档案信息化管理利用创新方法研究

暴世祺　杨晓玲

摘要：本文以当前阶段承德市国家可持续发展议程创新示范区（以下简称“创新示范区”）档案的规范化管理和实践为基础，全面分析创新示范区建设档案信息化的重要性和必要性，重点针对创新示范区建设档案资源收集、管理和信息化处理、利用过程中存在的主要问题和困境，提出了创新方法，探索应用的可操作、可复制、可推广的档案信息化管理利用模式，为其他创新示范区建设档案管理利用开辟新路径，提供新参考。

关键词：创新示范区；信息化；档案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20232337

项目名称：2022年度河北省档案科技项目计划“承德国家可持续发展议程创新示范区建设档案资源收集、管理和利用创新研究”课题

项目编号：2022-R-07

档案是人类记录历史和把握事物发展规律的关键所在。档案的载体和形式也从洞穴石刻、厚重简牍发展到了互联网传输、云端记载的新阶段。随着信息化技术在社会各领域的应用推广，档案信息化已成为推动档案事业转型发展和高质量发展的重要驱动力和实现档案信息化、规范化管理的有效路径。

一、创新示范区建设档案信息化的重要性与必要性

档案的信息化收集、管理和利用，是创新示范区建设的重要组成部分。从承德市创新示范区档案管理现状来看，依然存在一些问题，亟需运用新技术、新方法、新手段，将传统的档案管理工作与电子档案管理、档案资源数字化平台建设、档案管理系统建设深度融合，全面实现档案资源的优化重组与管理工作的迭代更新，提高档案资源创新管理能力和共享利用效率，展现创新示范区档案的综合利用价值。

建设国家可持续发展议程创新示范区，是党中央、国务院统筹国内、国际两个大局，以推动科技创新与社会发展深度融合为着力点，以科技手段破解社会矛盾、推动全球可持续发展的重要决策部署，是我国落实联合国《2030年可持续发展议程》的务实行动，更是一个地区、一个城市对外展示创新驱动可持续发展成效的重要平台。对于承德市来说，已被列为“三区两城”发展定位，题中之义不言而喻。

目前，国务院先后批复三个批次11个城市开展创新示范区建设工作。创新示范区建设工作是一件立足国内、面向世界的大事，是一项系统性、战略性、全局性的长期工程，涉及的职能部门多、行业领域广、资金投入大，不同城市、不同地区探索形成的不同发展经验，将为同类地区可持续发展提供实践经验。对创新示范区档案信息化创新方法的探索、应用和推广，既是创新示范区建设成效展示的重要环节，也是探索档案管理工作可持续发展的必经之路。

从档案管理工作的发展进程来说，档案作为重要的信息资源和独特的历史文化遗产，其价值日渐凸显。随着科技的进步、社会的发展，传统档案管理工作必然会面临巨大的机遇和严峻的挑战。随着信息化时代的不断深入，档案资源的数字化、信息化管理工作已成为必然趋势，创新示范区档案资源的信息化管理、利用亦是如此，只有顺应时代潮流，深入研究推进档案信息化、档案利用便捷化、档案队伍专业化进程，才能更好地服务于地区经济社会发展、创新示范区建设，更快地实现档案管理工作的创新、绿色、可持续发展。

二、创新示范区档案信息化存在的主要问题和困境分析

从目前各个创新示范区城市档案管理的进程来看，绝大多数城市仅停留在由负责创新示范区建设的主体单位，运用传统方式进行档案管理的层面，并没有建立专业性强的创新示范区档案管理利用平台。随着管理单位逐渐加深档案管理的信息化程度，创新示范区档案也由原始的纸质介质留存，逐渐向信息化介质留存转变。承德市创新示范区档案已实现出台的重要文件、举办的重大活动、形成的典型案例等重要档案内容的信息化留存。但是，像其他管理单位一样，档案信息化管理还处于初级阶段，仍通过服务外包进行档案信息化管理，数据归档、数据分析、创新利用方法等工作开展情况各异，档案仅停留在刻板的信息化层面，并未深入思考和认识到档案资源数字化、信息化管理利用的实际意义。由此可见，创新示范区档案信息化工作有巨大的提升空间和研究空间，同时也亟需探索形成创新示范区档案收集、管理和利用的规范性的创新方法，为同类型档案管理工作提供实践经验。受传统观念影响，目前的主要问题和困境大致分为以下三类：

（一）对档案资源数字化、信息化管理工作认知不够充分

一是对档案资源数字化、信息化管理的认知较为片面。档案管理的传统观念强调对档案进行整理和保存，并未将“共享”和“利用”提到重要位置。大数据时代，信息资源的重要性越来越凸显，档案信息化管理的核心也随之改变。但是，受档案管理传统观念的影响，部分档案工作者仍局限于把档案保存好，方便查阅，对于档案资源数字化、信息化管理缺乏全面、深刻的认知，在一定程度上影响了档案资源数字化、信息化管理的进程。二是对档案资源数字化、信息化管理工作的认知存在偏差。随着档案管理介质的丰富和科技创新成果惠及民生，档案及其衍生概念的内涵与外延也逐步扩大，对档案数字化、信息化、档案文创产品等档案资源开发共享成果的需求日益增长，迫切需要树立新时代全社会共同参与档案事业发展的良好意识，加快档案资源开放，扩大档案功能及资源开发利用，提供优质、高效的服务。

当前，大部分人员普遍认为，档案管理工作是专业档案工作者的本职工作，与其他人无关，档案就是把文件按时间顺序存放。信息化时代，这种观念已逐渐显现出局限性。

（二）档案信息化建设缺乏系统性

一是档案资源整合优化能力不足。随着信息化程度的提高，为挖掘海量档案信息资源的价值、提升档案信息服务能力，需要整合数据资源。目前，档案数据存储问题较为突出的表现是，传统档案管理系统的集中式数据存储和管理模式已难以满足高效存储和快捷访问的要求。二是档案资源合作共享意识不足。因管理体制与机构设置、部门利益与管理习惯之间存在诸多差异，不同地域与层级的档案部门面对共同的问题各自为政，在很大程度上导致信息资源分散、重复建设以及低水平的重复开发和运作。而创新示范区档案，其资源来源于示范城市各级各部门，是一种跨行政级别、跨部门、综合性的档案资源，需要全域全员互通共享。三是数据分析能力不足。针对创新示范区档案信息来源结构发生的巨大变化，传统的信息收集、数据挖掘方法，在分析、处理非结构化数据时存在很大局限性，影响了拓展档案数据的利用价值。四是档案利用服务不充分。纸质档案资料整理不系统，查阅困难，加上对档案信息化的投入不足，导致一些档案信息资源虽已形成，但没有得到妥善的存放和系统的管理、查阅，利用依然困难。

（三）档案信息化管理专业人才缺乏

一是档案管理专业人才缺失、全员档案意识不强。档案管理人员不仅没有掌握新时代档案管理的新规律和新特点，还缺乏钻研档案业务的积极性和工作热情。二是档案信息化人才培养困难。创新示范区档案管理单位多为事业单位，专职档案管理人员较少，多为兼职管理，加之档案资源信息化管理的专业性较强，对管理人员技术水平的要求较高，技术、设备等的迭代更新，导致管理人才培养出现了问题。三是档案信息化人才的招录、留用难度较大。鉴于工资待遇、工作地点、发展前途、岗位专业性等方面原因，加之档案信息化人才以年轻人为主，激励机制、晋升机制稍有缺失，导致人才流失。四是现有档案管理人员业务水平不高。受管理人员岗位限制，兼职管理人员重本职业务轻档案管理的思想普遍存在，加之管理人员培养机制的不健全，档案管理业务水平难以提升。

（四）档案信息化管理制度尚不完善

一是单位档案信息化管理制度不健全。创新示范区档案管理单位仅制定了基本的档案管理办法，对于档案信息化工作流程、数据信息的保障、调用等没有具体的规定，也没有针对档案信息化的趋势和特点细化规章制度。二是档案信息收集范围模糊。创新示范区建设以来，各地聚焦的主题不同，推进方向、举措各有侧重，档案归档涉及的范围各异，创新示范区建设涉及生态、产业、民生、科技创新等众多领域，收集归档范围较大，没有形成规范性的档案信息化收集目录、指引。三是档案信息资源利用程度较低。目前，创新示范区档案归档范围仅涉及管理层面，建设成效档案未能全面归档，且未形成档案信息资源利用的有效途径，尚未对档案展览、公共阅览、信息化产品加工等，建立有效的展示平台。

三、创新示范区档案资源收集、管理和利用的创新方法探索

档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。从其概念和模式应用不难看出，档案信息化既包含传统档案信息化的整合之意，更强调通过现代信息技术促进档案资源的共享和利用。由此，应从以下几方面进一步规范档案管理工作：

（一）完善档案管理制度

1.健全信息化管理的规章制度

根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与管理规范》《“十四五”全国档案事业发展规划》等有关文件，结合创新示范区建设工作实际，对档案信息化基础设施建设、资源建设、系统建设、人才建设等标准化建设提出具体要求，同时结合档案管理单位的实际情况，有计划、有步骤地健全创新示范区档案信息化管理制度，规范创新示范区电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用。

2.建立安全保障制度

信息化在档案管理中的应用是档案发展的必然趋势，保障信息化档案的安全，是当前工作的首要任务。因此，营造安全的收集、管理和利用的环境至关重要。对于可能发生的病毒、系统故障、信息泄露、操作失误等现象，应制定全面的预防措施，并采用多元化的手段确保档案信息的安全。首先，要建立一个安全的档案信息化管理环境，可以是脱机管理的计算机，并要对计算机系统的操作环境进行定期检查，对档案数据库系统做安全保护，排除档案数据库系统漏洞，审查可疑信息，避免档案数据库系统受外界侵犯，保证档案信息的安全。

（二）提升基础能力

1.提升人员管理能力

制定全员档案管理培训计划，全面掌握档案学及其管理的基本理论知识，并充分利用现代科学技术提高管理技能和水平；加强档案管理人员的信息捕捉能力，根据创新示范区建设需求，鉴别、筛选出具有价值的档案信息；定期开展档案管理相关竞赛活动，营造相互学习、相互促进的氛围；将档案管理创新理念内化于心、外化于行，将档案信息的收集整理工作与职能工作相结合，同步完成；鼓励管理人员有针对性地开展研究和实践，进一步提高信息的挖掘、利用水平。

2.加大资金、技术投入

档案信息化管理工作建立在先进的技术、设备等基础上，加大对资金、技术投入力度，充分利用计算机技术，加强创新示范区档案的收集、整理、保管和利用，有利于实现档案的电子化、科学化管理。充分利用档案管理单位的计算机、扫描仪、存储器等信息化设备，按照管理制度的有关要求，加强档案的归档管理，同时应用加密技术保护档案储存安全。

（三）建设创新平台

与大多数网站、业务系统的信息化建设类似，承德市创新示范区档案信息化的基本目的，是建成后可以依托计算机信息网络在线完成档案的管理和利用，并使其具有统计、分析等功能，以期为将来的深度信息整合及利用打好基础，起到平台作用。

在创新示范区档案信息化平台建设初期，利用网页制作技术，完成了档案信息化平台的基本功能设计，出于安全考虑，暂未开放外网接入端口。基本功能主要有：第一，对习近平总书记关于可持续发展重要讲话的归集展示；第二，对创新示范区出台的重要文件的归集展示；第三，对创新示范区相关重大活动有关内容的归集展示；第四，利用创新示范区大事记，展示建设整体历程；第五，对建设过程中探索凝练形成的典型亮点的归集展示；第六，对建设过程中各类媒体相关报道的归集展示。

其他信息模块的建立，还需要在工作中不断归类、调整。此外，该平台还预留了网络接入和安全管理的相关内容，以便拓展平台功能，更好发挥档案信息化管理、利用作用。

四、结束语

创新示范区建设档案信息化管理利用是一项长期、复杂的工程，需要不断调整、更新、完善展示平台功能，以达到档案信息化、便捷化管理利用的目的。承德创新示范区建设档案资源收集、管理和利用的创新方法研究，正在逐步实现档案资源的全面数字化，档案信息化管理平台逐渐建立健全，是对同类示范区有效模式的有益探索，可总结形成可操作、可复制、可推广的创新案例，为档案管理工作的可持续发展开辟新路径、提供新参考。

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