高职院校档案信息化建设的思考

赵 静，李焱凯

（1.忻州职业技术学院，山西 忻州 034000；2.忻州豆罗乡镇卫生院，山西 忻州 034000）

一、高职院校档案信息化建设的意义

（一）档案工作相关含义

档案：是指各种形式的原始记录。各类国家机构和社会组织、以及个人在社会活动中形成的，需要通过一定方式保存下来，供备查的文字、图片、影像以及其他各种形式的具有保存价值的历史记录。

职业院校档案：职业院校档案是指职业院校在学校管理、教学活动、招生就业、实习实训等各类管理和教学活动中形成的对学校具有查阅考证和保存价值的各类资料的原始记录，职业院校档案也是国家档案的有机组成。

档案信息化：通俗地讲，就是指对原始的档案资源通过与信息化技术的有效融合和全面赋能，实现对原始档案资料的共享和交换，从而提高档案资源的使用价值、实现档案资源的便利共享，拓展档案的应用范围。

（二）高职院校档案信息化建设的重要意义

随着社会发展和科学进步，信息化成为当今时代发展的大势，这给高职院校档案工作带来了革命性的变化，只有充分认识到开展档案信息化建设对档案工作的重要意义，才能从根本上做好这项工作。

1.提高工作效率

高职院校档案既包括学校各项会议、重要活动的记录及学校发展过程中产生的各类信息，也包括教师、学生的基本信息，内容庞杂，种类繁多，其中具有保存价值的资料需要通过档案形式统一保存和管理。过去学院留存的各类档案资料主要是传统的纸质档案，空间占用大，需要人员多，日常管理费时费劲，日常查考很不方便，而且随着档案年限越来越长，受学院档案室环境和条件所限，保存和管理难度也越来越大。信息化建设可把传统的纸质档案分类转变为数字档案，不同用户可以非常便捷地获得所需档案信息，不会受制于时间和地点，不会因使用不当造成损坏或丢失，管理和应用更加方便、快捷和高效。

2.实现资源共享

随着高职院校信息化技术的普及和数字化校园建设的深入发展，当前各类高职院校普遍建立了高校办公自动化系统和对外官方网站，实现了可公开档案资料校园网络的全覆盖。通过有效的管理手段和信息化技术的应用，进一步规范高职院校在教学和办公过程中形成的各类电子文件信息，转换成为数字档案，通过档案馆（室）进行网络数字化管理和必要的安全认证，实现学院各类档案信息和资料的相互交流、资源共享，进而实现学校档案管理系统和教学办公系统的全面接轨。

3.便于查阅利用

传统的学生学籍纸质档案，分属于多个部门收集汇总，学籍信息的收集整理需要耗费大量的人力和时间，最终汇集到档案管理部门。当前，许多职业院校如果想获取学生学籍信息，或是学生想获取自己的学籍信息，都需要在获得批准后，本人亲自到档案室对纸质档案进行翻阅和查找，既费时又耗力，给学校管理和学生查阅都造成了许多不便。而通过利用档案数字化信息收集检索技术，可以将不同部门学生学籍快速上传到档案管理部门，利用数字化信息化技术对学籍档案资源再编辑和再整理，可以有效提升档案管理成效，使学院学籍档案资源能够得到充分利用，学生无论在什么地方都可以登录系统查阅自己的学籍档案，打破传统的学籍档案查询模式，对学校“以生为本”的办学理念具有重要的现实意义。

4.保护档案安全

档案资料是高职院校宝贵的信息资源，在长期保管过程中，因环境条件和技术管理手段不足，传统纸张档案不可避免地会出现纸张破损、字迹模糊、档案缺页等等，而基于云存储技术在计算机系统中的空间存储功能，存储和备份所有的纸质档案资料，将纸质档案转化为电子档案，可以避免纸质档案资料在查阅和使用过程中的破损、丢失或数据篡改问题，有效保护纸质档案原件安全。

二、高职院校档案信息化建设现状及存在的问题

档案工作的信息化建设，既体现了学院管理者主动适应现代化管理手段的主观意识，也体现了管理者对提升学院综合管理水平的能力素质，更体现了高职院校全面融入信息化浪潮的综合实力。近年来，高职院校都在结合自身特点，全面深化高职院校教学改革、拓展培养模式、提升教学质量，与此同时，档案室（馆）的基础设施建设、人才队伍建设以及数字化技术与学院档案管理的全面融合创新，也越来越受到各类高职院校的普遍重视。

（一）学院档案室建设情况

1.总体概况

忻州职业技术学院是经山西省人民政府批准、教育部备案的全日制综合性高等职业院校，校园占地485亩，目前有在校生9400余人，教职工528人。学院综合档案室隶属于学院党政办公室，主要负责学院在不同发展时期形成的各种类型档案的收集整理、鉴定保管和加工利用工作，目前，学院档案室规模、管理和等级都位居全省职业院校前列。

2.各档案室职能职责

学院根据档案工作相关规范要求和工作需要，在综合档案室内还分设了教务档案室、学生档案室、人事档案室3个档案室，分别由教务处、学生工作处和组织部负责管理。综合档案室配备1名专职档案人员（副研究档案馆员，本科），教学档案室有2名兼职档案人员（1名高级讲师，本科；1名讲师，本科），人事档案室有2名专职档案人员（1名副研究档案馆员，本科；1名助理档案馆员，本科）。学院在教务处、人事处和学生处等主要处室同时配备兼职档案员，建立了定期向学院档案室报送档案资料的制度，为学院各项档案工作的开展奠定了坚实的基础。学院综合档案室在业务上对专业档案室进行检查、监督和指导。教务档案室档案含教学大纲、人才培养方案、课程设置、课程建设、课程思政、打造精品课程及专业建设等一系列与教学相关的档案资料。学生档案室覆盖了9000余名学生的个人档案资料，每年新增新生档案3千余卷，毕业生档案每年约取走2/3以上。人事档案室档案含在编干部、工勤、离退休约900余卷。按照档案馆室建设标准要求，综合档案室总面积达到150m2，分设了档案库房、查阅室、办公区，档案库房目前共配置了大型密集架8组、防磁柜1台，并根据需要配置了若干电脑、打印机、复印机、扫描仪等档案设备，可以总体满足档案工作需求。

3.档案制度建设情况

档案室在档案信息的收集、管理、利用和档案信息的安全等方面实行了一整套严格、完备和规范的流程。持续开展档案编研工作，编制了案卷目录、归档文件目录、文件汇编等检索工具，保障了学院日常档案资料的查找与利用。开展了档案咨询服务，解决了许多档案查阅者在查阅过程中随时可能遇到的疑难问题。对档案专职和兼职人员都分别制定了一套完备的管理考核制度，鼓励参加档案业务知识培训学习，人员专业技能得到一定提升。我院被国家档案局评定为科技事业单位档案管理“国家二级”。

（二）档案信息化建设存在的主要问题

近年来我院的档案信息化工作尽管取得了许多成效，但距离高职教育快速改革发展的要求还存在着制度不够健全、管理水平低下等问题，特别是档案工作中的信息化建设仍然存在着认识不足、历史较短、基础薄弱、投入较少等许多制约因素。主要体现在以下几个方面：

1.重视仍显不足

与其他普通高等院校相比，高职院校对档案信息化建设重要性的认识普遍存在不少差距。部分高职院校领导往往把精力用在教学质量和办学特色上，对档案工作特别是对档案信息化建设的重要性缺乏足够的重视。一些高职院校在每年召开的重要会议中，没有专题研究过档案工作，把档案工作理解为用几个人把档案资料整理好、不要损坏丢失就行了的原始认识，对档案管理的科学化、信息化重视不足，没有全面形成自上而下重视档案工作特别是档案数字化和信息化建设的局面。

2.管理模式落后

我院档案馆室的组织管理仍然沿用过去陈旧的方式，配置的主要领导普遍缺少档案专业特别是信息化专业知识，只注重“管”而不会“理”，在一定程度上把档案馆室从一个专业性较强的业务部门演化成为一个行政部门。有的档案机构成为学院闲杂人员的安排场所，特别是学院配置的档案兼职人员缺乏对档案基础知识的培训和学习，难以使档案工作专业化作用得到全面有效发挥。

3.数字赋能滞后

数字档案是档案事业发展的必由之路，然而信息化建设和改造不但需要投入大量人力物力，还需要巨额的资金保障。一些院校由于缺乏财力物力，信息化欠账较多，当前配置的软件硬件设备不能适应和满足当前信息化数字化转型发展需求，难以让数字化有力有效深度赋能传统档案工作，档案管理难以有效全面提升。

4.专业人才不足

当前，许多高职院校档案馆室的管理人员和专业技术人员普遍不是档案专业专门人才，大部分档案馆室没有配置一个档案信息化专业的人才。档案部门人员接受档案专业信息化培训学习的机会较少，几乎没有新招录的档案信息化专业人才，导致工作开展不深入、不到位，严重制约了档案管理质量的全面提升。

三、高职院校档案信息化建设的思考和建议

高职院校作为培养应用型人才的主要阵地，目前的档案管理方式已难以适应现代社会的发展需求，加强高职院校信息化建设对推动高职院校的发展作用显著。

（一）健全信息化机制

按照国家和省市档案信息化制度建设要求，加快对学院现有传统档案管理和运行模式进行全面提升改造，健全电子档案管理工作机制，制定档案室档案资料数据库建设方案、档案工作人员数字化应用和提升长效制度等一系列档案数字化信息化相关制度和方案。建立档案管理人员数字化信息化培训制度，组织档案室人员常态化参加档案数字化和信息化培训，不断提升档案管理人员综合素质。建立档案室信息化数字化年度工作考核评价制度，强化对档案室所有人员的考核评价，全面激发工作人员的积极性。

（二）培养专业化人才

高职院校应全面提升对档案管理特别是档案信息化建设重要性的认识，使档案室所有人员在掌握档案组卷、归档、编目、录入等传统基础知识的基础上，更要学习掌握数字档案知识，让专业的人干专业的事。加快引进和培养既懂档案专业知识、又懂信息化专业知识的“双人才”。强化学院档案馆室现有“非科班”出身的档案管理人员的培训工作，加强老中青不同年龄层次档案数字化和信息化人才梯队的建设，全面提高档案管理人员专业化水平。

（三）配置数字化设施

档案数字化基础设施是档案信息化工作的基础。根据高起点、高标准的要求，学院要加大资金投入保障力度，逐步建立完善学院各类档案数据库。建设好集安全、卫生、功效于一体的机房和服务器、防火墙、核心交换机、磁盘阵列、档案信息综合管理系统等数字化档案信息库所必需的软硬件设施，实现档案信息资源系统化，提高档案信息利用率。同时要确保购置使用的软硬件设备符合档案管理信息化要求，将数据安全纳入学院网络安全管理体系，全面提升防范和化解档案管理重大风险的能力。

（四）加快规范化建设

严格按照国家档案管理质量认证体系制定数字档案室工作流程，健全数字档案室管理制度，规范数字档案室管理工作，为档案管理数字化信息化建设提供全方位保障。建立并不断完善档案信息系统，对档案信息化管理工作内容进行细致的分类，对不同类型的档案信息进行全方位标准化、系统化管理，明确档案资料数字化转变形式和标准，及时准确做好原始档案的录入整理和编排入库工作，确保档案信息化管理有效开展。

（五）推动社会化共享

档案信息化可以为社会提供大量的可靠的基础性公共信息，满足人们共享信息的需求，为档案信息社会化起到支撑作用。随着社会大众对公众知情权意识的日益增强，人们获取档案信息资源的愿望与日俱增，学院要加强档案室的网络化建设，通过智能化手段和网络化资源充分应用到档案信息系统中，针对不同档案信息的获取需求，对拟获取档案信息的不同类型人员设定好查阅使用权限，档案资料查阅和使用者可以随时随地方便地检索查阅所需的档案资料，全面提升档案资料的查阅效率，实现学院档案资源的便利共享，全力实现“数字化校园”建设中档案信息资源的科学管理。

（六）重视安全化管理

学院的各类档案资料只有在保障其安全性、保密性和完整性的前提下，才可以发挥应有的作用。要全面建立档案信息安全保障制度，加强档案安全工作培训，全面提升档案管理人员的安全保密意识。要加强档案原件的安全保障，针对不同类型的档案资源，采取有针对性的安全防护措施。同时要加强档案信息化系统的安全管理，对档案信息系统进行综合安全评估，全力提升信息系统病毒安全防护、各类软硬件系统的安全防护。最后，还要加强档案网络信息安全事件的防范。

四、结语

总之，作为档案管理者，结合学院档案管理工作的实际在当前档案信息化建设重要意义的基础上，指出在快速发展的信息时代，高职院校在提高工作效率、保障信息安全等方面存在着机遇和挑战，并提出了引进档案管理高素质人才，配置信息化设施以及社会化共享、规范化建设、安全化管理等方面的建议，为学院的档案信息化建设和管理更加系统化、科学化、高效化提供了一个基本的遵循和保障。