新疆哈密市牛羊产品检测实验室档案管理现状及对策

周斐然，张梦圆，王克文，李 文

新疆哈密市畜牧工作站，新疆哈密 839000

随着畜牧业及科学技术的不断发展和进步，农业科研单位每年会产生大量档案，将这些档案进行有序的收集、归纳、整理，使它们能更好地服务于农业科学发展、乡村振兴及农民增产增收，是每个农业科研单位的责任和义务。如何充分利用自身优势，通过现代化的手段，保存并发扬优秀的科研成果和生产技术，是农业科研单位面临的迫切问题。笔者结合新疆哈密市牛羊产品检测实验室档案管理的现状，梳理在实验室档案管理过程中普遍存有的问题，探讨如何进一步规范实验室档案管理并且提升管理水平，以期达到规范实验室运行管理的目的。提高档案管理质量，对于推进牛羊产品检测实验室科学、规范、高效运行具有十分重要的意义，也为同类实验室或单位提供档案管理方面的参考[1]。

1 哈密市牛羊产品检测实验室档案管理的现状

1.1 牛羊产品检测实验室的检测内容

随着哈密市牛羊产业的快速发展，在牛羊产品检测工作中实验室的作用日益凸显，实验室检测的范围也日益丰富，如：抗生素、瘦肉精、药物残留、重金属检测、营养成分测定、乳成分分析，肉羊多胎基因检测，精子活力检测，遗传育种分子生物学分析等内容[2]。

1.2 牛羊产品检测实验室的档案分类

随着实验室检测工作内容不断丰富，检测范围和实验室运行产生的档案数据也在科技成果的不断转化中有所完善，实验室档案主要分为：实验室基础设施建设及日常运行与管理档案、人才队伍建设档案、实验数据档案等[1，3]。

1.3 牛羊产品检测实验室的档案用途

档案资料作为实验室检测过程中最真实、最原始的记录。通过对各种实验项目、数据、方法进行收集整理，如实反映检测过程和数据的完整性、准确度和可比性，是实验室检测流程与操作规范性的重要依据，可为实验数据分析提供科学依据。

2 牛羊产品检测实验室档案管理的重要性

2.1 有利于检测工作质量的提升

在实验室运行过程中，会形成检测报告、各类管理记录、质量控制记录、技术控制记录、文件标准等大量的档案资料，使用扫描仪等现代化设备进行数字化转换后，应用现代化实验室档案管理系统[4]，可以更加便捷、高效、准确地查找资料，也便于管理，提高工作效率，实现信息资源内部网络共享，档案资料利用价值最优化。

2.2 有利于饲养管理及防疫水平的提升

做好实验室档案管理工作能进一步加强对养殖场的监管，它是对所采牛羊检测标本最真实记录，能够充分反映出采样、检测等各个环节的管理水平，便于查找问题，总结经验，可为养殖户饲养管理提供数据支持[5]。也能够有效地推动防疫和检疫工作的开展，使检疫工作不断地深化和前移，在一定程度上可以有效对重大动物疫病进行防控。

2.3 是检测工作的重要保障

实验室档案是牛羊产品检测的重要保障，它是对检测工作的内容、程序等有效且完整的记录，使整个检测过程实现可追溯，它具有档案查询和程序保障两大作用，做好实验室档案管理工作，能够实现对检测过程监控，对于完善运行体系、查漏补缺起基础性作用。不断规范完善实验室档案是实验室建设和发展中的一项长期性、基础性工作，是提高实验室整体管理水平中不可或缺的重要手段[6]。

2.4 是有关评估和项目申报的基础和依据

实验室是具有检测工作内容的单位开展后期各项工作评估的指标之一，实验室档案是相关单位重要的评估佐证材料[7]。实验室档案可以客观、准确、全面地反映单位的业务工作能力和前景，为各项评估提供较为准确可靠的依据，可保证评估的准确性。这些档案材料作为原始记录是最真实的第一手材料，是评估和申报相关项目的敲门砖。

2.5 是加强和规范实验室管理的需要

实验室的科学管理是对培养具有创新能力和综合素质人才的要求之一，建立实验室档案，使日常管理工作趋于科学和规范。有了建档的需要，相关工作人员就会更加主动地按规定完成实验工作，并做好个人的实验技术工作日志。管理部门也会针对仪器设备的使用、实验过程、结果等进行规范管理[8-9]，促使实验室检测工作规范的开展。

3 牛羊产品检测实验室档案管理的主要工作内容

3.1 实验室档案资料的收集与台账的建立

牛羊产品检测实验室档案资料主要包括：文件类、质量管理体系文件类、标准法规类、质量体系运行记录、检测报告类等，应该设专职档案管理员，各类档案资料由各部门收集后交于档案室整理，管理员对其接收、登记、汇总、造册，建立档案收集台账，登记档案来源、接收时间和内容并签字确认。

3.2 档案资料的整理、保存与安全管理

档案资料收集全后，档案管理员要进行分类整理，发现不完整的档案资料要及时补齐，并按照不同的类别和归档序号进行标识编目，存入相应的档案盒及档案柜中。受控文件须加盖受控章方可入档，管理员也应做好档案资料的安全保密工作。

3.3 档案资料的流转

签批后的实验室体系文件由档案管理员登记好分发号、领取部门、人员及时间后分发；受控文件若不慎丢失，相关人员要及时向负责人提交书面补发申请，获得批准后，档案管理员注销原分发编号、提出新分发编号、登记后方可给予补发[10]。实验室文件的分发或复印应严格控制相应的知悉范围并做好记录，未经单位领导批准不得分发或复印，复印后原件及时归档；借阅一般性文件必须填写相关记录表格；借阅保密性文件或重要文件资料，需负责人批准后方可由档案管理员做好记录并发放；档案管理员要及时做好文件资料的分发和回收工作记录。

3.4 档案资料的清理、销毁

为确保实验室质量管理体系规范高效运行，档案管理员要定期检查文件档案资料的保存期限和有效性，经负责人批准后，及时按照程序作废并销毁无保存价值的文件档案资料。仍有参考价值但已作废的文件档案资料盖留用章和失效章后和现行有效的文件档案资料分区存放。

4 哈密市牛羊产品检测实验室档案管理工作中存在的问题

4.1 档案管理的意识不强，档案资料不全

大多数管理者只注重实验室检测的过程和结果，认为档案管理是一件繁琐的事情，与自己无关，只要将档案交给档案管理员收好就行，部分工作人员存在“建立档案只是用于应付检查”的麻痹思想。对档案资料管理全面性、系统性的收集整理和归档分析应用重视程度不够，档案资料不够全面，一些有价值的档案资料遗失，甚至存在档案资料与实际生产不相符的，缺乏完整性、准确性和连续性[11]，导致后期无法对其进行充分运用。

4.2 档案管理约束性不强，制度落实不力

虽然制定了实验室文件管理、质量体系管理等一系列实验室管理相关制度，但在实际运行过程中经常会出现档案资料收集不及时、先操作后补档案等现象，制度形同虚设。

4.3 档案管理员专业性不强，管理不规范

目前，普遍存在档案管理员由专业技术人员兼任且身兼数职的现象，档案管理员未接受过专业培训，所掌握的专业知识不全面且缺乏档案管理经验，从而导致档案管理工作停滞不前。

4.4 档案管理硬件投入不足，信息开放力度不够

通常情况下，将档案存放在实验办公室中，没有具有防腐、防火等要求的档案专用存放设备，也没有进行分类整理和归纳，容易导致档案损坏丢失；一般采用手工档案盒对档案进行收集和整理，耗时、耗力，并且容易出现错误。由于环境及经费等原因，也缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系，对自己单位的档案通常都封闭管理，查阅利用范围小，甚至只建设不利用，社会化服务工作进展缓慢[12]。

5 提高哈密市牛羊产品检测实验室档案资料管理水平的对策和建议

5.1 提升实验室管理者档案管理意识，严格落实档案管理制度

必须提升最高管理者对实验室档案资料管理工作的重视程度和支持力度，要自上而下抓好该项工作，不断细化和完善实验室档案管理制度，确保工作职责明确、工作流程规范、监督管理到位、档案格式统一、档案利用科学合理，全面规范实验室档案管理，不断提升管理水平。

5.2 利用现代化的档案管理手段，提升实验室档案管理能力

充分利用现代化网络技术，发挥电子档案的应用优势，除必须保存纸质档案外，应尽量为所有档案建立电子档案，弥补传统纸质档案的不足，充分利用和发挥现代化设备的优势，组建单位档案信息库，以便于查询，不断提升实验室档案资料管理的现代化程度。

5.3 注重培训，提升档案管理人员专业能力

将档案管理列入每年的培训计划，采取“请进来”“送出去”“内部互学”的方式开展培训。一是邀请档案管理专业人员到单位开展培训，提升专业技术人员档案管理的综合能力。二是组织档案管理人员外出参加档案管理专业知识及业务培训，也可到同行业实验室参观学习档案管理工作好的经验和做法。三是将档案管理工作与本单位考核相关联，核算工作量。促使档案管理人员不断地提高思想认识，了解和掌握档案的类型、档案填写内容及填写要求、不同档案间的逻辑关系、档案存放要求及保存时间等，进一步提高档案填写与管理的水平和规范程度[12]。档案管理人员平时要下功夫多学习，保持对工作的热情，不断拓宽自己的知识领域，加强与专业技术人员的沟通交流，不断积累档案管理工作经验。

5.4 加强管理，完善档案的收集整理和保存条件

档案管理是一项长期且繁琐的工作，依据单位实际情况，可安排专人负责该项工作，做好档案管理台账，对入库档案进行审核把关，及时将档案入库归档。对档案的取用和调借应该有详细准确的记录，确保每次借阅都有据可查。档案的收集、整理、保存也必须有一定场所和设备条件。各单位也可依据开展的业务工作类别以及经费预算情况，在档案室配备计算机、打印机、扫描仪等现代化设备，不断提高和优化档案管理的效率与标准。

6 结 语

牛羊产品检测实验室档案管理工作至关重要，必须得到管理层的高度重视和大力支持，规范档案管理，严格落实档案管理相关制度，优化档案室基础设施，通过提升档案管理能力，促进牛羊产品检测实验室检测工作扎实有序开展，更好地服务于“三农”工作，促进畜牧业提质增效。