关于物业公司加强内部控制的几点思考

2023-03-28 14:35宋彬
中国经贸 2023年16期
关键词:物业公司管控经营

宋彬

随着人民群众生活质量提升,消费能力增强,越来越多的人开始关注服务业,如旅游、餐饮等。再加上疫情之前房地产行业迅速发展,物业管理也随之深受关注。物业领域在我国发展时间相对较短,起步时间较晚,虽然也获得了一些成绩,但依然存在许多问题,尤其是内部控制方面存在缺陷较多,这会制约物业公司后续参与市场竞争。因此,探究物业公司内部控制具有一定的现实意义。

内部控制的定义和特点

内部控制是指企业规范、管理、监督内部生产经营相关活动,保证其稳定有序开展并实现预期战略目标过程中实施的一系列活动。

内部控制的主要特征包括:

第一,内部控制是个过程,与企业的决策、执行、监督等息息相关。

第二,内部控制的主体是企业所有员工,不仅限于管理人员。

第三,内部控制目标由多种目标共同构成,是一个完整的管控体系,不仅仅在于预防差错或防范舞弊,而是包括运营目标、战略目标、报告目标、资产目标、合规目标等。

物业公司加强内部控制的重要性

提高物业公司财务管理水平

物业公司管理工作复杂多样,财务管理是其中之一,高效的财务管理有助于企业全面掌控内部经营发展过程,规避风险并提高收益,为实现预期战略目标夯实基础。内部控制是财务管理的重要保障,无论物业公司实行财务核算,还是开展财务监督活动,都离不开内部控制建设,通过加强内部控制,帮助财务部门人员获得真实准确的财务数据和信息,便于加强财务核算,同时提高核算精度,也为管理人员制定决策提供依据,保证决策科学可行,从整体上提高财务管理质量。

助力物业公司预测市场发展

物业公司做好内部控制工作,还有助于对市场发展趋势等做出科学合理的预测,进而在此基础上制定完善的财务规划,保证财务管理顺利运行,为公司发展奠定良好的基础。现阶段,物业管理行业竞争越发激烈,物业公司要想在新时期突破挑战,扩大市场份额,实现高质量发展,必须加强内部控制。加大内部控制力度可促使物业公司准确预测未来的市场发展趋势,明确市场波动规律,以此为参考设计健全的经营管理计划,为后续推进经营活动提供借鉴,保障业务活动的开展方向精准且合理,从而获得更好的发展成效。

物业公司内部控制现状和存在的问题

公司内部控制意识薄弱

第一,在物业公司经营发展过程中,领导层发挥着主导作用,也是制定内部控制决策的核心人员。而部分管理人员深受传统思维和意识的影响,自身内部控制意识薄弱,未意识到内部控制的重要性,导致内部控制无法有效推进。

第二,基层员工通常是听从上级人员的安排,在管理人员不正确意识的影响下,基层员工通常也忽视内部控制,违背了内部控制要求全员参与的规则,物业公司缺乏内部控制氛围,内部控制实际效果可想而知。

内部控制制度不够完善

通过了解国内物业公司内部控制执行实际过程得知,内部控制制度不够完善是普遍现象,这对物业公司推行内部控制产生了负面影响。

第一,部分物业公司虽然建立了管理制度,但都属于基本管理制度,未针对内部控制建立专门的制度,造成内部整体制度结构不够完善,内部控制管理方面漏洞较多,很容易引发经营风险。

第二,部分物业公司虽然对内部控制制定了专门的制度,但是制度内容并不完善,许多条例比较粗略,很难为实践工作提供有效指导,进而造成内部控制无序开展,效率也不尽如人意。

第三,部分物业公司虽然建立了内部控制制度,但通常是照搬其他企业,忽略了自身实际情况。众所周知,不同行业以及公司的发展情况各不相同,内外环境也各有差异,完全照搬或套用的方式显然不合时宜。现行的内控管理制度无法在内部控制实施过程中发挥真正作用,长此以往,内部控制还可能沦为形式主义,加剧经营管理风险。

全面预算管理落实不到位

风险是各行各业都无法彻底避免的,物业公司在经营管理中也可能面临各种各样的风险。在众多风险中,财务风险较为常见,若无法有效控制财务风险,公司经营效率会大打折扣,其他方面也可能深受冲击,后果不堪设想。落实全面预算管理是控制财务风险的重要手段,因此,物业公司应积极执行全面预算管理。实施全面预算管理有助于公司科学配置资金、合理使用资源,并从源头上为财务风险控制提供坚实保障。

第一,缺少全面预算管理制度,全面预算管理和公司内部控制目标相脱钩,导致全面预算管理效果不佳,还造成公司财务风险加剧,经营风险发生率不断上升。

第二,有关工作人员在全面预算管理落实过程中使用的方法存在不合理性,预算未覆盖全部经营内容,预算项目也是一成不变,没有根据公司实际情况及时调整和完善,很容易引发风险,内部控制目标也无法实现。

监督力度有待提升

强化监督是内部控制工作中的重要一环,做好监督工作有助于提高内部控制效率。但是监督力度不够以及监督体系不完善等是物业公司的常态。部分物业公司现行的监督制度和体制存在漏洞,在日常工作过程中,审计部门没有严格遵守要求和规定执行任务,造成内部控制工作效率低下。许多物业公司虽然建立了专门的监督管理部门,但是缺乏对应的工作流程和标准,人员开展工作无据可依,监督制度很难落实。再加上物业公司管理事务较为繁杂,影响审计工作的因素較多,审计效率低下的问题长期存在,内部控制质量得不到保证,公司经营也受到制约。

缺乏风险管理体系

通常情况下,物业公司开展内部控制的目的在于规避风险,确保各项业务和经营活动如期开展。而要达到该目标,必须要完善风险管理体系,加强风险评估,做好风险管控。但对物业公司内控现状实现深入分析发现,许多公司缺少风险评估和风险管控制度:第一,风险评估机制不够完善,难以及时识别经营活动中存在的风险,随着风险不断积累,一旦爆发,公司遭受的损失不堪设想。第二,风险管控机制也不够健全。在处理经营风险的过程中,公司的应对能力有待提升,无法提出可行的应对方案,不仅经济收益受到影响,未来发展也会受到阻碍。

物业公司加强内部控制的有效对策

强化思想认知

第一,管理人员首先要正视内部控制,明确其重要性,同时引导其他工作人员共同参与内部控制,在内部营造全员参与内部控制的氛围,强化全体人员的内控认知。

第二,健全内部组织架构,合理分配各部门以及人员的职责,督促工作人员各司其职,共同助力内部控制工作开展,并提高内控效率。

第三,注重加强人员培训,除了增强其意识之外,还应增强其内部控制专业能力,丰富其内部控制理论知识,提升工作人员的综合水平。此外,还应完善绩效考核制度,在绩效考核过程中引入与内部控制效果相关的指标,保证考核结果公平公正且客观准确,进一步调动员工的积极性,端正其工作态度,为达到内部控制目标提供人力资源支持。

完善内部控制制度

第一,除了原有的基础性管理制度之外,物业公司应以内部控制角度为切入点,建立针对性的制度,并保证该制度和其他制度相互独立,尽快弥补原有制度方面的不足,也防止工作人员混淆内部控制和其他工作内容。

第二,及时补充内部控制制度内容,保证内部控制条例的准确性以及全面性,为工作人员开展内部控制提供依據,也为实现精细化内部控制管理打好基础。

第三,作为领导人员,应意识到内外环境并不是一成不变的,结合现实情况来看,企业内外环境在无时无刻地发生改变,因此,制度不能一成不变。长期不变的制度会制约内部控制,物业公司应根据实际情况对现行制度做出调整和完善,保证制度规范有效,助力公司应对风险,突破瓶颈。

实行全面预算管理

预防并管控财务风险是物业公司内部控制中的核心内容。经上述分析发现,许多物业公司全面预算管理落实不到位,导致内部控制效果不佳,还加剧了风险。因此,在后续发展过程中,物业公司需积极开展全面预算管理,发挥全面预算管理的优势,发挥内部控制的实际价值,规避财务风险的同时,提高企业经营效益。比如预算人员在以往主要利用增量预算模式,在新时期可应用零基预算,并参考公司的实际情况,结合发展战略目标,在不同阶段提出针对性的预算方案,使预算管理范围更大,同时减少资源浪费,提高资金使用率,保障现金流动充分,实现规避财务风险的目的。

完善内部监督审计体系

要实现预期的内部控制目标,物业公司还应完善内部监督审计体系,及时发现内部控制实施过程中的问题和不足之处,并采取合理的方法解决。

第一,物业公司应根据自身实际情况,建立监督管理制度,完善管理内容,明确监督流程,为相关工作人员实践提供依据和参考。

第二,成立专门的内部控制监督管理部门,并指定专业人员,并将人员切身利益和内部控制效果相挂钩,督促人员严格遵守监督管理制度,实施监管工作,及时指出内部控制中的风险,并使用合理的方法应对。

第三,还有必要落实内部责任追究制。针对员工的不当行为,比如违反相关规定和要求并导致风险产生或造成企业遭受损失,必须要及时寻找责任人,并做出对应的惩罚或处理,也针对其他人员产生警醒作用,保障监督管理到位。

建立风险评估与管控机制

针对目前物业公司风险评估和管控方面存在的问题,必须要尽快解决,保障内部控制达到预期的效果。

第一,作为物业公司的内部审计部门,应该积极承担责任,全面且细致地审核所有业务报表,深入分析和探究预算方案,并对外部市场环境展开全方位调研,分析经营方案是否可行,并评估其风险指数。

第二,所有风险评估活动完成以后,内部审计部门需要出具对应的评估报告,在其中提出针对性的建议,再将其反馈给领导人员,领导人员再次审核并做出最终决策,通过优化风险评估和管控体系,在经营管理全过程中贯穿内部控制,使物业公司抗风险能力提升,帮助公司实现稳定和谐发展。

第三,内部控制过程中的风险评估和管控应落实到经营管理的每个环节。因此,物业公司应参考自身的经营业务特征,从以下三个方面着手,分别是事前风险防范、事中风险控制、事后风险管控,从全局做好风险预防及防控,降低风险发生率,减少不必要的损失。

综上所述,随着时代以及经济快速发展,尤其是我国房地产行业在过去的一段时间迅猛发展,物业领域受到了整个社会的高度关注和重视,大量物业公司涌现,使得物业行业竞争越来越激烈,在该时代背景下,内部控制的重要性不言而喻。对于物业公司而言,加强内部控制有助于提高物业公司财务管理水平、助力物业公司预测市场发展、强化物业公司对资金的管理。但是通过了解实际情况发现,目前我国物业公司内部控制方面存在问题较多,主要包括公司内部控制意识薄弱、内部控制制度不够完善、全面预算管理落实不到位、监督力度有待提升、缺乏风险管理体系,需尽快解决上述问题,为后续发展夯实基础。本文通过分析提出了相关对策,包括强化思想认知、完善内部控制制度、实行全面预算管理、完善内部监督审计体系、建立风险评估与管控机制,希望能帮助物业公司克服挑战,应对竞争,实现高质量发展。

(作者单位:成都德冠物业管理股份有限公司)

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