基于“云财务”的高校内部控制信息系统建设研究

申兵

［摘 要］在《行政事业单位内部控制规范（试行）》实施过程中，各大高校都不断加快内控建设，完善内控体系。但目前很多高校在内部控制中都存在体系建设容易而执行难的问题，很多内控制度无法落到实际操作中，难以充分发挥内部控制的功能作用。为解决此问题，高校亟须紧跟信息化时代发展步伐，利用“云财务”建设高校内部控制信息系统，在信息技术赋能下，更标准化、科学化地开展内部控制工作。基于此，文章主要分析高校构建基于“云财务”的内部控制信息系统的重要性，并提出基于“云财务”的系统建设

策略。

［关键词］高校；“云财务”；内部控制；信息系统

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.025

［中图分类号］F274；G647［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）24-0076-03

0     引 言

高校建立内部控制信息系统，可更高效、充分地落实内控制度，并使学校各项经济业务均在信息系统中开展，保证所有经济业务活动均受到内部控制约束，使内控工作更加规范化、流程化、标准化。对此，高校管理者要充分认识到建立内控管理“云财务”的意义和必要性，积极探索有效、科学的内控信息系统建立策略，不断丰富系统功能，提升内控管理水平。

1     高校构建基于“云财务”的内部控制管理信息系统的重要性

1.1   有助于推进高校数字化改革

在贯彻落实《不断做强做优做大我国数字经济》重要文章精神和《浙江省数字化改革标准化体系建设方案（2021—2025年）》等文件的过程中，高校有关部门要做好“云财务”数字化改革顶层设计，充分体现学校标准、质量特色优势，并在数字化技术的统筹利用下，将数字化、标准化以及信息化思维贯穿于学校建设与发展全程和各个方面，深入研究“云财务”数字化改革路径。构建内控信息系统是以数字化手段强化内部控制管理的重要途径和方式，有助于促进高校逐步构建现代化治理体系、增强治理能力等，也有助于以“云财务”内控推进数字化改革。

1.2   可多维化地监管财务工作

近年来，高校加强财务数字化建设，能够充分发挥财务作为天然数据中心的优势，借助大数据、“云财务”技术促进财务管理朝着智能化、数字化以及信息化方向转变，并由以往的流程驱动转化为流程驱动、数据驱动并行的模式，在数字化内控信息系统建立的基础上，立足多个维度，通过多个视角强化学校财务监管，利用实时化、数字化的内控管理信息提升服务保障力，为学校制定科学决策提供参考和依据。另外，高校在数字化改革中把数据运用、数据共享以及数据决策等当成关键突破点，可在实施数据共享标准的基础上搭建标准化的内控信息系统，尽量消除信息“孤岛”问题，打破数据共享壁垒，最终在全校范围内全面实现数据交换与共享应用，立足多个层面监管财务工作，控制财务风险［1］。

1.3   提升财务审批效率

高校基于“云财务”构建内控信息系统，可让信息多跑路、师生少跑腿，实现在“零次跑”“无纸化”的条件下完成财务管理各项工作。例如，以往财务审批工作中面临的问题主要包括以下几个方面：①审批过程因涉及多位领导，经办人经常要跑遍学校找领导；②难以实时把握进度，当单据提交至某审批部门后，经办人往往很难实时了解单据的审批进度；③审批人身份无法确认，单据可能被别人冒用领导身份进行审批；④由于审批流程规定烦琐，报销人经常填好单据后，不知道应该找哪位领导审批；⑤经常卡在某一审批人处很久，总是找不到该领导，审批周期无限延长；⑥单据中的内容可以被轻易窜改，无法保证审批人看到的单据是未被窜改过的。对于上述线下审批问题，高校可通过建立“云财务”下的内控信息系统予以解决，同时能加大财务审批控制力度。高校“云财务”下的内控信息系统包含移动财务智能办公平台，通过业财融合实现业务中台对接科研、资产、人事、教务、采购、合同、报销等方面的系统，财务审批报销全流程打通为一站式服务平台，可实现财务移动审批。在线审批能解决流程控制问题，一般业务审批涉及较大资金额度时，要注意做好分期授权和分期审批，加强事前、事中控制。

2     基于“云财务”的高校内部控制信息系统的建设策略

高校在构建基于“云财务”的内部控制信息系统期间，要实现管理制度化、制度流程化、流程岗位化、岗位职责化、职责表单化和表单信息化等。

2.1   内部控制要求与流程内嵌至信息系统

高校在构建基于“云财务”的内部控制信息系统的过程中，首先要关注在信息系统当中内嵌内控要求与流程，严控审批流程等。一方面，要强化归口管理，结合学校实际情况，基于权责对等原则，统一管理和控制各项经济活动。另一方面，要不断完善与优化内部控制体系，对内控政策进行梳理和归集，对失效和内容不完整的制度及时进行修正，做好事前控制。總之，在推动内控信息化建设的过程中，需要着重嵌入内控要求，保证能够高效共享与传递各类信息数据。

2.2   加强授权审批权限管理，新建财务项目授权系统模块

授权审批工作直接关系到内控效果，所以在内控信息系统搭建中，要在线上强化授权审批权限管理工作，并着重针对财务项目构建授权系统模块。基于学校报销审批制度，报销审批权限具体规定要以财务报销管理办法为依据，各学院、部门第一负责人是对应单位经费支出审批的责任人，审批人也可授权本单位其他负责人代为审批，同时经费审批人名单、签名样式以及代为审批授权书等均要报财务处备案［2］。同时，学校要针对项目经费制定并落实项目负责人审批制度，项目负责人的设立与变更以项目归口职能部门下达的文件或通知为准，项目经费审批人原则上不再授权。此外，对于报销审批权限要有特殊规定，对借款、预借发票、学院工资性人员经费等按财务审批规定审签。

在内控信息系统当中强化内部授权审批控制，就要保证授权审批流程、权限以及范围等均是合理且清晰的。高校要明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序及相关责任，建立并落实重大事项集体决策和会签制度。所有工作人员都须在授权范围之内行使职权并办理业务。高校还要新建财务项目授权系统模块，人员在进入内控信息系统后，点击项目授权管理模块，进入授权系统，即可进行项目授权、取消授权等操作，并可查看授权日志等。授权系统可分为报销系统、申报系统和查询系统等3个系统，要分别进行授权，选择被授权人，此环节可以对项目进行单个人的单个授权和批量授权（多人），并可在授权日志内查看他人授权给自己的项目，也可查看自己是否对单人或多人授权成功。

2.3   与财务审批系统相融合

高校要将内控信息系统与财务审批系统相融合，这样就能够进行系统签章及密码的在线修改，相关人员可进入线上财务系统办理，也可在手机端进行个人签章，并可进入单位微信公众号——财务平台进行财务审批。高校通过将财务审批系统融入内控信息系统，能够线上管理薪酬、劳务、学生奖助金发放等业务，直接在网上流转审批，并在线上提交，有效实现财务审批“零次跑”。同时，学校还可推出手机报销系统，方便师生随时随地提交报销申请。另外，高校通过将财务审批系统融入内控信息系统，还可以衍生出智能差旅服务平台。其是集行程、申请、审批、订票、报销、结算等功能于一体的一站式智慧服务平台，实现师生从出差申请、行程预订到智能报销的全过程线上服务，无须使用公务卡，集中支付财务统一结算，免取票，无须线下取纸质报销凭证，由平台统一获取电子票据，能够无纸化，自动生成预约报销单，实现线上事前审批，支持上传会议通知等附件，如报销金额和报销事项均能事前审批，事后无须签字可直接提交财务制单［3］。学校还可将数据同步到短信服务公司和微信公众号平台，通过短信、微信公众号实时提醒教职工财务审批进度，同时在微信公众号平台增设单据物流追踪功能，教职工可通过该功能实时查询单据审批进度。

2.4   加大信息安全管理力度

高校在基于“云财务”加强内控信息系统建立的过程中，要适当加大信息安全管理力度。第一，积极开发信息安全技术，因为在“云财务”环境下，大量会计信息会在互联网环境中存储，而不是直接存储在学校内部服务器当中，这会使高校丧失财务信息物理控制权，所以在内控信息系统建立中要注重开发信息安全技术。所有访问内控信息系统的人员都要进行身份认证，确保登录内控信息系统的用户具有安全可靠性，促使财务信息能够在云端实现有效隔离，并使不同单位的财务信息在云端实现有效的物理隔离，从而为高校提供虚拟的物理隔离信息化环境。第二，高校基于“云财务”建立内控信息系统的过程中，要尽量提升系统可信度。对此，高校需要与系统软件供应商协同解决系统安全性问题。系统供应商要做好信息备份工作，保证高校内控信息系统可在信息正常自动备份的基础上增设财务信息异地备份功能，一旦系统发生异常，保证可及时恢复备份数据，维护财务信息的准确性、安全性、完整性。另外，高校和系统供应商须加强协作，并适当增加资金投入，深入研发保障系统安全的各种关键技术。第三，为了在“云财务”环境下进一步维护财务信息安全，高校需要建立与内控信息系统相匹配的信息安全管理机制，通过对财务数据与信息进行加密处理，制定并严格落实授权审批制度，设置“云财务”用户认证口令等方式，维护系统中的信息安全。同时，高校要严格管理财务信息密钥和用户认证口令。

2.5   在“云财务”环境下增加内控点

基于“云财务”建立内控信息系统期间，高校还要合理增加内控点。在“云财务”环境下，高校网络中心和数据库均分布于云端，若其他“云财务”用户对本校的财务信息和数据具有可见性，将直接威胁高校财务数据安全，所以要严禁“云财务”服务供应商在未经允许的情况下随意应用本校数据资源，若要应用，必须征得管理人员的许可。而高校自身也要强化数据加密控制，严禁财务人员随意向“云财务”服务供应商透露密钥。另外，高校可适当向“云财务”服务供应商提供部分非敏感数据，以考验供应商的可信性，并合理设置供应商可信性风险评价机制，定期评估供应商可信性，防止“云财务”供应商随意透露高校内部重要信息［4］。

2.6   建立内控数据交换平台

高校不同部门会建立不同的信息系统，且不同系统有着差异化的管理方式，导致系统间数据无法高效传输与共享，从而形成信息“孤岛”，难以充分发挥内部控制信息系统的优势，并在一定程度上阻碍内控工作的开展，所以高校要积极建立内控数据交换平台。第一，要在全面分析与整理各系统数据信息的基础上，在数据交换平台内导入有价值和有实用性的数据。第二，对数据平台组织架构进行合理分层，并对模块接口加强管理，结合高校“云财务”平台及其他业务系统數据合理建立数据管理框架，随后构建数据逻辑模型。在数据模型建立中，要充分考虑组织机构、代码、财务、人员等方面的因素，保证不同系统间的数据能高效传输，并通过“云财务”有效提升各项数据的利用率，确保内部控制工作有效开展［5］。

2.7   完善系统的功能，增强系统运行效果

高校在建立内控信息系统的过程中，还要充分发挥内控监督评价优势，利用全面、及时、准确的系统数据，立足多个维度进行数据分析与研判，精准判定内控信息系统运行情况，完善系统的功能。内控信息系统运行中所有操作均会自动留痕，若发生问题能快速溯源，从而减少调查取证的工作量，精准地追究相关人员的责任。此外，高校在建立内控信息系统的过程中要以研讨会、座谈会、调查问卷反馈、数据对比等形式对系统运行情况进行分析，及时掌握人员在应用该系统时的感受，了解系统弊端与不足，根据相关反馈意见，持续优化内控信息系统。

3     结束语

高校运用“云财务”建立内控管理信息系统，可使高校全面落实内部控制工作，基于系统流程锁定、数据确定、权限固定以及标准恒定等特点，对学校各项经济业务活动和管理层等加强内部控制与监督管理，不断提升学校现代化治理水平。高校在搭建内控管理信息系统的过程中，要将内部控制要求内嵌至信息系统当中，强化授权审批权限管理，加大信息安全管理力度，在“云财务”环境下增加内控点，建立内控数据交换平台，还要完善系统的功能，以充分发挥内控信息系统的优势，提升内控效果。

主要参考文献

［1］毛丽丽.计算机会计信息系统在内部控制中的应用［J］.电子技术，2022（12）：268-269.

［2］蓝晴.新形势下如何加强高校财务内部控制［J］.财会学习，2021（18）：186-188.

［3］时少丽.大数据背景下中职学校内部控制的运用与思考

［J］.财会学习，2020（33）：193-194.

［4］宋美彦.财务信息系统环境下高校内部控制优化案例研究［J］.北京教育（高教），2022（8）：30-32.

［5］张昕.基于远程报账系统的内部控制信息化构建探索［J］.交通财会，2022（7）：19-23.