文书档案数字化管理的现状及策略

郭婧 湖南省地质地理信息所（湖南省地质大数据中心）

在档案管理中，文书档案管理是一项基本的内容，文书档案是以纸质文档为主要形式的档案类型。相比于其他档案来说，文书档案的内容更加丰富，这些大量的文字信息中或是包含了重要的文件资料、会议记录或是工作计划、总结，以及单位的重大决策、发展规划等。所以，做好文书档案管理，利用先进的技术手段来提升文书档案的利用效率，让文书档案的作用与价值更充分地发挥出来，就成为新时代背景下，档案管理模式转型与升级的必由之路。显而易见，数字化管理在文书档案管理的质量与效率提升上，有着不可比拟的优势性作用。

一、文书档案数字化管理的重要意义

从档案管理角度来看，文书档案数字化管理是其进行信息化改革必不可少的一环。并且，后者通过信息化的扫描以及录入等功能，可以提升档案的通用性，同时也保证了档案管理的安全性，提高管理工作效率，这对于企业的长远性也是有很大的促进作用[1]。其次，采用数字化的档案管理方式不仅减少了工作量，还能促进各部门之间的交流与信息共享，让档案资料可以及时进行流通，创新档案管理的管理方式，使各部门之间的档案调度工作更加便捷。文书档案工作本来就比较烦琐，其信息来源也来自各个渠道，不仅是来自各部门的上缴信息，也有单位之间的往来档案，所以处理起来方式也不相同，耗费了大量的人力物力。另外，还有一些时间比较久的老文书档案资料，年代比较久远难以辨别。基于这种管理现状，采用数字化的管理方式，可以对其档案资料进行精准识别，还助于实现档案管理的标准化，发挥文书档案管理中的基础作用，同时也提升了文书档案管理的灵活性，这对于整个行业的发展来说是有推动性作用的。

二、文书档案管理的现状

（一）缺乏科学的文书档案管理体系

文书档案管理不是简单的资料收集与保管，而是一项系统性的工程，也是决定单位各项工作稳定、有序、可持续开展的关键所在，在文书档案管理中，管理理念起到了决定性的作用。正如社会发展在不断变化一样，文书档案管理的重心、需求、模式也在不断更新，以期实现更好的管理效果，实现文书档案资源的高效利用，这样有利于日后在调取、查阅文书档案资源时能够快速、精准的进行文书档案资源的应用[2]。切实满足单位工作开展的需求，当前，在许多单位和部门的文书档案管理工作中，管理理念陈旧落后的问题较为明显，时代在变，单位具体使用的模式也会发生一定的变化。尽管文书档案管理秉持的理念和采取的策略要跟时代的变化相呼应，但是就文书档案管理工作实际情况而言，由于受落后理念的影响，导致文书档案管理的质量不佳，这就导致无法充分地将文书档案资源的效用发挥出来，而且也影响了单位其他各项工作平稳有序的正常开展。

（二）缺乏使用先进的文书档案管理方式

当前文书档案管理工作的重要性不言而喻，但并不意味着文书档案管理就充分发挥出了应有的作用，究其背后的原因还是由于文书档案管理方式存在一些客观问题，而这一问题严重阻碍了文书档案管理方法与路径上不能创新，相应的文书档案管理质量与管理效率也就得不到有效的提升。最为显著的问题就是，在信息化时代背景下，文书档案管理工作的信息化应用程度还不足，没有建立相应的文书档案管理系统，或是系统软件的开发与文书档案管理工作的实际需求不匹配，这就导致数字化管理无法全面、深入的推进。使得先进技术的优势性得不到充分的发挥，文书档案资料的管理时效性不强，没有建立有效的档案管理系统，无论是档案管理的真实性，全面性上都得不到有效的保障。

（三）档案管理队伍综合能力参差不齐

文书档案管理工作十分复杂，牵涉到日常事务的很多个领域和方面，因此采取不同的管理模式，就会产生对应的管理效果，所以需要高度重视和格外关注人事档案管理质量。同时，不管是哪一种管理理念的具体推进和深入实施，都离不开素质高和能力强的队伍班子作为支撑。并且，想要达到高质量和高标准，更是要下更多的功夫和花更多的心思。然而当前有的单位在进行文书档案管理工作期间，一些管理人员思想不够开放和创新，只是习惯于对原有事物的接受，缺乏积极主动学习的热情和信心，并不想在自我能力素质的提升上投入太多的精力，加之有的工作人员在同一个岗位上工作了比较长的时间，可能一开始还有激情和热情，但到了最后都消磨殆尽，尤其是不具有较强的创新意识，使得自身的创新能力捉襟见肘。此外，人浮于事和尸位素餐等现象经常存在，不仅在心理上是消极的，而且在行为上也是拖拉的，以至于从整体角度来看队伍缺乏必要的素质和作战能力。当然，一些管理部门缺乏有领导力和领导艺术的管理者，因此不能第一时间发现存在的问题，改善和提升就显得有些后继乏力，看不到实际分工以后得到的具体成效。还有，缺乏科学的规划与统一的部署，没能将精细化的文书档案管理理念落实到细节[3]。

三、文书档案数字化管理的有效路径

（一）加强文书档案管理体系的完善

在新的时代背景下，一个单位的管理模式、服务模式也会随着社会环境的变化而变化，而管理与服务作用的发挥需要依靠具体岗位上的每一个工作人员。所以，做好文书档案管理才能为单位工作的高质量的开展提供足够的支持。文书档案作为档案管理中的重要内容，要发挥出更充分的作用，首先还得从制度上着手，以及单位对于文书档案资源的利用目标，在文书档案管理制度上进行规范化、标准化的制定。其次要跟随着整体环境和趋势，同时紧密结合文书档案管理的实际情况，通过找到具体问题并进行细致分析，使得每一类问题都有对应的解决方法。所以，要对文书档案管理体系进行全面的梳理，防范漏洞，优化流程，对于可能会存在的部分已经存在的部分，要进行务实管用的优化，并且要进行补充，对于文书档案管理体系中不足的部分，要针对性的完善。这样就能够有效避免文书档案管理中的盲区，而导致文书信息的缺失，通过完善的文书档案管理体系来完善文书档案管理的细节，以细节的落实到位避免对档案管理质量产生负面的影响。归根结底，制度是文书档案管理工作的重要前提，只有在制度给予科学指引以后，对应的文书档案管理工作的才能够有效、有序的开展[4]。

（二）提升文书档案管理信息化水平

在信息化时代背景下，转变管理理念，应用数字化管理已经成为文书档案管理的必然。数字化管理质量的实现，必须建立在充分的硬件与软件管理水平上，硬件是软件运行的依托与基础。而硬件建设不仅仅只是增加电脑，布置网络这么简单，而是要选择与数字化档案管理要求相适应的主机设备、存储设备，以及各种辅助设备，比如电源设备，通风设备等等，要能够确保硬件设备能够长期的、不间断的、无干扰的运行。所以，在硬件设备的参数选择上一是要严谨，二是要宽余，要从长远使用的角度出发，选择优质的、可靠的、售后服务有保障的供应商。为软件系统的高效率、安全运行创造良好的条件。在软件建设上，一方面是软件系统的开发要符合本单位档案管理的现实需求，同时软件开发要以档案管理的流程，内容，要求相适应，以文书档案管理中的重要内容，文书资源的提取，分类，汇总，储存为几大模块，以及文书档案资源管理的权限，资源利用的路径，共享的模式等等，形成系统模块化，能够一目了然，操作简便。除了早期的软件开发外，使用中的系统升级，以及后期的系统维护也至关重要，这是由于，无论是升级还是维护，都会关系到文书档案信息安全的实现。

（三）加强文书档案管理队伍建设

文书档案管理工作十分复杂，无论是文书信息资源的收集，还是分类、汇总，保存，都是文书档案管理中的重要环节。不仅需要有效的方法，更需要强烈的责任意识、风险意识。所以，要实现高质量的文书档案管理，就需要一支责任心强，专业素养过硬的档案管理队伍[5]。结合当前文书档案管理工作的现实需求，以及文书档案管理的特殊性，要采取内外结合的形式来切实提升文书档案管理队伍的综合实力。一是要对档案管理人员进行针对性的培训，包括理论知识培训与实践技能培训，信息化能力提升。二是要加强文书档案管理人员的思政教育，树立正确的岗位观，将先进的管理理念与当前档案管理工作相融合,使之更契合档案管理工作的实际需要。

（四）确定数字化处理的范围

在进行文书的数字化存档之时，必须对于文书档案内容的重要程度、存放时间的长短以及其中内容的有效年限这些问题进行参考，以此来决定文书档案数字化存档的先后顺序，对于不需要处理的可以先行归类存放。例如文书档案内容比较重要的、常常用于调研参考的，构建较早、存放时间较久的，内容生效时间还长的，以及文书即将破损快要看不清文字的，可以先行数字化存档。而那些内容较为次要的、不常用于调研参考的，档案构建较晚存放时间也较短的、文书纸张与字迹都保存完好的、其中内容即将失效的，可以先放到一边或延迟进行数字化存档。为了确保文书档案被有效保留,避免文书档案未能发挥其应有的作用就随着不合理的存放而逐渐损坏，在管理的过程中，进行文书管理的工作人员对于文书档案的数据化处理范围必须加以严谨而准确地判断这是文书档案管理工作的重点内容之一[6]。

（五）制定工作责任制

我国政府曾确立过专门的法律，要求档案管理部门进行档案管理之时，为了对于档案文件妥善保管以及避免发生泄露的事情，应建立良好的监督机制，在档案数据化的各个步骤方面都要设立专人进行负责，以免出现步骤重复或者错漏等状况，文书档案的数据化管理工作手续主要有对档案的提取、数据化准备工作、文书数据化和最后的文书整合、归类、存放和电子档案的保存，这些管理步骤都是不可或缺的，应该加以严格执行，并且对于文书档案与数据化存档内容绝不能有丝毫泄露产生。

（六）加强档案安全保密意识

对于文书档案的数据化工作应该设立其专门的工作管理地点，工作地点中应当安装监控、安装灭火器、安装结实的防盗门等设备以防止意外发生，对于档案管理地点内出入的相关工作人士，应该要求其避免抽烟以及在存放档案的地方不要吃东西和喝饮料。在进行文件数据化处理工作之时不要用自己的通信设备与其他人进行工作不相干的聊天等等。此外，应该安排专人对数据与档案的存放场地进行看守，避免不相干的人围观数据档案的处理工作或者翻阅、查阅数据档案与文件等等。对一些数据档案的意外事件，例如偷窃、着火以及莫名进水或者被撕毁等，需要提前做出相对的补救计划，避免意外发生之后对档案管理工作造成严重影响。

（七）文书档案扫描处理工作

在进行文书档案数据处理之时，因为各个步骤负责处理的人员不一，为了避免出错之后员工之间互相推诿，在每个处理步骤完成之后，必须做好该步骤流程的负责员工以及时间记录，对于文书档案进行处理的第一步就是从仓库中将档案提取出来，提取之时就应做好记录，然后进行数据化加工，加工的时候为了避免出现事故，文书应该放在专门用来进行加工展示的地方。加工之时，档案加工人员应该先把该文书中的各个条例大致浏览一遍。然后把文书档案的外包装撤销掉，对于该档案中应进行数据化的内容与不用进行数据化的内容分隔开来，并且把档案中的错误内容应进行修订。对于档案运输过程中出现文书损坏的，可以想办法进行内容补充。补充之前，对最初的文书答案内容应加以备份，并且做好档案的备份与补充记录。进行文书数据化扫描存档之时，为了确保扫描顺序不产生错乱，每扫描一页纸就要登记一次，确保答案扫描过程透明化。一些专门负责进行文件数据化的处理人员对于文件的数据化处理为了追求速度，很容易产生质量问题。但是，负责入库以及后续管理的人员由于时间紧张、数量众多的原因，不能将每个文件都查探一遍。所以进行验收的时候，档案负责人可以以抽查的方式验收该批案卷的数据化成果，如果在抽查过程中发现不符合标准的案例，管理负责人就需要将该批次文件退回让数据化部门重新进行档案修订。在进行修定之后再将档案重新返回去进行重复检查，通过检查确定该批档案处理无误后，再由带有保管人员进行收取存放。入库存放时只有对文件进行质量方面的抽验和审核，才能将文件处理工作真正落实到位。这有利于以后对文件进行翻阅与调用，从而保证后续文件利用工作的效率。

综上所述，基于文书档案管理的复杂性，为了更好地发挥出文书档案管理的资源优势，要积极探索和应用先进的技术手段，来不断创新文书档案管理方法，通过技术、人员、制度三方面来切实提升文书档案管理水平,从而更好地促进单位各项事业的高质量发展。