“定海智慧档案云”管理新模式的实践与思考

刘健鲁 施冬梅/舟山市定海区档案馆

“档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化”是习近平总书记对档案工作高瞻远瞩的科学论断，一直以来是广大档案工作者的根本遵循。近年来，在全区档案工作者的不懈努力下，舟山市定海区档案管理体系的建设不断加速，2018年即已实现进馆单位数字档案室创建全覆盖，各单位档案室全面实现了业务规范化、管理数字化，但基层档案室层面的数字化并未实现充分整合，档案室的管理依然偏向传统模式，管理效率未获得信息化浪潮的有效赋能，档案领域的数字化进程总体上依然处于探索阶段。同时，属于“毛细血管”一级的村级档案室数字化、规范化需求愈加迫切，各偏僻地区、离岛村落的档案工作较为薄弱，档案服务村民、服务基层社会治理的能力建设亟待完善“最后一里地”。习近平总书记指出，要推动社会治理重心向基层下移，把更多资源、服务、管理放到社区。省委书记袁家军要求，要发挥好数字化改革引擎作用，切实把档案收集好、管理好、保护好、开放好、利用好、宣传好。在档案领域整体智治转型不断提速的背景下，定海区档案馆于2021年10月启动了“定海智慧档案云”管理新模式的实践进程，积极探索具有海岛特色、充分结合信息化赋能的档案治理新模式，取得了一些进展和成果，获得了基层干部群众的好评。

1“定海智慧档案云”管理新模式的架构与切入点

1.1 纵向打通，构建直达基层的档案监管平台

利用数据分析、大数据可视化技术，对数字档案室管理流程进行远程智慧监管及直观可视化展现，把区档案馆与基层档案室之间的弱连接转变为强连接，形成更加紧密的互动整体。通过档案监管平台，远程掌握档案室档案管理情况，把平台打造成数字档案室智慧监管中心，打破各场景、层级之间的藩篱，满足各层级领导和业务科室监管的需求。

1.2 横向拓展，推动档案智治体系向基层渗透扩展

以村级档案信息化建设为抓手，逐步对村级档案室的各类文件材料进行全面整理和数字化，完善村级档案管理制度，落实档案工作“四有”（有场所、有专员、有案卷、有制度）保障，推动构建区—镇（街道）—村三级联动的农村基层档案工作体系。2020年，定海区第一批3个试点村建设工作顺利完成，成果得到了舟山市档案局高度肯定。2021年，在第一轮试点的基础上，总结经验、加大力度，将10个村纳入试点范围，全力扩大基层档案治理体系基本盘与覆盖面。

1.3 多跨协同，实现档案工作和服务闭环管理

以新修订《档案法》施行为契机，大力推动法治档案实践落地，构建跨部门、跨区域、跨层次的协同机制，整合相关部门职责，打通馆室联通链路，贯通用户需求、平台接入、库房调档、出证管理、快递送达等多个场景，实现从任务导入、办理、办结到效果的全链条闭环，全面提升辖区档案工作效率和管理规范化水平，推动档案工作体系整体重塑。

2“定海智慧档案云”的构建及运行

2.1 构建“定海智慧档案云”综合管理平台

2.1.1 完成S0版本建设并上线试运行

S0版本在功能设计上全面承接传统档案工作，如全宗统计，主要统计注册全宗单位数量、使用单位数量、未使用单位数量。比较数据和目标的差异，可对使用系统不积极、管理不到位的单位进行精准督促，进一步普及在线移交档案。在登录统计中，着重展示近一年系统登录情况走势图，最近1个月、最近3个月、最近半年登录单位的数量，以及半年以上未登录单位数量。通过分析登录的次数、频率，了解立档单位是否充分利用档案室管理系统开展档案管理。此外，对数据统计、档案类别统计、归档统计、本年度年检情况统计、移交统计、各单位合计数据总量等功能进行全面设置，提升档案数据的全面性和直观性。通过各项功能及数据的综合分析，各档案室的工作开展情况及真实业务水平得到全景呈现，馆室之间互动加强，改变了以往需逐家单位实地检查的被动工作模式，实现了馆室一体化更进一步的深化。

2.1.2 打造S1版本实现功能迭代升级

基于S0版本数月的运行，结合业务科室和基层单位的意见反馈，定海区档案馆对各项功能进行了进一步挖掘和优化。对移交档案的增长量进行月度统计和展示，以反映档案实时增长情况，促进档案资源建设。对档案归档情况进行统计和展示，对未及时归档单位进行点名，突出显示一年以上未归档单位，提升各单位档案工作责任意识，保障工作时效性。新增编研成果统计功能，对馆内已有的编研成果及党史、年鉴方面的出版物进行集成和展示，便于利用，并对馆内档案编研方面的薄弱环节进行督促，加强对馆藏档案的整理研究和编研力度。对文书、会计、照片、实物、业务等11类档案进行全类别统计，使各单位档案构成类别清晰、重点明确，便于有针对性地开展档案管理和指导培训，同时便于区档案馆掌握档案资源建设的薄弱环节，提升档案类别的丰富程度，促进多维度、多类别、全方位的档案资源建设。优化年检情况统计，对近年来以及今年正在进行的档案年检工作进行统计和展示，对年检未通过以及未年检单位进行展示和督促，并反馈未通过原因，推动问题整改。专设按时移交单位展示栏，对档案工作及时、规范的单位进行正面展示和正向激励。开通重大事项、突发事件上报及督办功能，实现紧急信息的上下直达和处置记录，便于监管部门和上级单位及时掌握有关情况并迅速作出反应，特别是对汛期及台风等灾害天气期间档案管理和档案安全保障工作提供支持。同时，强调信息报送的实效性，要求各单位档案员不得瞒报、迟报，确保责任落实清晰，安全保障工作有力。

2.2 推进村级档案信息化规范化管理，探索档案工作服务农村基层社会治理的“定海之路”

2.2.1 着力提升基层档案规范化管理水平

按照《舟山市定海区推进行政村档案规范化建设的实施意见》，从多个层面对街道和所属行政村进行制度性保障，全面完善村级档案管理、保密、查阅等机制。专门组织召开村级档案信息化建设培训班，对相关工作规范和操作方法进行全面讲解，并多次组织馆内业务骨干前往各村实地指导，督促档案整理工作开展。同时，与街道方面积极对接，督促街道综合档案室对内履行本单位档案收集整理、保管利用职责，对外履行行政村档案监管职责，整体提升街道全域档案工作规范化程度和查档便利度。

2.2.2 着力下沉档案信息化管理体系

在各村实体档案得到规范整理的基础上，分批次对各村历年室藏的村级档案进行数字化扫描，并安排业务督导科和信息技术科的业务骨干全面跟进指导，把关数字化质量。为试点村档案室配置并开通档案室管理系统，将档案数字化成果上传至系统中，使厚重实体档案转化为信息化数据，实现数字化管理，使“馆室一体化”进一步渗透到村级档案室，极大提升村级档案管理效率。

2.2.3 着力践行档案服务基层群众理念宗旨

以博通数字档案管理系统为载体，把民生档案利用服务向各镇（街道）辖区内的村级便民服务终端延伸，推动档案数据下沉到村，实现资源共享。村级档案员不仅可通过系统查询新完成的村级档案数字化成果，还可查询原馆藏该村档案。同时，借助浙江档案服务网，各档案室还可查询长三角地区及贵州省的档案，实现馆际、区、镇（街道）、村四级联动档案查询，助力各村村民拥有“家门口”的档案室。

3“定海智慧档案云”管理新模式探索实践的主要成效

数字化改革开展以来，纵横两个方向的举措均取得了显著进展，“定海智慧档案云”应用场景完成初步构建并不断优化，已迭代升级至S1版本，增加了临时全宗统计、村级档案数字化率统计、重大事项突发事件督办等功能。行政村试点建设指导与培训工作实现全覆盖，信息化建设进程高速推进。新的整体智治模式下，数字化的优势正不断得到呈现。

3.1“定海智慧档案云”运行成果及监管成效

3.1.1 统计更加全面

全宗统计、登录统计、归档统计、类别统计等各类数据的实时全面呈现，构建起一幅立体的“档案室地图”，大大方便了监管部门对基层档案室开展分类管理和针对性指导。并且对有数据单位、无数据单位、登录单位、未登录单位、注册全宗、临时机构等各类单位进行全面管理，使进馆单位的覆盖面和管理有效性得到前所未有的提高，实现了管理无漏洞，确保了档案不流失。全类别档案的分类统计和档案增长情况的实时呈现，为定海档案资源建设提供了清晰的数据指导，促进了档案移交收集的积极性和资源建设的全面性。

3.1.2 信息上下直达

数据实时统计功能的实现，使区档案馆对基层档案室运行情况的掌握更加全面直观，有效避免了基层档案室在工作进度上“报喜不报忧”、隐瞒工作真实进度的可能性，增加了完成任务的紧迫感和责任感。在归档统计和年检情况统计中，未归档单位和未通过、未年检单位一目了然，对存在问题的反馈清晰明确，促进了基层档案室规范开展业务、及时整改问题的自觉性，同时提升了看齐标杆、创先争优的积极性。

3.1.3 监督更加高效

对系统发现的各类问题，监管部门可通过系统提醒、短信提醒等方式直接督促整改，上级单位和分管区领导也可直观查看信息数据并实现跨层级督办，使整改的压力直接传递到位，督促的力度和整改效率得到有效提升。

3.2 村级档案信息化试点建设情况

各试点村档案规范化程度得到显著提升，“四有”保障基本落实，区—镇（街道）—村三级联动的农村基层档案工作体系愈加完善。目前，试点村已实现培训指导全覆盖，村级档案管理制度完善健全，13个村已全面完成档案数字化工作，共计案卷3897卷、电子目录103983条、扫描件68615件，并将数字化成果导入数字档案管理系统，实现资源互通共享。同时，“家门口”的档案室切实发挥作用，各地村民及基层单位查档便利度显著提升，档案工作服务农村基层社会治理的效果越发明显。

3.3 全区档案领域多跨协同机制初步构建

通过向上构建档案监管应用场景、向下拓展档案数字化改革基本面，定海区档案领域多跨协同机制得到初步构建，相关部门职责得到更进一步整合，智慧档案转型红利得到初步释放，贯通用户需求、平台接入、库房调档、出证管理、快递送达等环节的档案业务整体效率显著提升，为进一步推动定海区档案工作体系整体重塑和水平提升打下了良好基础。

4“定海智慧档案云”构建与运行的经验体会

4.1 要观念先行

数字化改革是对传统理念、制度、体系、手段的系统性重塑，与某些传统的理念、模式、方法存在一定的冲突。如果固守传统、不思进取，可能会造成不利后果，如增加基层负担，甚至失去改革的初衷。因此，必须提高站位、开阔眼界，以数字化思维、数字化技术开拓工作思路，打开档案工作新局面。

4.2 要思路清晰

数字化改革是一项系统性工程，必须坚持系统思维方法、明晰逻辑关系、找准关键变量，一步一个脚印推进。要以核心业务为牵引，围绕基层所需、群众所盼、未来所向，寻找与档案工作相关联的小切口，围绕真实需求精心谋划设计应用场景，不断突破过程中的困难和障碍。

4.3 要持续迭代

工作新模式的探索与完善并非一蹴而就、一步到位，要找准先易后难的突破口，小步快跑、不断进化，谋划一版、试用一版、应用一版，从使用反馈中获得有效信息，不断打磨、循序渐进，稳步推进工作新模式。

5“定海智慧档案云”管理新模式的拓展方向

接下来，定海区档案馆将进一步加大“定海智慧档案云”管理新模式的探索力度，着力开发和拓展数字档案管理应用场景，持续提升档案管理服务水平。

5.1 在针对管理、督办和数据掌控的问题上瞄准更高目标、提出更高要求

对应在具体的功能开发上，结合人工智能技术，通过进一步开发和升级档案监管平台，实现数字档案馆智能监管的目标，省去很多以往需要人工劳动的工作，如过滤敏感信息，以提升信息审核效率。落实到技术层面的实际运用中，未来监管平台的功能谋划方向上，要在审核、编研、检索、推荐、以人搜照片、以人搜视频、辅助决策上，更多地体现人工智能的运用，拓展智慧管理的定义。

5.2 进一步推进村级档案规范化管理、数字化建设

加快各村档案资料的收集、整理和数字化进度，推动各方面制度常态化、规范化运行，确保实现村级档案管理水平整体提升。同时，加大“村档镇（街道）管”机制的推广力度，提升村、镇档案室互动互促水平，以街道为单位提升辖区全域档案管理规范化、信息化程度，最终使“定海智慧档案云”覆盖定海全域。