浅谈房地产档案管理的问题及对策

摘 要：随着时代发展，城镇化水平逐渐提升，我国房地产行业得到空前的发展机遇。房地产档案管理记载企业经营活动的信息数据，在行业发展中起着重要的作用。随着社会发展，房地产档案的数量不断增加，在新的时代如何有效管理档案，为企业调整经营规模和战略、促进项目顺利实施提供科学的导向，成为目前房地产行业的重要研究话题。本文尝试从强化档案管理机制建设、健全档案管理制度、构建档案数字管理系统、丰富档案资料的收集方式以及加快档案管理人才队伍建设等几个方面提出具体的优化策略，希望为房地产行业更好地开展档案管理工作提供一些思路。

关键词：房地产；档案管理；问题；对策

房地产档案管理是房地产权管理中具有留存价值的房地财产历史记录，具有一定的法律效力。档案资料管理不仅在房地产企业参与经营活动中发挥着巨大的作用，是房地产企业行政管理工作的重点任务，同时在每一个环节都切实保障着群众的利益。房地产业是一项复杂庞大的整体性工程，而且随着经济社会的不断发展，房地产档案资料的来源更加广泛，内容更加繁杂，高效的档案管理工作可以为房地产企业发展改革提供有力的促进作用，帮助企业实现经济效益和社会效益的统一。

一、房地产档案管理存在的问题

1.档案管理工作机制不健全

从目前的房地产企业经营发展现状来看，部分企业认为提高房屋建设质量可以为企业发展带来巨大的经济效益，而将其列为企业经营中的重点工作，很长一段时间内忽视了档案资料管理的重要意义，导致档案管理工作在开展过程中缺乏指导，发展较为缓慢。首先，从企业管理层面来看，部分领导认为档案管理只是简单将企业经营发展的数据信息保存下来，不出现信息丢失的情况即可，这种认识误区使档案管理工作没有纳入企业发展规划中，缺乏专门的档案管理机构和专业的工作人员，使得有关部门开展档案管理工作存在较大的随意性。其次，部分企业档案资料来源方式较为单一，依旧沿用企业相关部门的信息交接，使得档案信息的范围以及深度都存在巨大的局限性，档案信息分类缺乏依据，不利于档案管理工作效率的提升。

2.档案管理制度不完善

近年来，房地产行业随着城镇化水平的提升得到飞速发展，行业经营活动的范围不断增加，虽然企业内部各个工作部门设置较为齐全，但部分企业成立时间不长，内部管理制度不完善，缺乏科学有效的管理流程，企业经营管理在出现问题时，时常会发生相互推卸责任的现象，严重阻碍企业健康持续发展。部分房地产企业缺乏合理有效的档案管理制度，现有的工作流程中缺乏有关文件收集、分析、归档的工作规范，使档案管理工作存在较大的盲目性。依据房地产行业的发展特点，档案保存的周期较长，部分企业在不同时期对于档案管理工作的要求各异，加之档案管理人员的流动性较大，不利于档案管理工作的有序开展，甚至造成档案数据资料的丢失、损坏，危害档案资料的真实性和准确性。房地产企业档案管理工作涉及的部门较多，需要各个部门机构的协同合作才能完成有效的资料收集、归档工作，如果对整个工作过程缺乏严格的管理和控制，难以确保档案信息的完整性。此外，房地产档案信息验收审核工作不够严格。根据相关法律规定，房地产行业的档案资料必须记录真实、准确的信息，不得与事实相违背。部分房地产行业的档案管理人员在接收档案信息数据时，没有依据相应的标准来审核查验这些数据的真实性，不能及时发现档案存在的问题而急于归档。在后期企业有关部门检查时才进行突击查验，缺失的信息难以在短期内得到收集补充，一定程度上限制手头工作的进程，严重影响工作效率。因为，部分企业的档案管理制度在各个时期内都会进行相应的更新，工作标准存在一定的差异性，在验收环节会出现以往的档案分类、归档等与现行标准不统一的现象，限制档案管理工作的有序开展。

3.档案资源缺乏有效开发

由于房地产企业的档案管理工作牵扯到多个部门，房地产内部管理机构和外部机构缺乏有效的沟通联络，使得档案管理工作长期处于“各自为政”的窘境，缺乏高效的信息共享机制，严重限制档案信息资源的开发利用。从目前的档案管理工作实施情况来看，部分企业内部的档案管理工作只是为了留存企业生产经营的信息数据，仅供于内部存档，而很少用于研究和制定决策。部分房地产企业的档案研究工作仅仅是基于整理分析基础的档案资料，只是记录企业的发展经营信息，如机构改革、数据汇集等，档案编研工作用于企业改进项目建设和制定决策上的力度远远不足，严重浪费档案资源的利用价值，一定程度上缺乏科学性。

4.档案缺乏数字化管理

随着经济社会发展，信息时代已经来临。房地产行业传统的档案管理方式已经不适用于新时代背景下的企业发展。以往的房地产档案管理工作，纸质档案是记录信息数据的主要方式，这种传统的档案保存方式往往抵御风险的能力较差，容易受环境的影响，档案管理工作面临较大的安全隐患，虽然经常会进行一些防潮、防火、防发霉、防虫害等保护措施，但依旧会受不可抗力因素的干扰，如地震、台风、海啸等自然危害。近年来，计算机信息技术发展如日中天，已经融入人类生产生活的各个领域，发挥着巨大的促进作用。房地产行业也逐渐重视起数字化管理在档案管理中的重要作用，将计算机信息用于档案数据的管理分析工作。但从当前的利用情况来看，部分企业对数据信息系统缺乏有效的开发和管理，电子档案信息的分类依旧存在混乱的现象，查找信息的速率仍然不高。此外，部分管理程序、软件的更新换代周期较短，部分软件安全性能较差，容易造成数据丢失的现象，严重限制档案管理工作的顺利開展。

5.档案管理人员专业能力不高

在目前的档案管理工作中，由于部分企业并没有认识到档案管理在企业生产经营中的重要作用，没有重视档案管理的人才队伍建设。部分企业的档案管理人员身兼数职，档案管理工作大部分是归于行政部门和后勤部门，这些工作人员不仅要承担本职工作，还要应对复杂的档案管理工作，时间和精力的限制影响档案管理工作的效率和质量。在房地产行业档案管理过程中，由于薪酬问题，人员更替速率快，且档案管理工作较为零碎繁杂，在档案管理岗位上会出现管理人员综合能力参差不齐的现象。部分工作人员信息素养不高，对数字化档案管理的工作内容以及流程不熟悉，不能有效发挥信息技术在档案管理中的促进作用，影响档案管理工作的效率，一定程度上造成资源浪费。部分工作人员缺乏相应的管理工作知识和能力，企业领导部门也缺乏相应的业务培训，导致档案管理的工作效率不高，严重者会导致管理工作出现较大的失误，不仅严重影响档案管理工作的健康发展，而且也会给企业发展经营带来不利影响。

二、房地产档案管理的优化路径

1.强化档案管理机制建设

首先，政府相关部门应该加强对房地产行业档案管理的监督和管理。房地产档案管理体系涉及一个企业的经营状况，关系到行业发展趋势，国家有关部门应该制定统一的工作标准和规定，规范房地产行业的档案管理工作。由于当地地产行业的档案管理涉及人民群众的切身利益，在监管过程中不可麻痹大意。以法律法规来引起房地产企业领导层对于档案管理工作的重视程度，从而在企业内部制定相关的工作规范和行为准则，自上而下地形成良好的档案管理氛围。其次，房地产企业内部应该结合企业自身发展的经营状况，构建科学合理的档案管理工作机构，设立专门的档案管理工作小组和研究办公室，配备相应的工作人员，设置领导负责制，组织档案管理工作的有序开展，不断规范档案管理过程中的收集、整理、归档等各个工作环节，明确责任，各尽其职，共同努力做好相关的档案管理工作。此外，积极研究科学先进的档案管理方式，采用科学的方法来完善档案管理工作。房地产企业自身应该借鉴其他企业有效的档案管理方式，根据自身实际情况加以改造利用，不断完善本企业的档案管理工作机制，确保档案管理工作产生积极的价值，为企业的生产经营提供导向作用。

2.健全档案管理制度

有序开展档案管理工作离不开制度的约束和规范。首先，房地产企业要规范档案管理工作的流程以及工作准则，制定从上而下的员工管理办法，规范档案管理工作人员的行为，让工作人员开展具体的管理工作流程，在企业档案管理工作开展过程中做到有法可依。建立健全相应的档案管理制度，促进档案管理在房地产企业经营中发挥有效的促进作用，实现企业经营效益的最大化。其次，房地产档案管理部门要持续完善档案管理工作中的相关制度，细化到每一个工作流程，健全档案审核验收制度、档案归档制度、档案查阅制度、档案销毁制度等。企业应该依据国家相关的档案管理、分类标准来制定适合于企业自身发展情况的分类准则、归档条件范围、保管期限等，强化对管理过程的把控，关注每个工作细节，将工作要求落到实处，确保档案管理工作的严谨科学。企业还应该整合优化项目资料的管理模式，落实专人负责制，做到谁形成、谁负责，构建完善的追责机制，从起始环节做好管理工作，确保档案资料的整体性和完整性，促进房地产档案管理工作制度化、规范化发展。企业不仅只健全工作制度，还应该强化对工作落实情况的监督和管理。企业可以建立定期和不定期检验项目档案管理工作，督促档案管理部门将工作落实到位，有效约束档案管理工作的开展。最后，企业应该顺应时代发展特点，转变企业发展经营理念，形成良好的档案管理企业文化，意识到科学高效的档案管理对于人们财产以及企业发展的重要作用，让工作人员认同这种理念，从而在具体的档案管理工作中积极贯彻企业发展理念，确保档案管理的每个环节都是依法合规地进行。

3.构建档案数字管理系统

在信息化时代，房地产企业应该重视档案信息化管理建设。首先，建立相应的档案管理系统和软件，加大信息化建设与档案资源的开发力度，促进办公流程和档案管理的有效关联，实现入库档案的特定浏览功能，强化网络维护，加强计算机系统的防盗功能与抵御病毒的能力，提高软件、硬件系统的安全性能，构建完善的信息数据共享机制，不断增强档案管理的信息化程度。在实际的房地产档案管理工作中，要确保纸质档案和电子档案数据一致性，提高档案的真实性和准确性，进一步扩大档案的留存范围，避免电子档案或者纸质档案任何一方信息的丢失为企业发展造成危害。其次，企业应该配置专门的人才来管理信息化档案，运用专业的管理知识来开展档案管理工作，利用先进的计算机功能来详细、准确地整理、分析档案信息，做好归档工作。同时，做好相关管理软件、程序、系统的更新与维护，保障档案数字管理系统的健康运行。此外，在当前新的时代发展阶段，房地产档案信息化管理逐渐成为潮流，将档案信息数据储存于强大的计算机系统中，不仅提高整理、查阅等工作环节的效率，还可以促进数据的分析和研究，得出可靠的分析结果，为房地产企业的项目规划以及决策制定提供一定的指导作用。信息技术在为房地产档案管理工作带来便利的同时，相关部门不可忽视存在的信息安全隐患。企业应该适当加大资金支持，引进优秀的专业人才，开发完善的档案管理信息系统，提高电子系统抵抗病毒和黑客攻击的能力，避免企业关键的档案信息和数据的泄露与流失，进一步保护档案的安全性和完整性。

4.丰富档案资料的收集方式

在房地产企业的档案管理工作中，信息收集是整个工作的初始环节，影响着档案管理工作的质量和效率。因此，档案信息的收集工作不能仅靠相关部门的汇总交接，企业应该制定相应的规则，让档案管理工作人员深入相关的工作环节，建立部门联动机制，切实把控档案数据的来源以及准确性，确保档案管理工作的规范性。在收集方法上，切不可看到电子档案管理方式的先进性，就忽视纸质档案的重要性。要强化纸质档案和电子档案的共同记载作用，做好档案信息的编码、分类、归档等工作，利用先进的纸质档案保护技术，提高其抵御风险的能力。

5.加快档案管理人才队伍建设

为了保证房地产企业档案管理法规制度正常运转执行，实现高效管理，企业需要大量的专业管理人才。当今社会是信息技术快速发展的时期，档案管理人员需要掌握先进的大数据技术，并在具体的档案管理活动中加以运用，促进房地产企业现代化管理水平的不断提高，推动房地产行业稳步持续发展。因此，企业要培养或者引进掌握新型管理知识和技术的专业人才，打造一支善于管理企业档案的人才队伍来协助企业在信息化时代站稳脚跟，增强核心竞争能力。此外，企业要重视人才培养计划，定期展开档案管理业务培訓，保证制度建设和人才培养同步进行，实现档案管理工作的规范化运行。企业应该鼓励档案管理人员结合网络上的先进知识和技术进行自学，不断提升自身的专业素养，并设置相应的激励机制。通过邀请专家开展教育讲座、组织人员与其他企业进行交流等方式，全面提高档案管理人才队伍的专业水平，提高企业档案管理工作的水平。

三、结束语

新时代，房地产行业面临新的发展机遇。房地产档案管理工作有着复杂琐碎的特点，企业要根据自身发展经营状况，仔细分析自身管理发展存在的不足，对标业内经验，甚至借鉴国际先进档案管理经验，不断革新自身管理方式，实现房地产企业档案管理持续发展，为企业良好的发展经营不断增添活力。

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[5]王 妍.房地产档案管理中必须注意的问题及对策研究[J].赤子（上中旬），2017

（作者单位：安康中心城区房产交易与物业事务中心）

作者简介：梁军（1971—），男，回族，陕西安康人，大专，中级职称，研究方向：房地产产权产籍、档案管理。