信息化时代文书档案收集与归档研究

韩 雪

（山东省聊城市人民医院）

在企事业单位的日常生产、办公、运营和管理中会产生各类的书面材料，其中有大部分都属于文书档案管理的内容，作为发挥着重要记录作用的文件，应得到妥善的存储与科学的管理。不仅如此，为了更好地提升档案管理工作的效度和信度，还应加快文书档案收集与归档过程中的信息化建设，以此来不断优化档案管理程序，发挥档案服务的重要价值。

一、文书档案收集与归档管理及信息化建设概述

文书档案的收集与归档工作在整个档案管理中发挥着重要作用，决定了档案管理工作的质量和效度。文书档案的收集与归档的范围广，需要处理的文书文件类型多，且整个管理期限和跨度长，能够为企事业单位提供综合辅助与协调性帮助。现阶段，文书档案收集的范围与内容主要涉及了法律法规、行业规范等政策性文件、企事业单位的会议及活动文件、业务文件，还包括在生产、经营与管理中的各类请示、批复、报告、总结、决定、人事任免、商业合同、资产登记等，可以说覆盖了整个机构单位与行业社会接触的各个层面。由于文书档案收集范围与内容的复杂性和多样性，决定了归档方式的针对性、顺序性与时效性，相关工作人员不仅要做好永久保存与定期保存，更要做好定期清理以及销毁。

文书档案管理的信息化建设是指通过信息技术建立档案管理的网络系统，进一步提高档案信息数据流通的便捷性的重要举措，有利于提高各企业单位管理的整体水平，考虑到档案管理信息化建设工作的复杂性，应把握档案管理工作自身原始性与智能化的特点，加强对传统纸质文书档案纸张的存储，保证原件的完好无损，确保复印件和电子文件的状态安全性与查阅便捷性，才能更好地突破传统档案服务的局限[1]。

二、信息化背景下文书档案收集与归档现状分析

正如上文所述，文书档案收集与归档是保证档案管理工作有序开展的重要基础环节，为了进一步保证相关档案文件的完整性与真实性，应紧跟时代信息技术发展，提高在文书档案收集与归档管理的信息化水平。然而就许多企事业单位在档案管理信息化建设的实际情况来看，受多方面因素影响，整体执行效率过低，尤其是在管理人员配备、资金投入占比以及设备软件升级等方面未得到相应的重视。部分机构的档案管理岗位人员甚至未接受过专业、系统的学习和培训，不仅缺乏基本的档案收集、归档与建档知识，而且档案管理意识不强，甚至一些工作人员仅将档案管理视为简单体力劳动，严重影响了档案文书文件收集与整理的规范性和保密性，不利于提高新时期企业和事业单位的综合管理质量和效率水平。在办公信息化水平不断提高的当下，文书档案收集和归档管理的主要问题可以归结为以下几方面：

首先，是对文书档案收集与归档管理的信息化建设的重视度不足。随着我国社会信息化水平的不断提高，越来越多的信息化设备和应用软件被运用在档案管理工作中，不同于传统以纸质文件文书档案为主的收集与归纳，现阶段的文书、文件多以数字化信息及数据为主，档案管理工作的形式与内容有着多元化和多样性的特点，在基础文字信息的基础上，图像、声音及视频等新媒体记录方式，有效地节约了传统文书档案管理的人力资源成本、物料成本以及时间成本，整体工作效率都有了显著的提升，相关文书和文件在收集、归档的过程中精准性更高，能够有效避免源文件、文书在处理过程的损坏以及失效等情况。

然而，许多企事业单位的领导人员未对数字化档案管理的优势和必要性有全面的认识，仍沿用着以往的纸质化档案管理方式。不仅如此，还有一些单位的领导不重视对档案管理设备和应用软件的投入，上行下效，导致各个科室或部门的人员也不认真对待文书档案的收集和上交工作，增加了档案管理工作的任务量，影响了文书收集与归档管理的实效性、完整性和真实性。

其次，是信息化管理机制的欠缺。信息背景下的数字化档案管理机制与传统的纸质档案管理有较大区别。以信息化、数字化为核心技术开展的档案管理工作需要生产电子化文件和数据信息，在生成电子文件和档案的过程中离不开严密的技术方法，更离不开科学的管理模式。

虽然，我国许多企事业单位都逐渐应用了大规模的数字档案平台，但受信息化档案管理知识不足和档案信息安全意识过于浅薄等多方面因素，仍缺乏相对完善、健全的管理机制，导致在实际档案管理信息化建设中问题频出。特别在缺少针对性的档案管理信息化建设政策引导与法律规范下，企事业单位各科室与部门之间的文书档案共享机制难以生成，仍沿用着传统的档案信息共享办法，效率低下。不仅如此，部分单位在档案管理信息化建设过程中档案管理的各流程执行指标存在缺乏统一的问题，而且许多标准在执行过程中不够严格，文书档案管理所涉及的领域不全，亟待加快构建健全的档案信息化管理制度。另外，部分事业单位保密文书档案的审批复杂繁琐，档案借阅与归档登记的工作量大，且档案管理信息化开发力度不足也是比较突出的问题[2]。

最后，文书档案管理人员信息化素养参差不齐。档案管理作为具有较强学科专业性和操作规范性的工作，对相关管理人员的专业水平和业务能力有一定的要求。随着档案管理信息化水平的不断提高，文书档案管理人员的信息化能力和综合应用水平有了更高的要求。在构建信息化文书档案办公室及档案室的过程中，需要应用到各类硬件设备以及配套的应用软件，因此，档案管理人员也需要熟练掌握计算机、扫描设备、软件应用以及档案管理系统。

然而，就企事业单位档案管理人员的整体情况来看，不仅信息化素养参差不齐，而且整个队伍年龄构成偏大，许多还都是未经过专业档案管理专业知识与技能操作培训的调岗人员，缺少信息化建设与应用理念，在接受档案信息化知识体系的过程中存在一定滞后性和阻碍。不仅如此，部分档案管理工作人员的岗位责任意识不强，在信息化发展的当下仍坚持着传统的档案管理观念，且在具体文书收集和归档整理的过程中存在随意性，严重影响了档案管理工作操作流程的规范性和精准性，不利于充分发挥信息化管理机制的实效性。

三、信息化视域下文书档案收集与归纳管理策略

考虑到提升档案服务质量与效率对促进企事业单位提高综合管理水平的重要现实意义，在信息技术水平不断提高的今天，更应加快档案管理工作的信息化建设。为了更好地实现信息化视域下文书档案收集与归纳管理的目标，应结合当前在档案管理工作在信息化建设中存在的不足，通过坚持多措并举的信息化建设策略，不断提高企事业单位档案管理水平。

（一）提高重要性认识，强化档案信息化设施

企事业单位文书档案收集与归纳管理信息化建设水平的不提高，离不开各级领导的重视和支持，为了更好地开展信息化建设工作，应先从思想根源入手。

首先，各级领导和管理人员应充分认识到做好档案文书收集与归档工作，对记录和保存企业及事业单位生产、经营、管理、各项重要业务活动及日常工作痕迹的重要性，充分认识到各类档案文书在领导决策中所提供的事实依据以及参考性作用。各级领导及管理人员应发挥核心领导和带头作用，提高对档案文书管理信息化建设的重要性认识，才能自上而下地有效调动广大员工参与到信息化建设中。档案管理部门相关岗位人员在文书档案收集与归纳的过程中，还应积极转变思想观念，主动投身到档案管理的信息化建设中，积极开展数字化档案编研与简报编制的工作中，进一步提高档案的利用价值以及档案服务的质量水平。相应地，还要做好关于文书档案收集与归档工作的宣传，进一步提高各科室部门人员的归档意识，使文书档案收集与归档工作的流程更规范，使各部门人员形成按时、主动收集和上交档案的意识，为电子档案的生成与管理提供良好的先决条件。

其次，在信息化时代下的文书档案收集与管理工作，还应及时转变工作理念，在自上而下地形成对档案管理重要性认识的共识后，还应注意创新工作方法，尤其是针对目前文书档案工作存在的服务不到位、信息化发展不足以及综合开发利用效率不高等问题，应打破传统档案管理思维的束缚，解放管理思想，结合企业事业单位的实际情况，积累一套满足单位实际情况的档案管理理论和经验，同时进一步分析当前档案管理工作在信息化建设与发展中存在的问题，积极借鉴国内外档案管理的优秀经验与案例，以此来更好地顺应档案管理信息化建设与数据化办公的新形势，提高文书档案信息化工作的质量和效率水平。

最后，在充分提高领导和全体员工对档案管理信息化建设重要性认识的基础上，还要从实际出发，强化档案管理工作的基础设施。针对已无法满足信息化建设与发展的传统档案管理设施与设备，应及时更新升级，保证档案管理工作的时效性。一方面，应从提高原始纸质档案保存管理质量入手，引入更先进的档案管理资料架，或建立智能化水平更高的档案管理资料库，并安装好通风防潮防霉设施，以确保相关资料档案的完好状态，避免损坏失效。另一方面，应提高现有信息化档案管理设施和软件的应用水平，引进搭载和负载能力跟档案管理计算机服务系统，提高档案存储格式的兼容性，并拓展功能接口。在此基础上，还要应建立和更新网页形式的档案管理网站，以此来提高档案信息共享的效率和质量，保证文书档案资料保存的及时性和完整性，并加快完善和健全档案网站的检索功能，提高方案服务的质效水平。

（二）加快完善管理机制，为信息化建设保驾护航

一方面，应从完善电子收文与发文的信息化登记制度入手，考虑到当前大部分企业和事业单位都初步实现了办公系统的自动化升级，应进一步借助办公自动化系统的流转运行加强对各类档案文书与文件的系统对接，以此来有效提高文书档案的完整性和真实性。当出现未通过办公系统处理的文书和文件时，档案管理人员应及时与相关部门人员进行确认，获取完整、详细的文件材料与文书信息，以此来保证收文日期及具体时间、签收人等关键信息真实、清晰，保证各类型文书档案的可追溯性，确保文书档案收集与归档管理工作的顺利开展。

另一方面，还要以企业及事业单位的实际情况为出发点，结合生产、管理及相关业务的特点，进一步明确文书档案收集的格式、归档范围以及保管期限等要求，提高相关管理制度的精细化水平。不仅如此，还要以文书档案的收集与归档工作为基点，针对各个科室和部门进行充分细致的调查与档案工作指导，构建良好的档案沟通与信息上传机制，使各部门和科室人员都能明确档案文书的流转、管理和使用标准，提高文书档案收集与归档的规范性和严密性，提升档案管理工作的质量和效率水平。

为了保证各部门及科室参与文书档案收集与归纳管理的积极性，确保信息化管理机制的执行力度，应尽快将文档收集和归纳纳入到企业或事业单位的岗位考核细则中，通过将考核结果与绩效薪资挂钩，保证档案管理工作的激励和约束作用，保证相关规定与标准的实际执行效果。除此之外，在信息化视域下的文书档案管理工作还要积极引入大数据技术，在提高收集、录入与归档的效率水平的基础上，保证管理机制的合理性，针对文书档案管理的工作人员，还应进行更细致的分工，以收集和归档为主要业务，建立文书档案信息化管理的长效机制。

第一是规范性机制。在信息化建设中应做源数据信息的收集工作，并去确保电子复印件的格式标准，保证有效识别纸质文书与档案的内容，并建立纸质版与电子版文书档案管理制度，以国家《电子文件归档与电子档案管理规范》（GBT18894-2016）为基准，进一步明确和细化规范制度，建立良好的文书档案管理局面与信息化建设局面。第二是实用性机制。结合上文提到的以企事业单位的实际工作为出发点，还应从统筹规划的角度，全面考量并将文书档案的重要性和利用率分级，从而形成针对不同文书档案类型的优先处理级别，以保证文书收集和归档工作的成效。第三是同时归档机制。为了有效提高信息化文档与纸质文档的安全性，尽可能地避免存储风险，还应注重同时归档机制的引入，以此来充分发挥信息化档案管理技术的优势。

（三）加快构建具有良好信息化素养的高水平队伍

在文书收集和归档管理的信息化建设中，应重点打造具备专业档案管理知识、过硬业务能力与良好信息化素养的档案管理队伍。考虑到文书档案管理人员的重要作用，为了更好地满足信息化建设下对专业应用型人才的需求，企业应从三方面入手，强化队伍综合水平：

首先，企事业单位的领导和管理者，应重视信息化人才的引入，通过多种渠道积极引入高水平的档案管理人才。以社会公开招聘、内部推荐的形式，引进具有扎实专业知识、技能且业务经验丰富的人士，发挥其模范带头作用，加快档案管理部门的信息化改革和升级。相应地，还可以通过加强与高校相关专业的合作，形成定向培养计划，引进档案管理及相关专业高学历、高素质的优秀毕业生，为确保企事业单位的档案管理工作提供可靠的后备人才保障。

其次，还应加强对档案管理部门在岗人员的培养。针对当前档案管理部门人员信息化改革适应能力不强以及信息化知识和技能学习能力差的问题，企事业单位应进一步完善岗位培训机制，通过定期开展信息化培训活动，使档案管理部门的全体人员接受信息化教育，并鼓励更多员工参与继续教育，以此来不断拓宽和提升现有档案管理人员的知识体系和信息化水平，保证人才结构的合理性，提高档案工作的质量和效率水平，稳步推进企事业单位档案管理工作的信息化建设。

最后，为了更好地提高档案管理部门人员参与信息化建设的主观能动性和积极性，还应引入考核机制与监督奖惩机制。通过定期对文书档案管理人员的收档与归档业务进行考核，对成绩优秀的员工加以物质和精神鼓励，并针对逾期、丢失文书档案的员工，视情节轻重进行惩罚，以此来更好地敦促档案管理全体员工。

四、结语

综上所述，为了更好地提升档案管理工作的质量与效率水平，相关企业及事业单位的领导人员应发挥科学引领作用，提高对档案工作信息化升级的重要性认识，同时，充分调动全体员工参与信息化建设的热情，并正视在当前信息化建设上存在的制度与人员上的不足，在完善信息化档案管理机制的过程中，加快构建具备良好信息化素养的高水平管理队伍，使档案管理工作实现质的飞跃。