新档案法施行背景下高职院校兼职档案员档案意识提升的策略分析

马慧敏

（晋城职业技术学院，山西 晋城 048026）

《中华人民共和国档案法》于2020年6月20日第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订通过，自2021年1月1日起施行。本次档案法的修订表明了党中央、国务院在推进国家治理体系和治理能力现代化进程中对档案工作的新要求，是我国进入数字化时代档案实践运用中解决突出问题的新纲领。新档案法在内容上从原来的6章27条扩展为8章53条，增加了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，为档案工作变革与转型、创新与发展提供了较为充分的法律保障，对新时代档案工作提出了新要求。高职院校作为承担教书育人功能的单位，其档案工作的高质量发展也应受到高度重视。

档案作为基础性工作，工作难度相对来说不大，但正因如此，才对档案员的档案意识提出了更高要求，档案意识对档案事业的发展影响深远。高职院校档案工作是专职档案员和兼职档案员协同合作完成的。高职院校文件材料的归档范围包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十一类，涉及学校各部门，所以在执行过程中学校各部门通常会将档案工作指定专人负责，被指定的人通常就是兼职档案员。兼职档案员分散在各部门，对部门直接形成的档案进行整理立卷归于档案室，是高职院校档案工作的基层力量，是部门档案积累、整理组卷、归档验收等形成档案的重要参与者。虽然档案室具有验收的职能与权力，但档案最初的预立卷是通过兼职档案员来进行的，兼职档案员是档案工作的最初把关者。所以兼职档案员的工作对高职院校档案工作的质量起着至关重要的作用，是对高职院校档案质量把关的关键岗位。目前，高职院校因兼职档案员档案意识淡薄，造成档案工作存在以下问题。

一、高职院校档案工作存在的问题

（一）职责认知不清

目前高职院校兼职档案员队伍中普遍存在认为档案主要是档案部门的工作，自己只起辅助作用的错误意识。兼职档案员不能严格按要求履职尽责，在日常工作中缺乏档案管理意识，认为这一工作是部门每个人应该履行的职责，移交档案时只是进行档案移交的过程，只做了传手的工作，原本应该预立卷的职责推向档案部门，认为档案部门应该履行立卷审核的职责。

（二）归档范围不全

档案工作作为高等学校的重要基础性工作之一，包括招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。但是许多兼职档案员有“档案是长久不用资料”的观念，认为本部门无用的资料才需要作为档案移交档案室，对目前工作有参考性的文件不作归档而继续留用，导致档案移交不齐全。特别是遇到巡视、审计等重大检查，进行内部控制工作或各种专项考核工作时，涉及以往几年资料，兼职档案员往往将一些重要资料留存以备检查，不予按时归档，造成归档资料残缺不全，档案的完整性不能保证。

（三）档案质量不高

部门档案资料能收集到什么，兼职档案人员就移交什么，存在应付心理，在档案收集的源头上质量偏低。高职院校大多数兼职档案人员的工作是通过前任在职者口口相传，再加上专职档案员的指导完成的，未经过系统的培训；同时，作为兼职人员，其职称晋升多是非档案类，所以在很多兼职档案员的意识里都将精力大多放在其他方面，对档案工作的投入不大，研究不够，本领缺乏，质量自然也就不高。

（四）档案开发利用不够

档案具有存史资政的功能，让更多人能更好地利用档案是一项非常重要的工作。对档案的充分利用不仅与制度和现代化技术手段密切相关，兼职档案员也发挥着不可或缺的作用。但目前，一是兼职档案员的档案工作只是移交，移交后由于信息化手段欠缺，再次利用档案的意识缺乏；二是兼职档案员的宣传不到位，对部门人员利用档案的积极性不高，不能主动帮助再利用，甚至有人利用兼职档案员故意躲避帮助查看，导致利用率不高；三是兼职档案员忽略了部门档案编研、档案教育、档案信息交流等工作，造成某项工作档案的融会贯通不足，参考性经验不够。

二、兼职档案员档案意识淡薄原因分析

（一）法规制度建设不完善

高职院校档案部门很多只是依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规及以往经验在做档案工作，并未细化分解档案任务，针对自身实际情况进一步建立属于本校的档案工作相关制度，或者建立了相关制度，但缺乏制度的解读与辅导，导致制度执行不严格、不到位，甚至是变相执行，这都导致档案工作执行中职责划分不清，兼职档案员不能按要求履职尽责，产生推诿行为，导致档案质量不高。

（二）兼职档案员队伍不稳定

高职院校很多部门没有明确的兼职档案人员，每年在移交档案、定位兼职档案员时，往往是谁手头的工作不多，就将此项工作交付于谁，通常多为资历有限的年轻人，对部门的整体工作把握不够到位。变换较快的兼职档案人员在交替工作时本身就容易造成档案的丢失。而且，队伍的不稳定导致日常工作中对档案的积累、形成与整理缺乏，只能以移交日期为限进行档案整理，因时间紧急、长久工作记忆困难等原因，造成档案工作存在诸多问题。近年来，随着各项工作的规范，高职院校各项工作标准不断提升，其行政工作人员岗位职责范围内的事务不断增多，作为兼有其他本职工作的兼职档案员来说，工作任务急剧增加，档案工作作为兼职投入的精力有限，造成档案质量不高。

（三）档案人员再教育不受重视

兼职档案人员大部分都非档案专业出身，基本都未参加过比较专业的培训，而且每年接受的档案继续教育机会甚少。虽然在国家档案局和人力资源社会保障部出台的《档案专业人员继续教育规定》中，要求档案人员每年累计不少于90个学时的继续教育，但事实上，兼职档案人员参加的较少。同时，档案工作虽然是高职院校的基础工作之一，但高职院校的主要任务还是教书育人，所以兼职档案人员对提高档案业务的积极性不高，工作理念、工作方法、对档案的认识都比较滞后。

（四）考核激励不到位

兼职档案员的工作缺乏考核，甚至很多高职院校档案工作不纳入考核，有的纳入考核也只是流于形式，只把交与未交列为考核事项，鉴于高职院校档案收集难的原因，未将档案质量标准作为考核要求。此外，激励工作不到位，兼职档案人员队伍没有畅通的职称晋升途径，也没有完善的奖惩制度，兼职档案员并不会因为档案工作被表彰，只是作为附加于自己职责内的临时任务来完成。

（五）信息化手段运用不充分

在大数据时代，很多工作都采用数字化、智慧化的方式进行，但高职院校档案信息化手段相对来说比较滞后，开发利用不到位，档案的信息化建设未参与到智慧校园建设进程中，与高职院校教书育人过程中的智慧校园建设融合存在问题，档案智慧化建设尚不完善。当然，我国档案建设在整体上的信息化水平还比较欠缺，所以在新档案法中将档案的信息化建设作为专门篇章强调出来，从法律层面上规范并促进我国档案信息化手段的建设。

三、提升高职院校兼职档案人员档案意识的对策

（一）加强组织领导，完善制度建设

要提升高职院校兼职档案员的档案意识，促进改制院校档案工作的规范化管理，必须加强领导对档案工作的统筹，从组织上重视档案工作，有领导专门分管档案工作，建立相对稳定的兼职档案人员队伍，按要求推进档案工作，将档案工作列入年度计划任务要点，督促归档工作列入各部门工作，并进行考核；制定岗位目标责任，用责任促进档案意识的增强，从思想上端正对档案工作的认识；进一步加强档案管理的制度建设，用档案管理制度的约束来促进工作的规范性，从而加强兼职档案员的档案意识。

（二）加大教育培训，促进交流提升

必须重视兼职档案人员的教育与培训，落实档案人员继续教育管理规定，提升兼职档案人员的档案意识。畅通兼职档案人员的交流渠道，召开档案工作年度总结大会，通过总结与经验分享，发现问题，解决问题，疏通档案工作的难堵点，促进档案质量的逐步提高。必要时开展奖惩工作，提升先进档案工作者的成就感，档案工作完成存在差距的对照先进目标改进，进一步提升档案质量意识，对归档事项及内容、保存期限，甚至是否是保密档案有一个准确的判断，才能对预立卷的质量进行初步把关，促进归档范围的完善，通过培训交流，以点带面，集众人智慧促进全校的档案工作上台阶。

（三）开展利用宣传，创新档案活动

必须通过开展广泛深入的档案宣传，做好档案服务工作，使每一位师生对档案和档案工作的认识从抽象到具体、从浅显到深入、从片面到全面，每一位师生都能成为档案信息资源的利用者，每一位师生都能成为高职院校档案的实时记录者和参与保管者，通过全校档案利用热促进档案人员档案意识的再提升。通过创新档案活动，利用文化勃兴开展档案宣传，促使档案和档案工作与实际需要相拥，如进行档案服务文化建设，通过向师生展示优秀案例档案，激励内心，找准奋斗目标；加强档案环境的氛围感，改变传统“老旧破”的印象；拓展线上查阅电子档案的方式，在师生中营造档案利用便捷的印象，促进档案的利用，提升兼职档案员的档案意识。

（四）推进技术更新，落实信息化建设

档案技术的更新促进档案工作手段的改进，通过技术更新、工作效率提升等途径，促进档案人员档案意识的提升以及对档案的利用。加强兼职档案人员对新档案法的学习，新档案法对档案有了更严格更细致更富有时代意义的要求，特别是将信息化管理用专门篇章作了规定，在《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国第27号令）第十五条也要求：高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。通过学习促进档案意识提升，更好促进新档案法的贯彻与落实，才能在学校各项事业发展中发挥档案的作用。在进行智慧校园的同时，嵌入档案管理的端口，加大档案软硬件的投资，加强档案信息化的建设。

提升高职院校兼职人员档案意识是促进档案工作规范有序的重要保证，是促进档案质量提升的重要前提。在新档案法施行背景下，高职院校的档案工作必须以进一步提升兼职档案员的档案意识为前提，保证档案工作的真实性、完整性、可控性和安全性，使高职院校档案制度进一步合理化，才能更好促进新档案法的贯彻落实，推动档案工作步入更加合理化、科学化的轨道；才能保存好高职院校办学治校的原始资料，对办学治校有纪实性的反映，真正使档案工作作为高职院校举足轻重的活资源从而促进教书育人事业的进一步发展。