数字化时代企业集中采购模式如何创新

金小燕

集团型企业采购管理和数字化运营概述

在当前的形势下，越来越多的集团企业注重成本管控，将原分散采购的方式转为集中采购管理，主要内容是实施总体采购战略，包含制定年度或阶段采购方案、开展集中采购品类的需求评估、对采购程序进行监督、对采购项目进行检查，并对最终的采购方案进行反馈和评估，在动态管控中对供应商、供应链、员工管理能力进行评价和监控。

集团型企业开展集中采购一般会以搭建内部电商平台为载体，是一项集信息流、商流、物流为一体的经济活动。本文阐释的数字化运营方式与单一内部电商平台运营的不同在于，它将与企业内部的人力、合同、财务、客商、办文、资产管理等各板块的系统数字共享联动，成为检验企业效率的窗口，为企业管理者准确及时了解和把握企业采购现况甚至企业整体运转情况提供抓手，以便决策者制定出正确的采购方案和实施路径，制定供应商管理办法，并针对企业高频需求的具有较大弹性的采购订单，提供以销定产、以产订购等不同的采购方式。

集团型企业采购管理现状及存在的不足

集团型企业采购管理现状 现阶段，在我国传统的企业物资采购计划管理中，往往对供应商和供应链的管理缺乏清晰制度。在验收材料时，有些部门以信任供应商为借口，省略诸多重要的审核程序，极易出现缺货、商品数量和质量达不到企业的要求。在管理技术方面，由于缺乏数字化理念，欠缺既懂业务又懂数字化的复合型人才，数字化水平较低。

一些集团化企业集中采购现状总结起来问题大致如下：一是物资采购管理不力。当前国企物资采购的调研显示，很多企业在物资采购过程中存在监督不力的问题，这不仅会影响到采购工作效率，还会为企业物资采购带来巨大风险和隐患，特别是如果对贪污腐败问题打击力度不够，将导致物资采购阶段出现诸多质量问题和成本问题。二是采购方式较为落后。进入新时代，网络技术飞速发展，物资采购工作可以通过网络进行。但是，目前很多企业采购依旧需要传统采购人员去市场上问价，再与不同供应商进行谈判，不仅耗费大量人力，而且还会降低采购效率。调查数据显示，目前全员数字化意识不强、互联网操作习惯偏落后的集团仍占较大比例。三是数字化采购系统搭建不完善。许多集团虽然推行了集中采购，也使用了数字化平台的模式，但是普遍存在着对采购全流程、全要素没有全局数字化规划的问题，导致上线后使用体验不佳、供应商管理不善等问题，因而导致项目无法推进，数字化采购难产失败。

集团型企业集中采购管理存在的不足 首先，管理模式传统。企业采购管理体制存在较大问题。部分企业采用多个领导的分层采购方式，此种采购方式具有一定优越性，可以根据不同生产经营需求，保证物资供应稳定性，有助于采购成本控制。但此种传统的采购方式也有其不足之处，即对采购人员的监督过程十分困难，很容易发生跨部门采购和交叉采购现象。在实施分层采购模式实践中，部分采购者为了自身利益，采用分层设账方法保证资源稳定供给，可能导致出现大量资源浪费和资金占用现象。

其次，供应商管理效率不高。我国企业在材料采购中往往存在供应商管理效率较低的问题，而供应商管理目标，就是要与供应商建立良好关系，保证采购工作正常运行。然而，在实际经营过程中，很多企业对供应商的评价管理工作存在一定的松懈性，如企业供货商多年不变、原材料采购价格过高及生产技术停滞不前等，均会对企业产能提升产生较大影响，对企业发展造成严重阻碍或埋下诸多隐患。

另外，缺乏对采购材料的限制。企业采购管理制约机制不健全势必导致管理工作混乱，一些企业在材料采购过程中缺乏严格的约束制度，导致采购人员盲目按照个人主观意愿行事，也有一些人铤而走险，不按照规定执行采购管理方案。不规范的采购行为将会影响到企业采购任务的完成，很有可能导致库存过剩、产品质量不合格等问题，从而降低市场竞争力，对企业发展造成负面影响。

采购创新模式的优化策略

基于以上分析，建议大型集团建立起由一把手牵头的数字化采购改革工程，以业务部门为主导，联动科技部门，制定采购数字化改革战略方案，并逐步推进。

建立专业化团队并实现产品式集中运营 首先，创建专业化团队，强化专业培训，提高专业水平。创建专业化团队具体可以从以下几点入手：一是必须明确业务部门为牵头人和责任人，系统使用呈现最终以客户体验为导向，由业务部门提出具体需求，该团队需要以熟悉甲方业务的人员为主；二是明确产品经理、数据专家、架构专家作为团队核心，作为转译业务为数字化语言的桥梁纽带，该团队需要甲乙双方都派人；三是建立专业的采购管理沟通机制，以项目制团队开展工作，促进各企业互相派遣员工参与各自工作。

其次，实行集中采购运营模式。彻底改变既往管理方式，在企业内实行高效、集中的经营方式。特别是要从根本上改变经营理念，深刻认识到集中经营的诸多优点，进一步降低企业生产成本，提高企业经济效益。同时，在工作目标方面，要做到既能为客户提供高质量产品和服务，又能兼顾企业经济利益，改变现有的“稳效率、稳供应、轻效率”状况，加强物资供应管理机构的归口管理功能，努力建立统一指挥、分工明确、效率高及应变能力强的物资采购管理体系。把工作重点转向供给体制改革，不断拓展和完善社会化专业合作制度，适时地保障供给，打破传统“大而全”供给模式，形成市场化、社会化合作工作模式。

另外，变革采购管理模式。为了提高企业在材料采购中的管理效能，必须通过创新来保证各种材料采购工作顺利进行，提高物料采购管理质量。因此，在将集中管理模式应用于企业采购管理的过程中，企业应重视更新物资采购管理理念，集中管理各二级以及三级单位物资采购活动，最大程度降低企业采购成本，有效提升采购资金使用效率。同时，企业也要改变采购管理目標，既要保证物料供应的稳定性，又要提高采购效率，为客户提供高质量产品和服务，在成本、效益之间寻找平衡点。企业还要注重体制的改革，明晰企业物资采购归口管理职能，打造统一领导、分工有序及高效运转的管理体系，明确管理制度框架，促进采购管理市场化以及决策民主化，使得整个采购过程透明，保障企业物资采购管理工作顺利开展。此外，要完善采购过程，应用信息化、网络等手段获取采购信息，加强与供应商的合作，建立长期的伙伴关系，促进企业高效落实采购管理工作。

全线上数字化管理确保采购公开透明 采购过程主要包括采购预算审批、招标、下单、物流、确认收货、对账结算、资产领用、报废处置，以上流程需要企业的OA审批系统、电子招标系统、电子采购平台、财务共享平台、资产管理平台打通联动，对外需要与物流系统、短信提醒系统、外部电商平台、银联平台打通，全线上的管理才能真正做到不留死角，透明管理。比如电子招投标，过去在招标采购的评分方式上常常存在串标、围标等现象，而通过电子招标的方式，可实现专家随机抽取，系统用IP地址、制作文件相似性、第三方企业资质查找平台等方式判定是否有围标等现象。

持续培养全员数字化的思维和习惯 数字化时代的来临使企業采购工作环境、工作机制均发生了明显变化。因此，培养全员数字思维和习惯十分重要。在推进数字采购进程中，无论是采购人、代理机构、供应商还是监管部门都需积极了解、学习和应用大数据技术，以促进整个行业数字化转型。为此，企业应积极开展数字化业务培训，加强采购人员培训工作，实施线上线下统一培训，切实加强采购人员数字化思维及能力。

不断深化数字化程度并有效运用线上全数字化数字联通后，小切口将换来大场景。例如，采购物资实现线上数字化后，将形成数字资产，有助于财务管理细分颗粒度，细分预算条目，在配置人力资源系统数据共享的前提下，可有效管控大型集团在世界各地人员的费用使用情况，并且能精准定位到预算与执行的进度情况，为企业管理在深化成本管理上带来直观的可实现路径。

再如，深化物联网技术有助于加快采购后资产管理。传统的采购方式在采购员完成下单后，物资进入仓库，由员工向采购员进行领用，占用库存成本高、工作效率低，还会出现资产盘点账实不符的现象。物联网技术在每栋楼、工厂、项目建立无人领用仓或柜，用员工领取代替采购员下单，员工录入人脸，后台进行扫脸计算，对物资进行RFID以及动态二维码标签，员工进场后随时领用物资，在系统后台自动计算全要素情况，并可进行一键盘点，大大减少人工作业的成本，杜绝盘亏、盘盈现象。

总之，在数字化时代，无论是企业决策者还是采购部门领导，均必须要认真对待采购管理工作。数字化的采购管理模式有助于提高企业市场竞争力，促进企业持续发展。

作者单位：浙江高速物流有限公司