工程档案数字化建设与档案管理研究

■张焕萍

（青岛市黄岛区建筑工程管理服务中心）

工程单位业务工作中会涉及到大量的档案资料，前期准备阶段的承包合同、侦查、测绘及立项文件，工程建设过程中的施工文件，后期监理文件以及竣工后的验收文件诸多，档案管理复杂性高。在以往的档案管理工作中，几乎所有工作档案都是以纸质形式存储的，其对于保存环境的条件要求高，且存储占用空间大，后续查找档案时的难度也极高，将造成大量的人力物力浪费。纸质档案还存在磨损丢失的问题，而以数字化系统为依托的档案云备份能够实现永久保存，有效提升档案管理效率。

1 建设工程档案数字化管理的意义分析

1.1 工程档案数字化建设能有效提升档案管理质量

现阶段我国各事业单位所推行的项目档案管理工作存在许多弊端，其中最为突出的便是管理能力方面的欠缺。将数字化技术引入项目档案管理工作中，依托于计算机、互联网、物联网、大数据、云储存等多个先进科学技术来开展工程档案管理工作，能推动工程档案管理朝向科学化、标准化及制度化的方向发展。运用数字化技术来处理工程档案不仅有利于工程项目信息的储存，还能进一步展开对工程信息资料的加工与运用，积极拓宽项目档案管理范围。

1.2 工程档案数字化建设能促进档案信息共享

现阶段我国各工程单位的档案数字化管理水平普遍较为落后，尚未设置出科学可行的档案信息共享制度。基于此，若能进一步深化工程档案数字化建设，将能有效促进档案信息共享，运行统一的工程项目档案管理系统，借此来提升工程档案信息“开放性”，进一步提升档案利用率及使用效率[1]。借助数字化档案管理系统，能达成对工程单位经营生产过程中所产生项目档案资料的科学规划管理，一改以往的纸质化管理体系，进一步打破以往工程档案管理工作于资料检索、整理、研究及服务等诸多层面的瓶颈，确保工程项目档案的社会经济效益能得到充分彰显。

1.3 工程档案数字化建设能促进建设项目事业的发展

工程档案是各单位项目建设中各项资源的综合体，除去纸质资料外，还包含大量图像及音视频资源。若未能有效增强项目档案数字化管理水平，将使得档案管理工作遭到严重限制。各工程单位可借助数字化技术来达成对项目建设档案的高效整合分析及储存，借此来针对各工程建设项目的实际发展状况、技术水准及工艺状况展开深入分析，并为后续各单位的长远发展打下坚实基础。

2 现阶段工程档案管理中存在的问题分析

2.1 档案管理制度不健全

对于各工程单位而言，推行工程档案数字化建设的作用是极为凸显的。对于工程单位而言，其业务工作中所涉及到的档案资料结构存在一定复杂性，常涉及到诸多建设管理环节，其管理难度相对较高。现阶段的档案管理制度尚不健全，未能做好规范管理流程的设置，因而难以保障资料信息的真实性及有效性。由于不具备长效管理机制，未能结合工程项目建设管理的根本需求适当调整相关规则制度，资料信息缺失问题是普遍存在的，工程资料真实性得不到保障。由于缺乏有效制度支撑，难以对各项工程档案资料进行合理分类管理。

2.2 数字化建设存在严重滞后性

步入信息化时代以来，信息化技术的作用愈发凸显，将其运用于工程单位档案管理工作中比较能取得可观的工作成效。现阶段，部分工程单位档案管理人员的工作认知存在严重片面性，尚难以认识到推行数字化建设的真正效益。这就使得其在这方面的资源投入力度大有不足，且基础设施建设存在严重滞后性，无法达成由传统档案管理向数字化的转型，因而极易导致多个档案载体共存现状，并致使管理混乱[2]。除此之外，大多档案管理人员都未能发挥出数字技术的真正效益，其数字化管理系统建设停留于表面，系统功能极为单一，能够执行的档案工作流程极为有限。且由于档案资源利用形式相对固定，其服务质量难以得到保障，相关人员只能借助数字化系统进行简单的档案查询及调用，未能达成对工程档案资源的高效运用。

2.3 档案管理人员的综合素养过低

工程档案管理工作具备极高专业性，为进一步提升工作成效，需强调档案管理人员的综合素养，确保其能形成对工程建设情况的全方位认知，能落实好工程图纸等档案资料的妥善管理运用。构建数字化管理模式的过程中，还应强调档案管理人员的信息技术水平。但现阶段，诸多单位的档案管理队伍建设存在明显滞后性，相关工作人员的综合素养不足且管理能力过于薄弱，难以支撑起相关工作的建设。且由于各事业单位所运用的薪资制度过于单调统一，激励制度也并不完善，未能将员工工作表现与其绩效考核相挂钩，无法有效提升其工作积极性。

2.4 档案利用效率低

现阶段仍有部分单位难以认识到档案管理工作的重要性，认为这项工作的建设水平并不会影响到企业整体经营状况，档案管理工作呈现出一定的“被边缘”性。这就使得档案管理人员的工作积极性大有不足，始终认为收集、录入、存储便是档案管理工作的核心内容。大量工程档案一经收存便被长期堆放，并无法为后续工作起到良好的参照。且由于传统档案管理工作中，查阅调用档案存在一定困难，往往只会在出现纠纷时以档案为参照资料，并未能积极展开档案分析与总结，档案管理工作的作用得不到切实发挥。

3 完善工程档案数字化建设的工作措施构建

3.1 完善档案管理机制

工程档案管理工作具备一定复杂性，为进一步推行数字化建设，需先落实好档案管理制度的完善。各单位需结合项目实际建设情况，构建出长效化的管理机制，并依据实际工程建设需求，适时调整相关工作规章制度，提升档案管理工作的动态性，进而有效适应数字化档案管理模式的运行需求。基于此，可实现对项目建设过程的全方位覆盖，尽可能地保障工程档案资料完整性与真实性。与此同时应运用好信息技术的优势，构建出完备的信息化管理平台，以合理的功能设计来提升工程管理规章的渗透性，并借助自动化技术及时复核档案资料，进一步保障资料数据真实性。

3.2 提升数字化建设水平

加强信息技术运用能有效提升档案管理工作的开展质量，各企业需先强化基础设施建设，进一步优化档案管理工作流程，逐步提升管理效率，达成传统档案资料管理模式向数字化管理模式的转型，进一步确保档案资料完整性。在此过程中，应当落实好网络环境优化，构建出高效信息传输渠道，达成档案资源高效共享。此外，应当进一步强化档案管理系统的研发与更新，针对项目建设情况有针对性地优化系统功能，确保档案管理流程能够契合于工程实际建设需求[3]。

3.3 优化档案利用效率

科学的档案资源规划利用能为后续项目工程建设提供可靠支撑，将信息技术引入档案管理工作中能极大限度地提升档案管理效率，借助先进技术设备来转变档案资料储存方式，并设置出完善的资料数据库，以此来为后续档案数据调动与利用提供基础保障。建设数字化档案管理的过程中，不仅应停留于对工程档案资料的简单整合储存层面，还需依据实际使用需求来定位调动资料，提升资料使用效率。同时还应当依托于网络技术优势，达成对档案资源的远程利用。

3.4 重视安全管理

为保障档案管理工作能得以顺利开展，需确保网络环境安全性，运用网络技术达成对工程档案资料的实时共享及对档案管理流程的科学整合。运行数字化档案管理模式时，网络安全问题是危及档案安全的一大关键因素。各档案管理部门需在运用信息化管理平台的过程中重视档案安全管理，构建出完备的安全管理体系，不断优化网络安全管理制度，规范管理流程，进而有效防范外界网络病毒入侵。

与此同时还需积极引入安全防护技术，由全方位入手展开工程档案资料防护，并进一步优化防火墙配置，全面监控网络数据交互过程，一旦发现异常数据需及时进行隔离处理，进而有效避免外界威胁入侵。此外还可合理运用杀毒软件，对数字化档案管理系统的软硬件设施展开实时监控，及时处理病毒及木马威胁。最后还需依托于物联网技术，进一步强化对档案资料的安全管理，全面监控实体档案储存环境，针对重点档案资料应当达成精准定位，实现流转过程中的高效档案管理。针对档案储存及使用过程中存在的安全问题需及时加以解决，进一步提升工程档案资料的安全性，避免信息资料泄露。

3.5 强化人才队伍建设

工程档案管理工作具备极强的专业性特征，各管理部门应当依照工程项目实际建设需求，引入优秀管理人才，进一步壮大管理队伍，强化人才队伍战斗力。现代信息技术的发展速度极为迅猛，需进一步强化相关人员的专业素养，确保其能够具备肩负相关工作的能力。各单位需进一步强化培训教育活动的建设，依据实际管理工作需求，提升培训计划针对性，确保档案管理人员的综合素养能够不断强化。与此同时还应当进一步完善绩效考评机制，依据实际岗位工作情况制定出相应的绩效考核准则，并结合激励政策充分调动相关人员的工作积极性及责任心。

4 思考与建议

现代社会的科技发展速度越来越快，诸多先进技术被运用于各行各业的经营生产中，有效减轻了人们的工作负担。就工程单位而言，以往的档案管理工作都是以纸质形式为主的，档案管理员需人工展开档案收集、分析与整理，工作质量与效率都难以得到有效保障。随着建筑工程的管理要求愈发严格，工程档案数量不断增长，档案管理工作的开展难度越来越高。若仍以传统方式管理工程档案，将极易造成文件丢失、收集不全等一系列问题，而建设数字化档案便是解决上述问题的有效途径。

“档案数字化”简单来说就是指以扫描或录入的形式，将纸质文档转换为电子格式，依托于计算机处理技术将其上传到计算机内，以全部档案信息形成统一的数据库，并根据具体类目展开分类储存。当需要调用文档时，便可运用检索工具快速查找。相较于传统档案来说，以云储存为主的数字化档案具备查找便捷、储存量大、占用空间小、同步备份、信息共享等显赫的优势，工程档案数字化建设具备极高可行性。

现阶段诸多工程单位都已逐步认识到了建立数字化档案管理系统的必要性，并已能运用现有系统实现档案录入、检索、统计等基本功能，但面对着过于庞大的数据信息，仍需依托于传统档案管理模式[4]。且由于工程项目所涉及到的单位与领域诸多，各单位档案管理规则存在一定差异，所使用数字化档案管理软件各不相同，难以形成统一数据库，数据存储格式差异更是阻碍了数据对接与共享。且档案信息录入过程中，存在资料收集不全、编目不规范的问题。

基于此，新时期各工程单位需正视建设工程档案数字化管理系统的重要性，投入更多人力、物力与财力来落实好基础设施建设，并引入功能齐全的数字化软件，在进行简单档案收集、存储的同时，还应能够根据所录入档案的信息自动归档，生成规范编目，为后续档案调动与查阅提供便利。为更好地提升资源共享性，应当将档案文件转换为统一的格式，达成高效信息对接。此外，虽然工程档案信息需在工程开展过程中不断更改完善，直至工程项目结束后才能形成最终的档案文件。但并不能将档案管理工作放置于工程完成后进行，而应强调档案管理和施工进度间的协调性与同步性。除去项目建设书、批准工程规划、施工图纸等档案文件外，还需格外注重收集整理好设计修改档案、设计变更档案以及施工记录档案等。借此来保障档案资料完整性。

5 结 语

综上所述，工程档案管理是一项极为关键的工作，是各工程单位日常工作中的重要组成。在以往的档案管理工作中，相关人员普遍以纸质形式来储存档案，常遭到档案磨损、丢失，查阅档案也极为不便。现阶段的各工程单位需紧跟时代发展步伐，创新工作模式，以数字化工程档案建设来提升档案管理工作的实效性，积极转变思维，结合工程项目实际进一步完善数字化管理体系建设，借此来稳步提升档案管理效率，为其他业务工作提供强有力的参照。