科学精准疫情防控背景下医学高校疫情防控档案管理工作探析

摘 要：疫情防控进入新阶段，医学高校的档案管理人员有了更多的时间进行疫情防控档案管理工作的理论研究，同时疫情防控管理的新特征也给高校疫情防控档案管理工作提出了新的要求，本文将探索医学高校疫情防档案控管理的思路及方法，以期以此提高档案服务防疫的专业性和科学性。

关键词：疫情防控；医学高校；档案管理

基金项目：突发事件档案专项管理工作的对策研究—以新型冠状病毒肺炎突发事件档案为例（项目编号：QDX-YB-2020-1）阶段性研究成果。

抗击新型冠状病毒感染疫情是一次现实意义重大的医学实践，医学高校档案工作人员应该按照《重大活动和突发事件档案管理办法》的规定，遵照国务院联防联控机制综合组发布《关于进一步优化新冠肺炎疫情防控措施 科学精准做好防控工作的通知》的要求，发挥专业特长，自觉扛起使命担当、转变思想、主动作为，统筹做好科学精准防控期间疫情档案管理工作，利用疫情档案持续助力抗“疫”实践，做到慎终如始。

1 疫情防控档案的重要性

1.1 给未来突发公共卫生事件处置初期提供重要的信息参考

在2003年“非典”疫情处置初期，由于缺少档案资料，医疗部门对“非典”是由细菌还是由病毒引发这个最为关键的因素上都存在着争议。此次新型冠状病毒感染疫情初期，医学高校、公立医院、卫生疾控部门等单位在第一时间梳理“非典”应对处置的档案资料，迅速得出新冠肺炎的病理特征，提出早发现、早隔离、戴口罩等有效举措，为各地疫情防控工作提供重要的信息支撑。在疫情防控最艰难的时候，全国各地借鉴抗击“非典”的经验，修建隔离医院，比如武汉借鉴北京小汤山隔离医院的设计图纸，迅速完成 “雷神山”“火神山”隔离医院的建设工作，收治病患，为武汉打赢疫情防控阻击战发挥了重要支撑保障作用。

1.2 为医学高校开展教学研究提供重要参考依据

医学高校教学实践部门可以联合档案管理部门，通过对疫情防控档案信息进行挖掘，二次加工和整合，得出新型冠状病毒感染疫情的病理特征、传播机制和渠道等重要参数，对现有的医学教学课程中的相关内容进行修改完善，从而切实提高医学高校的教学水平。比如，可以将新冠肺炎病毒的参数作为研究冠状病毒的传播致病机理、病毒基因的追根溯源的教学依据，也可以通过对此次新冠肺炎疫情的治疗方案和重症、中等、轻微病患的治疗药物等医疗信息进行研究，分析药物中的哪些成分在治疗中最为有效，为冠状病毒引发疫情的治疗药物和疫苗的研发提供教学依据。

1.3 凝聚全民共同应对突发公共卫生事件的广泛共识

疫情防控档案真实记录了全民共同参与疫情防控的全过程，比如2022年海南三亚“0801”疫情，全省人民共同应对，历时一个月终于实现高质量社会面清零目标，这其中涌现出一大批令人感动的事迹。医学高校档案管理部门可以充分发挥疫情防控档案的警示作用，在流感等病情高发时期，在校内、校外组织开展抗击新型冠状病毒感染疫情档案巡回展，凝聚全社会广泛共识，增强群众的预防观念，普及“八步洗手法”等预防技巧，这样既能提高群众对医学高校的认可，又能有效增强群众应对突发公共卫生事件的能力。

2医学高校疫情防控档案管理中存在的问题

2.1 疫情防控档案归属流向不够明确

新修订的《档案法》第二十六条明确要求“国家档案主管部门应当建立健全突发事件应对活动相关档案收集、整理、保护、利用工作机制”[1]，从而使建立健全相关办法和工作机制成为法定要求。疫情防控进入科学精准防控阶段前，已经有多个省区市专门印发了疫情防控档案管理的相关规定明确要求对疫情防控档案进行归档整理，但是截至目前，各地还没有出台专门针对医学高校在疫情防控相关档案管理方面的规定，导致医学高校在开展疫情相关档案管理工作时存在依据不充足、要求不明确等问题。此外，由于疫情防控档案具有产生不确定性、内容广泛性、来源丰富性等特征，而且需要医学高校在这种跨层级或多部门联动中统筹各方档案资源进行档案收集，如果没有明确的文件规定来规范档案处置方式和档案的归属与流向，就易造成疫情防控档案资料的割裂、散失[2]。

2.2 疫情防控档案材料收集相对困难

首先，各地开展疫情防控工作均由省级、市级疫情防控指挥部统筹协调，参与疫情防控的有政府机关、高校、医院、学校以及社会力量等众多力量，所涉及领域、部门及机构数量繁多。因此，在疫情防控过程中生成的档案资料也非常庞大，来源广泛，比如疫情防控指挥部发布的大量关于疫情防控政策的官方通报，多个不同的部门联合参与疫情防控工作，在不同的工作岗位上产生的疫情防控记录等。这些待归档的文件存在于不同的部門，分散且不齐全，在实际收集和管理过程中面临一定困难。其次，疫情防控期间，疫情防控指挥部的工作重心是放在尽快实现高质量社会面清零的目标，因此在实际工作中，更加注重流行病学调查、接触者管理、信息统计和登记、检验采样、消毒杀菌等工作，而疏于对疫情防控档案的收集。此外，在一线的疫情防控工作人员都处于复杂的环境中，要顶着被新馆病毒感染的风险开展各项工作，一些第一手的归档文件材料难以获得及时有效的归档整理。这两个因素导致疫情防控档案材料丢失和遗漏情况，最终导致疫情防控档案难以收集齐全。

2.3 医学高校档案信息化建设相对滞后

当前已经是互联网时代，各单位都在推行无纸化办公，医学高校也都建立了OA在线办公平台，实现了日常文件流转、审批在互联网上进行。但医学高校在档案工作上还是存在一定程度的“重保管、轻利用”思想，将档案管理作为高校档案工作的重中之重，再加上缺乏建设资金、缺少专业人才以及技术限制等因素，医学高校档案馆的信息化建设水平普遍偏低。以海南医学院为例，该校尚未建立互联网综合档案管理系统，档案馆在收集、管理、利用档案各个流程中仍然以人工方式为主，档案载体单一，仍然以传统的纸质化载体为主。在这种情况下，高校师生查询档案仍需通过人工线下查询的方式，疫情防控相关信息获取效率极低，不能有效发挥疫情防控档案的价值。存在档案数字化转换进度缓慢、档案提供利用服务手段单一、线上服务根基薄弱等突出问题。

2.4 疫情防控档案服务水平较低

“高质量发展”是“十四五”时期我国档案事业发展的主要目标，而档案高质量服务则是档案事业高质量发展的题中应有之义。医学高校具有专业的医学背景知识，更有丰富的抗疫临床经验，通常都是各地抗击疫情的主力军。以海南医学院为例，该校临床学院、护理学院、公共卫生学院等学院的师生在海南三亚“0801”重大疫情防控期间，派出多支支援队伍到市县，参与核算采集、病患救治、体温测量、人员隔离、社区管理等工作，为全省战胜疫情做出积极贡献。但是医学高校的疫情防控档案服务水平较低，没有凸显出疫情防控档案服务的专业性，具体表现在没有在服务实践过程中以档案参考价值在突发公共卫生事件时对民众的应对教育中发挥重要作用，也有没有着眼档案资政价值积极服务政府疫情防控决策部署。

2.5 疫情防控档案的开发利用不足

疫情防控档案资源是一种公共性资源，应当及时地对外公布，让大众了解疫情防控工作的开展情况，疫情防控档案资源是一种宝贵的信息资源，不仅能够为疫情防控工作的顺利开展提供指导和数据支撑，还可以丰富高校档案馆的馆藏资源，为今后医学高校的临床实践提供重要的第一手资料。然而，医学高校在疫情防控档案开发利用方面还存在许多不足，疫情防控档案资源存在束之高阁的情况。只有合理有效地开发利用疫情档案资源，让更多的人能够便捷地看到、接触到、利用到这些资源，才能最大限度地发挥档案的功能，助推我国的疫情防控事业顺利开展。

3 医学高校疫情防控档案管理优化措施

3.1 建立疫情防控档案管理机制

3.1.1制定档案管理规范。根据《重大活动和突发事件档案管理办法》，结合本地区实际情况在前期制定《医学高校新型冠状病毒感染疫情防控档案管理办法》《医学高校新型冠状病毒感染疫情防控工作文件材料归档范围》等文件，进一步确定疫情防控档案分类方案，明确疫情防控档案的归属流向，统一全校及附屬医院整理标准，提高“依法管档”的能力[3]。

3.1.2明确部门职责。档案主管部门负责本校疫情防控档案工作统筹协调、制度建设，负责建立本校疫情防控档案工作清单，并对档案工作进行监督、指导和检查；责任部门负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向档案馆移交；档案馆负责分管疫情防控档案接收征集、集中保管、编研开发并提供利用。逐步建立健全各部门档案收集、鉴别归档、保管保密的职责。

3.2 增强疫情防控档案收集意识

3.2.1加大宣传力度。通过档案的宣传、教育和指导，既可以使大家认识到疫情防控档案的特有属性，熟悉档案公开的要求、查询利用的范围条件等，又可以改变疫情防控档案服务利用与二级部门无关的认知，使大家认识到只有加强疫情防控档案资源前端控制，确保档案收集及时，档案馆才能更好地做好服务利用。档案馆可以利用每年一度的档案工作会议、对外交流合作等活动的机会广泛宣传，让各部门兼职档案员和防疫人员能够意识到档案收集对推动防护工作顺利开展的重要意义。再者，通过高校内部平台，创新方式方法，多途径、多渠道开展档案收集宣传工作，突出防疫信息档案收集的意义与用处，让更多师生和医护人员了解档案收集的重要性，端正在档案收集工作中的工作态度，营造良好的档案收集工作氛围，增强对档案收集工作的认识，从而变被动收集为主动收集，做到应归尽归、依规移交，确保疫情防控档案收集的完整性和及时性[4]。

3.2.2加强业务指导。针对目前很多医学高校档案管理人员业务水平较低的问题，高校档案馆要进一步加强各部门兼职档案员和防疫人员档案管理业务的指导，提出档案收集与管理的标准，构建完整的档案收集学习体系[5]。同时，定期对各部门疫情防控档案收集和管理情况进行检查，并对检查结果进行现场反馈意见，从而提升各部门档案收集意识，加强疫情防控档案管理规范化建设。

3.3 加强疫情防控档案信息化建设

疫情防控档案的根本价值在于利用，信息化是档案利用的基础，医学高校应该加强疫情防控档案信息化建设。

3.3.1在引进档案信息管理系统上争取学校领导的支持。采用购买服务的方式建设本校的档案信息综合管理系统，或者向省信息化建设主管部门申请，采取统一建设的方式建设全省高校档案综合管理系统。待系统落实后，以实现全文检索为方向，构建基于档案内容的检索服务，提高档案查准率，为用户提供快速、便利、精准的档案查阅服务。

3.3.2档案馆要扛起责任担当。档案馆作为档案信息化建设的牵头单位，要积极出台档案信息化建设的章程和指南，档案工作人员要充分发挥主观能动性，充分利用业余时间进行档案信息化应用方面的专题学习，熟练掌握档案信息化采集等内容。

3.3.3要做好档案信息化系统的维护。在提高档案信息开放性和普及度的同时，医学高校要充分研究档案管理平台存在的不足，深入分析档案管理软件的安全隐患及风险，避免档案信息泄露，确保网络安全，创造安全利用环境。

3.4 提升疫情防控档案服务水平

2021年6月9日是第十四个国际档案日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》。其中，“服务”一词出现50次，比“十三五”规划增加24次，这一数据变化表明我国更加重视档案利用服务工作，医学高校档案工作也应该以高质量服务作为档案事业的发展目标。

3.4.1开发疫情防控档案专题数据库。利用新兴数字技术可以优化疫情档案管理方式，还可以解决常态化疫情防控背景下档案信息分散与系统应用之间的矛盾。从而推动疫情档案管理的数字转型，实现疫情档案的规范管理和有效利用。医学院校档案馆应在档案信息化的基础上，采用购买服务的方式，开发一套疫情防控档案专题数据库，在疫情防控工作中体现出医学高校疫情防控档案服务的专业化水平，这方面可以学习贵阳市档案馆下沉社区开发的疫情防控档案数据平台的经验，此数据平台可以实现疫情防控档案的边收集边归档，以及数据的在线汇总和利用，提高了档案收集的精准性和归档的及时性，从而为逐步建立起全面准确的疫情防控档案专题数据库和实现馆藏档案信息的数字化存储和信息化管理奠定基础。

3.4.2建立疫情防控档案信息共享机制。目前，医学高校疫情防控档案信息共享程度不高，疫情防控档案工作上存在信息“孤岛”、信息共享延时等问题。这些都与常态化疫情防控的形势要求不相称，有待进一步改善。笔者认为，在确保信息保密安全和用于医疗、教学研究两个前提条件下，高校要将档案数字化管理系统与高校的办公自动化系统、教务系统、校史管理系统等形成有效对接，构建一个档案数字化管理共享平台，确保各部门都能实现数据信息的即时共享，资源互补。同时，整合疫情防控档案电子数据建立跨省联动的疫情防控档案资源共享平台，并实时更新，助力地方各级部门实现疫情防控档案信息共享，为整体提升高校及地方政府、医院疫情防控能力提供好档案服务。

3.5 加强疫情防控档案的开发利用

疫情防控档案以真实性为基础，对整个事件的信息进行客观的收录，集中反馈了整个突发公共卫生事件产生与发展流程，是对疫情处理经验进行的总结，医学高校要利用好疫情防控档案资源，发挥出防疫档案资源的真正作用。教学主管部门要对本校参加疫情防控实践的师生产生的疫情防控档案进行有效开发利用，围绕疫情防控档案开发课程，组织开展专题研讨，提升医学高校相关专业的教学水平；科研部门要结合疫情防控档案，针对性组织开展冠状病毒致病、传播、治疗药物等相关课题研究，形成更多高水平的研究成果；档案馆要加强疫情防控档案资源挖掘，加大档案资源编研力度，从整理好的疫情防控档案资源中提炼出更加直观、有特色的檔案信息做专题展览，让疫情防控档案在突发公共卫生事件的宣传教育中发挥重要作用。

总而言之，疫情防控进入精准科学 （下接第24页）

（上接第21页）防控阶段，疫情防控专项档案不仅可以丰富高校档案信息资源，为今后医学高校的教学科研提供重要的一手资料，还可以持续为政府抉择、公众宣传教育等提供信息支撑，医学高校要发挥专业特长，充分挖掘疫情防控档案资源的价值，为抗疫服务提质增效做出应有的贡献。

参考文献：

[1]郑金月.从档案治理体系视角看新修订档案法[J].浙江档案，2020（07）：14-17.

[2]程娟.高校重大事件档案收集工作探讨——以疫情防控档案收集为例[J].档案与建设，2020（05）：41-45.

[3]储丽丽.加强疫情防控时期疾控机构档案工作的思考[J].档案与建设，2020（06）：62-64.

[4]张桂好.医院新冠肺炎疫情档案收集管理的问题与对策[J].兰台内外，2022（06）：73-75.

[5]廖利香，吴青霞.地方高校档案管理问题及对策探讨[J].科技创新导报，2019，16（21）：187-189.

作者简介：李梓泉，海南医学院档案馆馆员，从事综合档案管理室工作。