浅析新媒体环境下的档案利用服务

苏静华

文/广州科技贸易职业学院

随着我国经济与科技的快速发展，新媒体进入了高速发展阶段，使得新媒体在群众生活中的应用越加广泛，可以帮助群众快速获取信息，促进群众的信息交流。而档案利用服务受到新媒体的影响，其工作环境越加复杂，需要对其进行科学创新，发挥新媒体在档案利用服务中的优势，提高档案利用服务工作水平。新媒体环境下的档案利用服务工作存在一些问题，比如认识滞后、难以适应新媒体环境，档案信息技术力量不足，档案加工存在不足、档案真实性存疑，档案利用缺乏层次性、多样性及便利性等，不利于档案利用服务的持续发展。因此，有必要对新媒体环境下的档案利用服务进行探究，探索加强档案利用服务的对策，促进档案利用服务水平的提升。

本文针对新媒体环境下加强档案利用服务的必要性、档案利用服务存在的问题进行分析，探究新媒体环境下加强档案利用服务的对策，期望能为相关工作人员提供一些可靠的参考依据。

一、新媒体环境下加强档案利用服务的必要性

1.用户的需求发生变化

在新媒体环境下，群众获取档案资料的习惯以及阅读习惯发生了较大的变化，对新媒体的依赖性显著提升。在传统的档案信息利用中，都是以纸质材料的查找方式为主，帮助用户获取档案信息，这一过程存在较大的时间成本。在经济快速发展的背景下，我国人民的生活节奏显著加快，已经很难用过多的时间进行档案查找，不能对档案的所有内容进行仔细查看，且档案需求发生变化，使得集成化、多媒体、个性化、多元化的档案资源受到用户的欢迎。为满足用户的信息需求，必须对档案信息资源的开发利用工作进行创新，结合实际需求提供档案信息服务，有效提高档案资源利用率，促进档案事业的不断发展。[1]

2.新媒体给档案开发带来契机

在新时代，人们对文化信息的需求显著提升，而新媒体也受到广大群众的关注，需要充分发挥新媒体在档案信息资源开发利用中的优势，提高档案信息资源的使用效率。数字杂志、数字电视、数字媒体、电视流媒体等都是比较常用的新媒体，可以利用档案微电影、档案APP等方式，向群众传递档案信息资源，提高档案信息资源的使用效率。同时，在新媒体环境下，用户不仅能够快速获取档案信息资源，也能够积极参与档案开发，突破原本档案开发利用的瓶颈，使档案利用服务水平得以有效提升。[2]

3.新媒体给档案利用带来挑战

随着我国进入新媒体时代，新媒体对档案利用服务产生了较大影响，档案利用的功能体现出多样化的特征，若是依旧采用传统的工作模式进行档案开发，势必会影响到档案开发利用的质量，难以满足用户的信息需求。[3]目前档案的功能不再局限于档案查阅、档案存储，可以在档案查阅、档案存储的基础上，提供休闲娱乐、启迪、教育、传播等功能。在新媒体环境下，针对档案的功能进行针对性的开发和提炼，开展档案展览、档案活动，满足群众对档案的需要，提高档案信息资源的使用价值。

二、新媒体环境下档案利用服务存在的问题

1.认识滞后，难以适应新媒体环境

在传统的档案利用服务工作中，档案工作人员对档案利用服务的思想认识不足，普遍存在“重档案保管、轻档案利用”的情况，未能充分认识到档案开发利用的重要性，依旧采用传统的工作观念和工作方式，使得档案开发利用停留在机构沿革、大事记、编制全宗指南的模式上，存在模式僵化、方式陈旧、程序老套的问题。在档案利用服务工作中，不能对新媒体进行有效利用，不能制作出音视频共赏、动态与静态相结合、图文并茂的档案资源，使得档案利用服务工作的开展受到影响。[4]同时，档案工作人员存在被动服务的情况，无法根据用户的需要，主动提供档案服务，难以提高档案资源的利用率，不利于档案事业的发展。

2.档案信息技术力量不足

在各方面因素的影响下，档案利用服务工作以手工操作为主，各个工作环节存在大量的人力及物力的耗费，且容易出现各种失误，无法保证档案利用服务工作的质量。比如在资金不足的情况下，不能及时引进新技术、新设备，档案工作人员以手工操作的方式进行操作，使得档案的摘录、调卷、查找、检索等工作需要耗费过多的时间和精力。同时，档案工作人员的能力有限，有些档案工作人员仅能够完成基础性的档案工作，缺乏深入研究开发档案资源的能力，无法将档案变成有趣的故事，无法对档案资源进行提炼加工，且新媒体应用人才不足，不能发挥新媒体的优势，缺乏专业人才制作可读性强、图文并茂的档案资源，无法适应新媒体带来的变化，使得档案利用服务的开展受到影响。[5]

3.档案加工存在不足，档案真实性存疑

在档案利用服务工作时，编研资料的撰写是一个比较重要的环节，但是大部分的编研资料都是以简单的汇编为主，很难提供分析准确、数据全面、系统化的专题编研资料，使得档案信息资源的利用受到影响。在新媒体环境下，档案信息传播面临着更加复杂的环境，比如档案信息在传播中发生改变，无法保证档案信息的完整性及真实性。同时，网络准入门槛一直处于较低的位置，容易出现制作虚假档案的情况，使得档案信息的真实性受到影响，不利于档案信息资源的开发利用。[6]

4.档案利用缺乏层次性、多样性及便利性

随着我国社会快速发展，档案利用服务面临着更多要求，群众更加需要人性化的服务，这就需要对传统的档案利用服务进行改进，提供更加周到、快捷、优质的服务。然而就实际情况来看，档案结构单一是档案工作中的常见情况，无法满足用户的多层次需求，且档案信息资源的分类工作不到位，不能对档案信息资源进行合理利用。由于档案信息资料的保管混乱，对档案信息发布产生一定影响，不利于档案信息的查询和利用。在档案利用服务工作中，档案检索手段不够先进，未能做到有效利用档案管理软件，缺乏完善的档案数据库，利用计算机进行档案检索的比例较小，普遍都是采用手工操作的方法进行档案检索，难以提升档案利用服务工作的效率及质量。

三、新媒体环境下加强档案利用服务的对策

1.提高思想认识，加强新媒体应用

在新媒体环境下，首先要提高领导层对档案利用服务的思想认识，加大对档案利用服务的支持力度，对新媒体进行有效应用。可以将档案信息资源上传到网站，保证群众认识到档案的使用价值，学会利用档案信息。[7]同时，可以将政务信息发布到网站上，及时整理并发布省市内的档案信息资源，使群众能够及时获取信息，提高档案信息资源的利用率。其次，需要对档案工作人员的思想观念进行转变，使其能够保持良好的服务意识，为用户提供更加优质的档案服务。应加强档案工作人员与群众的沟通，对群众的需求进行了解，借助电子邮箱等方式将档案资源传递给用户。需要及时解决用户面临的问题，对档案知识进行宣传，做好网站的维护管理。可以借助新媒体提高档案服务的水平，促进档案工作人员与用户的互动交流，实现提高档案服务质量的目的。

2.坚持以人为本，提高档案工作人员素质

作为档案利用服务工作的主体，档案工作人员的能力及素质直接影响着档案利用服务的质量，需要对档案工作人员的素质进行持续提升，使其能够保持专业的状态完成工作。可以对档案工作人员进行定期培训，保证档案工作人员能够充分掌握档案知识，具备良好的新媒体应用能力，且需要具备档案信息编研开发的能力，进而促进档案利用服务工作的有效进行。以往档案工作人员都是停留在半封闭的圈子，需要从半封闭的圈子走出来，对新知识、新技能进行学习，将档案专业技能、多媒体技术、网络通信技术、信息存储技术、数字化技术等合理应用到档案利用服务中。其次，需要培养档案工作人员的主动服务意识，结合用户的信息需要，主动提供档案信息服务，以此提高档案信息资源的使用效率，促进档案利用服务工作水平的提升。[8]

3.强化基础，加强档案信息数字化建设

在新媒体环境下，需要对档案信息数字化建设进行强化，方便对档案信息资源进行开发利用，提高档案利用率，使档案利用服务水平得以提升。档案工作人员需要采用数字化的手段对档案信息进行处理，借助仪器扫描、档案管理软件等，将档案以数字化的形式存储到磁盘、光盘等存储介质中，特别要做好重要档案的数字化处理，避免出现档案损毁等情况。在档案数字化建设中，应加强网络平台建设，对检索功能进行完善，构建有益于工作需要的局域网，与互联网有效连接。应认识到元数据建设的重要性，做好元数据建设，才能够充分发挥检索功能的作用。[9]同时，应掌握档案信息化的特点，制定适合的档案利用服务标准及相关规范，对档案管理的标准、规范及政策进行不断完善。

4.抓住档案编研重点，主动提供服务

在档案利用服务工作时，应进行针对性的档案信息开发，结合新媒体技术的特点，对档案信息资源进行有效的开发利用。第一，需要考虑到不同的功用，对档案信息资源的开发利用形式进行合理选择。在资政、存史等功用的情况下，可以采用修志、汇编、摘录等多种方式对档案信息资源进行利用；在休闲娱乐、传播知识、教育育人等功用的情况下，可以采用实物、声像、图文、场景相结合，以讲述、陈列、展览等方式对档案信息资源进行开发利用。第二，需要考虑到新媒体传播档案信息工作的需要，对档案信息资源进行开发。针对网上展览、档案网站配套视频，提供目录数据、档案图文等查询服务；针对微信、微博等平台，开发声像结合、图文并茂、简短的档案信息资源；针对数字电视传播档案信息，开发具有趣味性、故事性的档案资源。第三，需要深入挖掘档案信息资源的价值，将其制作成有趣的故事，使档案信息资源的开发质量得以提升。

5.创新服务手段，满足社会需要

第一，应加强档案门户网站的建设，利用网站提供档案服务，提高档案资源的使用效率。在档案利用服务工作时，需要将网站具有的优势发挥出来，加强档案数据库的建设力度，对电子档案全文数据库建设进行强化，以便利用网站对电子化的档案资源进行有效利用，形成网络化的档案信息服务模式。通过网络平台对档案信息资源进行收集，构建电子化的档案数据库，以集中化的方式对电子档案进行归档和管理。[10]第二，需要将线上与线下的档案利用服务相结合。从在线服务这一方面来讲，采用电子信箱、数据库查询、汇编相应的专栏等方式进行档案利用服务工作，促进档案馆与用户的信息交流，帮助用户了解档案信息资源的保存价值及真实性，提供档案查询服务，以及相应的咨询服务，提高档案利用服务的工作水平。

6.强化信息安全，消除新媒体应用安全顾虑

在新媒体环境下，档案信息安全受到高度重视，如何保证新媒体能够有效应用到档案利用服务工作中，且确保档案信息安全，受到行业人员及群众的高度重视。将档案信息发布到网站的时候，需要利用专业的技术手段对档案信息进行加密，杜绝用户修改档案信息，确保档案信息的真实性。需要对发布的档案信息的保密等级进行确认，不能将涉密的信息发布到网站上，以此保证档案信息的安全性。有些非保密性质的档案信息具有一定的使用限制，需要做好用户的身份验证，为不同的用户设置不同的权限，方便用户对档案信息进行利用，并保证档案信息的安全。在网络环境下，计算机面临着被病毒感染的风险，应做好网站的维护，针对突发性的网络问题进行预防，制定有效的应对措施，构建完善的安全保障机制，使档案信息安全得到保障。

7.扩展内容服务，发挥新媒体技术的优势

档案利用服务的工作量不断增多，可以在网站中设置专门的用户交流区，方便用户进行交流，相互学习经验，自行解决自身面临的问题，提高用户的参与程度，降低档案利用服务工作的人力成本。具体来讲，在设置用户交流区的情况下，用户能够在咨询管理者之前，利用网站找到有效的解决办法，可以降低档案人员在宣传档案知识方面的时间消耗，将更多的时间放在其他工作上，帮助用户解决一些价值高且复杂的问题。同时，能够对用户获取档案信息的能力及档案意识进行提升，为档案利用服务工作打下良好的基础。其次，可以在网站中设置访问统计数据，了解网站的使用情况，对网站的版块进行合理调整，对信息资源进行完善，进一步提高用户的使用体验。

四、结语

综上所述，为促进档案利用服务水平的提升，使其能够适应新媒体时代，需要充分了解新媒体环境对档案利用服务的影响，分析档案利用服务的现状及问题，通过科学合理的对策来改进档案利用服务工作，有效提高档案利用服务工作的效率及质量，使其能够更好地服务于群众及社会发展。