HIS系统如何健全医院内部控制管理探究

江涛，周晨，许云帆

安徽医科大学附属安庆第一人民医院（安徽省安庆市第一人民医院）信息中心，安徽 安庆 246000

近几年来，随着科学技术的逐步发展，医院的信息系统和信息技术也得到了极大的改善，医院信息系统（hospital information system,HIS）已经成为了现代医院内部管理的一个重要的标志。HIS系统区别于医院传统的内部管理方式，实现了无纸化管理，使医护人员在办公时更加便捷，实现了电子医嘱、电子处方以及以电子病历为核心的医院信息化背景的建立，使医院的工作效率得到了进一步提高。同时，HIS系统改善了传统背景之下的收费管理标准，使得医院的收费管理能够进一步完善。HIS系统的应用和实施改善了医院的财务管理体系，同时给予患者更加全面的服务，HIS系统支持以患者为核心的服务体系质量的优化，在管理和服务的过程当中取得的效果更加显著。许多患者因为就诊不便和身体原因不便于在医院进行就医，而电子医嘱的实现也减轻了患者的压力，使患者不必再东奔西走，充分体现了在电子背景时代医院以人为本的管理理念。HIS系统改善了医院管理当中存在的漏洞，实现了医院现代化进程的进一步发展。

1 HIS系统的含义

HIS系统的建立对于医院内部工作人员的专业素养提出了较高的要求，HIS系统涉及范围十分广泛，涵盖着医院内部的所有信息库和数据库，如果这些数据丢失，那么毫无疑问会对医院的安全发展和长久发展造成一些不良影响[1]。而且计算机自身存在的安全隐患也较为严重，很容易出现病毒等各种问题，破坏医院内部系统的稳定性。因此构建完善的计算机体系，在计算机安全管理中应用HIS系统十分必要。

对于行政单位来说，内部控制主要是为了实现单位自我控制的目标所产生的一种自我控制制度，通过制定制度和实施制度使内部单位的各种程序能够正常执行，同时避免单位进行经营活动时所产生的各种风险[2]。医院是面向大众的一个公共场所，因此做好医院的内部控制也是十分有必要的，在医护人员进行医疗服务的过程中，涉及到许多工作人员，不论是医院内部的会计控制人员还是普通人员，都会对医院的各种行为活动造成一些影响。而HIS系统就是能够实现规避不良因素的一种有效的系统，医院内部建立HIS系统的目标主要可以分为以下几点。

①保证国家有关于医院卫生保护的法律能够顺利的实施，使医院在法律的要求之下合法地进行各种工作的经营和各种活动的展开。②促进医院单位会计行为的规范性，保障医院内部的各种会计资料和会计信息的真实性和完整性，提高医院报告的质量[3]。在此能够保护医院的资产完全和保护医院活动的安全性，避免各种不良因素对于医院内部活动所造成的不良影响。③推动医院经营活动管理更加协调，使医院内部有效展开各种活动，同时潜移默化地提高医院的经营效率，避免各种消息不流通所造成的隐患，有效预防医疗活动当中不良事件的发生，避免出现医患纠纷。对于医院内部来说，HIS系统的存在也能够提高医院内部的管理水平，促使医院进一步发展，也使医院向现代化建设不断地迈进。

2 HIS系统在医院内部控制管理中的漏洞

通过相关的调查研究得知，目前我国医院的内部控制管理还存在着一些问题。这些问题严重地制约了我国医院内部控制管理的进一步发展，同时也造成了一些不良的影响，这些问题是亟待解决的，是促进医院进一步发展过程中必须解决的问题[4]。

①内部控制程序不够健全。医院的内部控制程序主要是指医院为了完成内部管理目的和取得一定效果所采用的一种方针和行为方式。内部控制程序存在的目的是使医院的授权批准程序、岗位分离程序等各种程序与程序之间实现良好的互相协作，对于医院的内部采用严格的控制程序，能够避免医院内部出现工作上的误差，同时避免有人徇私舞弊。保证医院的公职人员能够更好地发挥自己的职能，保证医院的各个工作人员之间形成互相监督的良好作风，保证医院财产安全的同时提高医院工作人员的工作效率。但是目前为止信息系统的内部控制对于我国的医院来说是一项要求较高的工作，我国的信息化水平发展还不是十分完全，尤其是部分医院并没有积极地采用信息技术对医院的内部进行管理。目前为止大多数的医院采用HIS系统，对医院进行内部控制时，大多数会以信息系统内部审计标准为依据，但是这些依据过于笼统，虽然其中也有一些指导性的文件，但是在实际应用上的指导指南仍然没有明确的发布，导致大部分的医院在进行经营活动时并没有相应的参考依据[5]。许多医院的内部审计人员无法以HIS系统为依托进行工作的展开，开展工作时，因为没有具体的指标性的标准，导致其只能够按照自己的理解进行工作。政府的相关管理工作也不是十分完善，导致各家医院的内部都出现了或多或少内部控制制度不健全的现象，同时对于权力职责划分也不够明确，这些问题都对医院的内部管理控制造成了一些不良影响。由此得知，大多数医院内部控制都缺乏执行性，缺乏明确、严格的规章制度。除此之外，这些规章制度也无法很好地调动工作人员的工作积极性，尤其是对于会计内部的工作人员来说，他们的执行力并不高[6]。

②缺乏良好的环境控制因素。所谓的控制环境是指相对来说内部的工作环境需要一个安全并且不会发生隐患的平和的环境，但是目前许多医院的内部控制环境都不是十分良好，医院的内部控制环境在一定程度上反映了医院工作能否顺利展开，同时也能保障医院工作的各项事务顺利进行[7]。相关的调查研究显示，目前我国的大多数医院，不论是从医院的领导层还是到医院的普通医护人员，对于医院的内部控制重视程度都偏低，他们并不能够认识到内部控制的重要作用，同时也不会意识到全员参与内部控制的价值，许多人认为内部控制就是医院的某个工作人员或者某个科室的工作人员所需要进行工作的，与其他的工作人员没有关系，单位的领导层对于内部控制的要求不严格和认知不明确以及单位的其他工作人员对于内部控制的关注度不够，导致医院的内部控制出现了许多问题，尤其是在资金实施方面，大多数医院不愿意在内部控制系统建立时投入较高的资金，导致医院的内部控制工作无法顺利地展开[8]。

③HIS系统的开发者和使用者并没有建立起良好的沟通。虽然HIS系统的上线解决了原有的医疗信息沟通不当的问题，但是由于这一个系统在准备时过于仓促，没有充分地进行多方面的研究和广泛的实验，导致近几年来HIS系统在医院内部控制当中并没有起到十分有效的作用，一些小的问题层出不尽[9]。由于参与信息系统的编程人员和会计内部的工作人员的配合不够，导致会计工作人员对于工作的操作灵活度不高，而且一部分的会计工作人员也无法按照编制系统工作人员的要求进行工作。除此之外，系统的编制人员在进行编制的过程当中，对于会计内部控制的要求不是十分了解，系统当中的一些功能无法满足会计工作人员工作的需求[10]。

3 HIS系统用于医院内部控制管理中的建议

为了解决医院内部控制管理当中所存在的问题，本次研究针对目前我国医院内部控制管理的现状制定了几点措施。

①完善内部控制程序。完善内部控制程序是使HIS系统在医院的管理当中发挥作用的一个必不可少的方式,在医院使用医院信息系统控制之后，对于医院的门诊和医院的住院收费等各个工作流程都提出了新的要求[11]。作为医院的工作人员，就需要在新的要求之下通过新的标准展开工作，由于HIS系统的操作模式是医院程序自动化完成的，并且在理论上出现错误的概率很小，所以只需要工作人员进行良好的配合，就可以很好地展开工作，如果工作人员采用的工作流程出现问题，那可能会给系统造成一些不良影响，由此可见，优化系统的内部工作流程是十分重要的，可从门诊到住院再到收费等各个环节进行[12]。除此之外，还需要在工作的各个环节将责任划分到个人，明确每一个人所要承担的责任和需要进行的工作重点，一旦出现问题可以有据可依，也能够避免问题的互相推诿现象。

②做好内部环境的控制。通过上文的分析可以得知，目前为止HIS系统之所以没有办法健全医院的内部控制管理，是因为医院的许多管理人员对于HIS系统的认识程度不足[13]。而且医院的工作人员也认识不到HIS系统的重要价值所在，导致他们在进行工作时并不会考虑如何使系统的良好运用，导致系统在应用时出现了一些问题。为此就应该构建合适的内部管理环境，让使用系统的所有工作人员都对该系统有着明确的认识，使他们能够更好地维护系统顺利运行[14]。对于领导层次来说，要认识到HIS系统能对医院内部管理起到重要的辅助作用。HIS系统能够推动医院的进一步成长，改善系统的管理模式。对于工作人员来说，要认识到现代社会背景之下，HIS系统作为信息化之下的一个新的工作模式，能够很好地改善医院工作当中的漏洞，因此要积极地对HIS系统进行认真地学习和运用[15]。

③促进系统开发者和实际使用者的相互交流。HIS系统的开发消除了系统财务数据之间对接的尴尬之处、改善了现有数据模式之下医院信息不能够互通的问题[16]。但是，HIS系统的使用者和开发者还没有建立起有效的沟通，导致在交流的过程当中出现了许多问题，使得财务数据反馈不够及时，也无法满足内部控制的需求。基于这种现象，本次研究建议要促进系统的应用者和系统的管理者之间进行良好的交流，对于系统的开发者来说，需要根据系统的应用者需求进行系统的设计，使系统的应用者能够更好地应用HIS系统[17]。对于系统的应用者来说，也需要考虑到系统设计者的设计难点以及设计的目的，这样能够使系统的应用者更好地对于系统加以利用。在利用系统的过程当中也需要更好地挖掘系统的一些潜在作用，比如HIS系统的存在解放了人工力量，那么对于医院来说就节省了人工成本，对于医院的发展起到了重要的保证性作用[18]。

综上所述，HIS系统应用在医院内部管理控制当中的作用是不言而喻的，在进行应用的过程中需要完善内部的管理体系，除此之外还需要使系统的开发者和系统的实际使用者建立起良好的沟通，以便于双方共同使用这一系统。作为医院的内部管理系统进行工作时也需要完善内部控制的程序和体系，这样能够使得责任明确地划分，通过多种方式对于医院的内部控制管理进行建立健全，同时采用HIS系统这一体系对医院的现代化发展提供帮助，促进我国医疗事业的进一步成长，改善我国医疗事业目前为止所存在的问题，给予患者更加便利的服务体验。