推进大型调水工程建设档案数字化的若干思考

庄志凤/山东省调水工程运行维护中心

大型调水工程是国家骨干水网构建的基本要素，具有很强的战略性和储备性。工程建设从规划立项、建设实施到运行投产，生命周期长、专业跨度大、参建单位多，形成了海量的档案资料。调水工程建设档案管理是工程建设管理的重要组成部分。推动工程建设档案的数字化转型，运用现代数据技术进行归集和系统管理，可以全面提高工程建设档案管理的质量，实现要素信息化、信息数据化、利用高能化，有效提升工程建设管理的质量和效率。同时，将调水工程建设档案数字化与工程数字化建设及数字孪生技术应用相结合，实现一个架构两个平台的有机融合，将会有效提高工程建设投资成效，降低工程运营成本，促进调水工程良性发展、可持续发展。

1 大型调水工程建设档案管理的特点与难点

1.1 档案来源渠道广

大型调水工程建设牵涉面广。以山东省胶东调水工程为例，省级指挥部成员单位20余家，涉及发改、财政、自然资源、建设、交通、农业、水利、通信等多个部门；专业涵盖气象、水文、地质、物探、测量、建筑、水工、材料、装备、设备、水保、环保、工艺、技术、软件、财务等与水利息息相关的众多专业领域。

1.2 档案形成与使用周期长

水资源的有限性决定了调水需求的长期性。调水工程的生命周期有多长，其形成的档案周期就有多长。这些档案资源在工程生命周期结束后，还将在人们的社会实践和历史研究活动中，继续发挥重要作用。

1.3 档案形式载体多

大型调水工程集科研、规划、设计、建设和运营管理于一体，其形成的业务文书和工程技术档案高度融合，纸质、声像、软件数据与实体密不可分，档案构成一体化特征明显。

1.4 档案信息连续性和全面关联性程度高

从空间上看，大型调水工程从水源地到受水区呈线性分布，渠道、暗涵、闸站等多种水工建筑物相连，独立的个体无法发挥工程的整体功能，而必须是相互融合的有机整体。这就意味着，调水工程档案数据资源要根据不同的技术路线与需求，分为多个数据链条，形成互相关联、互相影响的立体交联结构。

从时间上看，大型调水工程调度运行的连续性，决定了其形成的档案必须具备完整性和连续性。零散的、间断的或者历时短的档案资料，往往没有很好的开发利用价值，仅有一般的参考意义。比如水工建筑物变形监测的趋势分析数据及安全鉴定、泵站主机组健康评价数据的趋势分析及大修周期判定等，都需要长系列的连续性数据。

2 大型调水工程建设档案管理现状分析

2.1 档案专责机构履责不够到位

从山东省域调水工程建设和运行单位档案工作情况看，档案管理专责部门职能相对较弱，权威性不够；业务部门归档主动性、实时性不够；档案管理还侧重于传统纸质档案，档案信息化建设滞后。

2.2 档案管理人员素质有待提升

档案专（兼）职管理人员存在思想观念守旧、方法技术传统路径依赖等问题，他们掌握和运用现代化管理方法和技术，特别是运用现代信息技术进行档案管理的能力有待进一步提升。

2.3 档案信息化程度不高

一是存量档案数字化程度较低。各调水工程建设和运行单位历史上形成的传统载体档案资料，很大一部分还处于“冷存”期。二是增量档案电子化机制不够健全。一些在建的调水工程建设单位，档案数字化系统配套滞后，数据系统感知、传输、存储、运算体系不完善，感知层设备配置不全或缺位，自动生成数据信息的功能开发不到位，无法实现“全时序”“全方位”的实时转存和流通。三是已经录入和扫描形成的档案数据呈现“碎片化”。已建调水工程的档案管理部门，习惯沿袭 “纸质”和“电子文档”双套存管制，处于“半数字化”“半信息化”阶段；电子文档的存储方式也不统一，尚未形成基于数字化的基础档案数据库。

2.4 档案数字化建设资金投入不足

档案数字化作为调水工程建设的重要组成部分，归属工程信息化建设范畴。但从山东工程整体投资和运行资金的分配比例看，作为“软工程”的档案数字化部分，其资金预算很少进行单列，往往从工程运维资金中列支，这不利于档案数字化转型和快速推进。

3 大型调水工程建设档案数字化意义和效能评价

大型调水工程档案数字化建设的重点，是在推行文档一体化管理的基础上，通过数据和影像的实时采集与传输，结合运用BIM、数字孪生等技术，在工程建设管理中生成全生命周期的全息档案资料，实现档案管理与工程建设管理的有机融合。同时，结合区块链技术应用，可实现档案资料的自校验和防篡改，把静态的档案资料变成有生命的数据信息，从而能大幅提升工程档案的使用价值和利用效益。

3.1 实现数据实时归档、工程实体全息映像

将传感器、可视化设备数据传输和网络存储技术应用于调水工程建设，可以实现工程在建数据在档案数字平台无差别归档与调阅。

3.2 提高计量支付、结算、审计的效率

通过数据库管理对档案资料数据进行运算筛选，可以快速获得工程建设的工程量、进度、投资等精准数据，大幅提高工程计量支付、合同完工结算、项目决算审计效率。覆盖全过程的可视化资料和防篡改档案资料，可以确保计量、审计等获取的工程量、技术标准、人力使用、材料价格准确无误。

3.3 进行实时的质量安全管理与溯源

通过传感器和声像数据的实时在线传输，可以实现工程建设现场质量、安全的远程实时诊断与管理，提高主管部门、项目法人等对质量和安全的纵深管理。

3.4 精细化工期管理

通过对工程建设进度、施工资源配置等进行后台分析，可以对工程建设的工期进行预判。结合大数据预判气温、降水等施工环境条件，精确提出工期调整计划建议，实现精细化工期管理。

3.5 便利工程验收和评价

强大的数据库运算功能可以实现数字档案的自动分类编研，根据不同的验收（鉴定、评价）目的快速捕获所需的档案资料，避免验收前集中补正资料问题的出现，提高工程验收的效率，验收结论更具说服力和可信度。

3.6 有效保障工程后期运行维护

将调水工程建设和运营过程中会产生的档案数据数字化和结构化，方便数据检索调阅、溯源分析，在出现故障或隐患时，可以基于档案数据形成相应的解决方案。对隐蔽工程实施过程中形成的可视化监控和实时变量监测信息进行有效的数字化管理，可以实现溯源复真，确保质量与安全分析的可靠性。

3.7 降低管理成本，提高管理效率

档案数字化管理目的之一，是经过档案存储载体的“双套制”过度，实现存贮载体的“单套制”。通过工程信息化系统实现工程建设、运行数据与档案数据体系的融合共享，通过数字孪生技术实现所有数据资料的模拟再现和数字化安全备份，从而减少档案占用空间，实现档案信息资源高效管理。

3.8 提高数据应用价值和智慧化水平

智慧调水工程是新时期水利工程建设和管理的重要发展方向，档案信息资源的数字化是智慧水利建设的基础。未来，通过“大云区物智”技术的成熟应用，实现各类构筑物（设备系统）与数据库的可靠连接、实现客观环境、运行工况与性状的数据和形态精准描述，有助于工程建设与运行方式的优化，有助于安全状态的远程实时诊断、远程控制和辅助决策，发挥更大的应用价值，提升工程运行管理的智慧化水平。

4 大型调水工程建设档案数字化应遵循的原则和技术路径

4.1 原则

调水工程建设档案信息化建设应当遵循规划引领、循序渐进、保持系统先进性和可扩展性原则。一是规划引领。制定面向现代化的档案工作规划，健全档案管理制度，在宏观方面提出档案发展目标和要求，在微观方面明确规定档案归集的范围、档案管理的组织、纸质档案和电子档案的格式等要求。二是循序渐进。根据调水工程建设档案的特点制定阶段性的数字化建设方案。从完善感知层做起，确保数据的完整随机和真实；从构建存储和运算功能切入，确保数据的活跃，边建设、边完善，其设计架构、组态、软件和配置硬件应具备持续优化空间。三是保持系统的可扩展性和先进性。在调水建设档案数字化初始阶段，应充分考虑未来发展和需求变化，结合档案信息化建设分步实施、不断扩充的要求，制定一体化建设方案，优化结构层次，为今后的功能扩展和集成留有扩充余地。

4.2 技术路径

一是明确目标、多路推进。依托现代技术和设备，开发业务系统与档案管理系统相融合的对内开放管理平台，提升档案管理信息化水平，并逐步向 “智慧工程”“智慧档案”过渡，通过数据演变规律的自动分析、自动预警，自动生成工程规划建议，为水利工程建设与控制运用提供高效、可靠、可用的数据支撑。

二是实现多系统融合连接。目前调水工程开发的档案管理系统，多为单一档案管理系统，尚未与其他业务系统、办公系统等建立数据连接；档案管理系统功能开发不完善，侧重于储、弱化于用。应当按照“统一、规范、适用”的原则，对系统进行二次开发，优化业务流程、升级管理程序，多业务系统之间互留扩展对接接口，实现业务数据的生成与归档同步，档案数据的在线管理借阅、在线利用同步。

三是完善系统功能。为实现调水建设档案管理由传统向现代管理转变，调水工程监管与法人单位要充分调研、统筹规划、分批推进，在确保信息安全的前提下，打通“堵点”、补齐“断点”、消灭信息孤岛，实现专业与层级互通、信息数据共享、开发利用成果互鉴。档案专责部门要按照档案监督部门的指导意见，对档案的生成、收集、整理、归档进行全流程在线管理。

四是落实安全措施。大型调水工程建设档案数据事关国家利益和人民福祉，涉及国家机密和国家安全，数据信息体系建设要按照国家制定的信息安全整体框架进行。数据共享是调水工程建设档案管理和应用的重要发展方向，必须建立在数据信息安全的基础上。因此，要加强对数据信息的安全级别鉴定，厘清哪些是社会共享数据、哪些是区域共享数据、哪些是专业共享数据，实现档案数据的定向共享，形成不同等级的信息安全防护壁垒，确保信息在共享与开发利用过程中绝对安全。

5 大型调水工程建设档案数字化创新

5.1 转变思想观念，创新工作机制

新时代档案工作正发生着从纸质档案向数字档案转变、从仓库管理向数据库管理转变、从人工管理向数字化业务系统自主管理转变、从单一利用向综合开发利用转变。在此背景下，档案管理也要从专职专责部门向全员业务工作人员扩展，从库管职能向数据信息管理和开发利用职能转变。调水工程建设档案数字化是一场融合档案管理领域与水利建设领域的行业变革，这种变革必将引领调水工程建设档案管理观念的转变，引领工作机制、方法和管理手段的创新。这就要求档案管理者强化档案工作创新意识，改变传统路径依赖，根据新时代档案数字化发展趋势和要求，积极运用信息化、现代化的技术和方法，推动调水工程建设档案管理创新发展。

5.2 创新管理制度，规范工作流程

在制度层面，要建立适合档案管理数字化的现代制度，实现档案专职部门与业务处室的深度融合，形成档案专职部门牵头、业务部门全员参与的工作机制，明确岗位职责，形成用制度管理档案、用制度管理人的履职氛围。在流程层面，要通过档案数字化平台进行整合和分类赋能，形成数字化平台操作技术标准，规范岗位节点的工作流程，确保数据流转高效。

5.3 加强队伍建设，创新培养机制

推进档案数字化需要健全人才培养机制。调水工程建设档案管理人员应当具备综合素质，成为有较高的档案管理专业能力、熟悉计算机应用和网络信息管理、熟悉水利工程知识的复合型人才。因而调水工程建设和管理部门要鼓励档案人员努力学习现代科学技术知识并加强技术培训，使之不断适应数字化背景下调水工程建设档案管理新要求。

5.4 强化开发利用，提升服务效能

调水工程建设档案数字化要以工程需求和服务需求为导向，充分考虑数字档案的应用和服务场景，以提升档案管理工作效能和用户满意度为支点，利用数字赋能技术，实现档案信息查阅的线上化、移动化，充分发掘档案的信息属性，最大限度地提升档案信息共享水平，为档案信息的综合开发利用提供快捷便利条件。

5.5 加大资金投入，持续优化更新

加大档案数字化基础建设的资金投入，通过系统软件和应用软件的持续优化和升级换代，通过系统设备不断汰旧更新、补充完善，为调水工程建设档案数字化建设提供有力支撑。