天然气公司工程管理内部控制的优化研究

2023-03-28 07:58詹毓淳
中国经贸 2023年16期
关键词:天然气工程管理

詹毓淳

天然气公司在自身运营管理与发展过程中,逐渐对内部控制加强重视,同时也出于内部管理需求,内部控制在天然气公司工程管理中的作用逐渐显现。随着集团内部控制管理力度不断加强,各级成员公司对工程管理的内控管理要求越来越高,其目的是合理保证公司经营管理合法合规,保护企业的资产安全,提高企业的经营效率和效益。其间工程管理业务包含大量独立项目,与制造业生产运营所体现的集中性、持续性、均衡性不同,天然气公司工程内部控制管理存在特殊性,这也对其内部控制提出了一些特殊要求。为此,本文结合汕头市华润新奥燃气有限公司,探讨工程管理内部控制的优化策略,指出内部控制的必要性以及现存问题,提出针对性的解决对策,促使天然气公司工程管理内部控制水平的不断提升。

工程管理内部控制及意义

结合汕头市华润新奥燃气有限公司的运营管理实际情况,工程管理内部控制是指按照项目不同环节与阶段所制定的预期目标、管理手段等,且能够通过其达到工程进度、质量等要求,规避工程管理风险。根据内部控制框架、基础理论与要求,内部控制五要素可以作为天然气公司工程管理内部控制体系的内容,即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。天然气公司投资项目通常具有较大的总投资规模,且项目建设周期比较长,工程管理涉及繁琐的流程,所以公司管理实务难免存在疏漏,也增加了管理的风险点,需要有系统性的内部控制体系进行约束与控制。由此总结天然气公司工程管理内控的意义如下:第一,科学的内部控制,可以监管天然气公司工程管理全过程,并在管理中形成约束力,保证工程管理规范;第二,建立完善的内控机制,可以准确识别天然气公司工程管理的风险,达到风险有效防范的目的;第三,工程管理内部控制更加有利于约束工程建设的成本费用支出,通过刚性约束,节约成本,帮助公司减少资金投入,使整体流动性增强。

天然气公司工程管理内部控制面临问题

内控中风险评估不到位

天然气公司的工程管理实务当中,由于风险意识不强,导致其投资工程提出决策时,没有展开全方位的可行性研究,或者风险评估主观性强,工程分析论证与审批不够深入,这便会在工程建设前期面临决策风险,从而影响内部控制工作的开展。

内部控制存在失误

天然气公司工程管理的实践中,内部控制工作必然会存在一些疏漏,根据对汕头市华润新奥燃气有限公司内控经验的总结,主要体现在四个方面:第一,工程设计环节的概预算编制,公司设计部门对概预算编制的审核不到位,容易发生概算错误或失控;第二,工程管理中的经济合同管理时常出现问题,例如合同附件缺失、合同价格组成表与经济数据组成文件的信息不完善,此类问题的存在,导致天然气公司合同费用控制效果不理想;第三,天然气公司投资工程进入到竣工验收管理阶段后,可能因为未按照工程建设要求实施各个工序的验收点,从而忽略了隐蔽项目的验收,并因此面临工程质量风险;第四,资产管理保护控制也容易面临问题,例如资产保管和盘点制度片面、材料设备流失等。

工程管理内部监督力度不够

通过对天然气公司工程管理内部控制的观察与分析,内部监督比较常见的问题是形式化,即内部监督缺乏力度,具体可总结为三点:第一,公司中未设置独立的监督部门,对工程管理内部控制开展有效的监督工作;第二,天然气公司内部现有考评机制与工程管理的关联不够密切,很难通过监督保证工程安全与质量;第三,公司中的财务工作人员参与工程管理的积极性不高,主要是在事后核算环节参与其中,工程管理前期与管理过程的参与度不高,这便影响到与财务有关监督职能优势的体现,例如财务资金控制、风险防范。

员工对内部控制的重视度不高

结合对公司内部各个部门的调查发现,一些部门不了解内部控制负责工作的内容、承担职责,所以错误地将审其他工作视为内部控制的基本工作,部门评价时也会因此出现打分虚高现象。根据此现象发现,工作人员对于内部控制的了解不够全面,从而反映出公司知识培训教育方面仍然存在不足。

根据公司中工作人员的调查,工程部管理人员水平参差不齐,专业水平有待提升,且对集团的内部控制流程未有系统化的培训,内部控制制度未宣传到位,员工不仅对其岗位的行为规范未全面掌握,对内控管理的重要性的认知也不足,不仅是基层员工对公司内控管理流程疏于了解,中层管理也对集团、公司的内控管理要求未熟记于心。据了解,公司内部未组织大规模的内部控制制度与知识的讲解活动,甚至是企业内部审批流程的使用方法,也并未在入职初期组织培训。工作人员需要在入职之后自行摸索,在此方面花费大量时间,自学摸索与学习还会反复出错,降低了工作效率。综合分析以上现象的原因,多与内部控制缺乏足够的重视有关,需要公司在工程管理中加强宣传与讲解,促使公司内部所有工作人员能够正确理解内部控制制度,这也为今后内部审计部门建设提供了支持。

天然气公司工程管理内部控制问题解决策略

加大工程管理风险评估力度

天然气公司开展工程管理,为了及时防范风险,必须构建科学、系统的风险评估体系,具体提出如下建议:

第一,工程项目决策阶段需要以内部控制提出的“三重一大”事项联签、集体决策规定,发挥内部牵制、制衡的作用,财务部门必须参与前期决策当中,由造价人员负责测算工程成本、财务核算工程资金流,以免因此面临投资风险。在必要情况下公司还需要实施决策责任追究制度,这也是防范工程决策风险的有效手段之一。

第二,补充风险评估制度内容,需要从工程招标开始,涉及工程质量、施工合同、安全生产、环境保护、安全消防等各个流程,全方位排除法律责任风险。此方面为了规避法律纠纷,内控人员必须树立风险控制观念,并且在公司内实施法律顾问制度,条件允许的公司还可以設置法律顾问,把控天然气公司工程管理全过程法律风险问题。企业法律顾问需负责法律风险的防范与管理,明确责任双方,采集双方信息。其间必须做好风险识别、确定关键风险节点、采集证据、反馈风险管理信息等工作,这是发挥风险评估制度优势的重要前提。

第三,合理分担风险,针对天然气公司工程中潜在风险,不能一味防御,而是要采用灵活的防范办法。公司提出风险分担策略的过程中,以免出现一些不利的情况,可以从以下几个方面加以考虑:第一,面向风险分担积累有效数据,使风险分担决策更加合理。工作人员在实施内部控制中,针对以往相似项目的实际支付数据进行整理,并且专门构建风险分担数据库,针对工程管理中发现的所有不合理风险,展开风险分担策略的分析,根据得出的客观实际数据,规避因风险分担造成的隐患。第二,制定风险分担标准,并对风险分担进行约束与限制。天然气公司根据积累的风险防范经验统一合同模板,确定风险分担标准时,也可以按照国内外现有合同模板为依据。一般在风险分担决策准备环节,内部控制人员需要对与工程合同模式类似的合同模板展开分析,尤其是其中涉及的风险分担方案,组建风险分担框架,是为风险分担的实际操作提供指导。第三,待已经明确风险分担框架之后,工程负责人及时联系所有工作人员,制定战略计划,并在计划中细分过程特殊性风险分担的要点,在集体讨论和分析中讨论对策,以免个人思维限制无法合理有效地分担风险。

做好工程管理内部控制的管理与控制

为了进一步优化天然气公司工程管理内部控制的成效,建议加强内部控制管控,使内控更加有效,具体建议如下:

第一,严格审核天然气公司概预算编制,制定的工程招投标方案在通过了审核之后,才能够正式编制工程项目概预算方案,由组织财务部门和工程管理层论证概预算方案,明确方案的可行性,也可以为概預算质量提供保证。

第二,加强经济合同管理的精细化,根据合同范本拟定了工程合同之后,还需要提交给法律事务部门,由其对合同进行会审与会签,合同附件一类的基础资料在此阶段做好整理和归集,完成各个参与方权利、义务的界定,这也是后续控制合同费用的前提条件。

第三,天然气公司投资工程的竣工验收阶段,需要加强对隐蔽工程验收的重视,以免验收覆盖范围不够而面临工程安全隐患。

第四,天然气建立面向工程材料、设备,建立保管与清查制度,在制度中规定资产记录、实物保管和定期盘点等内容,避免内控控制的一些细节问题。

第五,注重工程管理内部控制环境建设,通过控制环境的不断优化,为工程管理内部控制活动的顺利进行夯实基础。实际上天然气公司开展环境建设,可以从以下三个维度进行:(1)加强不相容职务分离控制的落实力度,天然气公司工程管理涉及关键程序、经济业务的内容,必须同时经过两个及两个以上部门处理,单人或是部门工作也务必要与其他人、其他部门工作保持紧密的关系,实现多方之间的相互监督;(2)天然气公司按照常规授权、特别授权相应要求,确定工程管理所有工作岗位业务办理要求、权限范围、审批流程等的要求;(3)在天然气公司工程管理中打造留痕控制环境,针对工程管理的关键程序、经济业务,必须要留存书面记录或系统记录,为后续追溯责任提供支持,当然这也可以起到工程管理内控的监督作用。

深入落实工程管理内部控制监督

天然气公司工程管理内部控制监督至关重要,具体要做到以下几点:第一,优化公司内部监管部门以及人员相关组织结构层级,保证其实现完全独立,能够对工程管理内控提出客观的建议;第二,面向工程管理最终成效与效率,需要实施关键指标评价机制,保证工程管理监督管理职能得到有效发挥;第三,财务工作人员必须积极参与工程管理各个环节,实现工程管理资金、财务风险的全方位监督,并且以此规避财务风险。

加强关于内部控制的宣传

天然气公司的管理层是内部控制各项措施的主要落实者,而且也占据决定性位置。若工程管理内部控制中,可以从管理层开始,对内部控制给予足够的重视,将会产生上行下效的作用,将其作用辐射至公司内部,完善内部控制体系的同时,也可以鼓励所有员工参与到内部控制中。因为管理层参与治理时,可以获得海量信息,其参与到内部控制中也必然会更加谨慎,立足于工程管理内部控制体系的维度,分析实际内部控制面临的困难。基层员工是工程管理各项业务的实践者,尽管其参与内部控制评价的视野范围与管理层对比,相对受限,但是基层员工往往可以掌握更加直接的信息获取渠道,将其体现在内部控制工作中,便可以在第一时间发现问题。在此基础上通过自上而下的组合方式,一方面加强天然气公司全员对内部控制的重视,另一方面也能够真正落实到实践中。

综上所述,天然气公司针对各项工程建设的管理,内部控制非常必要。但内部控制本身在实施过程中会面临诸多风险,造成工程安全与质量方面的隐患。为此,结合汕头市华润新奥燃气有限公司实际,提出工程管理内部控制的优化建议,基于当前天然气公司内部控制的经验,需要进一步加强风险防范与监督,严格按照现行制度规定,发挥内部控制的约束作用,及时识别并排除风险,保证内部控制得以深入落实,这也有利于提高天然气公司内部控制水平以及在行业内的竞争实力。

(作者单位:汕头市华润新奥燃气有限公司)

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