信息时代档案管理工作分析

唐玲

摘要：档案管理是企事业单位的一项重要工作。新时代，传统档案管理模式逐渐显现出效率低下、失误率高、调取不方便等问题。因此，需要通过科学的管理模式及技术升级推动现代化档案管理模式的建设，从而有效保障我国档案管理工作发展。信息时代，档案管理工作不仅要实现制度、管理模式上的革新，还要利用信息技术优势提升档案管理的工作效率，同时降低工作成本。本文通过对当前档案管理工作现状的分析，提出科学的档案管理解决对策，旨在提高档案管理水平，促进我国经济社会稳步发展。

关键词：信息时代；档案管理；管理模式

一、档案管理概述

档案作为一种重要的信息资源，有助于我国现代社会健康稳定发展。档案管理即对企业或单位的档案材料进行规范整合、归纳以及管理的工作。对于任何单位的发展来说，档案材料都是非常重要的。档案管理工作需要将单位的档案材料按照规范的方式进行整合、归纳，并在单位发展过程中提供信息支持。信息时代，档案管理工作的重要性被进一步凸显，传统的管理方法、理念、形式等都已经无法很好地满足时代发展需求。为此，在当前信息交流、信息传播及信息应用手段和渠道更加方便的大环境下，档案管理及档案信息对单位及企业发展推动作用也更加显著。因此，相关单位需要通过科学的管理模式升级，引进新兴技术，为档案管理活动的开展提供有利条件，有效推动档案管理不断发展，保障单位在信息时代的发展能力，以推动单位稳步发展。此外，在建设档案信息化平台时，还要确保档案资源的共享性与系统性，不断提高服务水平，拓展服务领域，从而充分发挥档案管理工作的实效性。

二、信息时代档案管理工作的重要性

信息时代，档案管理即信息管理，对单位的发展规划、日常工作及创新改革具有积极的推动作用。档案管理是一项政治性、服务性及管理性非常强的工作，虽然无法为单位带来实质性的收益，但可通过档案信息为社会发展及社会实践服务，更好地促进我国社会经济建设。

档案管理工作是推动我国社会建设稳定进步及现代化社会信息体系建设的关键，因此，相关单位及管理人员要重视并稳步开展档案管理工作，提升档案管理水平及管理能力。

三、信息时代档案管理工作中存在的不足及成因

（一）档案管理工作中存在的不足

1.现代化信息管理技术应用不充分

信息时代，应用信息管理平台是提升档案管理工作效率和水平的关键。但是在对部分档案管理机构进行调查的过程中发现（见表1），现代化信息管理技术的应用并不充分，从而导致档案管理工作水平无法适应当前的时代发展需求。

2.档案管理队伍职业素养不足

档案管理工作的主要参与者是档案管理人员，部分人员的职业素养没有达到相关要求，导致档案管理工作的水平及效率低下。员工队伍职业素养低下，导致现代化技术应用效果没有充分落实，这也是当前档案管理工作中仍然存在的重要问题。

（二）档案管理工作不足的原因

1.管理人员的管理理念不科学

经过调查（见表2），部分档案管理者没有根据时代变化及时更新自身的档案管理理念，导致档案管理过程中疏忽了信息管理体系的建设，从而阻碍了档案管理水平提升。

2.档案管理单位内部人力资源管理工作不完善，培训机制不健全

人力资源管理工作是保障档案管理人员职业素养及工作水平的关键。在部分单位的发展过程中，并没有建立完善的人力资源管理体系及培训机制，人才队伍的建设难以满足员工队伍的发展需求，导致档案管理队伍的职业水平有限，不利于管理工作的开展。

四、信息时代档案管理工作的优化策略

在当前信息技术迅速发展的背景下，档案管理工作需要明确自身的发展方向，利用现代化管理技术及管理模式，创新档案管理机制、定期开展档案培训、明确档案数字化定位、完善档案基础设施，以有效促进档案管理工作水平提升。

（一）创新档案管理机制

创新档案管理机制是保障我国档案管理工作水平提升的首要任务。在传统的档案管理机制下，工作过于繁琐，管理效率低下，且日后的应用、查询并不方便。在信息时代，利用现代化信息技术构建现代化档案管理平台，可进一步完善管理机制，将档案管理工作逐步向网络化、信息化、现代化转变。这样既能提升管理效率和水平，又能节省人力、物力，提升应用效果，可以说，这是保障相关单位进步的科学举措。

档案管理机制在创新过程中，需要明确我国档案管理需求，保障自身的创新模式能够适应社会发展。机制的创新不是一朝一夕的工作，需要通过长久的坚持来落实，从而有效推动工作水平不断提高。

（二）提高管理人员的信息素养，定期开展档案培训

其一，提高管理人员的信息素养，培养其互联网思维。信息时代，信息的交换方式和以前大不相同，档案信息作为信息中的一种，自然也需要顺应时代发展潮流，以全新的交换方式展现自身的先进性。而作为档案信息管理人员，只有增强互联网思维，才能助力档案管理工作现代化发展，这是毋庸置疑的。其二，增强管理人员软、硬件的使用能力。档案管理软件再好，计算机配置再高，如果没有高素质的使用者，也发挥不了作用。所以在信息时代，提高管理人员的软、硬件使用能力，可有效解决日常使用过程中的一些小问题，不仅能节省软件的运维成本，更可以节省不少工作时间。

档案管理培训工作是保障档案管理工作人员职业素养满足管理工作的关键。因此，相关档案管理机构需要制定科学的人力资源管理模式，加大人才培训力度，从而推动档案管理员工队伍现代化建设。

首先，档案管理单位需要根据自身的发展需求，逐步完善档案管理人才队伍的建设模式。在我国档案管理过程中，不同区域的管理工作都有其特殊性，人才队伍建设及管理培训需要根据这些特殊性开展有针对性的训练，从而保障员工队伍能够满足区域档案管理需求，推动档案管理工作稳步开展。其次，档案管理单位需要建立完善的激励机制，利用激励手段，推动员工队伍建设。激励机制建设需要充分吸取员工意见，保障机制的应用可满足员工发展需求。最后，在员工队伍建设过程中，需要注重提升其现代化技术的应用水平，从而有效推动档案管理工作不断发展，促进信息化管理体系建设，提升档案管理水平。

（三）明确档案数字化定位

数字化定位是当前档案管理工作发展的关键。信息时代，信息化、数字化管理模式及管理体系的建设，是档案管理工作发展的主要方向。相关管理单位需要通过引进先进技术，提升自身的数字化管理能力，并通过完善的平台建设，保障数字化管理流程优化。

数字化管理模式是当前信息数据及档案管理的主流，是当前信息时代管理工作的发展方向。相关管理单位需要深刻认识到数字化定位的重要意义，提升自身的管理能力及技术应用水平，促进档案管理工作稳步落实。

（四）完善档案基础设施

基础设施建设是保障我国档案管理工作开展的重点，基础设施的完善是保障档案管理工作顺利进行的关键。因此，档案管理单位需要完善基础设施建设，提升管理能力，从而保障档案管理工作顺利开展。

首先，档案管理单位需要淘汰落后设备，引进先进设备，逐步完成设备体系升级。其次，档案管理单位需要加强设备的管理、养护、维修，从而延长设备的使用寿命，保障档案管理工作正常开展。最后，在档案管理单位基础设备的完善过程中，需要注重信息化设备购置，以保障单位档案信息化、数字化管理的能力。

档案管理工作是我国社会建设过程中的重要内容，是完善社会历史体系的重要工作。相关单位需要重视档案管理工作，通过制定科学的发展方案，促进档案管理工作稳步开展，促进我国社会发展。

五、结束语

信息时代，档案管理工作需要不断创新升级，以满足社会发展需求。信息技术及信息设备的应用可有效推动档案管理工作的开展，相关单位也需要通过科学的制度建设及员工培训，保障我国社会建设水平稳步提升。因此，档案管理工作水平的提升，需要充分契合信息时代背景，以保障自身的现代化管理模式建设。目前，数字化管理已逐步成为当前档案管理的发展方向，相关管理人员需要不断创新、建设，推动档案管理工作稳步发展。

参考文献：

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