档案管理中档案信息化建设的路径研究

张楠

摘要：网络信息时代，加快推动档案信息化建设，成为档案管理工作者关注的课题。党的十九届四中全会专门研究了推动国家治理体系和治理能力现代化的问题，并形成了专门的纲领性文件；而后，国家为推动档案管理工作的转型升级和高质量发展，编制了《“十四五”全国档案事业发展规划》；党的二十大也明确提出，加快建设数字中国、网络强国，构建现代化基础设施体系，这些都为新形势下档案管理的信息化建设提供了前所未有的发展机遇。为适应国家治理体系和治理能力的现代化要求，本文在深入分析当前档案管理信息化建设现状的基础上，从档案管理工作的转型与高质量发展、档案管理工作的效率和服务质量、实现资源共享与档案管理模式多样化三个方面，阐释加快推动档案信息化建设的重要意义，提出加快完善档案信息化建设的标准与制度、加快推动配套基础设施的建设、建设现代化档案管理人才队伍等路径。

关键词：档案管理；信息化；建设路径

一、档案管理信息化建设的现状

当前，国内档案管理信息化建设正在稳步推进，2017年，我国就召开了全国档案局馆长会议，专门研究部署了大数据时代我国档案管理信息化建设的问题；2020年6月，国家专门修订完善了《中华人民共和国档案法》；2021年，国家为推动档案管理信息化建设，又专门编制了《“十四五”全国档案事业发展规划》。在此背景下，国内各个档案管理机构及部门加快推动了档案管理信息化建设的进程，各个档案场馆网络信息基础设施逐步得到建立和完善，区域内的各种电子档案数据库陆续建立。例如，干部人事电子档案数据库的建设已趋于完善，干部人事纸质档案已被全部扫描录入电子档案数据库，有效提高了从事干部人事档案管理工作人员的工作效率和质量，这也反映出当前我国档案管理信息化建设已经取得较好的成效。通过对国内档案管理信息化建设相关文献资料的研究不难发现，医疗、教育领域对电子档案管理技术的运用相对成熟。

然而，在推动档案管理信息化建设的过程中，也存在一些风险挑战和问题。首先，档案管理信息化建设缺乏资金保障。档案管理信息化建设中涉及的电脑、扫描机、存储器、复印机等软件基础设施建设以及档案管理大数据库、安全防护软件、档案信息智能建设软件等软件基础设施的购买，均需足够的资金保障。但是由于地方政府财政紧张或相关部门领导缺乏足够的重视，当前管理信息化建设缺乏足够的资金保障，这是当前档案管理信息化建设面临的一大突出问题。其次，信息化建设标准要加快统一。当前，各地方推进档案管理信息化建设所使用的数据库软件、功能、框架和大小等，均存在混乱的局面。在此背景下，国家需要加快推动档案管理信息化建设标准和行业规范，统一数据库建设规格或建立各个数据库兼容性的软件，为后期建立全国统一的档案管理大数据检索库奠定基础。再次，档案管理人员的信息素养有待提高。当前，档案管理人员缺乏危机意识，无法紧跟时代发展步伐，无法适应档案管理信息化建设后新的工作岗位，且当前的档案管理信息化建设缺乏既懂网络信息技术，又懂档案管理专业知识的复合型高端人才，严重阻碍了档案管理信息建设的进程。最后，档案管理人员的信息安全意识也较为淡薄，尤其是缺乏档案管理信息化建设中所需的安全密钥、防火墙、防病毒等档案安全防护技术。

二、档案管理信息化建设的意义

（一）推动档案管理工作的转型与高质量发展

随着网络信息技术的快速发展，当前的档案管理工作面临着一场由信息技术带来的变革。早在2017年，我国就专门研究了大数据时代档案管理的转型发展问题，提出了档案管理应势而动、乘势而上的现代化发展战略。党的十九届六中全会审议通过了关于推动国家治理体系和治理能力现代化的决定，党的二十大报告将包括网络强国、数字中国等在内的现代化基础设施体系建设和提高人民生活品质，作为重要内容进行安排部署，为档案管理信息化建设提供了前所未有的转型发展机遇。在此背景下，加快推动档案管理工作的信息化建设，是摆在面前的一项重要工作。档案管理信息化建设是推动当前档案管理工作转型和高质量发展的必由之路，这不仅是由信息技术革命带来的转型发展决定的，还是由新时代广大人民群众对档案资源信息共享的现实需求决定的。加快推动档案管理信息化建设，可转变传统的档案管理理念和管理模式，极大提高档案管理速度和管理质量，有效降低档案管理所需的人力资源成本，满足人们对档案资源信息共建共享的现实需求。所以加快推动档案管理信息化建设，对推动我国档案管理工作的转型与高质量发展具有重要的现实意义。

（二）提高档案管理工作的效率和服务质量

档案管理信息化建设，具有提高档案管理工作效率和服务质量的重要意义。随着社会的发展，档案管理工作涉及的面越来越广，其管理内容也呈现出多而复杂的发展现状，传统的档案管理模式和方法已无法满足当前档案管理工作的现实需要。尤其是当前网络信息技术背景下，知识每天都在以成倍的速度增长，这给档案管理工作带来了前所未有的挑战，而档案管理工作信息化建设则可以提高档案管理工作的效率和服务质量。例如，可以为档案管理人员建设线下自动化的档案信息管理库和线上大型电子档案管理数据库，线上、线下相结合的现代化档案管理模式，可为档案管理工作者提供电子化管理工具，让档案管理工作者和到馆内查询信息的人员，都能实现档案的智能化检索、档案自动化分类、档案智能化编研和信息的个性化智能提取。如此一来，既提高了档案管理工作者的工作效率，又提高了其服务质量。

（三）实现资源共享与档案管理模式的多样化

传统的档案管理模式无法实现资源的共建共享，而档案管理信息化建设则可以通过线上档案信息管理数据库，实现档案信息资源的共建共享。档案管理信息化建设还丰富了档案管理模式，智能化的档案管理模式有效简化了传统、复杂的档案管理模式。总之，档案管理模式的信息化建设，为档案管理工作者提供了更加快捷、可靠的管理模式，这种管理模式既能实现信息资源的共享，又能让档案管理工作变得快捷、高效，这也是未来档案管理工作转型发展的重要方向。此外，传统的纸质档案会随着保管年限的增加出现各种问题，而智能化答案管理则可以将纸质档案转化为电子档案，在较大程度上为档案资源的长久保存和档案信息的安全性提供保障。

三、档案管理信息化建设的路径

（一）完善信息化建设的标准与制度

面对档案信息资源安全问题，要规范档案管理从业人员的行为，加快完善档案管理信息化建设所需的行业标准与制度规范。国家在推动档案管理信息化建设的进程中，也对档案管理信息化标准与制度的完善与建设进行了探索与实践，如前文提到的《“十四五”全国档案事业发展规划》，该规划就专门对档案制度规范建设问题进行了详细的安排部署。在法规制度方面，国家提出要加快修订、完善《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案工作条例》《科学技术档案工作条例》等推动档案事业高质量发展的法律法规，并重点强调修订完善档案开放审核、档案监督检查、电子档案管理及重点行业档案专业管理行政规范文件，加快建立档案管理法规制度体系，为档案管理信息化建设提供法治制度保障。在标准规范方面，国家要加快落实全国档案事业发展“十四五”规划中重点强调的档案标准规范的建设，加快建立、完善《电子档案单套制度管理一般要求》《电子档案证据保全规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等档案管理信息化建设所需的行业标准。总之，国家层面要高度重视档案管理的信息化建设，从战略发展层面加快对档案管理信息建设行业标准与制度的建设，为档案管理信息化建设提供必要的行业标准与制度保障，这也是当前加快推动档案管理信息化建设的重要路径。

（二）加快推动配套基础设施建设

档案管理信息化建设需要强有力的基础设施作为支撑。基础设施的建设既涉及硬件基础设施，又涉及软件基础设施。例如，电脑、扫描机、存储器、复印机、打印机、信息检索设备、网络光纤等，均属于档案管理信息化建设需要配备的硬件配套基础设施；各类数据库、大数据信息管理系统、信息检索软件、档案自动录入和转存软件、档案自动识别软件等，属于档案管理信息化建设所需的软件配套基础设施。档案馆推动配套基础设施建设的过程中需要注意，定期检修、维护档案管理基础设施，及时更新陈旧、过时的硬、软件基础设施。此外，档案管理硬、软件基础设施建设及完善过程中，还要选择通用型、规范型的硬件配套设施和软件配套设施，有利于未来全国档案管理数据库的统一联建，为建立统一的大数据档案信息管理库提供基础设施保障。

（三）建设现代化档案管理人才队伍

档案管理信息化建设最终要落实到人的身上，人既是档案管理信息化的建设者，又是档案管理信息化建设的使用者及受益者，因此，要加快现代化档案管理人才队伍建设。首先，要精准引进档案管理信息化建设的高端人才。根据档案管理信息化建设的需要，加快通过人才精准引进的方式，解决当前档案管理信息化建设过程中存在的人才技术短板问题，尤其是关键技术人才的引进，对推动档案管理信息化建设具有重要的推动作用，同时也进一步优化档案管理人才结构，为档案管理人才队伍输入新鲜血液，扭转当前档案管理人才队伍老龄化和“青黄不接”现状。但需要注意的是，引进档案管理信息化建设的高端人才，需要严把引进关，这是确保精准引才的关键。其次，要精心培育档案管理信息化建设所需的人才。档案管理信息化建设，需要加快提升当前档案管理人才队伍的现代化水平，要通过专业的业务技能培训和相应的岗位竞争激励制度，提升档案管理人才队伍的业务水平，让档案管理人员熟练掌握每个岗位需要具备的管理技术。这就需要档案管理部门根据档案管理信息建设的具体岗位，制定年度专业人才培训计划，分岗位、分批次、有针对性地全面提升档案管理人员运用档案管理信息技术的业务水平。同时，还可采取线上线下相结合的业务技能培训、档案管理信息化建设实训基地现场教学、跨区域业务观摩交流学习等多种途径，提升档案管理人员的业务水平。最后，要用心建设一支稳定的现代化档案管理人才队伍。关心、关爱档案管理人才，大力弘扬创优争先和工匠精神，加快完善相应的人才激励机制，畅通人才晋升渠道，为档案管理人员创造优良的环境。

四、结束语

综上所述，推进档案管理信息化建设，是一项需要长期推动的档案管理工程。相关档案管理单位及其工作者，要在档案管理实践中不断改革、探索，提高档案管理服务质量，为推动档案管理工作的高质量发展贡献力量。

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