推进高校人事档案工作改革的探索

王艳婕，刘利国

(1.吉林化工学院 人事处，吉林 吉林 132022；2.中国石油 吉林石化公司仓储中心，吉林 吉林 132022)

最近几年各大高校的扩招与合并，一定程度上增加了高校人事管理难度，想要推进高校人事档案工作改革，就要实现科学化的管理。人事档案作为高校人事管理中的一项重要组成部分，在高校相关人员考察和任用方面有着很大的指导作用，一套完整详细的人事档案，可以帮助人事管理人员了解高校工作人员的详细信息。不仅如此，人事档案管理工作在维护高校教职工权益和规范人才管理方面都有着非常重要的作用，针对目前人事制度改革的背景下，推进高校人事档案工作管理创新是重中之重。

一、高校人事档案管理特点

高校人事档案是高校人事工作的一个主要环节，高校人事档案管理主要包括档案采集、审核、归类、整理、保管、转递、利用几个方面，档案整理了来自全学校的人才信息资源，通过对这一信息的统计和分析，建立一套详细的，多元化的人才信息资源数据库。一般来讲，高校人事档案管理有着这几方面的特点：第一是复杂性，高校档案可以分为多种，根据职能可分为学生档案和教职工档案。而在教职工的档案总汇中，根据职称学历的高低可以分为高级、中级、初级职称档案，又可以根据学位建立博士、硕士、本科等档案。从档案的管理范围来讲，可以分成科研教学、行政管理及后勤服务三方面的人事档案[1]。同时，人员流动性大也增加了高校人事档案管理的复杂性；二是社会性，高校一方面是培养高水平人才的基地，另一方面也是科研成果的产地，高校从社会中获取学生资源，学生毕业后又投入到社会中去，服务于社会。校内开设的一系列科研课程和技术产品设计讲座，最终的目的也是为了解决社会生产生活中出现的问题，促进社会更好的发展。相关的科研项目所建立的档案文件也是需要保存到高校人事档案管理中的，同时也包括科研成果鉴定和技术及专利转让方面的一些档案，从这方面不难看出高校人事档案管理工作社会性的特点；最后是高校人事档案管理的通用性特点，目前我国各大高校在人才选拔、考察标准、职称评定、管理制度等方面都存在一些相同点，所以高校人事档案在管理制度方面就有着通用性。近几年来，高校人事档案工作不断进行改革，档案管理工作不仅仅局限于国内高校之间，在全球范围内高校人事档案都可以相互借鉴。基于此，通用性也是高校人事档案中的一个特点[2]。

二、当代高校人事档案管理现状

(一)高校人事档案内容单一

目前来看，国内各大高校在人事档案管理工作方面的主要内容，就是记录学生和教职员工的个人社会经历以及思想素质方面的内容，对于大家比较关注的个人能力和成绩方面并没有太多记录，这就形成了人事档案内容陈旧单一，缺乏完整性。高校人事档案逐渐形成了重视政治性轻视业务性等问题，长此以往就会阻碍人事档案管理工作的发展进程。另外高校人事档案在内容上无法突出人员的特长，这就使人事档案管理工作失去了其真正的价值。一些高校在人事档案管理的过程中，还出现了档案丢失，信息不符等问题，破坏了高校人事档案的整体性，从而降低了人事档案的作用[3]。

(二)档案流转速度慢

高校的发展过程中，教师是推动其发展的重要资源，高校想要更好的发展，吸纳更多高水平的教职人员是必不可少的。但是目前的实际情况：档案流动速度慢，影响高校教师未来发展。主要的原因在于高校大部分教职人员的人事档案资料在短时间内是无法进行调动的，一旦这其中的某些教职人员在后面的工作中出现了调动，高校人事档案信息管理又存在不足，就会导致教职人员的调动和人事档案管理的流转出现不同步和不及时的现象，对于高校教师日后的发展有一定影响。最近几年，高校教职人员不断增加，在此情况下，高校人员在流动性上也有更多需求，而人事档案流转不及时，会给教师的发展带来很大影响[4]。

(三)未能发挥高校人事档案的服务价值

目前，高校人事档案管理并没有发挥出它真正的价值。对于高校档案资料的管理，真正的作用是对档案信息进行有效的开发使用和信息共享，也就是说高校人事档案工作不仅要注重档案本身的管理，还应该注重档案资源的开发，人事档案只有在服务于那些真正有需要的人，才能够发挥它原本的价值。但是目前各大高校还在运用比较老旧的档案管理模式进行工作，人事档案管理人员仅仅能做到对近期的档案进行管理，在大量的人事档案资料中，一旦想要调取早期的人事档案，如同大海捞针一般困难。基于此不难看出，当下各大高校在人事档案管理中还存在无法发挥其服务价值的问题。

三、推进高校人事档案工作改革途径

(一)调整高校人事档案管理内容

高校作为培养社会人才的主要基地，人事档案管理是非常重要的。在当前新形势下，高校人事档案管理工作一定要符合当下改革发展的趋势和需要[5]。目前来看，我国高校人事档案工作要打破传统的管理模式，根据高校自身发展的实际情况进行改革创新，在围绕人才需求方面进行人事档案管理改革，调整人事档案管理内容，建立健全的人事档案管理制度，以此为前提进行创新改革，从而到达提高高校人事档案价值性及完整性的目的。

(二)对高校人事档案进行合理分类

合理的对高校教职工人事档案进行分类，是提高高校人事档案管理工作的有效途径之一，不仅如此还可以保证后续人事档案流转过程中准确定位[6]。在高校人事档案管理中，制定相关档案分类标准，合理分类能够充分保障整个档案信息管理的相关秩序。具体的分类标准有很多，主要还是要根据高校自身实际情况来确定，可以根据人事信息和教学信息进行分类，也可以根据教职工的工作情况和工作年限进行分类[7]。在高校人事档案管理中，还可以根据教职工的管理范围来进行分类，针对其个人信息进行统计工作，在保证和其他相关文件区分开的同时，充分提高人事档案分类的合理化，同时一定程度上也能够提高人事档案管理工作效率和流通效率，对于高校教职工来说，在工作调动上会更加的便利。将人事档案进行合理划分，能够帮助相关工作人员快速进行档案查阅，从另一方面来说还可以提高工作效率，还能够避免人事档案资料丢失，提高高校人事档案管理水平[8]。

(三)强化档案管理人员服务意识

在推进高校人事档案工作改革中，新的管理模式的出现，也就意味着对相关工作人员的工作能力有更高的要求。在信息数字化发展的时代下，高校对于人事档案管理工作，应该重点培养综合业务能力强的人才。在确保其具备相关档案管理理论知识的基础上，还要保证能够通过现代科技手段，将人事档案管理工作的优势和价值真正发挥出来。不断完善高校人事档案管理人员的工作理念，加强服务意识和岗位服务能力[9]。在真正对档案信息有需要的人那里，能够使其及时全面的获取到档案信息，这样才能够真正发挥高校人事档案的作用。所以高校应该制定相应的人才培训机制，可以在校内设立相应的培训小组，针对人事档案管理人员所具备的专业技能和要求，对其进行科学的培训，确保高校人事档案人员专业技能的同时，能够不断完善其综合素质。高校还要根据自身发展的实际情况，建立人才培养计划，针对目前人事档案管理中需要的计算机应用水平，开展相应的培训工作[10]。

四、结 语

在传统的管理模式下，因其管理模式落后，后期对于人事档案信息的使用，不能够及时高效地进行获取，而高校人事档案资源也无法发挥其服务作用。所以，想要推进高校人事档案工作改革，就必须与时俱进，迎合当下发展需求，优化与革新的同时，转变档案管理工作思路，更好的发挥高校人事档案管理职能。