探析教学秘书在高校教学管理工作中的作用

杨俊萍

（九州职业技术学院 医疗与健康学院，江苏徐州 221116）

高校的目标是教书育人，为社会培养高素质、复合型人才。高校的一切管理活动从本质上看，均是为教育教学而服务，教学管理工作水平对教学效果、教学效率、教学进程均具有直接影响，从而影响高校的整体实力。所以，在各大高校的管理工作中，教学管理工作均是极为重要的内容。目前，各大高校的管理模式呈现开放性特点，即根据学校的实际情况灵活调整管理模式，更好地适应社会发展需求。在高校管理结构中，教学秘书是核心，对教学管理发挥着重要作用。鉴于此，本文对教学秘书在高校教学管理工作中的作用进行探析，对高校提升教学管理水平具有重要的现实意义。

1 教学秘书在高校教学管理中的工作内容

教学秘书既是教育管理者，也是服务者，其工作内容即为师生提供服务、为教学提供服务。具体而言，其一，日常教学运行管理与服务。教学管理是确保高校基层教学活动顺利、有序开展的重要前提，不仅任务繁重、内容复杂，且涉及面广，对教学工作具有较大影响。教学秘书要结合高校的人才培养方案以及各个专业的特征，为教学工作的顺利开展提供保障，包括课程表的制定、教师调课、核算教学工作量、学生学分管理、毕业资格审核等[1]。此外，教学规章制度及通知也需要教学秘书及时传达，确保指令通知到位。其二，教学档案管理。教学档案指的是日常教学建设、教学改革、教学管理中形成的教学资料与文件，教学秘书负责对这些档案进行收集、整理、归档，为教学活动的顺利开展、教学质量的提升提供可靠的信息资源，教学秘书要确保这些档案资源的完整性。其三，教学服务工作。教学秘书具有较强的服务属性，作为领导的助手，其要明确自身角色，协助、辅助领导将各项教学管理工作落实到基层，并执行领导指派的各项工作任务，致力于确保教学活动的顺利开展[2]。教学秘书的服务对象为全体师生，需帮助师生与院校领导解决教学活动展开中遇到的一系列问题，并协调好各方关系，与各方保持密切沟通。

2 教学秘书在高校教学管理中的作用

2.1 沟通协调作用

在高校的教学管理工作中，教学秘书需要与教务处、院校领导和各个部门保持密切联系，特别是与师生之间的联系，所以教学秘书在高校教学管理中具有重要的沟通协调作用。具体而言，第一，教学秘书要与各个教学单位、教学对象保持密切联系，向双方及时传达有关教学活动的各方面信息，确保教学活动的顺利开展。第二，秘书要在日常工作中与教务处、教研部门、教材部门保持密切联系，及时将各部门下发的教学任务准确地传达给院校领导与师生，同时通知相关部门上报教学任务执行情况、反馈信息等[3]。第三，教学秘书要与师生保持密切联系，及时传达停课、调课通知，同时协助教师向学生传递学习资料，协助学生向教师反馈教学意见。需要注意的是，在沟通协调过程中，教学秘书要明确自身定位，做到“参与但不干预、到位但不越位”，维护好院校的形象与声誉。

2.2 监督管理作用

在高校教学管理中，教学秘书负责在院校领导与教务处的指导下，对基层教学活动进行合理安排与有序监督，确保每个学期的教学任务均能够有序、高效地开展。在高校院系专业人才的培养上，需要教学秘书科学编排课表，并合理安排各类考试，同时对考试中学生的各类违规情况的文件进行合理处理[4]。此外，教学秘书还要管理好各类教学文档，包括学籍管理、成绩管理、学生档案管理等，包括学生的退学信息与文件，同时以年度为单位，记录好高校的科研成果，建立科研档案。总之，教学秘书在高校教学管理中具有重要的监督管理职责。

2.3 提高教学质量

提高教学质量，是高校教学管理工作的最终诉求，可以说高校的一切管理工作均是围绕提高教学质量而开展，教学秘书自然也具有提高教学质量的职能。作为高校教学管理的重要参与人员，教学秘书要积极了解教学的具体情况，主动、积极协助院系领导展开教学质量检查工作，并重视教学管理反馈信息的处理；分析学生日常测验与期中、期末考试成绩，通过定期组织师生研讨会，了解教学任务完成情况；定期开展各阶段教学工作的教学质量评价、学生学习效果验收工作，并将评价结果进行反馈[5]。总之，在高校教学管理工作中，教学秘书让教学工作与日常教学管理实现了有机融合，以不断提高教学质量。

3 高校教学秘书面临的工作困境

3.1 承担着较大的工作压力

由于日常工作量较大、工作烦琐，而且关于教学的每一项工作都非常重要，需要具体落实，因此高校教学秘书一般承担着较大的工作压力。而且，由于重视程度不高、薪酬待遇较低等客观因素，高校教学秘书队伍的人数较少，这就意味着教学秘书要超负荷工作，进一步加重了教学秘书的工作压力[6]。与此同时，在日常工作中，教学秘书要负责师生之间、各级领导之间的协调沟通，随时应对突发状况，所以教学秘书在日常工作中需要高度集中精力，承担着较大的工作压力。

3.2 自我提升难度较大

由于高校教学管理工作非常繁杂，且具有特殊性、时效性，教学秘书要耗费大量时间来处理日常事务性工作，难以抽出时间进行自我学习、自我提升，更没有精力对教学工作进行总结、完善，加之部分高校在教学秘书管理上，未能为其提供有利的科研环境，导致教学秘书缺少参与培训与科研的机会，难以获得有利于自身全面发展的成长机会与平台[7]。

3.3 职业认同感较低

职业认同感直接影响着岗位员工的工作积极性与工作态度，对于教学秘书这一岗位而言，职业认同感更加重要。教学秘书工作辛苦，每日面临高强度、高负荷的工作，且晋升渠道较为狭窄，影响了教学秘书对本职工作的认同与热爱。所以，教学秘书的职业认同感较低，也是目前高校教学秘书面临的工作困境之一。

4 高校教学管理工作中教学秘书队伍建设的对策

4.1 转变思想观念

受到传统教学管理思想的影响，部分高校对教学秘书的认知还不够清晰，尚未认识到教学秘书工作的重要性，不利于高校教学管理工作的顺利开展。为此，要转变思想观念，提高对教学秘书工作的重视程度。一方面，校方要转变观念，正确认识到教学秘书工作对教学管理的重要性，转变传统思想观念，为教学秘书工作的开展提供全方位的大力支持，提高教学秘书工作效率与工作质量。另一方面，教学秘书自身也要转变思想，同时明确自身承担的育人职责，以及自己岗位工作内容对教学管理的重要性、对高校人才培养的重要性，从而提高岗位责任感、岗位荣誉感，形成育人使命感。与此同时，教学秘书在日常工作中也要树立正确的工作态度，养成奉献意识，实现自身价值。

4.2 提高专业素养

随着教育改革的不断深入，各种新型教育管理理念层出不穷，对高校教学管理也提出了新的要求，作为高校教育管理工作的重要参与者，教学秘书必须不断提高自身专业素养。一方面，高校在打造教学秘书队伍时，尽可能不聘用兼职、兼任人员，而要聘用专业人员，通过公开招聘、人才举荐等方式，引入专业的教学秘书，并不断提高待遇水平及其社会地位，以吸引优秀人才，提高教学秘书队伍的整体素质。另一方面，教学秘书自身要注重自我提升，及时接受、学习最新的教学管理理论，兼顾教育管理与行政管理，掌握教学规律，结合实际工作需求将所学理论应用其中，做到理论与实践兼顾。同时，教学秘书要积极、主动参与高校组织的培训，或者自主学习相关理论，不断提高自身专业素质。

4.3 建立健全相关管理制度

为充分发挥出教学秘书之于教学管理的重要作用，各大高校要建立健全相关管理制度，从而提高工作效率与工作质量。首先，高校要制定教学秘书工作明细，以文件形式规定教学秘书的工作内容、岗位职责等；其次，要建立合理的薪酬待遇制度以及聘用制度，并为其提供继续学习、深造的机会；最后，制定考核管理制度，以及与之相适配的奖惩制度，做到奖罚分明。此外，高校还要建立健全教学秘书相关的保障机制，为教学秘书的自身权益提供全方位保障，以激发其工作热情，减轻其工作压力，提升其工作积极性[8-10]。

4.4 优化教学秘书的工作方式

正确的工作方式是高效率、高质量完成工作内容的必要前提。所以，高校教学秘书必须要在实践工作中不断完善自身工作方式，形成有效率、质量高的工作方式。一方面，教学秘书要在实践工作中注重经验的积累与工作技巧的学习，在日常沟通过程中注意观察，掌握最佳的沟通技巧；在处理教学活动时，提前做好准备，统筹全局管理，事后做好总结、评价。

5 结语

在教育改革新形势下，高校教学管理工作内容更加繁杂，工作量更大，这也意味着教学秘书的工作压力更重。面对新的挑战与机遇，教学秘书要积极转变思想观念、提高自身专业素养、创新完善工作方式，以不断提高工作效率、工作质量。高校也要改变对教学秘书重要性的认知，并建立健全相关管理制度，为教学秘书创造良好的工作环境、晋升平台、薪酬待遇制度等，以此来进一步提高教学秘书的工作积极性，为教学管理工作的顺利开展提供重要保障。总而言之，随着教育改革的不断深入，教学秘书的重要性愈发凸显，各大高校应正确对待教学秘书这一岗位，充分发挥出教学秘书的岗位职能，从而全方位提高教学管理工作效果。