新时期高职院校出纳工作现状与优化路径探讨

■林春怡

（泉州工艺美术职业学院）

引 言

在高职院校的财务管理工作中，出纳是其中必不可少和必须控制出错率的一环。出纳的工作贯穿着整个高职院校财务工作的始终，不仅是收支现金的关口，并且是第一时间获取和整理财务信息的环节，需要为高职院校财务管理提供重要的信息，出纳的信息反馈影响着新形势下高职院校财务整体运行模式的调整。高职院校是一个特殊的经济单位，除了常见的财政拨款之外，还存在学费等非税资金业务，同时还承担了大量的科研项目基金，相对于其他单位的财务部门而言，高职院校出纳工作中每天的资金流入和流出的规模是庞大的，流转的频率也是较快的，且高职院校的教师、学生群体人数较多，决定了出纳的工作量也是很大的。对高职院校出纳工作的优化关乎学校财务工作的整体管理质量。

1 新时期高职院校出纳工作的现状

1.1 权限和职责不够明确

部分高职院校的出纳工作存在权限和职责界定不明确的情况。出纳和会计的职责和权限不同，在具体工作上应该有明确的划分，基础的分工比较容易确定，但两者工作内容衔接较多，因此在实际的操作过程中，部分财务工作者会把应该分开的职责和权限划分到一起，出现混淆，导致学校整体财务管理水平低下。资金和账面是两项不同的工作，即使工作内容有交叉和连接，也不能安排给同一个人做，这不仅混淆了两者的职能，而且在实际的操作中会产生巨大的风险。如果权限划分得不明确，多人同时进行资金转出和记账操作，缺少了相互的牵制，过程中不透明的地方增多，难保不会有利用财务漏洞进行挪用公款和制作假账的情况出现[1]。高职院校的资金流动是大量且频繁的，来往的账目较多，在整理账目的时候对于某些细小的问题不容易察觉，在日常运转正常的情况之下更是很少会对每一笔账进行详细查验，出现错误的风险始终存在，一旦出纳和会计工作的权限和职责存在混淆的情况，发现错误时将难以查清责任人，对于每个人员应该承担的责任也会有争议，从而连累无关人员，而真正导致错误的人很有可能利用权限之便进行暗箱操作，顺利逃脱责任，由此引发的一系列问题会严重威胁到财务资金的安全。

1.2 内部监控制度不够有力

对高职院校财务工作的内部控制主要是利用内部制定的财务规章制度进行约束，针对财务整体活动展开操作规范、资金保障、风险控制等。如果内部监控制度缺乏或落后，那么在财务管理过程中，出现错误的几率就会大大增加。近年来，财务人员挪用公款、伪造凭证等违法犯罪行为频见报端，一些高职院校虽然制定了相关的财务内部监控制度，但是要么考虑不够全面，规范细则制定不够明确，要么执行力度较差，没能将要求落到实处，比如内部现金资产清查盘点走过场、审批人缺位导致出纳人员权限过大等，对财务人员尤其是出纳人员无法起到很好的监督和制约效果。出纳工作中涉及资金处理的环节较多，风险点自然也就越多，所以对出纳人员的监督管理力度尤其应该加强，如果监管力度不够，起不到震慑作用和防范风险作用，钻漏洞、徇私舞弊等现象暗中发生，会给财务部门和学校带来直接的经济损失。

1.3 国库集中支付业务压力较大

高职院校的转账渠道主要有网银转账和国库集中支付。随着信息技术的不断进步，多数学校完成了网银系统与财务报账系统之间的连接，这对于出纳来说，工作量能有较大幅度的减少，工作效率能明显提高。然而相比之下，国库集中支付业务所带来的工作压力是较大的，因为要通过国库支付系统来发送、接受和处理大量资金支付和清算业务，国库系统却还不能与财务报账系统进行有效的连接，在这个过程中还有较多的问题需要解决，比如重复进行的工作内容较多，办理报账业务的经办人已经在网上报账系统进行了基本报账信息的填写，但是付款单据传递到出纳人员手上的时候，需要登陆国库支付系统再次输入和确认收款单位、收款金额等，这个过程是反复操作的，并且重复性的输入会增加出错几率，导致被退回的单据增多，又要进行重复的操作。同时，国库支付平台的运行压力也会增加，会在大批量单据进行填写的时候出现系统崩溃的情形，加上银行对进行国库支付业务处理的时间有明确的限制，这就会造成平台同一时间使用人数过多而运行缓慢，增加出纳人员的工作时间投入，比如在月底、月初、年底等时间段，多数高职院校的出纳人员都要加班才能完成工作[2]。另外，公务卡结算业务操作比较复杂，公务卡还款时需要下载消费日期、消费金额、授权代码等信息，对于交易信息的反馈较慢，更新时间较长，经常会出现查询不到交易信息的情况，而公务卡能否及时还款关系到教职工的切身利益，还关系到个人征信，如果因为出纳的工作进度影响到了公务卡还款，会对教职工和学校造成严重的不良后果。

1.4 对转账失败被退回的款项的处理不够合理

高职院校包含的教职工和学生群体都是庞大的，并且每年的学生群体都有一定的流动性，有新入学的学生，也有毕业的学生，基本信息需要大量重复地进行输入，在此过程中关于转账的业务是源源不断的，加上如今高职院校大力培养实用型人才，进行新生的扩招，转账业务更是持续地增加。出纳人员的工作量的突然增加往往会造成出错率增大，比如转账的账号或者户名都是出现错误较多的地方，结果是银行会退回大量的单据。如果出纳人员对这些被退回来的单据没有进行及时处理，单据会堆积得越来越多，形成与银行之间的往来挂账业务，这对会计核算质量会造成严重的影响[3]。另外，对于这些退回的单据需要进行重新转账，但是有些时候重新转账的手续不齐全，对整个转账过程没有有效的管理和监督，操作行为会不规范，到了出纳这个环节，出纳人员进行转账单的填写之后，没有经过会计复审，也没有相关的领导进行审核签字，就直接进行转账了，看似是缩短了付款流程，但是其中的安全隐患是巨大的，一旦跳过审核的步骤，缺少了监管，完全由出纳人员主观决定，没有经过审核的单据也可以进行转账，可操作的空间就会增大，出现出纳人员资金挪用行为的风险也会增加，财务部门作为资金和账目的集中管理地就会出现混乱。

2 新时期高职院校出纳工作的优化路径

2.1 对内部制度进行健全和完善

高职院校相关教育体制的不断完善，使得学校相关部门必须根据当前的运行情况以及学校之后体制的调整而做出相应的改变，并参照国家的财务相关法律法规，不断对内部监控制度进行完善，以达到对出纳人员的良好监管效果。首先，应该将出纳人员和会计人员的工作职责和权限划分清楚，形成书面制度。虽然财务部门的每个岗位是息息相关的，但是职责和权限上要有明确的区分，要能发挥出各个岗位相互监督、相互制约的作用。在工作中不仅仅要控制出纳人员的权限，还要加强对会计人员的工作要求，并且在出纳和会计之间形成双向监督。其次，应该加强对出纳人员经手资产的监管，尤其是对库存现金和银行存款进行监管，审计部门需要不定时地对库存金额进行清点，并且应该对一些重要的和金额较大的存款提高盘查的频率，监督检查出纳是否严格遵守收支两条线的准则。再次，应该细化财务工作流程，细则应包含全部的工作内容，要求在验收、审批、支付、复核等工作过程中严格落实法律法规和规章制度，按照政府采购制度和预算编制情况办理付款业务，对于其中出纳人员的职责和权限要表述得更加明晰。此外，应该建立奖惩制度，划分不同程度的奖励和惩罚，定期进行绩效考核，以此加强对财务部门全体人员的监督和管理。要明确每个任务点关系到的责任人，凡是相关的人员都应该被纳入履责和追责体系，不能置身事外，不能含糊其辞，在权责划分明确的前提下，使出纳的工作与其他会计人员的工作分开，要保证在发生错误、追究责任的时候能够清楚地判断责任人，任何一笔业务有不明确的地方，也要落实到责任人的手上。对出现争议的环节，应该召集相关人员进行公开讨论，赏罚分明。如果造成实际经济损失，惩罚措施应该相应地升级。

2.2 对国库集中支付系统进行改进

一方面，对国库集中支付系统的电子化和信息化建设应该加强，可以将国库支付系统与高职院校的网上报账系统进行对接，设置默认功能，将每一网上报账单填写的信息自动对应到国库支付系统当中，减少出纳人员重复进行的工作步骤，只需要人工核对一次，确认与报账单据上的信息一一对应之后，就可以进行直接转账，这样既可以减少人工的操作，节约人力资源和时间成本，也可以显著降低信息录入出错和转账失败的概率，让资金更快速无误地流动。另一方面，考虑到出纳人员在转账操作过程中失误的可能性，为了增加转账成功的几率，减少系统因为使用人数过多而运行缓慢的情况，建议各银行放宽对国库支付业务处理时间的限制，减轻系统压力和出纳人员的工作压力。此外，可以对公务卡还款的流程进行优化，充分考虑教职工还款日期带来的一系列问题，对于公务卡交易信息的更新获取时间应该尽可能地缩短，给出纳人员的公务卡结算还款操作留足时间，让教职工能够第一时间获取自己的还款金额。出纳人员也应该优先处理公务卡的还款业务，对于还款操作中遇到的问题要及时和报账人进行沟通，通知其尽快处理解决，确保能够及时地还款。通过对国库集中支付系统功能和流程的改进和完善，出纳人员的工作量将会得到减少，工作效率会得到提高，并且转账业务的正确性也会提高，能够帮助加快高职院校财务管理水平提升，帮助高职院校财务系统高效、准确地运转[4]。

2.3 对出纳处理转账失败单据的效率进行提高

要提高转账失败的单据的处理效率，首先要对出纳人员的责任感有明确的要求，不能因为所带来的影响看似较小，或者并不影响到其他日常工作的继续运行，就对这些转账失败的单据进行延后处理，对银行的回单进行成批处理，等单据堆积多了才开始处理，这实际上会严重影响到财务工作质量。因此必须强调出纳人员的责任感，提高转账失败单据的处理频次，及时发现、及时处理。其次，要对转账失败的原因进行认真分析，如果责任在于出纳人员，则出纳人员应该第一时间纠正错误，及时重新办理转账手续，如果是经办人方面出现的问题，则出纳人员应该及时联系经办人进行处理。并且，这种转账失败单据的重新转账，应该完全按照一般正常的报账流程进行，其中的审批步骤一样都不能少，上级领导的签字也是一样都不能少，必须经过完整的复核并签字之后才能交由出纳人员进行重新转账。如果转账失败的单据无法被确定是哪个环节出现问题，出纳人员应该及时报告领导进行处理，对于有争议的问题不能往后拖延，要及时核查，及时处理，对于整个流程中的问题反馈应该既快速又准确。另外，可以对出纳人员的工作效率和工作准确度进行考核，检查系统内转账失败单据的数量和积压情况，纳入定期的绩效考核当中，增加相应的绩效占比，提升出纳人员对工作效率的重视程度，也帮助提高财务部门整体的工作效率。

2.4 对出纳工作方式进行调整改进

出纳不仅仅是个人的工作，还会很大程度地影响到整个财务部门的运转。出纳人员应该加强与其他会计人员之间的配合，持续学习最新最前沿的财务知识和理念，并且勇于对一些新型的工作方式进行尝试，对比分析多种出纳工作方式的利弊，从中选择最适合自身的方式，同时要熟悉其他不同的出纳工作方式，在遇到特殊的、突发的情形时，可以选择转换工作方式，灵活变通，帮助问题顺利解决，提高效率。出纳人员还应该善用信息化手段，减少现金的使用和银行来回奔波，通过网上银行和国库系统实时跟踪资金流动信息，整体流程会更加顺畅。当天对发生的账项进行追踪直至完成，每天核对银行存款的余额，减少对账的时间和难度，比如每周进行整体盘算的时候，能够将出错项快速地锁定在某个时间段，对于出错的问题会有比较清晰的认识，长期下去出错的几率会降低，财务信息反馈的效果会比较好，会计出具报表也会更加地快速和及时。目前很多银行陆续对打印回单的权限进行了开放，出纳人员可以在网银上针对当天需要付款的单据进行快速高效操作的同时，做到当天自助打印回单，当天出单并且入账，而不要把单据留到第二天再进行操作。

3 结 论

出纳是财务工作中不可缺少的一环，高职院校内部必须从意识上明确出纳工作的重要性，对新时期出现的出纳工作问题要严格按照最新财会制度进行分析和处理，要不断对出现的问题进行反思和改善，完善相关的监督管理制度和配套制度，同时对出纳人员的个人职业素养作出严格要求，强调职业道德，强调工作效率，强调对新知识的学习，加强职业技能培训，全面提升出纳人员的综合素质和能力，让高职院校的出纳工作朝着更加高效和准确的方向发展。