财务共享模式下电子会计档案的管理研究

文/渭南市临渭区水政监察大队 王丹

会计档案记录反映了企事业单位经济业务的发生情况，主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告等资料，既是国家档案的组成部分，也是检查过去一段时间内经济活动的依据。与普通文书档案相比，会计档案的形成范围广泛，档案类别稳定，且外在形式多样，是企事业单位管理工作的一个重点。《会计档案管理办法》提出推行电子会计档案，并对电子会计档案资料的收集、保管、使用做出明确规定。财务共享模式下，传统的财务会计工作发生明显改变，加强电子会计档案管理才能满足新形势要求。以下结合实践进行探讨。

一、电子会计档案的发展历程

我国电子会计档案的发展历程中，主要包含6个重大节点：一是2012年初步尝试，国家档案局在中国电信广东分公司、中国联通湖北分公司、中国人民财产险股份公司开展试点工作，在公司内部尝试会计凭证无纸化归档，结果取得良好成效。二是2016年1月颁发《会计档案管理办法》，规定企业可利用计算机、网络通信等信息技术管理会计档案，企业内部形成的电子会计资料和从外部接收的电子会计资料，在满足一定条件时可仅以电子形式归档保存。三是2016年，国家档案局选取33家企业作为首批试点单位，开展电子档案管理工作，其中14家试点单位通过验收，在电子文件归档、储存、检测、利用等方面取得初步成效。四是2018年选取了第二批试点单位，一方面，解决首批试点中存在的问题；另一方面，继续探索电子发票、电子证照、三维电子文件等特殊资料的归档管理。五是2019年4月，在《国务院关于在线政务服务的若干规定》中，明确了电子签名、电子印章、电子证照、电子档案的法律效力，成为电子档案管理的保障。六是2020年3月发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，规范了电子会计凭证的报销、入账、归档流程，实现了全流程电子化管理，为电子会计档案的管理提供了指导。

二、财务共享模式下电子会计档案管理的优势和挑战

（一）管理优势。1.有利于提高管理效率。会计档案类型多、数量大，传统档案管理的效率低，尤其查询档案资料时需要耗费较长时间。财务共享模式下，电子会计档案管理显著提高了管理效率，主要表现为：第一，查询会计档案资料时，只需输入关键词进行检索，就能及时找到对应的档案。第二，在会计档案资料的收集、分类、整理等环节，在智能财务管理系统、信息识别技术的支持下，提高了管理的自动化、智能化，将管理人员从机械性、重复性的工作中解脱出来。2.有利于实现精细管理。传统会计档案管理，首先打印会计凭证，然后根据时间先后进行排序、编号，最后加上封面封底装订。财务共享模式下，电子会计档案管理以财务共享中心为核心，录入财务数据后系统进行分类管理。以原始凭证的收集为例，使用扫描仪对原始会计资料进行扫描，形成电子数据上传至财务共享中心，自动完成汇总、排序与整理。而且，对于电子单据和凭证，财务共享中心基于统一的标准或口径，可根据关键词进行分类管理，生成编号确保原始凭证与电子凭证一一对应，最终形成格式统一的电子档案。可见，电子会计档案管理提高了精细化程度，能为后续档案数据的应用创造良好条件。3.有利于降低管理成本。传统会计档案的管理中，为了保护大量的纸质档案，不仅需要建设标准化的档案室，还要做好防火、防潮、防虫害等工作，要投入大量的成本。电力会计档案管理，以电子数据为管理对象，统一存储在财务共享中心，不需使用档案室，也不需要防火、防潮、防虫害等措施，有利于降低管理成本。另外，会计档案的管理由系统自动化完成，相较于传统管理模式减少了对管理人员的用量需求，也能降低人力成本。4.有利于推进资源共享。财务共享中心的建立，打破了时间、空间的限制，在提高财务管理效率的同时，也能提升财务服务水平。例如：企业根据自身业务特点，为财务人员打造APP，利用该APP提交业务申请、上传原始凭证、完成线上审批，优化了工作流程，节省了管理人员的精力。以差旅费报销为例，采用电子档案管理模式，员工利用APP的报销模块，对原始票据进行扫描上传，数据传输至财务共享中心，分类处理后到达领导端口，领导线上审核、审批，完成差旅费的报销。将实物资料、电子档案资料相结合，显著加快了处理速度，进一步推进了资源共享。

（二）带来的挑战。电子会计档案管理，从纸质化向电子化转变，从属地管理向共享中心管理转变，从固定期间存档向信息实时更新转变，给实际管理工作带来一些挑战。1.系统集成要求高。电子会计档案管理，要求财务管理系统、合同管理系统、档案管理系统、ERP系统等相互连通，确保这些系统之间的数据能够共享。因此，对系统的集成要求高，需要采用统一的接口、统一的数据格式，以保证系统的兼容性，为档案数据的处理打下基础。2.交叉作业流程长。电子会计档案的管理是一个交叉作业的过程，涉及财务人员、档案管理人员、系统管理人员、财务共享服务中心管理人员等。如果是集团型公司，由于交叉作业流程长、涉及部门人员多、管理难度大，容易出现操作不规范的问题。3.安全风险隐患多。信息技术是一把“双刃剑”，为人们提供便利的同时，也存在较大的安全风险隐患。电子会计档案管理工作的开展，需要计算机、通信网络、专用软件等，对硬件和软件的安全均提出高要求。如果安全防护管理不到位，系统遭受病毒入侵、黑客攻击，可能导致会计数据泄露、丢失、被篡改等，影响企业正常运行。

三、财务共享模式下电子会计档案的管理方法

财务共享模式下，电子会计档案的管理主要是收集、处理、应用三个环节，具体管理方法介绍如下。

（一）电子会计档案的收集。依赖于财务共享中心，在大数据、云计算、互联网等技术的支持下，可对会计票据进行上传、流转，在资金管理、会计核算、档案管理等系统中实现数据的共享。第一，整合企业内的会计档案资料，经多个端口扫描、上传电子数据资料，端口工作人员查阅后，确定无误传输至财务共享中心。第二，因会计档案种类较多，例如会计凭证、会计账簿、财务报告等，还可根据不同种类进行整理，分类后再经端口进行扫描上传。第三，对于财务管理系统产生的数据，例如明细账、总账、备查账等，这些数据经管理人员审核后，可直接传输至财务共享中心。第四，对于银行系统发送的回执单，使用客户端及时收取，该电子回执单可以代替纸质回执单，既能节约出纳人员的办理时间，又能避免其他成本产生，实现降本增效的目标。

（二）电子会计档案的处理。电子会计档案的处理，需要云计算、大数据等技术的支持，建立在财务数据共享的基础上。为此，企业必须结合自身的业务特点，建立会计档案管理制度，制订科学、完善的管理办法，保证档案数据的真实性、完整性，为会计档案的处理奠定基础。第一，大数据、区块链、云计算等技术的应用，对会计档案数据进行加工处理，打破了不同区域、部门之间的数据壁垒，可提高数据处理的时效性。第二，对会计档案资料进行纵向分析，以时间先后顺序为主线，分析不同会计信息的关联，实现全流程管理，形成完整的资料链条。对会计档案资料进行横向分析，以类型业务为主线，分析不同会计信息的关联，挖掘深层数据，进行网状关联处理。第三，数据共享技术的应用，可将下属公司资料进行汇总，构建大型数据库，方便数据的分类、处理和保存，有助于领导层及时全面掌握业务运行情况，为未来的发展决策提供依据。

（三）电子会计档案的应用。会计档案数据的应用，是基于会计数据构建关联模型，挑选出具有价值的数据信息，反馈到财务科室指导管理工作开展，例如业务决策、内部控制、绩效考核等，最大限度上满足企业内部的管理要求。第一，数据检索。会计档案中的数据种类多，进行检索时输入关键词，例如时间、事件、人物等，就能找到对应的档案资料。不仅减轻了管理人员的工作量，而且缩短了档案使用者的等待时间。第二，数据利用。会计档案的价值之一，就体现在档案数据的利用上。一项调查显示，财务信息共享前，企业能利用的财务数据仅为总量的10%，其余90%均处于“冷藏”状态。财务共享模式下，利用数据挖掘、神经网络、人工智能等技术，能在“冷藏”的档案资料中发现有价值的信息，为企业经济活动的运行提供支持，促进档案管理水平不断提升。

四、财务共享模式下电子会计档案的管理问题和解决措施

企业在电子会计档案管理中，受到内外部因素的影响，实际管理工作中尚存在一些问题，要求企业加以重视，采取积极有效的解决措施。

（一）存在问题。1.归档管理混乱。电子会计档案的管理，本质上是会计信息数据的传输、处理与保存。财务共享模式下，虽然电子会计档案的归档更加简单，只需将档案数据传输至财务中心即可，即使出现纰漏也方便查找纠正。但是，不少企业重业务往来、轻档案管理，尤其不重视电子会计档案的归档环节，管理人员随意应付，导致这些档案没有专门分类、核对。后期需要某个档案资料时，只能在混乱的数据库中查询，为档案管理工作增加了难度。2.管理制度不健全。从纸质档案转变为电子档案是一个巨大的进步，但部分企业的领导、管理层思想守旧，尚未摆脱传统管理思想的桎梏，导致电子会计档案的管理制度不健全。第一，管理制度存在空白和漏洞，无法为实际管理工作提供依据，管理人员在工作开展中，过度依赖于自身经验，存在一定的盲目性和随意性，影响档案管理质量。第二，管理制度的制订没有结合企业自身的发展现状、业务特点，无法反映出管理成就和存在的问题，也无法为企业的决策提供支持。第三，绩效考核未落实，表现在考核流于形式、评价指标单一、缺少奖惩激励措施等，削弱了管理人员的积极性、创造性。3.利用漏洞造假。财务共享模式下，电子会计档案由财务共享中心统一管理，需要信息技术手段的支持，硬件或软件难免会存在漏洞，为数据造假提供了条件。例如：下属分公司的经营业绩较差，为了应对总公司的检查，对电子档案上的数据进行篡改，将不达标的业绩改为达标。另外，账目核对过程中，公司可能贿赂财务共享中心的人员，通过伪造不实档案谋取不正当利益。此外，系统长期未更新、维护保养不到位，会为病毒入侵、黑客攻击提供机会，直接影响会计数据的安全。

（二）解决措施。1.加强归档管理。第一，企业应加强电子档案的管理工作，尤其认识到归档是整个管理中的重要环节。对此，可成立专门负责归档的小组，对归档的电子档案进行核对，及时发现存在错误的档案。具体操作中，每个档案均有自身的代码，利用代码对档案进行查对管理，能提高工作效率。第二，严格执行规范要求，对归档的电子档案进行分类处理。随着档案数量的增加，归档管理的难度提高，可定期对过期的、没有价值的档案进行清理，确保财务共享中心电子档案的有效性。第三，电子会计档案归档时，除了归档范围、归档时间外，还要明确技术环境、软件版本、数据格式与类型等，从根源上保证电子档案的质量。2.完善制度体系。拥有完善的管理制度体系，是电子会计档案管理的基础和保障，针对目前管理制度不健全的问题，解决措施如下：第一，以《会计档案管理办法》为准，组织企业领导、部门负责人、财务人员、档案管理人员学习相关内容，提高重视程度，掌握电子档案的管理规范要求。在此基础上，结合企业实际情况制订管理制度体系，提高管理措施的可操作性。第二，随着企业的发展，电子会计档案数量增加，相应的管理难度提高。对此，应对现行管理制度进行分析，通过增加、删减、修订进行更新优化，确保制度内容与实际业务相吻合。第三，加大宣传力度，充分利用各种媒介如宣传栏、例会、微信群、官网等，介绍电子会计档案管理的相关知识，提高所有人员的认识，为制度实施创造良好的氛围。3.保证系统安全。第一，硬件安全管理。电子会计档案的管理，要使用专用机房保存档案，主要包括：在机房顶部装设避雷器，防止遭受雷击；在机房设备中加装电涌保护器，稳定电路电压；设置备用电源，确保设备连续运行等。第二，软件安全管理。使用专业的档案管理系统，定期对系统进行升级，日常工作中做好保养维护，确保系统稳定运行；使用软件、插件前，看是否与系统兼容，并且经杀毒软件检查，确保安全后再安装运行。第三，网络安全管理。为保护电子会计档案数据的安全性，采用防火墙、杀毒软件等，实时监测网络运行，对病毒入侵进行预警；设置管理权限，采用数据加密、备份等技术，最大限度保护数据安全，将危险降至最低。4.注重人员培训。电子会计档案的管理，需要一支高素质的管理人员队伍，提示企业落实人员培训工作。一是项目人员，他们直接接触会计档案，通过培训增强其信息化意识，保证档案资料的真实性、完整性。二是财务共享中心人员，通过培训提高他们的电子凭证的归档能力，保证各类影像资料的准确性，为档案收集、处理与保管打下基础。三是档案管理人员，通过培训使其掌握理论知识，熟练操作企业内的计算机系统，能高效开展检索工作，为档案使用者提供优质服务。四是系统运维人员，通过培训提升其专业技能，及时解决系统故障问题，为档案管理工作提供技术支持。

五、结语

综上所述，财务共享模式下电子会计档案管理，有利于提高管理效率，实现精细管理，降低管理成本，推进资源共享。文章从电子会计档案的收集、处理、应用3个环节，介绍了财务共享模式下的管理方案。针对存在的问题提出解决措施，为实际管理工作提供参考，切实提高电子会计档案的管理水平。