信息化背景下医院教学档案管理工作探讨

高 晶

（廊坊市人民医院）

近几年我国医院管理行业发展速度正在不断加快，在融合数字信息化技术之后，提高了管理工作开展质量和效率。医院在进行内部管理时，需要提高对档案管理的重视程度，并且根据工作发展需求建立针对性管理体系，才能促进档案管理工作健康发展。但当前医院在对教学档案进行信息化管理时，还存在一定不足之处，例如技术更新速度比较慢，对数字化信息技术认知不够全面，缺乏相应资金和人才支撑，这在一定程度上制约了医院发展。医院要制定针对性解决措施，才能规避管理风险[1]。

一、信息化背景下医院教学档案管理工作要求

（一）提升档案管理水平

目前医院在对教学部档案信息进行管理时，各项工作开展还存在一定不足之处，制约了医院档案事业发展。在对档案信息进行信息化管理时，主要是借助数字化技术和信息化技术，对所有档案信息进行集成化管理，最大限度提高档案应用水平和价值。在对教学档案进行信息化管理时，首先要借助信息化技术，提高整体管理水平，还要强化医院内部控制能力。在进行数字化技术和信息化技术应用时，可以降低管理人员工作压力和负担，还可以对各项数据信息进行高效管理，在一定程度上简化了管理程序。因为传统档案管理形式已经无法满足当前时代发展要求以及档案管理工作建设需求，因此医院在对这些不良信息进行管理时，需要利用信息化技术提高各项工作开展水平，同时要为医院发展提供充足保障[2]。

（二）提高管理人员能力

在进行信息化建设时，医院还需要对所有管理人员能力水平进行全面考核，要适当提高部门准入门槛。在引进人才时，需要对人才技术掌握程度进行全面了解，并且从各个层面对人才综合素质和专业素养进行考核，要保证管理人员能够胜任信息化管理工作要求。管理人员还要熟练掌握网络技术和计算机设备操作技能，只有这样才能促进档案信息管理工作的可持续发展。在对教学部数据信息进行管理时，医院还需要提出具体要求，要借助信息化建设，提高管理人员能力。例如在对现有管理技术进行更新和优化时，需要对原有管理人员能力进行全面提升，通过对其进行专门培训，确保所有管理人员都能熟练掌握相关技术。在对信息化系统进行建设时，要保证所有人员都能对系统操作要求进行全面了解，还要降低管理人员操作失误问题发生几率。因此医院需要加强人力资源管理，要根据信息化建设要求，对人力资源进行合理调配[3]。

（三）增强管理部门竞争力

医院在进行档案管理时，需要设置专门管理部门，还要提高管理部门应用价值，并且增强整个部门竞争力。医院需要对部门职能进行明确划分，并且根据部门发展要求，对人力资源进行合理调配，要保证管理部门在发展时，能够为医院建设提供优质服务。长期以来医院教学部管理工作，采用了传统管理形式，在进行部门职能划分时，并未提出技术建设要求。在引进信息化技术之后，医院对管理部门信息化技术应用水平提出了更高要求，管理部门需要构建信息化系统，并为各项医疗服务开展提供充足支持，还要通过档案信息化建设，提高其他部门对管理部门认可度。医院可以建立协同作业机制，要促进各个部门之间沟通和交流，确保其他部门能够配合管理部门工作开展，在一定程度上降低管理工作开展难度[4]。

二、信息化背景下医院教学档案管理工作存在的问题

（一）缺乏信息化管理意识

目前医院在进行教学档案管理时，虽然已经根据时代发展要求，对原有技术和理念进行了全面更新，取得了阶段性成果。但在对实际管理效用进行分析和研究时，可以发现医院教学管理工作开展情况，与预期要求还存在一定差距。因为在进行信息化技术引进时，很多医院并没有根据技术操作要求，引进更加专业工作人员，也没有根据信息化管理系统建设要求，对现有工作人员进行培训和教育，这就导致现有管理人员在进行档案管理时，缺乏信息化意识。实际上在对档案进行管理时，主要是对医院发展期间形成的内部资料进行管理，通过对各项信息进行综合应用和高效共享，从而对医院整体发展情况进行完整真实反映，可以为医院发展提供有效数据支持，同时可以为医院发展战略制定提供科学指导。因此医院档案信息应用价值比较高，对医院发展历程以及各项医疗活动开展信息进行了详细记录。尤其是在对教学部档案信息进行管理时，融合了教学资料和医疗信息[5]。

在对相关档案进行管理时，如果管理人员缺乏信息化意识，就会降低综合管理水平，无法对各项信息资源进行科学储存和管理。在对数据进行查询时，也会受到技术水平制约，导致管理工作开展过于困难。医院在进行档案管理人员选择时，没有根据部门发展要求，拓宽人才引进渠道，导致管理工作在开展时缺乏专业机构人才支撑。很多医院负责档案管理的人员接触的工作以教学为主，并非档案管理内容，这些管理人员在完成教学任务之后，还要对数字档案信息进行收集和保管，因为管理人员压力和负担比较重。在开展档案管理工作时，可能会出现失误问题，因为个人精力有限，在进行数字信息化档案创建时，缺乏相应工作时间。虽然管理人员可以根据数字信息化建设要求对档案进行管理，但因为管理人员重视程度不足，导致数字信息化管理水平比较低，且各项工作进程发展缓慢，会对医院以及教学部发展产生不良影响[6]。

（二）技术更新速度比较慢

近几年信息化技术普及范围正在不断扩大，已经渗透到各行各业生产中，为行业创新发展提供了充足技术支撑，医院在进行教学部门信息管理时，已经加快了数字信息化建设速度，在一定程度上提高了管理工作开展效果。但实际上在对档案信息进行管理时，医院更加注重医患档案信息化建设，也对人力资源和科研档案进行了信息化管理，但并没有提高对教学部管理工作重视程度。在对教学部档案信息进行管理时，信息化技术更新速度比较慢，构建的系统功能也不够完善，无法提高数据信息应用价值。导致这些问题出现的原因是，医院在对上述档案信息进行管理时，认为这些数据与医疗服务水平提高存在密切联系，属于医院发展和建设关键内容。因此医院更加注重人力资源和医患信息以及科研数据档案管理，忽视了其他信息管理，也没有对数据应用价值进行深度挖掘，甚至有些管理人员认为在对档案信息进行信息化管理时，只需要完成考核任务，导致信息化技术在应用时流于形式，无法发挥应有作用[7]。

三、信息化背景下医院教学档案管理工作优化措施

（一）强化信息化管理意识

在对医院教学部档案进行信息化管理时，并非仅仅是对信息技术和档案管理工作进行有机结合，需要将信息化技术渗透到工作各个环节中，才能真正意义上提高信息化管理水平。医院领导层需要提高对档案工作认知程度，在对信息化技术进行引进时，需要根据技术操作要求，对工作人员能力水平进行全面考核，还可以拓宽人才引进渠道，并且对现有管理人员进行技术培训和理论教学，确保所有管理人员都能对信息化技术存在正确认知。医院需要在内部营造良好信息化技术学习氛围，在对工作人员进行日常教育和培训时，需要引进最新技术，还要增强工作人员信息化管理意识，这样才能为档案信息化管理提供充足支持。在进行信息化管理时，还需要与时俱进，通过对原有管理内容进行定期更新，确保管理工作在开展时，能够符合时代发展要求。因为传统纸质管理工作在开展时，已经无法对海量数据信息进行有效处理，且存在档案信息丢失风险。将纸质档案管理工作转化为数字化管理，需要对原有工作内容和技术进行持续更新，才能满足数字信息化建设要求。医院领导层和档案管理人员都需要强化自身信息化意识，并与时俱进对工作理念和内容进行持续更新，还需要加大信息化技术投入力度，才能促进各项工作长效发展[8]。

医院还需要建立健全人才培养机制，在对内部人才进行培养时，需要根据档案管理需求，对培训和教育内容进行及时更新，同时要遵循“引进来和走出去等”人才培养原则，在帮助管理人员掌握基础理论知识和信息化技能之后，医院需要引进更加先进计算机技术，确保所有管理人员都能熟练掌握计算机设备操作技能。医院还需要加强管理人员素质教育，要增强管理人员责任心，培养管理人员爱岗敬业意识。医院还要定期对管理人员进行考核，建立健全考核制度，并且对考核内容进行及时更新，要对表现比较好的管理人员进行物质奖励，还要对表现比较差的管理人员进行物质惩罚，只有这样才能充分调动管理人员积极主动性，确保管理人员能够自觉约束自身行为，并且积极学习一些新型知识和技术，促进信息化管理工作进行更好发展[9]。

（二）加大技术研发力度

在对现有信息化技术进行更新时，需要促进档案管理工作向着规范化和数字化等方向进行更好发展。在对现有信息化管理技术进行更新时，要对传统档案数据进行数字化处理，但因为教学部档案信息比较丰富，且类型相对来说比较多，在对所有教学档案信息进行数字化处理时，工作开展难度比较大。因此档案管理人员需要借助信息化技术，对档案进行科学分类，并且按照档案信息应用价值，对其进行针对化管理。档案管理人员需要对重点档案数据进行有效提取，并且对利用率比较高和具备特色的档案信息进行高效管理，通过将纸质信息转化为电子数据，从而对各项数据进行有效储存和管理。医院还需要建立健全档案管理制度，需要构建统一管理标准，在对所有教学部信息进行自动化管理时，需要保证各项数据在应用时更加完整，还要提高信息真实性，采用数字化管理形式，不仅可以提高信息资源应用安全性，还可以为后续教学档案开发和利用提供有效支持。在对信息化管理技术进行研发时，医院需要加大资金投入力度，要为各项工作开展提供有效支持，同时还需要做好监督管理工作，要保证各项工作能够全面落到实处[10]。

在进行信息化管理系统建设时，医院需要根据档案管理工作发展需求，对系统功能进行持续完善和优化，还要对其进行定期升级，要为各项工作开展提供充足保障。管理部门在进行信息技术应用时，需要创建数据管理系统，并且根据不同档案类型创建子系统，还需要设置搜索引擎。在对各项档案进行检索时，要保证用户能够对各项数据信息进行快速获取，以此来提高教学部档案管理水平。在对数据档案管理系统进行创建时，还需要做好系统安全保护，管理部门要创建安全网络环境，通过引进更加先进防火墙技术，并且安装杀毒软件，对病毒入侵和黑客攻击等风险进行全面预防，避免不法分子入侵之后盗取相应数据信息。管理部门还需要对网络环境进行定期检查，并且对现有防护技术和措施进行实时调整，确保安全防护工作在开展时能够发挥更大作用，从而提高教学档案信息应用真实性和完整性，为各项工作开展提供有效支持。在对各项档案信息进行数字化管理时，管理人员还需要利用现有管理系统，对档案价值进行深度挖掘，从而为各项医疗活动开展提供信息服务。在进行信息化系统应用时，需要借助现有数字管理技术，对档案资源价值进行开发，例如管理部门可以利用大数据技术，对教学部档案信息进行分析，并且将应用价值比较高的信息融合到医院服务体系建设和管理工作中，通过对档案信息进行高效利用，提高数据应用价值。管理部门还需要对现有档案数据平台功能进行完善和优化，在对不同教学部档案信息进行分析和记录时，需要为重大决策工作开展提供有效参考依据，提高决策水平。医院在对教学部档案进行开发和利用时，需要对所有数据信息进行综合分析，还要保证最终分析结果更加客观。因为教学部档案内容和数量并不是一成不变的，属于持续发展状态。管理部门要想提高档案信息开发利用效果，就要对现有资料进行实时更新，同时管理人员可以采用分级管理方式，对教学部档案管理权限进行合理划分，这样可以提高信息更新效率。管理人员权限等级越高，所获取的资料数据越详细，在开展审查工作时，要保证所有数据信息更加真实可靠，还要做好资料安全保护工作，避免在对数据进行开发利用时，损害教学部人员以及医院医务人员切身利益。管理部门需要在提高档案资源利用率同时，强化信息化管理，还要为档案管理工作持续开展提供有效支持，避免在开展各项工作时出现数据遗失或个人隐私信息泄露等问题。

四、结语

综上所述，在对教学档案信息进行管理时，医院需要积极积累经验，并且提高自身信息化技术应用水平，才能促进各项工作有序开展。医院需要引进更加专业的技术人才，通过组建高质量管理团队，并且建立健全规章制度，为各项管理工作开展提供科学引导。医院需要加强硬件和软件设备建设力度，要为信息化管理系统建设提供充足支持，同时医院还需要加大人力和物力资源投入力度，进一步提高教学档案管理工作开展质量和效率，为医院管理工作可持续发展奠定良好基础。