基于RPA财务共享中心的资金管理优化研究

摘要：销售收款业务是企业财务共享中心的核心业务，业务流程涉及业务部门、资金管理组与财务组。销售收款流程工作效率低下与信息错误会引起数据混乱与企业管控不足。基于此，本文首先探讨RPA在财务共享服务中在资金管理中的运用基础，然后分析基于财务共享中心资金管理的现状与困境，最后针对困境提出相应的策略，旨在为企业财务共享流程优化与数字化管理提供理论支撑。

关键词：RPA；财务共享中心；资金管理

随着网络技术的持续革新，资金的规范化和一体化水平也在逐步提高，财务共享中心的应用逐步获得全社会的普遍认同。当前，随着先进的互联网技术的持续发展，企业的财务管理流程也被纳入其中。然而，在财务共享中心的作用下，还存在一些问题，例如，开发成本与协同界面调试成本的持续上升以及系统本身的柔性需求提高等，促使管理者在财务资金管理上产生困惑。对此，本文分析了财务共享中心在资金管理方面的现状、面临的困境和在RPA背景下的相关对策，以供参考。

一、RPA在财务共享服务中在资金管理中的运用基础

财务共享服务中心是企业对财务工作进行集中处理的地方，它的主要任务是统一处理重复性、标准化以及交易量大的流程，例如，资金管理、费用报销、对账以及资金核查等。但在实施财务共享模式时，也会遇到一些挑战和风险，例如，财务人员变更风险、财务组织结构风险和工作流程变更风险等。以财务人员变更风险为例，通过采用财务共享模式，促使企业的信息化建设更加集中化和规范化，有利于管理。但在财务共享中心中，工作人员还没有从大量重复的核算工作中解脱，不能很好地完成从核算财务到业务财务再到管理财务的转变，还面对着巨大的工作压力，导致财务人员的离职率较高。

财务共享服务中心是培养新型管理型财会人员的重要基地，但在传统的财务共享服务场景中，还存在一些不足，流程过于繁琐，处理方式过于机械化，导致财务管理效率较低，影响了企业的平稳发展。为促使工作人员摆脱大量的核算、记账等工作，并尽量接近业务前端，围绕财务共享“财务服务支持中心、标准规范推动中心、财务人才培养中心、数据价值实现中心”四个中心的职能定位，以数字技术和管理创新为基础，持续提升工作质量效率和专业服务水平，需要在财务共享服务中心的各个操作环节中，以RPA技术为基础，构建智能财务共享中心，改变传统财务共享服务的观念。

二、企业基于财务共享中心资金管理的现状与困境

（一）共享中心数据资源利用不足

在财务共享的模式下，大部分的功能都集中在资金、合同、申报、应收、采购等模块上，除了在企业财务内部的许多子系统外，还有许多的功能平台，它们在财务共享服务中心构成了系统与系统、部门与部门之间的对接与联通。尽管这一项目是由开发商统一开发，但由于每个企业的财务状况存在差异，资金管理制度也存在差异，因此在后续的界面对接与详细系统流程设计改造时，还需要大量的投入资金成本。虽然能在开发前期进行周密设计，但不能随着各项制度与职能的完善，随意改动信息系统，否则会导致财务共享服务中心的整合程度降低，流程秩序混乱，各部门之间的协同效率下降。

（二）过度事后评价，加大资金管理风险

当前，有效控制收款风险，精确识别企业信用，是应收账款管理的关键环节，同时对企业提出了更高的风险管理目的和需求。在许多企业的管理工程中，只是简单地登记和入账收到的款项，核对发票和收款回单，建立的财务共享中心只是在系统内按照会计准则进行账款销号，再登记和分析各客户企业的账期和信用体系，不能从根本上有效控制风险，易出现呆账和坏账，增加财务风险。

（三）财务共享平台系统无法自动采集

在企业的运营过程中，如果客户提出开票需求和借贷需求，财务人员可以从系统内部复制信息，再粘贴到财务共享平台，这要经过很多的手动操作才能完成数据的跨系统转移，不仅会浪费人力和资源，还会降低财务工作效率。在财务人员在手工输入的过程中容易产生一些差错，给企业带来较大的损失和风险。在网络和信息都较先进的现代化市场经济体制下，如果客户运用网上银行或其他的支付手段支付，就可以在一个财务共享平台上进行收集，一些客户用现金或承兑汇票转账，会导致不能生成电子数据，需要工作人员手动输入。

（四）信息系统投入成本逐渐增长

在财务共享中心的税收提取过程中，工作量较大。以所得税处理流程为例，将RPA工具应用到该环节，首先，可以自动从管理系统中提取大量的原始财务信息，核对企业账户。其次，以法定主体和经营报表为基础，可以整体管理财务报表，并及时分析财务报表中的账目变动。例如，通过该系统可以获得各年度已申报的调整事项、税款差额和未抵减的亏损；依据企业已预记录的行业信息和往年的申报习惯提示本年度需要调整的项目，标记不正常的指数。最后，利用RPA预记录的资料，由专门的税务员修正非正式性调整项目，确保所得税的准确计算，可以提升税务计算的效率和精度。在内部可以预先设定规则，统一申报口径，减少人工操作的时间，从而提高收集和整合数据的能力，有针对性地收集和处理金融信息，更好地调整法定主体的权力和职责。

三、RPA环境下资金管理优化的策略

（一）维护升级软硬件设备

RPA的金融自动化系统必须保持软硬件系统的良好运转，才能确保其工作效率。RPA财务机器人的应用基础是计算机等硬件设备，因此，在RPA中硬件设备易出现损耗，这是因为必须维持长时间、大业务量的连续工作。为了避免长时间的待机操作损坏硬件、干扰运行任务，需要定期更换计算机的部分配件，确保系统的稳定运行。RPA金融自动化系统的成功取决于软件是否可以正常地发挥作用，这就要求企业特别注重对系统软件的维护。如果电脑长期待机或持续工作24小时以上，就有可能损坏电脑。在RPA的金融自动化系统中，由于系统的硬件温度过高，系统在工作时，极易发生关机或“闪退”现象，影响RPA金融自动化系统的正常工作。

金融机器人在多方面的应用可以从软件和硬件两个方面入手。为了最大程度上扩大财务机器人的适用范围，第一，从多个角度实现不同层面上的较优形态，朝着智能化和标准化的方向发展；第二，采用调查、总结等方式进行多方联动协调，形成一套升级改进财务机器人的方案，并作为解决企业实际业务问题的主导发展方向。

（二）RPA技术充分调动共享系统灵活性

为克服“信息孤岛”“系统成本对接”和“可持续活力”等问题，必须为财务共享中心提供更大的“空间”，利用RPA技术最大程度地扩大发展空间并充分发挥在企业内的弹性。RPA技术可以分类汇总数据，实现标准与流程的统一，并与财务共享服务平台的其他服务相结合，从而为企业提供辅助统计分析数据和财务报表的编制。RPA技术将与财务共享平台相融合，拓宽数据共享范围，实现数据的灵活应用以及数据的互惠互通。RPA技术不但可以为企业发展、升级提供稳固的金融分享平台，也可以为数据采集、存储提供有力支撑。

（三）构建完善的RPA财务资金管理体系

采用统一的架构和智能的处理系统可以提升作业的准确性，解决传统的财务管理方式存在的错误率高、处理时间短等问题。另外，RPA Financial Robot可以设定多个验证标准值，实时捕捉不熟练数据，确保操作规范化，减少财务人员由于主观意识导致的误差。同时，该系统与会计报表系统相结合，根据会计报表系统的具体要求进行审核，有效改善会计报表系统的运行状况，降低会计报表系统的成本。

（四）以智能信息技术促进财务共享业财处理自动化和智能化

电子发票、图像甄别、语音识别、RPA技术以及智能会计引擎技术的使用，为后期财务共享服务中心实现业务自动化和信息化技术奠定了良好基础。在企业中引入智能技术是一种适应数字化变革，促进财务共享服务中心资金管理等财务职能与业务处理的融合，促使业务发展以及满足财务决策数据需求的有效途径。例如，在支付申请业务中，通过OCR技术识别发票编码，并与从国家发票查验库中抽取的增值税全票面信息进行比对，更好地检查发票批次的真实性。在会计工作中，智能会计引擎可以根据业务类型、单据及其元素信息，将业务数据转换为会计凭证，实现会计核算的自动化和智能化。

（五）建立事前评估客户信用体系

企业重视应收账款的项目管理，目标是销售产品，减少风险，降低坏账和坏账带来的损失，提高企业的整体经济效益。如果可以在财务体系搭建之初实时监控客户的信用，并根据不同的客户设计不同的风险管理体系，就可以将收款风险控制在一定的承受范围内甚至化解。在RPA的技术支持下，人工智能机器人会根据事先设定的流程，在系统后台统一管理客户企业的名称、银行账号、开户银行、经营数据以及还款数据等。如果风险系数在设定范围之外，人工智能机器人可以识别异常数据，例如，负债比过高、企业账目存在逾期现象、年报数据虚假等，自动筛选风险过高的客户，提醒管理层与此类客户谨慎合作，并在系统内部进行风险把控与风险识别。此外，利用系统设置的程序分析客户的债款还款能力，自动催收即将到期的债款，借助财务共享中心优化管理资金。

（六）以数字信息化推动业务发展和管理

在数字信息时代，不合理运用数据会影响财务工作的顺利开展，而在财务共享服务中心的后台会变成一个数据仓库，为企业的财务决策提供支撑。在大数据环境下，管理人员除了要获取传统金融、结构化数据外，还要获取非金融、结构化数据。以商业智能为基础，以集团战略和业务发展需求为依据将海量数据，特别是非结构化数据，进行数据清洗、筛选、分析及可视化呈现，为管理决策提供多维度、高价值的数据信息，例如，在管理者规划资金计划时，不需要自己调出相关数据进行分析，该系统能自动预测月度、季度、年度资金流，并在分析结果的基础上提出相应的建议。

（七）通过RPA技术智能采集和传输数据

前期利用RPA技术开展智慧的客户群体匹配，可以筛选风险大、账表不符的企业，分析剩余客户的信用情况及负债时间，分类和汇总数据便于领导层作出决策。在RPA技术的持续改进下，开发人员将自动化财务报表编制、税务申报等流程与财务共享平台服务模块相结合，扩展不同的金融系统和软件应用流程，从而形成一套完备的应收账款管理体系，减少人工输入环节的工作量，降低工作人员的出错率，从根本上提高企业的综合财务管理能力和效率。

（八）RPA自动计提税款可以有效提高计算的准确性

在企业的日常运营和管理中，会形成大量的经济管理数据，包括结构化数据和非结构化数据，在开发和利用相关的数据资源时，重点是使用结构化数据，忽略了非结构化数据，但非结构化数据涉及企业的各种经营活动以及重要方面，经过筛选和提炼，帮助管理人员作出科学决策。从现实的角度看，目前我国企业在使用财务共享模型时，还需要充分利用大量的数据资源。

四、结语

综上所述，本文通过分析财务共享中心税务管理部门的情况，结合发票管理、税款计提、纳税申报等，利用RPA技术优化流程，可以有效提高税务管理效率，获得成果与收益。为此，财务管理部门要强化对税务管理流程的认识，利用PRA技术进行税务管理，提高产出质量，减少返工，降低人工错误与纠错成本，并将更多的精力投入到价值创造等方面，促使企业实现更好的发展。

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作者简介：岳蕾（1982），女，山东省淄博市人，会计师，副科长，主要研究方向为财务共享资金管理、财务共享未来发展。