信息化背景下国有企业档案管理规范化建设

杜敬超

为满足内部审计与外部审计的需求，国有企业需要针对档案管理建立规范的制度与流程。在这一过程中，对复杂的信息内容與档案进行分类管理，有助于企业快速地找到需要的文件，减少工作时间和成本，提高工作效率；同时，档案管理还能够可以对企业历史数据进行分析，为企业决策提供有力的支持。而加强档案管理是国有企业在信息化背景下的必然选择，国有企业理应促进档案信息化管理与发展。

信息化对国有企业档案管理的积极作用

保证档案信息安全

一方面，信息化时代背景下，国有企业档案管理需要采用一系列的技术手段和管理方法，以防止档案信息泄露。比如，对档案信息进行加密存储、限制档案查看权限、设置操作日志、安装防火墙等等，都可以有效地防止信息泄露；另一方面，在信息化背景下，档案信息可能会受到黑客攻击或人为因素的篡改。国有企业档案管理需要采用多层次的安全措施，确保档案信息的完整性和准确性。比如，可以采用数字签名、时间戳等技术手段，以确保档案信息的真实性和完整性。

降低档案管理成本

在信息化背景下，国有企业档案管理可以通过采用先进的信息技术和管理方法，降低档案管理成本。在档案管理效率方面，信息化技术可以帮助国有企业实现档案数字化、自动化管理。数字化档案管理可以大大提高档案检索、存储、传递、共享等方面的效率，减少人工操作成本。同时，通过信息化手段对档案管理过程进行自动化处理，能够大大减少人力资源的投入，从而降低管理成本；在档案物理存储空间方面，采用数字化档案管理可以将纸质档案数字化存储，减少实体档案占用的物理空间。

提高企业决策合理

在信息化背景下，国有企业档案管理可以通过提供及时、准确、完整的档案信息，从而提高企业决策的合理性。一方面，档案管理可以提供历史档案、统计数据、经验资料等多方面的信息，为企业决策提供有效的依据。通过对档案信息的分析和研究，可以更好地了解企业历史发展、行业趋势等情况，为企业决策提供重要的参考；另一方面，档案管理可以提供准确、完整、及时的档案信息，从而减少决策者的误判和错误决策。比如，通过对历史档案和经验资料的研究，可以更好地了解市场趋势和行业规律，为企业决策提供有力支持。

实现资源信息共享

在信息化背景下，国有企业档案管理可以通过数字化档案管理和建立档案信息共享平台，实现资源信息共享。在数字化管理方面，数字化档案管理可以将纸质档案数字化存储，使档案信息可以通过电子化方式进行检索和共享。数字化档案不仅可以更好地保护档案信息的安全性和完整性，而且还可以实现档案信息的快速检索、传递和共享，方便企业内部各部门之间的信息交流和共享；在档案信息共享方面，企业可以建立档案信息共享平台，将各部门的档案信息集中存储，并通过安全的网络进行共享。这样，不仅可以避免信息孤岛的问题，还可以实现各部门之间的资源信息共享，提高信息的价值和利用率。

提高信息查询效率

一方面，企业可以建立档案信息查询系统，通过网络方式提供档案信息的查询服务。通过查询系统，用户可以随时随地方便快捷地查询所需的档案信息，提高了查询效率和准确性；另一方面，数字化档案管理和查询系统可以避免人为因素对档案信息查询的影响，从而提高了查询的准确性。数字化档案的元数据和全文检索功能可以帮助用户更准确地查询到所需的档案信息，避免了传统纸质档案查询的误差和不便。

国有企业档案管理存在的问题

对档案管理重视不足

部分国有企业缺乏对档案管理的重视意识和认知，认为档案管理只是一个形式主义的环节，对企业的经营和发展没有直接的帮助。这种认知的缺失可能导致企业忽视了档案管理的重要性，进而影响到档案管理的工作质量。在对档案管理重视度不足的情况下，会出现以下问题：第一，档案管理工作质量不高，存在档案遗失、错乱、损毁等问题；第二，档案管理工作缺乏统一规范和标准，不同部门之间档案管理工作缺乏协调和配合；第三，档案管理工作的信息化水平较低，数字化档案管理和档案信息共享等方面工作不足；第四，档案管理工作的投入较少，人员和资金资源相对匮乏。

档案管理制度不完善

结合实际工作，国有企业档案管理制度不完善主要表现在以下几点：第一，国有企业缺乏完整的档案管理制度和流程，包括档案保管、利用、借阅、移交等方面的规定和程序。这可能导致档案管理工作的混乱和不规范；第二，国有企业的档案管理制度和流程存在不够明确的情况，比如对于档案的分类、归档、鉴定等方面的规定不够明确，可能会导致档案管理工作的不规范和混乱；第三，国有企业的档案管理制度可能与实际情况不符，比如档案管理工作的要求与企业的资源和人力不匹配，可能导致档案管理工作的执行困难。

档案管理人才短缺

首先，由于国有企业对档案管理的重视程度不够，可能导致企业缺乏专业的档案管理人员。在很多企业中，档案管理工作往往由其他工作人员兼任，缺乏专业性和深度，难以胜任档案管理工作；其次，由于国有企业对档案管理的投入不足，档案管理人才缺乏培训和发展机会，无法不断提高自身的专业水平和能力。这可能导致档案管理人员的素质和水平无法得到有效提升，难以胜任日益复杂的档案管理工作；再次，随着信息化进程的加速，数字化档案管理成为了越来越重要的档案管理方式。然而，由于国有企业档案管理人才缺乏数字化档案管理技能，无法胜任数字化档案管理工作；最后，由于国有企业对档案管理的投入不足，档案管理人员缺乏职业发展前景和晋升机会，难以留住优秀的档案管理人才。这可能导致档案管理人才的流失，进一步加剧了档案管理人才短缺的问题。

档案管理体系不完善

档案管理体系不完善主要体现在组织机构和责任机制方面，具体来说，一方面，档案管理部门过多且职责不清。国有企业通常规模较大，部门众多，档案管理工作也需要由不同部门协作完成。但是，由于档案管理部门过多且职责不清，容易造成工作重叠和职责不明确的问题；另一方面，档案管理职责缺乏明确的落实：由于国有企业的管理结构较为官僚化，档案管理的职责可能被视为次要任务，缺乏足够的重视和落实。这可能导致档案管理工作缺乏明确的指导和监督，工作质量难以保证。

信息化背景下国有企业档案管理规范化建设策略

高度重视档案规范化管理

为树立规范化的档案管理理念，国有企业应采取以下措施：第一，强化档案管理意识。企业领导要充分认识档案管理的重要性和必要性，将档案管理作为企业管理工作的重要组成部分，纳入企业管理体系中，确保全员重视档案管理、树立规范化管理意识；第二，关注档案周转和存档的安全性。在这一过程中，企业需要制定安全管理制度，关注档案信息的保密和防篡改工作，防止档案信息被盗窃、泄露或者损毁；第三，加强档案利用工作。国有企业需要加强档案利用工作，鼓励员工充分利用档案信息，提高决策的科学性和精准性，促进企业的可持续发展。总之，国有企业应将规范化管理、数字化管理、安全化管理作为档案管理的基本目标，既要关注档案日常交接、使用和保存环节的规范性问题，还要关注档案管理的方式手段。

基于信息化背景更新档案管理制度

档案管理制度包括以下内容：第一，档案收集制度，明确档案收集的范围、方式、时间、数量等要求，保证档案信息的完整性和准确性；第二，档案整理制度，明确档案整理的标准和要求，包括对档案的归档、编目、分类、分卷等要求，保证档案信息的有序化和规范化；第三，档案保管制度，明确档案保管的责任人、责任部门和责任制度，包括档案保管的环境、设施、人员、保密等要求，并对档案丢失、数据错误等问题向责任人追责；第四，档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序、条件等要求，包括对档案信息的查询、调阅、复制、借阅等要求，确保档案信息的利用性和服务性；第五，档案销毁制度，确定销毁步骤和销毁要求，从制度角度规定档案销毁涉的基本实施准则，确保档案信息的安全和保密；第六，档案数字化管理制度，明确档案数字化管理的标准和要求，包括对数字化档案的采集、整理、存储、传输、查询等要求，确保档案信息的数字化和信息化。总之，为满足信息化要求，国有企业的档案管理制度需要明确档案管理的方方面面的要求，包括档案收集、整理、保管、利用和销毁等方面的規定，确保档案管理工作的规范化、高效化和信息化。

打造档案管理人才队伍

在信息化背景下，国有企业打造档案管理人才队伍的具体措施可以从以下几个方面考虑：第一，制定人才引进计划。国有企业可以制定档案管理人才引进计划，明确引进人才的数量、类别和职位要求，针对性地开展人才引进工作；第二，加强内部培训。国有企业可以通过内部培训提高现有员工的档案管理能力，包括档案管理制度、档案管理技术、信息化工具和方法等方面的培训；第三，加强档案管理人才队伍建设。国有企业可以加强档案管理人才队伍建设，包括组织档案管理人才交流、学术研究、专业培训等活动，提高档案管理人才的综合素质和能力水平；第四，加强人才评价和考核。国有企业可以加强对档案管理人才的评价和考核，建立科学合理的人才评价和考核体系，促进档案管理人才队伍的稳定和发展。

建立档案管理体系

档案管理工作需要相应的组织结构体系作为人才支撑。一方面，加强档案管理组织结构建设，具体措施如下：（1）建立专门的档案管理机构或部门，加强档案管理的专业性和系统性；（2）合理配置档案管理人员，建立完善的档案管理团队；（3）制定档案管理的工作流程和制度，规范管理流程；（4）针对档案管理搭建信息系统，利用信息技术开展档案数字化管理。

另一方面，健全档案管理责任体系，具体措施如下：（1）完善档案管理责任制度，将档案管理纳入企业日常管理中，并建立健全的档案管理考核机制；（2）对日常参与档案管理的人员开展培训，提高其专业水平；（3）严格执行档案管理规范和制度，确保档案管理的严谨性和有效性；（4）建立档案管理的监督机制，对档案管理工作进行监督和评估，及时纠正工作中出现的问题和不足。

通过以上的措施，国有企业可以建立起健全的档案管理体系，提高档案管理的水平和质量，为企业的可持续发展提供有力支撑。

引入数字化技术赋能档案管理

通过引入数字化技术赋能档案管理，可以提高档案管理的效率和质量，为企业的决策和发展提供有力的支持和保障。具体措施如下：第一，引入数字化技术建设数字化档案馆，将实物档案数字化，实现电子化存储、检索和利用。数字化档案馆可以通过云端存储、虚拟展厅等方式，方便用户在线查阅和使用档案资源；第二，电子文件管理系统可以实现电子文件的在线创建、存储、检索和利用，提高档案管理的效率和质量。通过建立电子文件管理系统，可以实现文件电子化、流程电子化，从而实现电子文件的全生命周期管理；第三，对档案资料采用防伪溯源技术进行数字签名、时间戳、加密等处理，可以有效地保证档案数据的安全和完整性，避免档案数据被篡改和损坏；第四，人工智能技术可以实现自动化分类、索引和检索等功能，提高档案管理的效率和准确性。例如，可以使用自然语言处理技术，实现对档案文本的自动化分析和归纳，从而快速地检索和提取所需信息。

综上所述，自信息技术渗透到各行各业当中，为企业内部管理工作带来了一定的便捷性。为此，国有企业应紧跟信息技术变革速度，加快档案信息化建设，并通过完善制度基础、建立管理组织体系、打造高素质人才团队等措施为档案管理工作提供保障，促进国有企业档案管理更加规范化。

（作者单位：北京金泰通华商贸有限责任公司）