新形势下煤炭企业档案管理数字化建设

常娜 陕西中能煤田有限公司

一、煤炭企业档案管理数字化带来的意义

（一）是现代企业发展的基本要求

煤炭企业数字化档案管理工作主要指的是相关工作人员应用互联网信息技术，配合使用现代化计算机设备，合理统计不同类型的档案资料，统一整合成具体的电子档案信息，此类方式有利于其人员进行快速查阅和浏览，首次画家的管理能够实现资源共享，可以在同一时间便于更多人查看，促进工作效率提升，煤炭企业需要及时转变传统纸质档案管理模式，使用数字化管理方法，快速调整企业档案管理工作整体流程以及相应管理方式，这不仅是适应时代潮流，更能降低管理成本[1]。

（二）有利于提高企业经济效益

在煤炭企业开展档案管理工作过程中，合理应用信息化技术以及数字化档案处理技术，不仅仅可以进一步减轻工作人员的工作压力以及工作负担，也可以逐步提升煤炭企业的经济效益，减少档案管理工作成本，避免在档案管理工作之中频繁出现比较复杂的工作问题以及原则性管理问题，并在此基础之上，帮助每一位工作人员及时规避复杂管理问题以及相应的体系化管理问题，缓解促进经济效益的提升[2]。

（三）有利于提高工作人员效率

传统纸质档案管理工作具体流程比较复杂，实际的管理模式多种多样，有可能会由于工作人员不正当操作或者是失误操作同时出现比较复杂的数据错误问题，修改起来也比较困难，特别是面临大量管理人员工作调动的问题，由于交接的不完整性，很有可能出现数据整理失误的情况，另外，运用数字化档案信息管理技术以及相应的互联网信息技术，也可以及时帮助工作人员收集不同类型的工作信息以及档案资源，避免档案信息以及重要资源在传输过程中出现数据泄露问题以及数据被篡改的问题，进一步提升炭企业重要档案管理工作的科学化、信息化、智能化、现代化水平。

（四）有利于延伸档案资料的信息内容

传统类型的煤炭企业档案信息管理工作之中存在许多细节工作问题以及管理问题。管理人员无法及时获取更加全面的档案信息以及相关资料，工作人员也无法在第一时间快速查阅相关资料，无法准确定位资料的主体内容，也无法快速把控资料的核心信息。但是应用数字化管理技术便可以合理解决此类问题，相关工作人员也可以快速查找特定信息，逐步提升煤炭企业档案管理部的整体质量与水平，是信息的准确性明显增加，能够使查阅人员在看待好好解决问题时，更加客观公正[3]。

二、煤炭企业档案管理工作数字化面临的问题

（一）数化档案管理利用率低

目前煤炭企业对于数字化管理的重要性缺乏深刻认知，于是这就导致数字化档案管理的利用率比较低，受到传统思想观念的影响，过去的档案管理方式仍然在很多煤炭企业沿用，显然这是数字化档案管理的作用受到了限制。

（二）电子档案信息安全性不能保证

在煤炭企业的数字化档案管理过程中，主要是利用计算机技术对电子文件，虽然从操作上相对简便，而且文件查找起来也比较便捷，存储空间所占较小，但是想要100%保证电子文件的安全性是存在困难的，电子文件在进行随意编辑和修改后，基本不会留下任何修改痕迹，这目前是数字化档案管理中面临的一个严峻问题.

（三）极易受到载体影响

伴随着互联网信息技术不断发展，相关现代化数据处理技术以及数据分析技术的更新换代速度极快，在先进计算机系统之中，数据集成链条可能会存在较大差异，早期电子文件档案以及相关数据可能无法完全读取，进而造成数据流失，可能会遭受病毒侵袭，从而损坏电子信息档案，由于电子文件非常依赖计算机的软硬件设备，所以想要长期保存，还需付出更多的努力[4]。

（四）档案管理工作人员缺乏专业技术素养

对于数字化档案管理工作没有引起高度重视，所以员工在工作过程中缺乏专业的技术素养，这很容易导致在管理期间出现问题，甚至损害企业的经济利益，威胁企业的自身发展，使企业数字化档案管理工作的有序展开受到阻碍。

（五）煤炭企业领导对数字化管理重视程度不够

一部分煤炭企业领导对于档案信息管理工作的数字化建设缺乏有效重视，极个别煤炭企业高层管理人员依然沿用过去的档案管理方法，也有一些领导为了能够敷衍了事，所采用的计算机设备过于老化，不仅常常死机，而且会出现数据丢失、硬件损坏等问题，这些都不适合数字档案的长期管理，由于领导对数字化档案管理重视程度不够，过于关注企业的经济效益，所以企业档案管理工作迟迟得不到发展[5]。

三、煤炭企业档案管理工作数字化建设的几点建议

（一）提高煤炭企业档案管理者的素质与意识

如果企业管理者对于大管理的认知不够充分，那么想要顺利地开展数字化档案管理工作非常困难，甚至还会出现明显的滞后性。因为管理层面往往对于企业的相关活动起到一定的决策作用，甚至就会导致工作力度跟不上时代，发展需求是企业在激烈的市场竞争中难以脱颖而出，所以企业的管理者必须在经营企业期间发挥与时俱进的精神，受到新时代发展的影响，关注科技创新，发挥信息技术的作用，促进企业软实力的不断提升。管理者首先需要对档案管理的数字化理念与内容有基本的认知，通过仔细的学习，确定好企业今后的发展状态和相关制度，确保企业的数字化建设能够有条可依。其次，从另一个角度分析，煤炭企业需要及时购买新型数字化管理设备，引导每一位工作人员正确使用互联网信息技术以及其他类型的现代化管理技术，将硬件设施的价值发挥出来，保证大工作的数字化升级得到落实，最后时代与企业的发展有共同进步，档案管理人员的综合水平应维持高标准。

（二）提升经费投入力度，创造良好的档案管理环境

从煤炭企业管理者角度出发，档案工作的质量直接影响企业的长远发展，固然档案管理工作无法直接产生可观的经济效益，但管理人员应透过现象观察本质，发现档案工作所形成的延伸效益，例如会计档案可以提高企业预算的精准度与合理性，也可为各项经济查证提供有效的书面证明；图纸、勘测图等记录档案可以成为企业后续项目的勘察业务中极具参考价值的重要资料，有效降低其难度与资金投入，成为其重要的基础条件，降低企业的损耗。由此可见，数字化档案工作对企业的发展与效益具有关键作用，煤炭企业应不吝啬于在档案管理数字化建设工作中投入经费与成本，不断学习科学的管理模式，让档案管理能够为企业的战略决定提供更有效、科学的参考与指导。企业管理者应该对数字化档案管理建设给予充分的支持，确保投入的人力与物力可以发挥最大的效用，为档案管理营造优质的发展环境。而企业对档案管理提供的资金支持主要落实于两个方面：（1）硬件设施建设。档案管理的数字化建设需要硬件设备与基础设施作为支撑，因此煤炭企业应在合理规划后投入资金购买相应的设备，为档案工作数字化发展奠定基础。（2）人员建设。数字化档案管理需要更为专业的技术管理人员，煤炭企业必须具备先进技术人才及专业人士，为了提高人才质量与降低人才流动性，企业必须根据人才价值提供相匹配的薪资待遇。

（三）大力培养档案数字化专业技术人才

在煤炭企业大力开展档案管理数字化建设过程中会发现人才缺失是直接影响管理与建设水平的关键因素，大部分企业当下的档案管理人才结构与队伍并不符合数字化建设的需求，因此煤炭企业必须进行档案管理人才团队的结构调整，大力引进高素质的复合型人才，强化档案管理人员的先进技术培训，让管理人员能够掌握数字化档案管理所需的信息技术，适应档案管理数字化趋势，提高档案管理人员的技术与综合能力，组建技能与素质过硬的专业档案管理团队。数字档案管理人员不仅需要具备现代化管理理念，掌握先进的档案管理技术，还需要具备一定的信息素养，可以利用信息技术完成档案管理工作。同时管理人员应具备不断突破与进取的积极精神，在工作中践行务实精神，提高档案管理的精准性与安全性。煤炭企业一方面可由外部引进专业的数字化人才，不断为档案管理部门注入新鲜血液，另一方面应积极组织开展档案管理人员的培训活动，设计科学系统的培训计划，借鉴先进的档案管理人才培养经验，不断提高管理人员的综合素养。

（四）加大档案数字化过程中的信息安全保护

数字化档案管理可以有效提高档案保存的全面性与检索的便捷性，但同时随着信息技术的应用会产生相映的信息安全风险，因此在档案管理数字化建设过程中用重视信息安全保护。为保障网络安全应积极应用防毒软件，并定期更新与升级防毒软件，降低信息泄露与黑客攻击的风险。企业内部软件应优先选用国产软件，在使用软件前应与相关部门完成安全检测，并与软件提供单位进行信息保密合同的签署，从而提高软件应用的安全性。企业应做好档案管理人员及数字化管理过程中会涉及的其他人员的保密教育，提高所有人员的保密自觉性，对数字化档案管理各环节进行全面的审查，明确信息录入员、程序操作员的作业流程及范围，提高信息安全保护工作的全面性。

（五）规范对数字化档案管理工作的标准

标准是事物运行与推进的根本依据与基础，科学有效的标准能够保障工作的有序运行。对于数字化档案管理而言，制定规范的标准更加有利于其顺利推进，使数字化建设脚步更加扎实。因此，煤炭企业应针对数字化档案管理工作建立科学有效的统一标准，虽然目前我国煤炭企业尚没有形成完善的标准体系，但随着档案管理数字化建设脚步的不断加快，相应的标准与规范必然会早日出台。在数字化档案管理标准中应该包括对计算机操作过程与操作标准的规范、档案类型/存储方式/检索途径的规范、数字化档案管理的标准与规定等，从而确保煤炭企业的档案管理数字化建设目标能够得到有效落实。

（六）建立并完善煤炭企业档案数字化制度

煤炭企业在落实数字化档案管理建设过程中为了保障其稳定性，必须治掉系统的数字化建设保障制度，针对因档案资料复杂、归档任务量大而容易产生的信息未及时归档问题应通过健全的归档制度进行预防与处理。通过制定完善的档案数字化制度可以使数字化建设与档案管理工作都有制度可依循，有效避免档案管理工作发生混乱与错误。而档案管理数字化制度应主要包含统一的归档日期与归档范围、文档一体化工作制度、数字档案鉴定制度与网络文件保密制度等。企业还应定期评测档案管理数字化制度的合理性，由专家、管理人员及员工等不同人员对制度提出改进建议，及时有效筛除不合理制度。在档案管理数字化制度中应对相关工作进行明确划分，将工作对应到部门与专人，并设立移交人员与监督人员，将档案工作进行层层划分，确保档案管理工作有效落实。各部门也应将档案管理工作的完成度纳入考核标准中，督促各部门档案管理人员积极落实相关工作。

（七）加速煤炭企业档案网络化归档工作落实进程

伴随着越来越多煤炭企业实现了网络化办公，网络化与自动化办公平台具有极为广泛的覆盖面积，这位档案网络化归档提供了平台与技术提供了有效的技术支持，档案管理与专业技术人员应抓住这一时机与优势提高煤炭企业档案网络化归档工作的落实速度。所谓网络化档案信息归档是指在专业人员指导下，档案管理人员可在全职范围内对企业各部门所生成的档案信息进行归档处置意见签署，然后由自动化办公系统将档案信息自动传输至档案数据库中。如此在进行年终档案收集整理时档案部门仅需收取移交清单即可，年底工作量降低，出错率自然下降。同时网络化归档工作也为煤炭企业档案管理节约了人力物力，缩减了企业档案管理的成本。

（八）配合设立煤炭企业的档案网站

自动化办公系统的建设与使用是档案部门实现数字化建设的重要契机，煤炭企业在开发办公系统时应在系统中设立数据归档平台，同时收藏各种数据库的查询入口，如基本目录数据库、基层报表数据库、单位动态数据库等，从而实现各部门数据与信息的有效收集与传输，在企业日常办公的同时完成部分档案归档工作。在建立的煤炭企业档案网站中还可适当开放访问权限，设置用户访问端口，在信息服务平台中发布非保密范围的、可被用户获取的信息，让用户可线上查看与参考此类信息，保护用户的知情权，提高档案管理的透明化与公开化，同时还可优化煤炭企业运行与生产的效率。

四、结语

对于煤炭企业而言，档案管理不仅是对过往经营成果的记录，也是企业未来发展与决策的重要参考文件，整合分析企业的发展历程是为研究自身的经营状况与发展水平核心的参考与依据，而在互联网环境下数字化建设是煤炭企业档案管理发展的必然途径。建立数字化档案管理体系不仅是企业进步的必要需求，更是企业为提升管理与业绩水平所做出的必然选择。计算机技术的突破与研发为数字化档案管理提供了技术支撑，是煤炭企业档案管理工作可以有效地实现信息交换与传输功能，为档案管理数字化建设奠定良好的外部环境，是煤炭企业自动化办公的需求可以被充分满足。在进行煤炭企业档案管理数字化建设过程中应重视对档案资源的有效开发，重点建设多媒体数据库，通过数字化管理水平的提高，可以使档案工作为煤炭企业的发展提供更优质的服务，更好地助力于煤炭企业的持续发展与不断进步。