创新运用信息化手段实现办公室业务数字化转型

关键词：信息化；办公室业务；行政管理；数字化

办公室承担着服务发展、服务决策、服务落实的服务职能和日常运转的协调管理职能，既有管理的属性，又有服务的属性。信息技术高速发展的背景下，企业发展逐渐向信息化、高质量方向发展，且企业存在节奏快、要求高、任务重、人员少等各种问题。在这种背景下，必须要创新办公室业务方式，提升办公室业务价值，不断优化和完善“三服务”，是目前办公室业务首先任务。

数字化转型是企业工作人员创新、转型升级的关键所在，是企业工作人员创新、转型、升级的破题之钥。在数字时代背景下，实现办公企业的数字化转型，将数字化技术应用于办公企业的经营管理、服务水平、降低工作压力、提高工作效能，实现数字化转型，促进办公企业的高质量发展。

1办公室日常工作

办公室作为公司的一个关键部门，具有不可取代的作用，其基本特征如下：

（1）政治性。办公室工作无小事，把牢政治方向，严守政治纪律，是做好办公室工作的根本点。（2）复杂性。负责公司内外事务的协调，包括文字资料、会议组织、后勤保障、信访维稳、督察督办、车辆调配等，这些工作都是琐碎的。办公室员工的工作范围包括通知、接待、会务、沟通、协调等，虽然工作并不困难，但工作的内容却是极其繁杂，不仅要确保工作的质量，还要保证工作的效率，这对工作人员来说是一种巨大的考验。（3）突发性。办公室的工作目标是为公司的主要工作开展提供协助，并且工作范围很大，具有很强的突發性，经常会突然接到一些非常重要的工作，没有固定的工作时间。（4）服务性。办公室要做好公司领导的参谋工作、服务好上级领导，办公室工作主要包括传达领导要求、落实任务、调研、参谋等方面，具有比较明显的“为上级领导服务”的特点。办公室还要做好公司内部和外部沟通的工作，做好信息反馈和协调工作。这就要求办公室工作既要得到领导的满意，又要得到全体职员的满意，这是办公室工作的难点。

2办公室工作面临的困境和机遇

在当今资讯科技迅猛发展的今天，互联网上的各种革新与应用不断涌现，并渗透到人类生活的各个领域，人类的生产与生存都离不开数码科技的多元应用。勘察设计企业管理部门要适应新形势，善于发挥科技企业优势，利用科技的力量，利用信息化手段，提高效率，控制成本，改善工作效率，这是当今社会发展的一个重要趋势。

办公室工作转变的目标是：一是能提升工作的工作效能，降低工作费用；二是能够完善信息交流的机制，强化交流，强化反馈，打通交流与协调的通道；第三，提高平台的效率，使信息资源更加有效地分享。

3办公室业务数字化转型的具体实施措施

3.1实施路线

3.1.1实施思路

办公室业务数字化转型必须要以服务保障为基础，立足于发展的眼光，才能不断推进办公业务向智能化、网络化、信息化方向发展，同时在实施过程中，依旧遵守“四阶段”路线，包括分层拓展、边用边改、迭代完善、小微优化，打造高科技一体化办公室系统，具体为：智慧赋能、友好易用、功能完备、入口统一，这样一来完全移动系统自动运转和处理，实现规则化、流程化办公室业务，同时利用系统辅助分析提出具体有效的决策，一是为了有效解放办公室业务中的人员，二是为了将人力集中到更有价值的业务中，最终实现提升办公室业务的服务质量。

以质量保证为起点，着眼于创新与将来，不断推进办公业务信息化、网络化、智能化，按照“小微优化、迭代完善、边用边改、分层拓展”的“四阶段”执行路线，将流程化、规范化的办公室业务通过系统的自动化处理与运行，实现基于知识库、经验库的智能辅助分析决策，将业务人员从单一、重复、低效的劳动中解脱出来，将精力聚焦到更具价值创造和挑战的劳动中去，实现企业工作内涵和服务质量的进步升华。

3.1.2实施原则

①强化顶层设计。始终坚持资源的有效配置、灵活应用和有效整合，才能实现数据共享和业务贯通，因此，必须要建立业务中台和数据中台。

②加强对资料的管理。建立保存资料的制度。保证了数据的唯一性和关联性，在多个系统之间进行了数据比对，并对其进行了实时监控和校正。

③加强资料保密工作。加强数据的安全保障，建立数据的异地备份，提高数据的安全性和可靠性。

④加强可视化展示。对于员工而言，系统的关注度、吸引力和实用性特别重要，因此需要通过建立可视化展示功能、图形化功能和信息全景化功能，这样才能实现快速概览和精准投放的要求。

⑤加强智能分析。智能分析是办公室业务数字化转型最为重要的一项原则，因此必须要大数据分析、人工智能分析和用户画像分析，根据用户的需要，自动生产对应的信息，从而有效提高数字化系统的精准性和主动性。

3.1.3重点问题

①兼顾便捷性与安全性。在企业信息化的不断发展中，企业的核心和敏感数据也逐步从线下向线上迁移，一方面，信息化给企业的工作带来了方便；另外增加了数据被窃取、篡改、损毁和丢失的概率，因为在互联网背景下，具有开放性的特征。所以在系统开发设计过程中，必须要兼顾安全和便捷，同时注重系统的好用性和便捷性，最大化保障数据的安全。

②兼顾丰富性与易用性。办公室业务涉及范围广，业务内容繁杂，且涉及专业多，同时各方面要求和标准高，在这种情况下不仅要有完善的支持体系，还要有完善的管理要求。因此，在系统开发设计过程中，既要结合办公室业务特征，又要做到细而精，为办公室业务提供深层次和全方位的帮助，故需要从易用性和丰富性上设计开发。

③兼顾拓展性与传承性。办公室工作既要不断优化完善，还需要推陈出新、与时俱进，要沿袭历史，注重传承。需要有足够的扩展能力，动态优化，弹性扩展，实时满足需要，同时也要保持连续性，确保业务的连续性，在功能上进行了修改，并对数据进行存储、归档和调取。在办公商业体系的开发与设计中，要兼顾可扩展和可持续发展两方面的综合考量，兼顾目前与长期之间的关系。

3.1.4技术工具

RPA，就是一种用来模仿电脑的程序。能实现鼠标的滑动，桌面图标的点击，浏览器的打开，键盘的输入，点击按钮的控制，减少人工大量的重复工作。

知识地图是一种用来描述现实生活中的不同实体和不同观念的语义网络，其目的是描述现实生活中的不同的实体和观念及其相互联系，例如信息的檢索、推荐、问答、知识推理、知识融合和信息显示。

所谓的“自然语言处理”，就是计算机能够理解和处理非结构文字的技术，它可以实现数据提取、语义理解和分析内容。

3.2探索实践

利用信息技术进行办公室工作的数字化改造，其根本思想是搭建一个网络化的平台，进行系统的自动化操作，并与之建立起交互与回馈的机制。以上流程可以间接地提高整个企业的绩效。

3.2.1打造唯一的办公信息平台

对于办公室业务工作人员而言，系统必须要成为唯一媒介、得力助手和必备工具，这样的系统才有价值和意义，且还需要满足各种办公室业务的需求，避免其他问题的产生，比如数据重复录入、平台频繁切换等。因此可通过“内嵌模块、打通接口”的方法，将各种功能集中在同一个模块下，比如档案管理、领导日程、用印审批、通讯录和督察督办等，打造最为快捷便利的办公室公文处理功能。如OA线上用印审批。以往的工作中，用印申请往往采用书面形式的审批，必须由申请人亲自到各单位的负责人签名，然后再用对应的公章。该体系将纸质审批的线下审批工作全部通过线上进行，提交申请、领导审批、归档等工作都可以通过线上进行，免去了每个环节的现场签名，省时省力，提升了办事效率，提高了客户的口碑和满意度。整套的手续也都存储在了云中，很少会遗失，方便查阅。

3.2.2建立工作报送系统

随着企业发展壮大和管理层级的不断增多，高效的工作信息报送系统是企业领导和所属各单位、各部门的一种网络互动的平台，每个单位（部门）可以将当前工作进展和下期重点工作安排上报，集团领导可以在线随时查看、详细了解并作出指示，各部门负责人也可以第一时间看到集团领导给予的指示批示并可以及时做好沟通反馈。这样大大提高了员工与领导之间的工作效率，降低了员工参加的线上、线下的各种汇报活动，为企业的发展创造了条件。在不同的行业中也可以进行不同的工作，这样才能更好地吸引更多的人才，更好地理解和合作，从而突破行业壁垒。

3.2.3督察督办全周期线上管控

建立督察督办线上管理系统，实行线上任务下达、计划反馈、进度跟踪、提交申请、归档等全生命周期的监控，并对督察督办工作进行规范化管控。该系统不仅可以对整个工作进行全面的观察，而且可以深入特定的工作中进行深度分析，而且可以对历史的完成情况进行定性和定量分析，从而使督察督办工作更加有效、更加有效。

3.2.4通讯录一键拨打接通

在办公室业务系统中按照公司组织架构图，输入每个部门人员的联系方式，通过系统实现人与人之间无障碍沟通交流，故需要开发“一键拨打”功能，目的提高工作效率，防止出现问题无法联系责任部门的责任人，将沟通变得更加简单，最终实现实时联络和快速接通的目的。

3.2.5管理审批流程信息化

根据企业的管理办法和规章制度，将企业的生产、经营、财务等多口径工作的审批流程系统化、规范化，实现线上办理。不但具有无纸化、可追溯的优点，也为后续的审核工作积累了大量的流程资料。同时，加强移动端的业务研发，让各管理层级能够通过手机办公，及时高效处理业务，对各项工作的访问更加灵活，便于使用，确保政策顺畅。

3.2.6提升会议环境数字化水平

强化会议室管理，增加电子屏幕和无线投屏，增强会议的软硬件设施，增强会议的信息化程度，增强了网络视频会议的容量，在一些特殊时期，线上会议的召开为生产经营工作提供了极大的便利条件。

3.2.7运用智慧门禁系统

智慧门禁系统体系使用了面部或身份标识，利用海量的信息进行内部和外部的信息处理。改善了公司的安全，降低了人工费用，方便了公司的工作人员的每天出入。

3.3典型应用场景

3.3.1文档的智能管理

“办公”系统可以通过对文档标题、文档内容、文档编号等的信息进行分析，并将其发送给各单位的负责人，通过对其进行语音、文本的识别，并将其传递给相应的部门和个人。该办公软件按照规定的格式自动检查文档的文字内容和排版格式，并能自动提醒错误，从而增强工作效率和准确度。

3.3.2文件的自动化存档及智能化的数据化

打通档案系统和业务系统的接口，建立数据生成和存档的自动同步，增强存档对企业的负面回馈功能，从源头控制和全流程监控。以用户的个人资料为基础，构建了一个用户的肖像，对用户的需要进行智能的剖析，并对其进行精确的数据推送。采用大数据处理技术，以专题为基础，实现文档编辑的智能化。

3.3.3机密文档的安全性审核

通过使用区块链等技术，可以在查询、打开、下载等方面进行多个节点的联合保存，防止故意篡改、删除记录。运用大数据技术对长期借出、频繁借阅、借阅等不良现象进行鉴别，有效地减少了机密文档的泄露。通过运用网络技术提高对用户的环境感知能力，能够对危险进行及时的辨识和拦截。

3.3.4对办公资金的全程在线控制

运用人工智能技术和数据中心技术，可以使行政审批数据与财政支出报表数据关联比对、共用和共享。从审批一报销一入账，都能对数据进行全周期的控制和多环节的联动。把行政费用控制从报销到审核，杜绝超计划开支和超预算的出现。

结语

在信息化背景下，企业办公室业务转型必须要利用数字化技术，这样才能为企业创造价值、加速转型升级、帮助企业减轻负担。因此在转型过程中，要努力积极打造智能、便捷、友好、稳定和安全的系统。通过优化办公系统，打造“小而美”的优化软件，提升工作效率，将数字技术应用于公务文书、档案、保密、会议、督察督办、综合事务等各项服务，以达到践行绿色、健康、持续发展理念，有效提升企业“三服务”的能力，提高企业的管理水平。利用自身的信息技术装备，是实现办公室工作数字化转变的必然要求。办公室员工要时刻以互联网思维来加强自身工作，提升办公室工作水平。

作者简介：郑博（1990— ），男，汉族，黑龙江齐齐哈尔人，本科，中级工程师，研究方向：管理工程。