对档案管理工作的认识，提升对其重视程度，增加对档案管理工作的人力、物力、财力投入，引进先进的技术和设备，这样才可以提升档案管理工作的效果。

3.3 加强供电企业档案管理工作者的信息化专业素养

档案管理人员是档案信息的直接管理者，只有提升他们的专业素养，才能够构建出一支富有战斗力的档案管理团队。在实际工作中，一方面要不断引进优秀的档案管理人才，另一方面还要加强对已有人员的培训力度，提升其专业素养。

3.4 强化信息技术在供电档案管理工作中的应用

现代信息技术发展速度日新月异，它的应用极大的提升了人们工作的便捷性，档案管理工作也是如此，因此，我们在实际工作中要大力推动现代最新信息技术在档案管理工作中的运用，积极推行档案管理工作的信息化和科学性，从而有效提升档案管理工作的有效性。

3.5 加强信息技术软硬件的投入

档案管理的信息化只有在实现整个系统的网络化基础上才具有更加明显的优势，才可以全面的提升我国供电企业档案管理工作的效率。而实现档案管理的信息化与网络化是需要依靠强大的软硬件设备的，因此，电力企业要加大对软硬件信息技术设备的投入，以便于为电力档案的信息化管理奠定坚实的基础和保障。

4 结束语

供电档案资料是对电力系统运行情况的真实记录，是一种非常宝贵的数据资料，它对于我国电力工作人员制定今后的电力系统发展规划具有非常重要的意义。当前，供电企业档案管理工作中出现的各种问题极大地影响了该工作的正常进行，也限制了档案管理工作在供电企业管理过程中能够起到的作用。在当前供电企业档案管理方式已经无法满足实际需求的情况下，我们有必要对其进行创新，以便于保障我国供电企业档案管理工作的平稳健康发展。

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