办公自动化环境下医院档案管理改革策略

高 阳

(邹平市中医院/医保科 山东 济宁 256200)

0 引言

现代信息技术的快速发展给各行各业带来了深刻的变革，也使得管理工作迈向了新的台阶，办公自动化显著提高了管理部门各项管理工作的效率，也在很大程度上弥补了原有传统管理模式的不足。在办公自动化环境下，医院档案管理工作的数量更多，同时医院档案管理安全已成为新的挑战。现阶段医院档案管理工作在办公自动化环境下面临着一系列的问题，需要档案管理人员正视这些问题，并从全局的角度上积极推进档案管理工作改革，从而提升医院档案管理工作水平以及医疗服务水平。

1 办公自动化环境下医院档案管理工作的主要问题

1.1专业人才匮乏

现代信息技术的快速发展，及其在医院档案管理中的应用，对档案管理人员的建设水平提出了更高的要求。办公自动化环境下，医院档案管理工作中，电子档案是一种重要的文件类型，需要档案管理人员用更科学且安全的方式去管理电子档案，保证医院科研、人事等电子档案信息的真实性完整性以及安全性，这对医院档案管理人员的技术以及管理理念提出了更高的要求[1]。

目前许多公立医院档案管理人员大多是由相关专业的大学生、退休返聘人员或者是社会临时人员组成，这些人员档案管理的专业知识以及信息技术水平有着显著的差异，对新环境下医院档案管理工作的变化认识不同，一些入职不久的大学生以及我也接受过专业教育的社会临时人员对医院电子档案管理重要性的认识不足，难以满足新形势下医院档案管理工作的要求。此外，医院档案管理工作中各专业人才缺乏积极的交流。办公自动化环境下医院档案管理信息系统的引进以及升级几乎是由医院信息技术部门负责的，信息技术人员在开发以及升级信息系统的过程中仅仅追求对系统功能的开发，没有与医院档案管理人员进行深入的交流，对电子档案管理的原则以及需要缺乏了解，造成部分档案管理人员在应用档案管理信息系统的过程中存在着诸多的困难，后续信息技术人员与档案管理人员也没有进行沟通，严重影响了档案管理人员的工作效率。

1.2电子档案的安全挑战

医院电子档案信息与纸质档案文件的可分离性、易传输的特性造成传统有效的安全控制手段在安全问题上显得“心有余而力不足”，给医院档案管理安全，尤其是电子档案信息安全带来了很大的挑战。可以说在办公自动化环境下，现代信息技术用于医院档案管理工作以来安全问题就相伴相生，也是医院档案管理人员必须正视的一个问题。

从医院内部人员管理情况来看，医院档案管理人员以及档案的利用者安全意识不足，加之医院也缺乏较为完善的安全管理制度，管理者、技术人员以及档案信息的利用者，在档案管理信息系统中的权限混乱，无法保证医院档案资料的安全以及管理监督、检查等措施的实施，使得医院电子档案信息安全面临严重的威胁[2]。而且许多公立医院内部现有的网络设施不够完善，尚未建立起一套完整的病毒检测、网络监测等安全防御体系，无法实现对内部及外部用户访问的有效控制，加之部分档案管理人员没有数据备份意识，造成部分电子档案会出现无意删除或损坏的情况。

1.3软硬件设施不到位

受财政资金投入、技术人员等因素的影响，公立医院许多机构部门的软硬件设施建设较为落后，难以在办公自动化环境下配合档案管理人员开展相应的管理工作。以本地区部分公立医院为例，一些公立医院档案室以及人事部门使用的电脑数量算较为充足，但档案室配备的电脑系统较为落后，电脑的最低使用时间超过一年，最长使用年限近10年，使用的操作系统还是windows 10初始版本，一些办公软件的版本也未能及时更新。同时也因为档案管理人员专用的电脑基本上为单机电脑，而且非档案管理人员不得随意进出档案室，造成档案室电脑系统维护与升级的间隔时间过长，难以满足办公自动化环境下医院档案管理安全的需求[3]。在这样的情况下，一旦电脑软硬件突发故障，就很有可能造成电子档案信息丢失，增加了医院档案管理人员的工作量。

2 办公自动化环境下医院档案管理改革对策

2.1加强专业人才引进与教育

新时期医院更应该重视优秀档案管理专业人才的引进，使得医院档案管理人才队伍能够更好的应对办公自动化环境带来的挑战。首先，医院在引进优秀档案管理人才时应该明确人才的选拔标准。既与办公自动化环境下医院档案管理工作的专业性以及新的挑战，医院在选拔人才时，也应该以高标准、高要求的态度对待人才，根据档案室不同岗位的要求，分别制定选拔标准。如侧重于档案管理工作的人才职校重点考察待选拔者的全局意识、管理学知识等，侧重于档案管理技术方面的则应重点考察数据应用技能、网络安全意识等，针对性地细化与调整医院档案管理人才引进标准。其次，医院人事部门还应该完善人才选拔评价体系进一步评估优秀人才的价值。在人才选拔过程中，管理者除了评估带选拔人才的技术以及档案管理相关知识水平之外，还应该综合考量带选拔人才的品德、职业观念、集体荣誉感等因素，将不同类别的考察因素纳入到考核体系内，全方面的评估人才与岗位的适配性，可以结合国内外研究成果引入档案工作者胜任能力模型，选拔更适合档案管理岗位的优秀人才，这在很大程度上可以提高新环境下医院档案管理工作水平[4]。

新时期医院还需要加强对职工尤其是档案管理人员的信息安全教育，从而提高职工档案信息安全意识。医院档案文件具有真实记录历史事件的本质属性，但当前医院管理信息系统还不够完善，档案管理的流程尚在探索中，医院档案管理工作面临着较为严峻的安全问题。因此，医院的管理层应该加强对档案室管理人员与技术人员的安全教育，通过讲座或者是案例教学等方式让档案室工作人员认识到保证医院档案文件安全的重要性。与此同时，医院也要加强对现有档案管理人才队伍专业能力的培训。医院人事部门应该尽快协同其他部门，建立起档案管理人员专业能力的培训机制，在日常业务培训中纳入大数据的现代信息技术内容，必要性邀请信息技术人员前来指导，从而有效提升档案管理人员信息化管理水平。除了信息技术培训以外，医院还可以加强对档案管理人员专业技术资格方面的论证与培训[5]。英国等发达国家自上世纪90年代末，便逐步建立与完善档案职能认证制度，也重视对档案管理人员执业资格的认证与培训工作。现阶段我国档案专业技术资格分为初级、中级及高级三个层次，但国内档案专业技术资格制度的执行并非是强制性的，新时期医院更应该重视对档案管理人才，技术资格认证的管理，从而督促医院档案管理人员为了获得资格认证而加强业务学习，不断提升自身业务水平，更好地应对办公自动化环境对医院档案管理工作带来的一系列挑战。

在引进高素质人才、加强对现有档案管理人才的教育培训后，医院人事部门还应该完善相应的激励制度，从而提高档案管理人才队伍的稳定性，减少优秀人才流失情况。在日常管理工作中，医院的人事部门以及领导需要加强对档案管理人员的人文关怀，在工作中给予其尊重与信任的态度，激发档案管理人员工作的荣誉感及自豪感，同时将专业资格层次与档案管理人员的薪资待遇挂钩，激发档案管理人员学习与工作的热情，使其能够以更开阔的思维，去学习新环境下档案管理工作的方法与管理理念，逐步提高档案管理人员在工作中的成就感。

2.2加强医院档案管理安全体系建设

在办公自动化环境下，医院档案信息的流转有了更为便捷的数据交互平台，而医院各部门产生的各种电子文件以及电子档案数据在系统流转过程中积累了大量的背景信息，其中部分数据具有归档的价值，而另一部分数据则没有归档的价值，这需要档案管理人员选择性的接收这些电子档案等电子文件[6]。从实际情况来看，医院办公自动化系统原生性电子文件元数据标准不齐全，各办公室的数据接口标准有一定的差异，造成这些电子档案文件数据无法顺利采集、整理与储存。因此，医院的档案室应该积极与医院的信息技术部门或者是办公自动化系统的开发商加强沟通，对现有的办公自动化系统进行改进与调整，建立起统一的连接数据接口插件模型，使得档案管理人员能够利用大数据等先进的信息技术以及统一标准的数据接口实现电子档案的集成管理，提高档案管理工作的效率，也能够很大程度上降低电子档案信息泄露的风险。

除此之外，医院还应该加强对档案室及档案管理人员的风险安全管理。在组织人员层面，应该在档案室建立相应的应急管理机制，强化档案管理人员的风险意识，使其在日常工作中能够妥善利用网络信息安全技术防范人为破坏。在档案管理信息系统设计方面，医院信息技术人员应该积极地与外部优秀的信息企业或者是人才进行信息安全、系统研发等多方面的合作，在满足医院办公自动化环境下档案管理工作的要求的基础上不断升级系统功能，必要时加入一些新的设计模块，如个人信息认证模块等，也便于档案管理人员可以适时开展备份工作，保证信息安全。

2.3加大对软硬件设施的投入

办公自动化环境下提升医院档案管理工作质量、提升电子档案，信息的安全性都需要有良好的软硬件基础设施作为技术支撑。但无论是软件设置还是硬件设施的更新换代，都需要有大量的资金支持，因此医院的领导以及管理部门应该统筹安排、合理使用经费，做到专款专用，尤其是要加大对档案室电脑等软硬件设施的投入力度。具体而言，档案室以及相关部门需要升级的软硬件设施包括服务器、扫描仪、数码相机等设施，而且还应该根据档案管理工作要求的变化，定期更换或者是升级这些基础设施，使得档案室计算机及服务器的软硬件能够满足办公自动化环境下档案管理工作的要求，保证医院档案管理工作的质量与效率[7]。

考虑到档案室计算机系统面临的外部环境主要威胁是恶意入侵和病毒，那么升级后的信息系统需要保证无论是恶意入侵还是病毒，都会被认定为是一种特殊的外部访问请求，当系统遭遇恶意入侵或病毒传输请求，档案室的防护体系就应该对其进行判断，过程中根据知识库当前储存的“知识”，能够识别大部分恶意入侵或病毒程序，一旦判定为恶意入侵或病毒，就会拒绝访问，并且通知人工，而当无法准确判定时就会按照“疑似恶意攻击”处理。同时，医院技术人员也应该定期对办公软件以及这类病毒查杀软件进行升级处理。

3 结语

办公自动化环境下推进医院档案管理工作改革，对于提升医院档案管理水平以及医疗服务效率有着重要的意义。但目前在办公自动化环境下，医院档案管理工作面临着专业人才匮乏、电子档案安全问题以及软硬件设施不到位等问题。新时期医院需要加强对优秀档案管理专业人才的引进，同时要加强对现有档案管理人才队伍的教育培训；也要正视办公自动化环境下电子档案等信息文件的安全问题，尽快建立起较为完善的档案管理安全体系；医院也需要加大对各部门尤其是档案室软硬件设施的投入，重视软硬件基础设施的更新与升级，从而使医院档案管理工作能够迈向新的层次。