企业财务共享服务管理工作研究

刘晓琴 新道科技股份有限公司

企业的稳步发展需要每一位员工的积极配合与努力，而维持企业正常运行的财务部门更是在企业中备受关注。传统企业财务管理工作存在一定的问题和弊端，造成企业内部财务管理制度混乱。具体而言，企业内部没有建立统一高效的财务管理制度、各子公司之间的交流与沟通存在或多或少的障碍，再加上传统会计与审批人员信息化专业素养不高，继续沿用之前传统且单一的财务管理模式，使得企业在发展过程中难免受到一定程度的阻碍。而随着大型企业财务共享服务中心的建设和发展，对传统财务管理工作模式带来了一定的冲击与挑战，促使企业管理者与财务人员不断进行反思，试图探索企业健康发展的各种途径与方法，推动企业各部门之间的交流与合作，增强彼此之间的信任，促进企业协调发展。

一、财务共享服务的内涵意义

财务共享是随着全球经济一体化和信息技术快速发展进程而衍生的新型事物，能够在一定程度上缩减财务管理成本。财务共享服务是以信息系统的完整建设为前提，并在此基础上积极组建新的财务管理框架，确保最大程度上简化财务流程。具体而言，财务共享服务是一种突破传统财务管理模式的新型财务管控模式，将原来处于分散状态以及重复性高的业务工作进行系统化整合与管理，再由一个相对独立的单元进行集中处理。而对这个管理单元的管控权限则归属于总公司，并将其称为财务共享服务中心。这个中心为企业所有的子公司提供统一的专业化服务，并按照集团内部所规定的方式进行一系列计费、收费工作，促进企业资源的合理利用，发挥整体规模经济的效益，将有限的人力、物力投入到企业的核心部门，比如生产和研发部门，从而使得经营成本有所降低，提高企业整体的工作效率和服务质量。另外，财务共享服务是以顾客的需求为导向，[1]其本身就拥有专业化的组织与管理人才，将企业内的各类优秀人才汇聚于此，实现人力资源的合理配置，从而使得经济大规模发展，便于企业的统一管理与服务。财务共享服务的模式大体上分为两种：其一是分布式服务；其二是生产式服务。[2]而财务共享服务实施的主体，既可以是各大企业，也可以是行政事业单位。其本身包含两大特点：其一使得复杂工作变得简洁化、简单化，简化财务管理的工作流程。其二是实现各部门之间的信息共享。不光是财务信息共享，还包括业务信息共享。

二、加强对企业财务共享服务管理工作研究的重要意义

（一）降低企业财务管理成本

企业运营过程中需要大量人力、物力、财力的投入，尤其是对于企业财务服务共享中心的建设。虽然在起初建立期间需要投入大量的资金、技术来填补，但一旦建成之后，会逐渐取缔之前繁琐的财务管理与审批流程，一切操作在网上就可以完成，可以在一定程度上加快财务办事流程，而加强对企业财务服务共享模式的管理，能够在一定程度上降低企业财务管理成本。[3]企业财务服务共享模式的建立，使得每一位员工都能够人尽其用，将多余的人力、物力资源分配到各自专属的岗位中，从而缩减传统企业模式下财务管理部门的人员规模，避免因人员冗余造成事件复杂化，各部门之间缺乏沟通与交流，使得事情解决的时间较长，可能会让大家失去对财务管理部门的信心与信任。具体而言，财务共享服务模式在企业中的大力推广，能够使得企业内的办事程序更加公开透明，并将各个部门的职责与权力在系统之间做出明确的规定，保证企业集团的利益，避免有人为了谋取利益进行违规操作。另外，企业财务服务共享模式依托于信息系统的运行和维护，可以将各类票据信息以及业务信息等全部传输至系统中进行储存与调用，避免因纸质材料的繁多再加上分类不明确，导致纸质资料的混乱不堪，使得查找过程中耗费专业人员大量的时间和精力，导致很多事情在上班时间不能及时完成。如若要加班，公司还需支付一定的加班费，一定程度上加大了企业运行成本。但是财务共享服务模式的建设在一定程度上可以缓解因纸质材料不易保存、查找起来相对困难的弊端，将信息全部归置于系统中，使得人们的各类操作全部在电脑上即可完成，减少因查找资料而浪费很多宝贵时间。

（二）提高企业核心竞争力

企业财务共享服务模式将各个子公司的业务水平以及财务状况集中于总公司，便于总公司根据各个子公司的发展情况制定不同的发展策略。而总公司也可以在信息系统中时时关注下设的各个子公司所属项目的具体进展情况，将资金进行合理规划，投放到发展前景较好的各类项目中，建设出一大批企业的核心项目，为企业发展奠定基础，从而提高企业核心竞争力。[4]具体而言，企业将财务服务共享模式进行有效管理，能够对企业所拥有的各类人力、物力进行合理化检测与评估，避免之前企业招聘过程中因人才专业与岗位不匹配而导致人力资源出现较大浪费的现象，增强企业内部各职能部门的办事效率。另外，企业财务服务共享以客户需求为导向进行规划与设计，需要招收各类既具备财务管理知识又拥有高超核心技术的信息化专业人才，使得企业的运行更加畅快流通，避免因各类信息系统的不一致而导致操作流程繁琐且审批流程较长延误各类项目发展的关键期。与此同时，企业在拥有优秀人才的同时，能够增强企业核心队伍的建设和发展，挖掘更多更好的优质项目，为企业获得更多的利润与效益。财务共享服务将财务与业务二者之间进行深度融合，对企业内分散的各类业务进行集中化管理与指导，并将其权力负责人直接上交至集团总部，避免因时间耗时过长耽误集团大好项目的及时拨款，造成不可挽回的巨大损失，进一步提升企业管理效率与质量。

三、当前企业财务共享服务管理工作中存在的问题

（一）财务共享服务流程混乱

由于财务共享服务在我国发展较晚，且运用于各类大企业中，没能普及至中小企业发展过程中，普及性相对较低。且大家对财务共享服务的概念理解不透彻，也就很难意识到财务共享服务本身所具备的优势地位，导致企业内部对财务共享服务的理解不一。而一些大型企业在使用财务共享服务的过程中，也只是将其服务与企业内部各部门直接进行联系，并没有对公司发展总体运营情况以及下设部门的实际情况进行精细化分析与测评，使得工作人员在使用的过程中产生一定的困惑和不解。具体而言，企业财务共享在一定程度上优化了企业办事程序，但也在一定程度上加大了企业人员的操作负担。由于企业集团总部与各子公司之间的权责不明确，而且企业各部门之间的权力相互重叠，导致财务管理人员在操作过程中遭到重重阻碍，使得企业运营不畅。另外，由于企业共享服务在我国发展较慢，再加上集团下设子公司与总公司的运作模式可能存在一定程度上的差异，导致财务共享服务流程混乱，[5]使得大家在操作过程中需要按照说明进行各个步骤的操作，加重了财务管理人员的工作压力与工作负担。如若总公司与其各类子公司的运营模式相一致，那么就会适当减轻财务管理人员在工作中的压力。再加上公司内部对财务共享服务模式没有一定的规范和标准，使得公司内部秩序混乱且各类管理事项交杂在一起，引起公司的动荡不安。

（二）员工整体素质亟待提高

企业财务共享服务的建立，能够在一定程度上加快企业办事效率，为公司合作伙伴提供更多的咨询服务，以确保二者之间良好关系的永续发展。而企业财务共享服务又依托于信息系统的大力支持，但是当前企业内部人员素质良莠不齐，员工整体素质亟待提高。[6]懂得电子信息操作技术的大多是年轻人，使得集团内部不懂技术的老员工在此阶段中受到一定的冷落。具体而言，传统财务管理运作模式下，财务管理的相关人员只需懂得会计核算与审计方面的内容就能够熟练应对工作中的各类事务。而在财务共享服务模式下，财务管理人员不仅要对企业内部各类信息进行查验与核算，还需要掌握一定统计学与管理学方面的有关知识，挖掘数据的共享价值。而当前财务管理部门的工作人员还停留在之前的工作模式中，尤其是一些年龄较大的老财务人员，对新事物的接受程度相对较低，使用电脑进行系统化操作能力较弱。且对于很多知识的学习只是凭借自身多年的从业经验，而没有进行系统理论化的培训与指导，对于企业财务共享服务中各类操作步骤与操作流程，还有企业各职能部门的具体情况，还需要耗费很多的时间和精力进行逐层深入地了解与探究，从而影响当前企业的各项工作进度，导致财务共享服务的质量和水平不高。另外，大家对新事物还需要经历一定的缓冲期，且集团内部了解财务共享服务的人员仅仅只占集团总数的很小一部分，财务共享服务的意识在一定程度上没能深入人心，导致大家对财务共享服务没有一个明确的概念和认知，从而在行动上无法与时俱进。例如，企业内部复合型人才的大量缺失，使得财务管理职能与企业财务共享服务之间处于相互脱离的状态，企业财务共享服务系统的维护还需要信息技术类的专业化人才，但当前国家对信息技术类人才的需求量较大，使得企业之间人才竞争相对激烈，一定程度上增加了企业运营成本。

四、优化企业财务共享服务管理工作的具体实施策略

（一）提高企业员工整体素养

针对当前企业员工素质有待提高的问题，企业总部和各个部门管理层应予以高度重视，并采取一系列有效措施，提高企业内部员工整体素养，增强企业财务共享服务的质量和水平，提高各部门的工作效率，简化财务操作流程，从而提高企业在同行业中的竞争力。其一，企业领导层应对财务共享服务有深刻的了解和认知，并能够将其复杂的原理意义用简单化的言语传达给企业各个员工，以使集团企业全体员工对财务共享服务有深入理解，从而在集团内部渲染良好的学习氛围。具体而言，企业领导层应在平时的工作中深化对财务共享服务的学习与操作流程，熟悉财务管理的每一个小细节，以此推动财务共享服务的进一步发展。其二，企业人力资源部门应根据集团未来发展方向招收复合型专业人员，[7]提升集团整体员工的知识素养，壮大财务共享服务管理人员队伍，从而提升财务共享服务的质量和水平，促进企业更好更快地发展。具体而言，企业应提升对财务管理人员的招聘水准，招聘既具备专业财务管理知识与能力的财务专员，又具有信息技术能力的新型信息化技术人才，这样的复合型人才更有助于企业财务共享服务的构建与完善。复合型人才的大力招聘与入职，能够促使企业内部焕发新的生机与活力，产生更大的效益。其三，企业应该聘请企业财务服务相关专家学者或者是企业内部孰知其操作流程的高层管理部门为全体员工进行线上线下的专题讲座，确保能够在大多数人心目中建立财务共享服务观念，并且定期组织各部门员工参加相关的培训与指导，增强企业集团之间的竞争力，并鼓励其他部门的员工积极学习财务共享服务的有关知识信息，为自己的职位晋升奠定一定的知识储备，从而进一步为企业的健康发展共同努力。

（二）加强各部门之间的配合协作

企业财务共享还有一个最大特色，共享。财务共享服务能够将集团内部各类资源整合到一起进行统一规划与指导，且财务部门的地位处于整个集团的核心，所以应加强与各部门之间的配合协作，[8]打破以往各部门之间封闭保守的状态，构建企业财务共享服务中心，实现信息资源的共享与互动，使得部门之间的职责变得清晰透明化，有效避免以不正当手段企图从公司内部获利的恶劣事件。其一，财务管理部门应与人力资源部门之间加强沟通与协作，加大人才培养力度，为财务部门源源不断地输送优质人才，以此充实本部门的人才队伍建设，强化企业财务共享服务的建设力度。其二，企业财务共享服务的有效提升离不开企业内部各职能部门的支持与帮助，财务管理部门的人员应与企业内部的员工构建良好的合作关系，不断加强对各部门业务的熟悉，以此提高办事效率和办事能力，使得大家逐渐认可企业财务管理的新模式。其三，集团总部与各子公司之间也应该不断加强交流与沟通，定期汇报业务进展情况与自身公司财务共享服务的建设情况，方便总部对各子公司之间的情况进行具体具体分析并派驻相关专业人员对其公司业务进行专业化指导。

五、结语

企业财务共享服务出现的时间较晚，在很多方面都存在缺陷和不足，需要企业加强对其的探索与思考，增强其与企业之间的适配性，以此提高企业内外部的联动效应，促进企业规模经济的不断发展，增强企业核心竞争力，从而使得我国经济更上一层楼。